“Hangi metriklerle ilgileniyorsunuz?” çağımızın en önemli satış keşif sorusudur. Hem gelir hem de insan liderleri sağlam bir iç iletişim stratejisine sahip olmanın önemini kabul ederken, bu temel soru artık çoğu iş e-postalarını dolduruyor.

İç iletişimi ölçme yolları listesi çeşitlidir, büyümekte ve (ateşli bir görüş 🔥) kesin değildir. Çalışan mutluluğu/memnuniyeti (aşağıdaki 30 iyi olarak kabul edilir), çalışan tutma oranı, e-posta açılma oranları, genel katılımlar, anket tamamlama, “verimlilik” ve nitelikli geri bildirim gibi unsurları içerir ama bunlarla sınırlı değildir.

Teknoloji piyasası bilinmeyen ekonomik bir alana girerken, örgütsel verimliliği ve çalışan deneyimini dengelemek için süreçleri denetlemek ve ayarlamak iyi bir zamandır.  İç iletişim liderlerinin gelişen hibrit iş gücü için taze metriklere ihtiyacı var.

Ölçmediğiniz şeyi geliştiremezsiniz. Ve hibrit bir ortam için uygun güncellenmiş bir iç iletişim stratejisi geliştiremezsiniz, işe yaramayanı değerlendirmeden ve dürüst olmadan.

Yaygın iç iletişim hataları ve bunları nasıl düzelteceğiniz

Şirketler ve organizasyonlar kendi özgünlüklerine sahip olabilir, ancak birçokları neredeyse aynı iç iletişim zorluklarını yaşıyor. Şirketlerin karşılaştığı en yaygın iç iletişim sorunlarına dalmak için biraz zaman ayıralım. İş yerinde karşılaşabileceğiniz tüm farklı iç iletişim sorunları üzerine bir dizi yazı yazabiliriz. Şu an için, yalnızca müşterilerimizin (ve kendimizin) en çok karşılaştığı üç soruna odaklanacağız.

Sorun: Aşırı iş yükü ile başa çıkmak (ya da belki çok gazla başladınız)

İş yerinde iş yükünüzün biraz fazla olduğunu düşünüyor musunuz? Yalnız değilsiniz. Amerikalılar pandeminin başlangıcında ortalama %1 daha fazla çalışıyor. Ancak, bu %1 daha fazla gelir üretmiyor ya da yaptıkları işten %1 daha fazla memnun değiller.

Reclaim.ai'a göre, insanların toplantılarda geçirdiği süre, Şubat 2020'den beri arttı.  Artık ortalama 7.3 saat daha fazla toplantı süresi geçiriyoruz. İletişim ve çalışma için harcanan bu ek zaman, tükenmişlik ve strese katkıda bulunuyor. Ve ne yazık ki, Amerikan Psikolojik Derneği (APA) bu hislerin tüm zamanların en yüksek seviyesinde olduğunu söylüyor.  

Neden soruyorsun?

Ürkütücü bir şekilde, APA ayrıca, Amerikalıların %6'sının bilişsel tükenmişlik, %32'sinin duygusal tükenmişlik ve şaşırtıcı bir şekilde %44'ünün fiziksel yorgunluk bildirdiğini kaydediyor - bu, 2019'dan beri %38'lik bir artış. Bu düşünememe veya dikkatsizlik, gelir üzerinde etki yapar.

Bilgi aşırı yüklenmesi nedeniyle dikkat eksikliği motivasyonu azaltır ve birçok insanı küçük taşlar üzerinde (düşük kaliteli görevler) çalışmaya zorlar, büyük kayalar (etki yaratacak derin çalışmalar) yerine. Kim toplantılara aşırı yüklenmişken takım arkadaşlarıyla etkili bir şekilde iletişim kurmayı bekleyebilir ki?

Çözüm: Toplantıları yönetme ve teknoloji yelpazenizi kullanma şeklinizi yeniden düşünün

Hepimiz toplantılarımızda daha fazla zaman geçiriyorsak, bu zamanı iyi kullanmamız gerektiğini garanti etmeliyiz. Toplantı denetimleri ve kesin toplantı sınırlandırmaları burada başarı için anahtardır. Bu belki temel gibi görünebilir, ama toplantılara nasıl yaklaşacağınız ve planlayacağınız konusunda daha fazla düşünmek yardımcı olabilir. Etkin bir şekilde toplantı planlamak ve yapılandırmak için toplantının 4P'leri şablonumuza bakın.

