Şirketinizin iç wiki'sini yükseltmek için Slack kullanmayı düşünüyor musunuz?
Yalnız değilsin. Kurucular, şirketlerinin iç bilgisi için en uygun wiki'yi bulma (ve sıkça zorlanma) konusunda sürekli arayış içindeler. Ve doğrusu, çoğu liderin bir iç wiki'nin işlerine fayda sağlayacağını düşünmesini tamamen anlıyorum. Sonuçta, wikiler, şirket bilgilerini merkezi bir konumda işbirliği yapmak ve paylaşmak için oldukça hızlı bir yol olmalıdır. Ancak çoğu kuruluş – özellikle uzaktaki birimler – zaten aynısını Slack'te yapmakta! Bu nedenle, ilk adım olarak, neden tüm o bilgiden faydalanmıyorsunuz? Slack kullanmak istediğinizi bildiğimizde, size şirketiniz için en iyi wiki çözümünü değerlendirmenizde yardımcı olabiliriz.
Slack wiki nedir?
Bir wiki, güncellenebilir bir iç şirket bilgi kaynağıdır. Bir Slack wiki aynı işlevi yerine getirir, ancak işbirlikçi iş akışları için uygundur. Slack veya diğer işbirlikçi yazılım entegrasyonuna sahip olmayan wikiler, çalışma şeklimizin değiştiğini hesaba katmazlar. Mevcut iç wikinize Slack ekleyerek sohbeti terk etmeden tüm bilgi tabanınıza erişebilirsiniz.
Şirket wikileri sadece başlangıç noktasıdır
Geleneksel wikiler (Slack entegrasyonuna sahip olanlar bile) takımınız büyüdükçe ve bilginiz ölçeklendikçe hızla eski ve yönetilmesi zor hale gelir, bu da düşük benimsenmeyle sonuçlanır. Bu söylendiği gibi, eğer iç bir kurumsal wiki arıyorsanız, içerisinde bir Slack entegrasyonu sunup sunmadığından emin olun.
Şirketinizin geleneksel bir wikiden daha iyisini hak ettiğini öğrenin.
Geleneksel wikilerin artık yeterli olmadığı iki önemli nedeni ayrıntılarıyla açalım:
İç wikiler, içeriğinizin doğru veya etkili olup olmadığını belirlemeyi zorlaştırır
Geleneksel iç wikilerde içeriğin nasıl olduğuna dair şunlar olur:
Mükemmel bir sayfa yazmak ve oluşturmak için çok zaman harcarsınız, ancak yazdıktan sonra bunu güncellemediğinizi ya da var olduğunu unuttuğunuzu fark edersiniz.
Wikiler, içeriğin ne zaman güncellendiğini veya ilk kez okunduğunu neredeyse imkansız hale getirir, bu da eskimiş içerikle sonuçlanır.
Takımınız iç wikinizdeki içeriğin doğru olduğuna güvenmez
Takımınız, iç wikinizdeki içeriğin doğru olduğuna inanmaz, bu da benimsemeyi etkiler.
Dahası, takımınız bu güncel olmayan bilgileri kullanıyor olabilir ve onları müşteri adaylarınızla paylaşıyor olabilir!
İşinizle ilgili bilgiler her gün değişiyor: yeni özellikler ekleniyor, yeni rakipler ortaya çıkıyor ve yeni iç süreçler oluşturuluyor. Şirketinizle birlikte yaşayan ve büyüyen bir iç wiki bulmanız gerekiyor, o zaman neden Slack'e koymayasınız, iletişim akışlarının tam ortasına?
Geleneksel şirket wikileri, Slack iletişim akışınızda yaşamıyor
İç wikilere içerik eklemek kolaydır, ancak erişmek çok daha zordur. Genellikle iç wikiler portal olarak işlev görür, bu da takımınızın bilgi edinmek için iş akışlarından ayrılması, başka bir sekme geçmesi ve ardından bilgiyi bulması gerektiği anlamına gelir. Bu, şirketiniz için gerçek bir sıkıntı ve üretkenlik kaybıdır. McKinsey'e göre, müşteriyle yüz yüze çalışan ekiplerinizin zamanlarının üçte biri sadece bilgi aramakla geçiyor!
