İş yerinde değişim uygulamak...en azından zorlayıcıdır. Değişime direnen bir kültürle karşı karşıya olsanız da, kabul sağlamakta zorlanıyorsanız, doğru araçlara ve belgelere sahip olmak, değişim yönetim çabalarınıza çok yardımcı olabilir.

Planlarınız için doğru şablonu bulmakta zorluk mu yaşıyorsunuz? Şablonlar ve belgeler arıyorsanız doğru yoldasınız, ancak sadece biriyle durmamalısınız.

Kapsamlı bir değişim yönetim planı, her birinin kendi dikkatine ihtiyaç duyacağı birkaç farklı bileşen içerir.

Sizlere en iyi değişim yönetimi stratejisini oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz her şeyi vereceğiz.

Bu, değişim yönetimi konusunda bir uzman kılavuzu olacağını söylediğimizde şaka yapmıyorduk. Neden bir değişim yönetim planına ihtiyacınız olduğunu ve içeride nelerin olması gerektiğini öğrenmek için okumaya devam edin. Ayrıca size yardımcı olacak birçok ücretsiz değişim yönetim planı şablonu ve Guru Kartları alın.

Değişim yönetimi süreç terminolojisi

Gönderimizin ana kısmına dalmadan önce, terimler hakkında biraz konuşalım. Değişim yönetiminde başarılı olmak ve önerilen değişiklikleriniz için sağlam bir argüman oluşturmak istiyorsanız, terminolojiyi öğrenmeniz gerekecek. İşte anlamanız gereken bazı terimler:

Neden bir değişim yönetim planına ihtiyacınız var

Bir organizasyonel değişimin başarılı bir şekilde gerçekleşmesi için birçok şeyin bir araya gelmesi gerekir. Liderlikten destek almanız, diğer ekiplerden yardım almanız ve her şeyi tamamlamak için makul bir zaman çerçevesine ihtiyacınız olacak.

Değişim yönetim planınız, tüm süreci yönetmek için kullanacağınız ana araç olacaktır. İyi yazılmış bir plan, bütçeniz, takviminiz, iletişiminiz, iş akışınız, genel kapsam ve mevcut kaynaklar hakkında size iç görü kazandırabilir.

İyi düşünülmüş bir planınız olduğunda, önerdiğiniz değişikliğin potansiyel etkilerini en aza indirmeye ve hesaplamaya yardımcı olabilirsiniz. Herhangi bir değişikliğin işleyişi kesintiye uğratma potansiyelini taşımayı unutmamak önemlidir. Her şeyi aynı anda yapmak yerine, bir değişim yönetim stratejisi, size hâlâ büyük friksiyon yaratmadan nihai hedefinize ulaşmanızı sağlayan daha küçük, aşamalı değişiklikler uygulanmasına izin verebilir.

Resmi, yazılı bir plana sahip olmanız da size değişim yönetiminde esnek bir yaklaşım benimseme imkânı tanır. Planlama aşamasındayken yaptığınız her şey mükemmel görünebilir, ancak sonunda tüm planlarınız ideal durumdan gerçek duruma geçer. Bir değişim yönetim planınız olduğunda, ihtiyaç duyuldukça dönüş ve ayarlamalar yapabilirsiniz.

Bir değişim yönetim planı nasıl yazılır?

Her değişim yönetim planı kendine özgü olabilir, ancak yine de bazı kritik temel unsurlar içerir. Planınızı oluştururken, bu temel şeyleri aklınızda bulundurmayı unutmayın.

Değişim ihtiyacını gösterin

Herkesin değişim yapması gerektiğini bilmesini varsaymayın (ne kadar bariz olduğunu düşünseniz bile). Bazı insanlar şeylerin mevcut haliyle mükemmel bir şekilde yürüdüğünü düşünebilir ve diğerleri, neden bu kadar ısrar ettiğinizi yeterince anlamıyor olabilir.

Değişim ihtiyacınızı gösterdiğinizde, anahtar paydaşlarınıza zaman/para/insan gücü yatırım yapmaları gerektiğini net bir şekilde anlatırsınız.

Bu, kabul yaratmayı ve değişime karşı direnci azaltmayı kolaylaştırır.

Önerdiğiniz değişikliği desteklemek için bulduğunuz herhangi bir veriye derinlemesine dalın, bu veriler iç kaynaklardan veya dış kaynaklardan gelebilir (her iki kaynağı bulursanız daha iyidir). Paydaşlarınızı en çok neyin motive ettiğini düşünün ve onları ikna etmek için doğru verileri bulmaya çalışın.

Değişikliğinizin organizasyona katabileceği faydaları açıkça belirtin. Şirketin genel hedefleriyle bağlayabileceğiniz planlar ve projeler, yetkililerle iyi karşılanacaktır.

Kapsamınızı anlayın

Çoğu insan proje kapsamını düşündüğünde, her şeyin ne kadar zaman alacağını dikkate alır. Projeniz için makul bir zaman çizelgesi düşünmek önemli olsa da, bu sadece olması gerekenlerin temelidir.