Toplantıları yönetme şeklinizi yeniden düşünürken, onları sonlandırmanın en iyi yolunu da göz önünde bulundurun. Bazen, günün ne zaman biteceğini bilmek veya tartışmayı asenkron hale getirmek yeterli olabilir ve toplantı ritminizi iyileştirebilir.

Takviminizdeki toplantı sayısından bunalmış hissediyorsanız, kendinize ve ekibinize bir ara vermeyi düşünün. Bu, haftanıza toplanti yok günü eklemenin neye benzeyeceğini düşünün. Bu, herkese önemli görevler için ihtiyaç duyulan odaklanma süresini sağlarken, aynı zamanda uzun süredir devam eden toplantıları müşterilerle sürdürmenizi sağlar.

Artık toplantı zamanınızı yeniden düşünme şansınız olduğuna göre, teknoloji yelpazenizi düşünelim. İnanın ya da inanmayın, bir aracı günlük olarak iş için kullanmak ve yine de onu en iyi şekilde kullanmayı bilmemek oldukça kolaydır. Herkesin ekibin seçilen yazılımlarından ve araçlarından en iyi şekilde faydalanmasını sağlamak için bazı en iyi uygulamaları belirleyin.

Bu işlemi gerçekleştirirken her aracın amacını düşünmek için zaman ayırın. Araçlarınızın çözmesi gereken problemler ve kullanım durumları nelerdir? Siz ve ekibiniz bu araçların bu ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığını hissediyor musunuz?

Slack etiği ve "hangi aracı ne zaman kullanmalıyım... " ne demek istediğimizi görmek için kontrol edin."" bu küçük yönlendirme, çalışanlarınız için bir koruyucu ray gibi işlev görür. Sonunda, bu koruyucu raylar, karar verme yorgunluğunu ve bununla birlikte gelen bilişsel yükü azaltmaya yardımcı olabilecek tekrar edilebilir ritüeller oluşturur. Sorun: İç iletişim herkesin sorunu, ama herkesin işi değil

Problem: İç iletişim herkesin sorunu, ancak herkesin işi değil

Bir diğer ateşli görüş 🔥: İç iletişim liderleri iş ve bilgi yüküyle boğulmuş durumdalar ve her iletişimi yaratıp dağıtma sorumluluğunu üstlenmelerini beklemek mantıklı (ya da mümkün) değildir.

Şirketinizin iç iletişime adanmış bir departmanı veya pozisyonu olmasa bile, en önemli notları, PDF'leri, talimatları ve formları oluşturan ve belgelerle belgeleyenin az sayıda insan (belki de bir kişi bile) olduğunu kesinlikle tahmin edebiliriz.

Böyle bir çalışma tarzında yakalanmak tehlikeli bir şekilde kolaydır ve nihayetinde oldukça büyük kurumsal sorunlara yol açabilir. Bu, bilgi siloları yaratmanın ve yardımsever çalışanları yanlışlıkla bilgi toplayanlar haline getirmenin kesin bir yoludur. Yöneticilerin, bireysel katkıda bulunanların ve diğer çalışanların ne zaman belge oluşturacaklarını veya bilgilerimi paylaşacaklarını bilmeleri çok önemlidir. Yalnızca bir ekip veya bireyin uyguladığı uygulanabilir bir iç iletişim süreci oluşturmak kimseye yarar sağlamaz.

İç uyum ve operasyonel verimlilik, herkesin, unvanına bakılmaksızın, büyüme ve karlılık konusunda endişelenmesi gereken meselelardır. Ancak her ekip, departman silolarının sürtüşmeye yol açtığı yerleri gözlemlemek için çapraz işlevsel görünürlüğe sahip değildir.

Çözüm: Çalışanları iç iletişimi nasıl yönetecekleri konusunda eğitin

Ne düşündüğünüzü biliyoruz. “Çalışanları bilgi belgelerken ya da birine Slack üzerinden mesaj atarken gerçekten eğitmem gerekiyor mu?” İnsanları zaten bildikleri temel şeyleri yapmaları için eğitmeniz gerektiğini söylemiyoruz. Biz bunu söylüyoruz ki, insanlara etiketler, uygun platform kullanımı ve biçimlendirme hakkında biraz yönlendirme vermek uzun bir yol kat edebilir.

İç iletişim süreçlerinizi şablonlaştırmak hayati önem taşır. Somut prosedürler ve protokoller belirlemek, karmaşayı azaltmaya yardımcı olur ve insanların katılmasını çok daha kolay hale getirir.

Şablonlar, yapım aşamaları ve diğer kaynakları geliştirerek çalışanlara doğru bir iletişim kurmanın yollarını gösterin. Bu kaynaklar erişilebilir, kolayca bulunabilir ve hatta uygulanabilir olmalıdır.  Bunun amacı, her çalışanın kendi başına önemli bilgileri oluşturma ve paylaşma konusunda yetkilendirilmesidir.