Bu zamana katkıda bulunan durum, ekibinizin önemli şirket bilgilerine erişmek için yapması gereken sürekli iş akışı ve wiki arasında sürekli bağlam değişikliğidir. İşletmeniz Slack gibi uygulamalarda yaşıyor, satış ekibiniz için CRM'inizde, destek ekibiniz için de bilet çözümünüzde. Bu nedenle, iç wikinizin de orada bulunması gerekmez mi?
Slack'ten bahsederken, işbirliği ve konuşma uygulaması yaygındır. Her gün 12 milyondan fazla kullanıcıya yardımcı olan ve bu kullanıcıların ortalama olarak günde 10 saatten fazla Slack'e bağlı olduğu Slack hakkında konuşursak. Aslında, tüm teknoloji yığınınız için harika bir temeldir.
Bir Slack wiki çözümünü değerlendirirken aramanız gereken 4 şey:
1. Bilgi aranabilirliği
Slack'te arama yaptığınızda, konuşmalar üzerinden arama yapıyorsunuz. Wikinizde arama yaptığınızda, bilgi için arama yapıyorsunuz. Konuşmalar statiktir, olduktan sonra değişmezler. Ancak bilgi, şirketiniz büyüdükçe evrim geçirmelidir. Wikinizdeki içerik değişmeye yöneliktir. Guru'nun Slack Çözümü ile bu sorunu nasıl çözdüğünü görün.
Bir wiki'nin aksine, entegre bir bilgi yönetimi platformu tek gerçek kaynaktır.
Şirketinizin birden fazla Google Drive ve Box klasörü, e-posta konuşmaları ve Slack iletişimleri arasında bir cevap bulmak için arama yapmasına artık gerek kalmayacak tek bir gerçek kaynağa ihtiyacı var.
Geleneksel iç wikilerdeki bilgiler hızla güncelliğini yitirir çünkü:
Slack ve e-posta konuşmalarındaki sohbetler statiktir
Süreçler, rakipler ve ürünleriniz zamanla değişir
Konu uzmanları sürekli olarak wikilerdeki bilgileri güncellemiyor ve doğrulamıyor
Geleneksel wikinizdeki güven eksikliği, onları belki de ekip içindeki konu uzmanlarına mesaj göndermeye veya onları rahatsız etmeye yönlendirir. Bu, iç wikinizin bakımına duyulan güven eksikliğine yol açar. Bu, iç wikinizin bakımına duyulan ilginin azalma döngüsüne yol açar.
Yatırımın uzun vadeli olumsuz getirisinden başka, uzmanlarınızın sadece kesintisi ekibinize para maliyeti oluşturuyor. Bir son araştırma, bir kesintiden iyileşmenin ortalama 23 dakika ve 15 saniye sürdüğünü ortaya koydu. Tek seferlik mesajlar ve omuz dokunuşları ölçeklenmez, özellikle müşteriyle yüz yüze iletişim kuran ekipleriniz sürekli olarak aynı soruları uzmanlarınıza tekrar tekrar mesaj atarak sorarsa. Slack içinde kolayca aranabilen bir bilgi çözümü bulmak, ekibinizin verimliliğini engelleyen dikkat dağıtıcı kesintileri ortadan kaldırmanın anahtarıdır.
Slack kanallarınız, doğal konuşmalar aracılığıyla oluşturulmuş şirketle ilgili zengin bir bilgi birikimi ile doludur. Uygulamanın güzelliği, ekipler arasında işbirliğini kolaylaştırmasıdır; ancak her ekip ayrı bir Slack kanalına sahip olabilir ve bilginin gerçek zamanlı olarak paylaşıldığı ve güncellendiği bu kanallarda herkesin haberdar olmadığını göz önünde bulundurmalısınız.
