İş yerinde bilgi paylaşımının önemli olduğunu biliyorsun, sadece zamanının bu kadarını buna ayıracağını düşünmemiştin. Bu hafta yalnızca üç proje başlangıç toplantısında bulundun ve öğleden sonranın bir kısmını Slaklara ve e-postalara cevap vermekle geçireceğini biliyorsun. Yorgunsun, ekip yorgun, ve üst yönetimdeki insanların bile tükenmiş hissetmeye başladığını düşünüyorsun.

Muhtemelen bu yüzden, insanların zamanını ve dikkatini daha fazla alacak bir başka e-posta güncellemesi göndermek zorunda kalacağın için büyük bir suçluluk hissediyorsun. İş yerinde bilgi aşırı yüklenmesinin büyük bir sorun olduğunu biliyoruz. Bu yüzden, işimizi yaparken buna istemeden katkıda bulunmaktan nefret ediyoruz.

İş yerinde işler herhangi bir zamanda yavaşlamayacak, ancak bunu azaltmak istiyorsan yardımcı olabiliriz. Eğer bilgiyi etkili bir şekilde paylaşmanın yollarını arıyorsan ve aşırı yüklenmeyi azaltmak istiyorsan, başlamana yardımcı olacak bazı ipuçlarımız var.

Seçici olmaya izin ver

Gün boyunca birçok bilgiyle karşılaşıyoruz. Bir süre sonra, bazı şeyleri göz ardı etmeye ve dikkatinizi ihtiyaç duyduğunuz şeye vermeye başlamak doğaldır. Bazen, insanlara "bütün hikaye"yi verdiğinizde, onlara gerçekten ihtiyaç duyduklarından daha fazla bilgi veriyorsunuz. Aşırı bilgi kafa karıştırıcı olabilir veya insanların çalışırken daha yavaş ve daha zor çalışmasına neden olabilir.

Bilgiyi paylaşmadan önce, insanların anlamasını istediğiniz en önemli noktaları düşünmek için zaman ayırın. İşin yapılması için gerekli bilgileri vermeye ve insanların kendilerinden bekleneni anladığından emin olmaya odaklanın.

İnsanlara ek bilgileri kendi başlarına tüketme seçeneğini vermek de sorun değil. İnsanlara bir görevi yerine getirmek için ihtiyaç duydukları veri noktalarını vermenin, ardından isterseler bunu okumaları için onlara tüm bir çalışmaya bir bağlantı vermenin bir sakıncası yoktur.

Paylaşmak için zaman ayır

Bazen sorun, aldığınız bilgi miktarı değil, onun ne zaman geldiğidir. Haftalık proje güncelleme e-postanızı almak gününüzün önemli bir parçası olabilir, ancak bunun yanı sıra başka görevler üzerinde çalışırken oldukça dikkat dağıtıcı olabilir.

Bilgi paylaşımınıza biraz öngörülebilirlik eklemek ekibinize çok iyi gelebilir. Beklentilerini bildiklerinde, günlerini daha iyi planlamalarına yardımcı olur.

Her e-postayı dakikası dakikasına planlamak zorunda değilsin (istersen yapabilirsin). İnsanlara güncellemeleri Salı öğleden sonraları beklemelerini veya her ayın üçüncü Cuma günü çalışmasını gözden geçirip geçiremeyeceğinizi bildirmek, herkese biraz daha öngörülebilirlik sunar.

Önemli olanı belirle

İş yerinde iki hipotez durumu düşünelim:

1. Bir müşteriyle harika bir sohbet yaptınız ve onların şirketinizle ilgili en son deneyimlerine dair paylaşmak istedikleri bazı geri bildirimleri vardı.
2. Son ürün güncellemesi bazı temel özellikleri kaldırdı. Mühendislik ekibi sorunu çözmeye çalışırken "herkes bir arada" durumunda, CX ekibini müşterilere ne anlatacakları konusunda bilgilendirmeleri gerekiyor.

Açıkça, ikinci senaryo birinci senaryodan daha önemli ve acildir. Çalışanlarınıza aciliyeti nasıl ulaştırırsınız? İş yerinde her şey acil gibi hissettiriyorsa, dikkatinizi nerede odaklayacağınızı belirlemek bir anda çok daha zorlaşır. Her e-postayı veya Slack mesajını birinin hemen dikkati çekecek şekilde yapmaktansa, çalışanlarınıza neyin önemli olduğunu bilmeleri için yardımcı olacak yollar düşünün. Guru'nun duyuru özelliği, mesajlarda aciliyeti göstermenin çok etkili bir yoludur. "Ben bunu okudum" butonunu kartların üst kısmında görmek, çalışanlara önemli bir şeyle karşılaştıklarını gösterir ve aynı zamanda mesajı gönderen kişilerin katılımı takip etmelerine ve doğru kişilerin okuduğundan emin olmalarına yardımcı olur.

Basit tut

Paylaştığımız bilgileri sunma şeklimiz önemlidir. Genel olarak, takımınıza paylaştığınız bilgi, yeterince anlaşılır olmalı ve erişimi kolay bir şekilde sunulmalıdır. Bilgiyi sunma şekliniz hakkında stratejik olun ve anlayışı ve özü ön planda tutmayı unutmayın.

Basit değil mi?

Eğer büyük metin parçaları yazmaya alışkınsan, mesajınızı daha küçük madde işaretlerine ayırmayı düşünebilirsin; bu, bilginizin daha kolay taranmasını sağlar. Düşüncelerini daha küçük cümlelere ayırmak, dikkatini elindeki mesaj üzerinde daha iyi yoğunlaştırmana yardımcı olabilir ve en önemli bilgileri sunduğundan emin olmanı sağlayabilir.

İnsanların bilgiyi daha iyi anlamalarına yardımcı olup olamayacağını düşünün. Ön çalışma ve proje durumları için Loomları kaydediyoruz ve insanlara güncellemeler vermelerini ve soruları asenkron olarak sormalarını teşvik ediyoruz. Bu, insanların sunduğumuz bilgilere oturup biraz zaman geçirmesini sağlar ve doğru zaman geldiğinde sorularla geri dönmelerine imkân tanır.

Bilgi yönetimi, bilgi aşırı yüklenmesiyle mücadelede anahtardır

Bilgi paylaşımı önemlidir ve her çalışma alanının temel taşı olmalıdır. Ama çok fazla iyi şey olabileceğinin de farkındayız. Bilgiyi ne zaman ve nasıl paylaşacağımızı bilmek bizim elimizde. Bu yazıda önerilen bazı uygulamaların uygulanması, bilgi paylaşımını daha etkili ve verimli hale getirmenin harika bir ilk adımıdır.

Bilgi aşırı yüklenmesi yükünün ne kadar ağır olabileceğini bildiğimiz için toplantı yapılmayan günleri ve asenkron iletişimi çok seviyoruz. İnsanların tükettikleri bilgileri işlemeleri için alan tanımak, bilgi paylaşımının önemli bir parçasıdır.

Senin ve çalışma arkadaşlarının, bilgi paylaşımında bilgi aşırı yüklenmesine katkıda bulunmadan birlikte nasıl çalışabileceğinizi düşünmek için zaman ayırın. Günün biraz daha az stresli, biraz daha üretken ve çok daha tatmin edici hale geldiğini görebilirsin.