Bir siloda çalışmanın en kötü anı, aslında bir siloda çalıştığını fark etmektir.

İlk işimde, çok spesifik bir rapor taslağını titizlikle incelemeyi hatırlıyorum. Saatlerce düzenlemeler yapıp grafikler güncelleyerek, haftanın ilerleyen günlerinde bunun boşa olduğunu fark ettim. Departmanın sürücüsünde henüz güncellenmemiş bir eski sürüm üzerinde çalıştım.

Bu tür bir hayal kırıklığı yaşayan tek ben değilim. Görünüşe göre, ekipler bilgi siloları nedeniyle ayda 20 saate kadar zaman kaybediyor. Son yıllarda ofis içi, uzaktan ve karma modeller arasında geçiş yaptıkça silo sorunları sadece arttı. Aynı fiziksel mekanda çalışmadığınızda silolarda kaybolmak daha da kolaylaşıyor.

Bilgi siloları

Bilgi siloları dediğimizde neyi kastettiğimizle başlayalım. Basit bir şekilde ifade etmek gerekirse, bilgi siloları, bir organizasyon içindeki ekiplerin birbirleriyle bilgi ve süreç paylaşmadığı durumlarda oluşur. Silolar genellikle küçük başlar ve organizasyonlar büyüdükçe kabarır, işbirliğini engeller.

Peki, silolar organizasyonlarda neden oluşuyor?

Silo nedenleri

Neredeyse tüm organizasyonlarda silolar vardır ve genellikle istemeden oluşur. Siloların oluşmasında tek bir neden yoktur, ancak bu şeffaflık eksikliğine yol açan birkaç yaygın neden arasında:

Farklı öncelikler

Organizasyonlar içindeki gruplar farklı (veya daha kötüsü, rakip) önceliklere sahip olduğunda, bilgi ve süreçler düzgün bir şekilde akmaz. Doğal olarak, her ekibin kendi hedefleri vardır, ancak şeffaf bir şirket kültürü, ekiplerin gruplar arasındaki öncelikleri uyumlu hale getirmelerine yardımcı olmalıdır.

Mevcut durum

Atalet güçlü bir etkidir. Organizasyonlar, köklü süreçlerin değişikliklere uyum sağlaması gerektiğinde zorluklarla karşılaşabilir.

Şirket politikaları

Büyük organizasyonlarda genellikle çeşitli gruplar arasında karmaşık bir ilişki ağı vardır. İş yerindeki kişilikler nedeniyle bilgi ve süreçler kolayca akmayabilir.

Coğrafya ve kültür

Ekipler giderek daha fazla dünya genelinde dağıtılıyor ve çeşitli kültürel geçmişlere sahip bireylerden oluşuyor. Farklı zaman dilimleri, dil yeterliliği ve diğer faktörler, silolu iş yerlerine katkıda bulunabilir.

Psikolojik güvenlik eksikliği

Güven, akranlarınızla etkili bir şekilde işbirliği yapmanın temel bir bileşenidir. Ekipler, riskli fikirleri masaya getirip, ekiplerinin desteğiyle denemeler yapabileceğini hissettiğinde yenilik gelişir. Bu böyle olmadığında, iletişim bozulur ve silolar oluşabilir.

Etkisiz sistemler

Doğru teknolojiler ve süreçler şeffaflık açısından büyük fark yaratabilir. Yanlış sistemlerin kullanılması, bilgi paylaşımı ve işbirliği yapma konusunda gereksiz sürtünme yaratabilir.

Silo maliyetleri

Ne yazık ki, silolar sadece zaman kaybetmekle kalmaz. Organizasyonlarda silo etkisi büyük sorunlara yol açabilir.

Moral ve performansı düşürürler. Aslında, liderlerin %86'sı akran işbirliğinin eksikliğinin işyeri başarısızlıklarına neden olduğunu söylüyor. Silolar genellikle gereksiz işlere ve uyum eksikliğine yol açar. Müşterileri de etkilerler! Aberdeen'e göre, bir silo edilmiş çağrı merkezi ajanının zamanının %15'i müşteri hizmeti için bilgi almaya harcanıyor. En son ne zaman müşteri hizmetleri hattında beklemekten keyif aldınız?

Kendi ekibinizde siloları tanımlama

Bazı silolar belirgin. Diğerleri için biraz araştırma yapmanız gerekecek. İletişim ve işbirliğinin nerelerde bozulduğunu anlamanıza yardımcı olmak için anketler ve görüşmeler yapmayı düşünün.

Ekipler arasında bilgi silolarını daha iyi anlamanızı sağlayacak birkaç tür anket vardır. Öncelikle, bir çalışan katılım anketi yapmayı düşünün. Bu tür bir anket, hangi çalışanların ekipleri ve şirketleriyle en bağlantılı hissettiğini, hangi çalışanların en izole hissettiğini tanımlamanıza yardımcı olacaktır.

Benzer şekilde, sorunları belirlemek için iletişim ve işbirliği üzerine özellikle sorularla bir anket hazırlayabilirsiniz. Başka bir yararlı anket türü nabız anketidir. Nabız anketleri düzenli, sık aralıklarla gönderilir ve genellikle sorunlar sorun oluşturmadan önce silecek sorunları ortaya çıkarır.