Oluşturulduktan sonra bu bilgiyi yakalayamazsanız, Slack'i kullanmaktan doğan değeri kaçırıyorsunuz demektir. Daha da kötüsü, konu uzmanlarınız hala sürekli omuz dokunmaları ve tekrarlayan soruları alıyorlar ki bu soruların yanıtları zaten bilgi tabanınızda olabilir.
Slack içinde bulunan bir wiki ile bilgiyi yakalamak bir düğmeye tıklamak kadar basit olmalıdır, ve Guru'nun Slack çözümü sayesinde öyledir.
Wikinize yakalandıktan sonra, tüm şirketiniz tarafından hemen yeniden kullanılabilir ve bu, uzmanlarınızın sürekli olarak aldığı tekrarlayan soruları azaltacaktır.
3. Wiki güven durumu
Önce belirtildiği gibi, eski veya yanlış içerik, wikinizin güvenilmezliğine ve düşük benimsenmesine yol açar. Eski içerik sorununu ele alıyor olmalarını sağlamak amacıyla bir wikiden beklenen özellikleri arayın:
Bilgiyi ekibinizdeki uzmanlara (veya bir grup uzmana) atayabilme yeteneği
Wiki, uzmanlara içeriği doğrulamaları için proaktif olarak hatırlatma yapacak "itme" taktiklerini içerir
Uzmanlarınızın Slack'te çalışırken içeriği güncellemelerine olanak tanımanın bir yolu
4. Kullanım ve benimseme izlemesi için analitikler
Wikinizdeki bilgilerin en çok kullanılanlarının ne olduğunu anlamanız önemlidir. Wikinizin kullanımını izlemek için analitiklere sahip bir çözüm bulmanız önemlidir, böylece en etkili bilginizi ve genel olarak bilgi tabanınızın benimsenmesini belirleyebilirsiniz. En iyi çözümler, sonuç vermeyen aramalar sonucunda wikinize eklenmesi gereken bilgileri önerebilmelidir.
İşte bu kadar. Geleneksel vikilerin neden etkili olmadığını ve Slack vikide ne aramanız gerektiğini anladığınızı düşünerek, umarız potansiyel çözümleri etkili bir şekilde değerlendirmek için ihtiyacınız olan her şeyle donatılmış olursunuz.
Şirketinizin iç wiki'sini yükseltmek için Slack kullanmayı düşünüyor musunuz?
Yalnız değilsin. Kurucular, şirketlerinin iç bilgisi için en uygun wiki'yi bulma (ve sıkça zorlanma) konusunda sürekli arayış içindeler. Ve doğrusu, çoğu liderin bir iç wiki'nin işlerine fayda sağlayacağını düşünmesini tamamen anlıyorum. Sonuçta, wikiler, şirket bilgilerini merkezi bir konumda işbirliği yapmak ve paylaşmak için oldukça hızlı bir yol olmalıdır. Ancak çoğu kuruluş – özellikle uzaktaki birimler – zaten aynısını Slack'te yapmakta! Bu nedenle, ilk adım olarak, neden tüm o bilgiden faydalanmıyorsunuz? Slack kullanmak istediğinizi bildiğimizde, size şirketiniz için en iyi wiki çözümünü değerlendirmenizde yardımcı olabiliriz.
Slack wiki nedir?
Bir wiki, güncellenebilir bir iç şirket bilgi kaynağıdır. Bir Slack wiki aynı işlevi yerine getirir, ancak işbirlikçi iş akışları için uygundur. Slack veya diğer işbirlikçi yazılım entegrasyonuna sahip olmayan wikiler, çalışma şeklimizin değiştiğini hesaba katmazlar. Mevcut iç wikinize Slack ekleyerek sohbeti terk etmeden tüm bilgi tabanınıza erişebilirsiniz.