Birçok insan örneklerle öğrenir, bu yüzden liderliği dahili iletişimde altın standart olarak yer alacak şekilde dahil ettiğinizden emin olun. Örneğin, Guru'nun CFO'su Dennis Sevilla düzenli olarak piyasalara ve bunların şirketi nasıl etkilediğine dair güncellemeler paylaşır Guru'nun yeni duyuru özelliği. Bilgilendirici ve erişilebilir güncellemeleri yalnızca faydalı değil; aynı zamanda insanlara önemli bilgileri Kartlarda yapılandırmanın doğru yolunu gösterir.

Sorun: Tüketimi Anlayışla Karıştırmak

Bir e-posta (veya PDF, video, Teams mesajı veya tercih ettiğiniz başka bir iletişim yöntemi) gönderdiğinizde bunun şu anlama geldiğini varsayıyorsunuz:

1. Okudular

ve

2. Anladılar ve iletmek istediğiniz şeyleri kavradılar

Çoğu zaman, insanlar birinci noktaya gelirse şanslısınız. Görüntüleme ve izlenimler bilgi tüketiminin sadece bir boyutudur ve bu durum, bir insanın istediğiniz eylemi gerçekleştireceğini garanti etmez. Size gönderilen bir mesajı okumak ile yeni aldığınız bilgiyi anlamak arasında büyük bir fark vardır.

Çözüm: Gönderdiğiniz mesajların insanlar tarafından anlaşıldığını sağlamak için yolları test edin

Endişelenmeyin, insanların size gönderdiğiniz her proje güncellemesi için karmaşık testler vermeniz gerekmiyor. İnsanların aldıkları iletişimleri anlamalarını sağlamak için birçok basit ve etkili yol vardır.

Doğrudan olmayı düşünebilir ve mesajınıza bir niyet beyanı dahil edebilirsiniz. "Bu belgeyi okuduğunuzda, PTO talep etme sürecimizi anlamalıydınız" diyen kısa bir cümle, insanlara ne bekleyeceklerini söyler ve anlamayacaklarsa ulaşmaları gerektiğini de nazikçe belirtir.

İletişim için bir geri bildirim döngüsü oluşturun ve bu döngüde, iletişimci ve alıcının sorumlulukları olsun. Guru buna İç İletişimlerin Altın Kuralı diyor.  Örneğin, bir çalışanın belirli bir kitleye yönelik olarak tasarlanmamış bir bildirim aldığında, şiddetle açık olma cesaretini gösterir ve göndericinin, çalışanlardan yapmalarını istediği konuda daha spesifik olmasını istemesini teşvik eder.

Bunun için yaratıcı olmaktan çekinmeyin. Bazı insanlar, ana noktaları özetleyen kısa sınavlar vermeyi severler. Diğerleri ise, iletşimlerinin sonunda okuyucuları ödüllendirmek ve günlerine biraz eğlence katmak için küçük "Paskalya yumurtaları" eklemeyi sever. Son güncellemelerimizdeki "knewsletter"imiz bununla sona erdi:

Knews'in sonuna geldiniz! Ödül olarak, çırpılmış krema tarihini okuyabilirsiniz ve 50 saniye boyunca "Woo!" diyen bir kuzgunu izlemiş olursunuz.

Çırpılmış krema ve kuzgunlar güncellemelerimizle pek alakalı değildi. Buna rağmen, hem gülümsemeye neden oldular hem de insanlara haber bültenlerimizi baştan sona okumak için bir teşvik sundular.

Daha iyi iç iletişim = daha iyi çalışma

Zihinsel ve fiziksel stres, bilgi fazlalığının dikkat eksikliği yaratmasına bağlıdır. İç iletişim liderleri, gürültü içindeki sinyalleri oluşturmayı, netliği nazik bir şekilde sağlamayı ve çalışanların en iyi şekilde çalışmalarını sağlamak için zaman ve (zihinsel ve gerçek) alan tutmalarına yardımcı olmayı önemserler.

Bu, organizasyonunuzdaki herkesi etkiler! İnsanların gönderdiğiniz bilgiyi anladıklarını ve buna göre harekete geçip geçmeyeceklerini ölçmek için ölçeklenebilir bir yol olmadan, çoğu iletişim metriği tek boyutludur. İnsanların ilettiğiniz konuları anlayıp buna yönelik eyleme geçip geçmediğini ölçmek için ölçeklenebilir bir yol olmadan, çoğu iletişim metriği tek boyutludur.