Bir şeyin sadece bir bireyi veya tek bir takım ya da departmanı etkilemesi çok nadirdir.

Yaptığınız her şey iş yerinde iç içe geçmiştir, bu yüzden diğer insanların ihtiyaçları değişim yönetim sürecinde dikkate alınmalıdır.

Önerdiğiniz değişikliklerin neyi etkileyeceğini düşünmek için zaman ayırın.

Kapsamınızı belirlemekte zorlanıyor musunuz? Kendinize bu soruları sorun:

• Hangi takımlar ve bireyler önerdiğim değişikliklerden en çok etkilenecek?
• Hangi politikalar benim değişikliklerimden etkilenecek?
• Benim değişikliğimin mümkün olduğunca etkili olabilmesi için iş rolleri değişmeli mi?
• Organizasyon yapısındaki değişiklikler dikkate alınmalı mı?

Anahtar kişileri tanımlayın

Bir tek kişinin iş yerinde değişim yapması zordur (eğer imkansız değilse). Planlarınızın gerçekleşmesini görmek istiyorsanız, bolca yardıma ihtiyaç duyacaksınız ve bunun çoğu paydaşlarınızdan ve değişim yönetim ekibinizden gelecektir.

Unutmayın: paydaşlar ve ekip üyeleri iki çok farklı şeydir.

Paydaşlarınız projenizin sonucuna oldukça yatırım yapmış olabilir. Bunlar yatırımcılar, yönetici düzeyindeki çalışanlar veya yöneticiler olabilir, ama çoğu zaman çok iş yapmıyor olacaklar. Değişim yönetim ekibi üyeleri, değişikliklerin gerçekleştirebilmesi için gereken birçok şeyle ilgilenen kişiler olacaktır.

Ekip üyelerinizi düşünürken, sadece üretim işlerini yapacak kişileri düşünmeyin. Bir değişim danışma kurulu kurmayı düşünün, bu kurul işin denetimi ve gerektiğinde onay ve rehberlik sunmaktan sorumlu olacaktır.

Bütçeleri ve kilometre taşlarını belirleyin

Kişilerin inanmaması ya da her şeyin yolunda gittiğini düşünmesi nedeniyle, değişimlerin yaklaşık olarak %70'inin başarısız olması tahmin edilmektedir. Bu tuzağa düşmemek için en kolay yollardan biri, çok net kilometre taşları ve bütçeler belirlemektir.

Değişimin havadan gelmeyeceğini anlıyoruz.

Para, zaman veya diğer insanların iş gücünü yatırıyorsanız, hepsi için gerçekçi bir bütçe belirlediğinizden emin olun. İyi bir bütçe, gelecekteki değişiklikler yapmanız gerektiğinde işlerin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için biraz alan içermelidir.

Kilometre taşları, değişim yolculuğunuzda küçük kontrol noktaları olarak görülebilir, ancak bunlardan en fazlasını elde etmek istiyorsanız, her birini bir kontrol noktası gibi düşünün. Gelecek kilometre taşı, planlarınızı yeniden değerlendirmek ve işlerin hala ekibiniz için çalıştığından emin olmak için harika bir zamandır.

İletişim planınızı belirleyin

Açık ve tutarlı iletişim, herhangi bir değişim yönetim planının anahtarıdır. İletişimlere stratejik bir yaklaşım benimsediğinizde, insanların odaklanmasını sağlamak ve bir güven ortamı oluşturmak için çok şey yapıyorsunuz. Karanlıkta çalışmıyorsunuz veya ilerlemenizi gizlemeye çalışmıyorsunuz; her adımda görünür ve erişilebilir olmaya çalışıyorsunuz.

İnsanların sorular sormaları için fırsatlar yaratın ve paylaşılabilecek bilgiler ile gelecekte beklemesi gerekenler hakkında net olun. Görüşmeler için pozitif bir ton belirleyin ve zor soruları ele almaktan korkmayın. Zorluklarla karşılaşsanız veya planlarınızı yeniden değerlendirmeniz gerekse bile, nelerin gerçekleştiğine dair açık ve dürüst olmak destek sağlamaya yardımcı olabilir.

Her değişim yönetim planının başarılı olması için ne gerekiyor?

Her değişim yönetim planında bir dizi küçük bileşen bulunur ve doğru belgeler her şeyi bir arada tutmakta kritik bir rol oynar. Planlarınızı hayata geçirmeye hazır olduğunuzda, nelerin dahil edilmesi gerektiği konusunda size bir iç görü verebiliriz ve yol boyunca size yardımcı olacak bazı şablonlar sağlayabiliriz.

Değişim yönetimi iletişim planı

Değişim yönetim planınızın sorunsuz gerçekleşmesi için, şirketinizin anahtar paydaşlarından kabul sağlamanız gerekecek. Bu, kullanışlı bir değişim yönetimi iletişim planı oluşturmaya ihtiyaç duymanız demektir.