Şirket wikileri sadece başlangıç noktasıdır
Geleneksel wikiler (Slack entegrasyonuna sahip olanlar bile) takımınız büyüdükçe ve bilginiz ölçeklendikçe hızla eski ve yönetilmesi zor hale gelir, bu da düşük benimsenmeyle sonuçlanır. Bu söylendiği gibi, eğer iç bir kurumsal wiki arıyorsanız, içerisinde bir Slack entegrasyonu sunup sunmadığından emin olun.
Şirketinizin geleneksel bir wikiden daha iyisini hak ettiğini öğrenin.
Geleneksel wikilerin artık yeterli olmadığı iki önemli nedeni ayrıntılarıyla açalım:
İç wikiler, içeriğinizin doğru veya etkili olup olmadığını belirlemeyi zorlaştırır
Geleneksel iç wikilerde içeriğin nasıl olduğuna dair şunlar olur:
Mükemmel bir sayfa yazmak ve oluşturmak için çok zaman harcarsınız, ancak yazdıktan sonra bunu güncellemediğinizi ya da var olduğunu unuttuğunuzu fark edersiniz.
Wikiler, içeriğin ne zaman güncellendiğini veya ilk kez okunduğunu neredeyse imkansız hale getirir, bu da eskimiş içerikle sonuçlanır.
Takımınız iç wikinizdeki içeriğin doğru olduğuna güvenmez
Takımınız, iç wikinizdeki içeriğin doğru olduğuna inanmaz, bu da benimsemeyi etkiler.
Dahası, takımınız bu güncel olmayan bilgileri kullanıyor olabilir ve onları müşteri adaylarınızla paylaşıyor olabilir!
İşinizle ilgili bilgiler her gün değişiyor: yeni özellikler ekleniyor, yeni rakipler ortaya çıkıyor ve yeni iç süreçler oluşturuluyor. Şirketinizle birlikte yaşayan ve büyüyen bir iç wiki bulmanız gerekiyor, o zaman neden Slack'e koymayasınız, iletişim akışlarının tam ortasına?
Geleneksel şirket wikileri, Slack iletişim akışınızda yaşamıyor
İç wikilere içerik eklemek kolaydır, ancak erişmek çok daha zordur. Genellikle iç wikiler portal olarak işlev görür, bu da takımınızın bilgi edinmek için iş akışlarından ayrılması, başka bir sekme geçmesi ve ardından bilgiyi bulması gerektiği anlamına gelir. Bu, şirketiniz için gerçek bir sıkıntı ve üretkenlik kaybıdır. McKinsey'e göre, müşteriyle yüz yüze çalışan ekiplerinizin zamanlarının üçte biri sadece bilgi aramakla geçiyor!
Bu zamana katkıda bulunan durum, ekibinizin önemli şirket bilgilerine erişmek için yapması gereken sürekli iş akışı ve wiki arasında sürekli bağlam değişikliğidir. İşletmeniz Slack gibi uygulamalarda yaşıyor, satış ekibiniz için CRM'inizde, destek ekibiniz için de bilet çözümünüzde. Bu nedenle, iç wikinizin de orada bulunması gerekmez mi?
Slack'ten bahsederken, işbirliği ve konuşma uygulaması yaygındır. Her gün 12 milyondan fazla kullanıcıya yardımcı olan ve bu kullanıcıların ortalama olarak günde 10 saatten fazla Slack'e bağlı olduğu Slack hakkında konuşursak. Aslında, tüm teknoloji yığınınız için harika bir temeldir.
Bir Slack wiki çözümünü değerlendirirken aramanız gereken 4 şey:
1. Bilgi aranabilirliği
Slack'te arama yaptığınızda, konuşmalar üzerinden arama yapıyorsunuz. Wikinizde arama yaptığınızda, bilgi için arama yapıyorsunuz. Konuşmalar statiktir, olduktan sonra değişmezler. Ancak bilgi, şirketiniz büyüdükçe evrim geçirmelidir. Wikinizdeki içerik değişmeye yöneliktir. Guru'nun Slack Çözümü ile bu sorunu nasıl çözdüğünü görün.
