Merkezi bir bilgi tabanı oluşturma konusunda, seçtiğiniz araç, bulmacanın sadece bir parçasıdır. Bilginin merkezi hale getirilmesinin organizasyonunuzun kültürüne, süreçlerine ve insanlarına nasıl uyduğunu anlamak için zaman ayırmak (yavaş gidip hızlı gitmek demektir) önemlidir. Bunu yapmak, başarılı bir bilgi merkezi oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz değişim yönetimi en iyi uygulamalarını bulmanıza yardımcı olacaktır.

Doğal olarak, bu süreçten geçmek, ileriye gitmek için cevaplamanız gereken birçok önemli soru ortaya çıkaracaktır.

Kültür açısından, merkezi bilgiye ihtiyaç duymanın daha geniş bir anlayışı var mı? Liderlikten bir onay var mı? Bilgi merkezi, şirket hedefleri/değerleriyle bağlantılı mı? Süreçler açısından, bunun tekrarlanabilir ve ölçeklenebilir olması için hangi yönetim standartlarının tanımlanması gerekiyor? Bilgi nasıl yayılır? İnsanlar için, zaman ve bütçeye sahip net sahipler tanımlanmış mı? Bilgi yaratımı ve paylaşımı ödüllendiriliyor mu?

Kuruluşunuzun bilgi merkezi çalışmasını değiştirme yönetimi perspektifinden birkaç yolu inceleyelim.

Mevcut ve ideal durumunuzu tanımlayın

Nerede olduğunuzu ve nereye gitmek istediğinizi anlamadan ilerleyemezsiniz. Bilginizi merkezi hale getirmek için kapsamlı bir plan oluşturmak adına, bilgi tabanınızın mevcut durumunu tanımlamak için zaman ayırmanızı ve bunun gelecekteki, ideal hali üzerine düşünmenizi öneririz.

Bu çalışma, projenizin aşamalarını kısa vadeli ve uzun vadeli hedefler açısından tanımlamanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, bilgi tabanınızın özelliklerini ve yeteneklerini belirlediğinizde, hangi unsurların zorunlu olduğunu ve hangilerinin istenen olduğunu belirlemenize yardımcı olabilir. Gelecek için belirli bir vizyonunuz olduğunda, diğerlerini bilgi merkezi stratejinizle ilerlerken katılmaya teşvik etmek daha kolay olacaktır.

Bu çalışmanın bir parçası olarak, başarılı bir bilgi merkezi oluşturmanın nasıl görüneceğini ve bu başarının nasıl ölçüleceğini tanımlamak faydalı olacaktır. Tanımlanmış metrikler ile sağlam bir değişim yönetimine odaklanmış plan, bilgiyi merkezi hale getirmek için iş durumunu yaratmayı kolaylaştırır. Bu, destek sağlamada, aciliyeti göstermek ve liderlikten kritik destek almak için çok yardımcı olabilir. Değişim yönetimi süreci hakkında daha fazla bilgi edinin.değişim yönetimi süreci.

Ekibinizi tanımlayın

Bilgiyi merkezi hale getirmek çok iş ve özveri gerektirir, bu nedenle projeniz için ana ekibinizi tanımlamak kritik öneme sahiptir. Rolleri ve sorumlulukları atamak, insanlara mülkiyet ve kişisel hesap verebilirlik hissi verir. Aynı zamanda, gerekli tüm görevlerin tamamlanmasını ve kritik bilgi sahiplerinin bilgi merkezi sürecinde yer almasını sağlar. Rollerin ana tanımını yapmadan, bireysel takımların kendi bilgi çözümlerini geliştirmesi çok kolaydır. Bu, araçların aşırı çoğalmasına ve doğrulanmamış bilgi olmadan meydana gelebilecek korkunç kontrolsüz sürümlemelere yol açacaktır.

Müşterilerimiz için bir Bilgi Konseyi oluşturmanızı öneriyoruz. Bilgi Konseyi, Guru’yu kullanan her bir ekibin temsilcilerden oluşan ve düzenli olarak bir araya gelip Guru'yu en yüksek seviyede tutmaya ve her departmanın ihtiyaçlarını yerine getirdiğinden emin olmaya çalışan bir gruptur.

Guru'da, Bilgi Yönetimini desteklemek için RACI modelini kullanıyoruz. İç İletişim ekibimizin lideri, Sorumlu Birey olarak atanmış olup, belirlenmiş ekip liderleri/konu uzmanları Hesaplı olarak atanmıştır. Tüm şirketimiz, Guru Yönetimi ile ilgili her şeyi tartıştığımız Guru-on-Guru Slack kanalımız aracılığıyla danışılma ve bilgilendirilme fırsatını buluyor. Ayrıca liderlikten alım sağlamak ve iç Town Hall'larda yukarıdan aşağıya mesaj vermeyi kolaylaştırmak için bir İcra Sponsoru ile işbirliği yapıyoruz.

Büyüme fırsatları yaratın

Değişim yönetimi sürecinin önemli bir parçası, geribildirim fırsatları sağlamaktır. Bu, merkezi bilgiyi oluşturma süreciyle ve/veya merkezi bilgi tabanınızdaki bilgiyle ilgili olabilir.

Bunu başarmanın birçok yolu vardır. Guru'da, herkesin yeni bilgi oluşturabileceği bir Bilgi Gönderimleri Koleksiyonu oluşturduk; ardından bu bilgiler konu uzmanları tarafından gözden geçirilir, düzenlenir ve doğrulanır. Ayrıca, bilgi fikirleri ve eylemleri için yerleşik bir iş akışına sahip olduğumuz #guru-on-guru Slack kanalımızda yeni en iyi uygulamaları paylaşıyoruz ve bunların diğerleri tarafından benimsenmesini sağlıyoruz.

Herkesi bilgilendirin

Bilgi merkezi için tüm süreçleriniz hazır olduğunda, bu değişiklikleri neden yaptığınızı herkese tanıtma zamanı geldi. Müşterilerimiz, yeni merkezi bilgi tabanları hakkında herkesi heyecanlandıran harika tanıtım videoları oluşturdu. Ayrıca paydaşların büyüyerek eğitimine destek veren güzel Guru Akademisi'ne sahibiz.

Ekibinize süreçleri ve en iyi uygulamaları iletmek için duyurular özelliğimizi kullanabilirsiniz. Guru'da, yeni bilgiler ve en iyi uygulamaları paylaşmak için Knewsletters'larımızı kullanıyoruz ve bunu, harekete geçme nedenimizle ilgili kısa videolarla tamamlıyoruz.

Son olarak, bunu onboarding sürecinize entegre etmek, yeni çalışanlarınızın merkezi bilgi planınıza erken katılmasını sağlar. Guru Kartları, LMS sistemlerine gömülüp bağlanabilir. Guru, çalışanların bilgi tabanınızı nasıl destekleyeceklerine dair bir ders kitapıdır.

Şirket bilgilerini merkezi hale getirmek için ilk adımları atmaya hazır mısınız? Guru'yu kullanmaya başlayın, böylece merkezi hale getirmeyi doğru şekilde yönetebilirsiniz!