Anketlerin yanı sıra, çalışanlarla çıkış mülakatları ve kalış mülakatları yapmayı düşünün. Çıkış mülakatları, çalışanların neden ayrıldığını ve hangi kısımların bilgi siloları nedeniyle oluştuğunu aydınlatmalıdır. Öte yandan, kalış mülakatları şirketle uzun süre kalan çalışanlarla yapılan tartışmalardır ve akran işbirliğinin nerelerde başarılı olduğunu ortaya çıkarabilir.

Silo oluşturma stratejileri ve etkili işbirliğini tanıtma

Ekibinizin bilgi silolarını tanımladıktan sonra, bu siloları yıkmaya ve yerine şeffaflık temeli oluşturmaya başlayabilirsiniz. İletişimi ve işbirliğini artırmanıza yardımcı olabilecek birkaç strateji.

Hedefleri ve değerleri uyumlu hale getirin

Farklı grupların etkili bir şekilde birlikte çalışabilmesi, herkesi şirketin hedefleri ve değerleri hakkında aynı sayfada olmasını sağlamakla başlar. Bu, liderlik ile başlar. Herkesin şirketin görevini anladığından ve işlerinin büyük resme nasıl uyduğunu bildiğinden emin olun.

Buradan, bireysel ekip hedeflerini tanımlayın ve bunları şirketin misyonu ile diğer ekiplerin hedefleri bağlamında koyun. Bu hedefleri ve değerleri düzenli olarak vurgulayın, bu genel toplantılarda olsun.

Aşırı iletişim yapma tarafında yanlış bir şey yok

Bir iş ortamında gerçekten aşırı iletişim kurmanın zor olduğunu görmek oldukça şaşırtıcıdır, özellikle de bunun eş zamanlı olarak yapıldığında. İnsanların daima döngünün dışında kaldığını hissettiği çok daha yaygındır.

Eğer ekibinizi çok fazla bilgiyle bunaltma konusunda endişeleriniz varsa, net ve öz bir mesaj verip vermediğinizi göz önünde bulundurun ve herkese uygun bir sistemde daha fazla şey öğrenmek için fırsatlar sunun.

Bir kural olarak, daha fazla iletişim kurmak, daha az değil. Şüphe durumunda, aşırı iletişim yapma tarafında durun. Ekibiniz uzun vadede bunun için size teşekkür edecektir.

Denemeyi paylaşarak teşvik edin

Yeni bir şey denemek korkutucu olabilir, özellikle de bu potansiyel olarak başarısız olabilecek bir şeyse. Bunu dedikten sonra, yenilikçi ekiplerin risk alırken rahat hissetmeleri gerekir.

Denemeyi teşvik etmenin bir yolu, ekiplerin deneylerini birbirleriyle paylaşabilecekleri bir ortam yaratmaktır, ister bir laboratuvar veya atölye gibi fiziksel bir alan olsun, ister blog veya çalışan intraneti sitesi gibi dijital bir alan. Şeffaf bir şekilde deney yaparak, ekipler birbirlerinin başarılarından ve başarısızlıklarından öğrenebilir ve gelecekte daha fazla risk almaya daha rahat olabilirler; çünkü geri dönecek bir destek sistemine sahip olduklarını bilmektedirler.

Ekip oluşturma etkinliklerini teşvik edin

Olumlu çalışma ilişkileri yaratmak, etkili işbirliği için önemlidir. Çalışanların birbirlerini daha iyi tanımasına yardımcı olacak ekip oluşturma etkinlikleri gerçekleştirmeyi düşünün ve bir dayanışma duygusu oluşturun.

Bir grup yemek pişirme kursundan hazine avlarına ve gönüllülüğe kadar birçok farklı ekip oluşturma etkinliği seçeneği vardır. Anahtar, herkesin zevk alacağı etkinlikleri bulmaktır ve bu etkinlikler onlara birbirlerini farklı bir ışık altında görmelerine yardımcı olacaktır.

Ekip bilgilerinin erişilebilir olmasını sağlamak

İnsanların bilgi paylaşmak istedikleri bir kültürü teşvik etmek yeterli değildir—onlara doğru araçları da vermeniz gerekir. Ekiplerin birbirleriyle bilgi bulmalarını ve paylaşmalarını kolay hale getirin.

Genellikle, bu, bilgilerin kolayca kullanılması için Guru gibi merkezi bir bilgi deposu kurmayı içerir. Bu aynı zamanda kullanıcıların bilgilere erişebileceği ve katkıda bulunabileceği bir bilgi paylaşım ortamı yaratmak anlamına gelir.

Silo Zaferi

Bilgi siloları, iş yerlerinde kesinlikle yaygın bir sorundur; ancak başarılı ekipler bunları proaktif stratejiler ile karşılayarak ekip işbirliğini geliştirebilir.

Ekibinizde siloların nerelerde bulunduğunu belirlemek için zaman ayırarak, ekibinize etkili stratejiler sunarak performansı, morali ve diğer alanları iyileştireceksiniz.