Bir bilgi tabanı oluşturmak zaman alır. Ekibinizin ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri belgelerle belgelendirmeniz, belgeleri ve isimlendirme kurallarını sistematize etmeniz ve içeriği kullanılabilir (ve ölçeklenebilir) bir şekilde derlemeniz gerekir. Oluşturulduktan sonra, sürekli olarak güncellemeye zaman ayırmalısınız. En önemlisi, ekibinizin gerçekten kullandığı bir şey yaratmalısınız. Bilgiyi bulmanın çok kolay olması gerekir ve okuduklarının doğru mu yoksa güncel mi olduğunu açık bir şekilde görebilmelidirler. Bilgi havuzları oluşturmak ve güncellemek için gereken zamanla birlikte kullanılıp kullanılmadığı konusunda belirsizlik nedeniyle kötü bir üne sahiptir. Kimse kullanılmayan bir şey üzerinde zaman harcamak istemez, bu yüzden havuz zamanla köhneleşir ve sonunda hiç kullanılmaz hale gelir.

İyi haber var: ekibiniz şimdiden bir bilgi tabanı geliştirmekte! Sorularını sorduğu ve talep ettiği bilgileri ileterek, bilgilerinizi yönetim sistemi için eklenmesi gereken içeriği gösteriyorlar. Kötü haber de var: tüm ekibin faydalandığı bir kaynak haline gelmek yerine, bu bilgi zenginliği tekil e-postalarda ve sohbet konuşmalarında hapsoluyor ve bulması veya hala doğru olduğunu bilmek çok zorlaşıyor. Bu nedenle, çalışanlar her gün işlerini kesintiye uğratarak sonu gelmeyen aramalar yapıyor ve uzmanlara aynı soruları tekrar tekrar soruyorlar. Ekibiniz büyüdükçe, bu durum ekibinize daha fazla etki eder.

Bilgiyi yönetmeyi ve paylaşmayı kolaylaştırmak istiyoruz, bu yüzden Guru'yu başlattık. Bugün, soruları sorma sürecini alıp cevapların otomatik olarak saklanmasını ve güncellenmesini sağlayan yeni S&S özelliğimizi duyurmaktan heyecan duyuyoruz. Sohbet ve e-posta gibi, tek yapmanız gereken soruyu sormak ve yanıtlamasını istediğiniz kişiyi veya grubu seçmektir. Sohbet ve e-posta gibi değil, Guru bu soruyu saklar, böylece tüm ekibiniz yanıtı kolayca bulabilir, ve doğrulama iş akışınız uzmanı yanıtını güncellemeleri için hatırlatır (bu yaklaşık iki dakika sürer). İçeriğiniz, kimsenin içeriklerini bulup güncellemeyi hatırlamasına gerek kalmadan ilgili kalır.

Bu süreci başlatmak için tek yapmanız gereken, iş arkadaşlarınıza sorularını Guru'da sormalarını istemektir. Ardından, sorular kritik bir kütleye ulaşınca, Kart yöneticisini kullanarak bilgileri düzenleyebilir ve yalnızca birkaç tıklama ile çalışanlarınıza derlenmiş bir deneyim sunabilirsiniz. Tam olarak daha önce yaptığınız şeyi, ekibinizin sorularını yanıtlamakla, çalışanlarınızın iş akışlarını veya iş arkadaşlarını kesintiye uğratmadan yanıt alabilecekleri bir bilgi tabanı oluşturdunuz. Artık wiki'nizin yapısı üzerinde uğraşmayı bırakabilir, işinize geri dönebilir ve gözlerinizin önünde anlamlı bir bilgi tabanının ortaya çıkmasını izleyebilirsiniz.