Değişim yönetimi yol haritası

Değişim yönetim planı oluştururken zaman çok önemlidir. Zamanlamayı planlamak, ekibinizi belirli kilometre taşlarını karşılamaya yönlendirir ve ayrıca çalışma hızınızla ilgili beklentileri belirlemenize yardımcı olur.

Açık değişim yönetim rolleri

Rollerin tanımlanması, etkili değişim yönetimi için gereklidir. Rolleri ayırmak, işinize yapı ekler ve projenizin en önemli işlerinin yapılmasını sağlamaya yardımcı olur.

Yaptığınız işlerle ilgili belgeleri güncelleyecek kişi kim olacaktır? Bu projenizde belirlenmiş bir tasarımcı veya geliştirici var mı? Paydaşlarla iletişim akışını sürdürecek kişi kim olacak?

Rolleri belirlemekte zorlanıyor musunuz? Bazen bunun sizin üzerinize kalması gerekmiyor. Bir görevi üstlenmek isteyen varsa, takım üyelerine açabilirsiniz.

Değişim kontrol kurulu

Projenizi yönlendirecek ana kişileri düşünmenin zamanı geldi. Unutmayın, projenizde büyük bir grup insan çalışıyor olabilir, ancak belirli görevler için bir “karar verici”ye ihtiyacınız olacak. Onlar, orijinal planınızdan sapacak her türlü değişikliği ve kararı yönetecekler.

Belirlenmiş değişim yönetim süreci

Ne yapmak istediğinizi ve ekibinize ve kurulunuza dair içgörüler kazandığınızda, artık sürece dalabilirsiniz. Bu, değişiminizin ilerlemesi için nelerin yapılması gerektiğini net bir şekilde belirtmeniz gereken yerdir. Bu, değişim yönetimi çalışmalarının en önemli kısımlarından biridir ve şansınıza, size yardımcı olabilecek bir kılavuz var. Bir değişim yönetim sürecini tanımlama konusunda daha fazla bilgi edinin.

Değişim yönetimi araçları

Değişim yönetimi sürecinde çeşitli araçlara sahip olmanın yanlış bir tarafı yoktur. Sadece kullanacağınız araçlar konusunda herkesin net olduğundan emin olmalısınız.

Önde gelen tasarımcınız, üretimdeki çoğu kişi hala Adobe'deyken Figma'da çalışamaz. Değişim yönetimi çalışmalarınıza derinlemesine girmeden önce, kullanılması gereken doğru araçlar arasında herkesin uyumlu olmasını sağlayın.

Değişim yönetimi analizi planı

Mükemmel değişim yönetim planınız uygulandı ve şimdi doğru değişiklikleri yapıp yapmadığınızı görmek için kontrol etmelisiniz. Bu noktada değişim yönetim analizi planınız devreye girecek. Başarıyı belirlemek için hangi ölçütleri ölçeceğinizi tanımlayın ve ulaşmanız gereken hedefleri belirleyin.

Ek değişim yönetimi kaynakları

Değişim yönetim planları için bazı mutlaka bulundurulması gereken unsurlardan bahsetmiştik. Sizlere değişim uygulamak için ihtiyaç duyduğunuz her şeyi sağladık, ancak şirketinizin olgunluğu ve sektörü gereği biraz daha yardıma ihtiyacınız olabilir.

Tüm T’lerinizi çarpılayıp noktalarınızı noktaladığınızdan emin olmak istiyorsanız, bu belgeleri genel değişim yönetim planınıza eklemeyi düşünmek isteyebilirsiniz:

Değişim yönetimi eğitim planı

Bir değişimin geleceğini bilmekle, değişimle başa çıkmaya hazır olmak arasında fark vardır. Yaptığınız değişikliklerle ilgili insanların yönlerini net bir şekilde belirlemek için belirsizlikleri ortadan kaldırın.

Değişim yönetimi kaynakları şablonu

Yeni süreçte değişiklik yapmanız gerektiğinde ne yapmalıyım?

Her şeyi doğru bir şekilde kullanmayı nasıl sağlarız?

İnsanlara soruları sormadan önce cevapları vermek için bir kaynak kılavuzu ile yardımcı olun. Ek yararlı belgeler, gerekli direktifler ve daha fazla yardıma ihtiyaç duyarlarsa kiminle irtibat kuracakları konusunda bilgi ekleyin.

Değişim talep formu

Belirli bir süreçte değişiklikler yapmanız mı gerekiyor? Başka bir takımda harika bir yeni süreç önerisi olan biri var mı? İnsanların önerilerini takipte tutabilmeleri için değişim talep formu göndermesini sağlayın.

Değişiklik kayıtları

Değişikliklerin karanlıkta veya bağlam olmadan yapılmasına izin vermeyin. Doğru bir değişiklik yönetimi kaydı, ekibinizin değişiklik uygulamak için zaten yaptığı önemli işleri gösterebilir ve belirli değişikliklerin neden yapıldığını anlamanızı sağlar.

Bu yazıdaki tüm ücretsiz şablonlara erişmenin kolay bir yolunu ister misiniz? Her şeyi bir el kartında görüntüle!