Her teknoloji yığını için iki versiyon vardır: sahip olduğunuz araçlar ve platformlar için uzun liste ve gerçekten kullandığınız araçlar için kısa liste. Teknoloji yığınları genişledikçe ve iş gücü değiştikçe, bir şirketin ekosistemindeki (düşük benimseme veya net sahipleri olmayan) çatırdayan uygulamaların sayısı gözden kaçmaya başlayabilir; bütçe baskısı yaratıp güvenlik riski haline gelebilir. Yıllık bütçeleme süreçleri de sorunu çözmeyebilir; kullanılmayan uygulamalarda çok sayıda boş koltuk için satır kalabilir. Örneğin: Bir zamanlar, bana tanıtım yazılımında bir koltuk lisansı veren bir şirket için çalıştım; bunu nasıl kullanacağımı bilmiyordum – hiç öğrenemeyeceğim – sadece standart pazarlama aracının bir parçası olduğu için.

Bu, yığınınıza yeni uygulamalar eklememeniz gerektiği anlamına gelmez! Aslında, yeni uygulamaları düşünürken, mevcut kurulumunuzdaki hangi uygulamaların yeterince kullanılmadığını ve nerede yatırım yapmanız gerektiğini daha iyi anlayabilirsiniz.

Teknoloji yığınızı holistik bir şekilde değerlendirme yöntemine, herkesin kısa ve uzun listelerinde neler olduğunu anlama yöntemine ve boşlukları nasıl dolduracağınıza bakalım.

Mevcut teknoloji yığınızı nasıl değerlendireceğinizi öğrenin

Başlamanın yeri bütçeniz üzerinde bakmak olduğunu düşünebilirsiniz. Değil. Öncelikle bütçenizi inceleyerek, büyük satırlar; yaygın olarak kullanılan bir uygulamayı iptal etmeye zorlayabilir. Ekibinizin kullanabileceği ücretsiz uygulamaları da hesaba katmaz (ya da hala kullanılmayan fakat SSO aracılığıyla verilerinize erişimi olan uygulamaları hesaba katmaz).

1. Değerlendirmenize başlamanın en iyi yolu… ekibinizle konuşmaktır!

Doktorunuzun (veya sorması gereken) her seferinde ilaçlarınızı listelemenizi istemesinin bir sebebi var. Sistemlerinde, yeni bir yaklaşım önermelerini olumsuz etkileyebilecek eski reçeteleri olabilir ve ne aldığınızı tam olarak anlamak isterler. Veri yorgunluğunu azaltmak için, onlara, erişebildiklerini bildiğiniz mevcut araçlarla önceden doldurulmuş bir form doldurtabilir, kullandıkları ürünleri işaretlemelerini isteyebilir ve yakalamadığınız diğer öğeleri eklemelerini isteyebilirsiniz.

Ekibinize, her ürün için ne sıklıkla kullandıklarını değerlendirmelerini isteyerek, giriş formunuzu da aynı zamanda bölmelisiniz (seçenekler: hiç, ayda 1-2 kez, neredeyse her hafta, haftada birkaç kez, her gün), uzun ve kısa listeleri hakkında daha kapsamlı bir anlayış için.

İpucu: Bu, bir “kandırma” uygulaması olmadığını vurgulamak için dikkat edin. İnsanlar, kendisine ait olması gereken bir ürünü kullanmadıklarını söylemeye istekli olmayabilir.

2. IT ekibinizi dahil edin

Bir Google gibi SSO yöntemi kullanıyorsanız, insanların uygulamalara, yerel hesap kurulumu yapmadan giriş yapmalarına izin verir. IT ekibiniz tam olarak hangi uygulamaların kullanıma sunulduğunu ve ne sıklıkla erişildiğini görebilmelidir. Sadece kullanım hakkında daha kapsamlı bir anlayış sağlamaz, aynı zamanda olası güvenlik risklerini de tanımlamanıza yardımcı olabilir.

3. Ürün içi kullanım verilerini inceleyin

Eğer bir ürünün kullanım verisi varsa, inceleyin! Bir kontrol paneli bulamazsanız, destek ekibine bir kopyası olup olmadığını sorun. Sonuçta, veri nesneldir, kişisel raporlama ise öznel.

4. Bütçeyi inceleyin

Şimdi bütçenizi değerlendirme zamanı. Ekibinizin kendi raporladığı, SSO ve ürün içi kullanım verilerini elinizde bulundurduğunuzda, a) bunu satırlarla eşleştirmeniz ve b) bu satırın iyi harcanmış para olup olmadığını değerlendirmeniz mümkün olacaktır. Ama bunun başlangıçta göründüğünden biraz daha karmaşık olduğunu unutmayın.

Eğer bir ürün için 100 çalışandan 10'u kullanıyorsa, kişi başına ayda 30$ harcıyorsanız, harcamayı otomatik olarak iptal etmeye istekli olabilirsiniz. Ama dikkate almanız gereken gerçekten şey şudur:

• Bu ürünü neden ilk başta satın aldık?
• İçeride kim sahip?
• Çok fazla koltuk mu aldık? (yani bunu kullananlar bolca kullanıyor mu?)
• Sadece kullanıcıları değeri üzerine yeniden eğitmemiz mi gerekiyor?

İşte kullanışlı bir karar şeması:

Yeni bir araç veya platform satın alırken neleri dikkate almamız gerekir

Artık ekibinizin gerçekten ne kullandığını anladığınıza göre, nerelerde boşluk olabileceğini düşünmelisiniz. Örneğin, büyük bir paketin bir parçası olarak dahil bir wikiye sahipseniz, ancak kimse kullanmıyorsa, -tekrar eğitim alsa bile- yeni bir bilgi paylaşım platformu eklemeyi düşünebilirsiniz.

Birçok satıcı benzer özellikler sunduğunda, verimli bir yatırım yapıp yapmadığınızı ve sadece ek bir uygulama ekleyip eklemediğinizi nasıl belirleyebilirsiniz? Her zaman bir satıcıya ilk dağıtımdan sonra günlük ve aylık benimseme istatistiklerinin neye benzediğini sorun ilk dağıtımından sonra.

Neden bu önemlidir? Yeni bir uygulama ile, ekibinizin onun faydasına buyur etmesini sağlayan bir heyecan dönemi olacaktır. Ancak, bu ilk heyecanın ardından, düşen kullanımı görebilirsiniz (ta ki hayatınızda karar verme şemasıyla incelemeniz gereken bir başka aracınız olana kadar). Ortalama uzun vadeli günlük ve aylık benimseme oranını bulduğunuzda, diğer şirketlerin gerçek bir yatırım getirisi görüp görmediğini anlayabileceksiniz—ve kendi şirketinizin başarısını değerlendirebileceğiniz metrikleriniz olacak.

Verimlilik sürekli bir egzersizdir

Son olarak, şunu biliyorsunuz: teknoloji yığınızı rafine etmek tek seferlik bir egzersiz değil. Şu an ekibiniz için işe yarayan şey, büyüme, daralma, endüstri koşulları veya stratejideki değişiklikler nedeniyle gelecekte işe yaramayabilir.

Bu süreçte her ay bu tür bir iş yapmanın pratik olmadığını söyleyebilirim! Bu yüzden yalnızca yukarıda belirtilen türden bir olaydan sonra ve yıllık bütçeleme döngünüzün başında gerçekleştirmeniz gerekir.

Verimli bir teknoloji yığını oluşturma hakkında başka herhangi bir fikriniz var mı? Aşağıya yorum yapın veya Twitter'da ipuçlarınızı bize gönderin.