Bir wiki'nin aksine, entegre bir bilgi yönetimi platformu tek gerçek kaynaktır.
Şirketinizin birden fazla Google Drive ve Box klasörü, e-posta konuşmaları ve Slack iletişimleri arasında bir cevap bulmak için arama yapmasına artık gerek kalmayacak tek bir gerçek kaynağa ihtiyacı var.
Geleneksel iç wikilerdeki bilgiler hızla güncelliğini yitirir çünkü:
Slack ve e-posta konuşmalarındaki sohbetler statiktir
Süreçler, rakipler ve ürünleriniz zamanla değişir
Konu uzmanları sürekli olarak wikilerdeki bilgileri güncellemiyor ve doğrulamıyor
Geleneksel wikinizdeki güven eksikliği, onları belki de ekip içindeki konu uzmanlarına mesaj göndermeye veya onları rahatsız etmeye yönlendirir. Bu, iç wikinizin bakımına duyulan güven eksikliğine yol açar. Bu, iç wikinizin bakımına duyulan ilginin azalma döngüsüne yol açar.
Yatırımın uzun vadeli olumsuz getirisinden başka, uzmanlarınızın sadece kesintisi ekibinize para maliyeti oluşturuyor. Bir son araştırma, bir kesintiden iyileşmenin ortalama 23 dakika ve 15 saniye sürdüğünü ortaya koydu. Tek seferlik mesajlar ve omuz dokunuşları ölçeklenmez, özellikle müşteriyle yüz yüze iletişim kuran ekipleriniz sürekli olarak aynı soruları uzmanlarınıza tekrar tekrar mesaj atarak sorarsa. Slack içinde kolayca aranabilen bir bilgi çözümü bulmak, ekibinizin verimliliğini engelleyen dikkat dağıtıcı kesintileri ortadan kaldırmanın anahtarıdır.
Slack kanallarınız, doğal konuşmalar aracılığıyla oluşturulmuş şirketle ilgili zengin bir bilgi birikimi ile doludur. Uygulamanın güzelliği, ekipler arasında işbirliğini kolaylaştırmasıdır; ancak her ekip ayrı bir Slack kanalına sahip olabilir ve bilginin gerçek zamanlı olarak paylaşıldığı ve güncellendiği bu kanallarda herkesin haberdar olmadığını göz önünde bulundurmalısınız.
Oluşturulduktan sonra bu bilgiyi yakalayamazsanız, Slack'i kullanmaktan doğan değeri kaçırıyorsunuz demektir. Daha da kötüsü, konu uzmanlarınız hala sürekli omuz dokunmaları ve tekrarlayan soruları alıyorlar ki bu soruların yanıtları zaten bilgi tabanınızda olabilir.
Slack içinde bulunan bir wiki ile bilgiyi yakalamak bir düğmeye tıklamak kadar basit olmalıdır, ve Guru'nun Slack çözümü sayesinde öyledir.
Wikinize yakalandıktan sonra, tüm şirketiniz tarafından hemen yeniden kullanılabilir ve bu, uzmanlarınızın sürekli olarak aldığı tekrarlayan soruları azaltacaktır.
3. Wiki güven durumu
Önce belirtildiği gibi, eski veya yanlış içerik, wikinizin güvenilmezliğine ve düşük benimsenmesine yol açar. Eski içerik sorununu ele alıyor olmalarını sağlamak amacıyla bir wikiden beklenen özellikleri arayın:
Bilgiyi ekibinizdeki uzmanlara (veya bir grup uzmana) atayabilme yeteneği
Wiki, uzmanlara içeriği doğrulamaları için proaktif olarak hatırlatma yapacak "itme" taktiklerini içerir
Uzmanlarınızın Slack'te çalışırken içeriği güncellemelerine olanak tanımanın bir yolu
4. Kullanım ve benimseme izlemesi için analitikler
Wikinizdeki bilgilerin en çok kullanılanlarının ne olduğunu anlamanız önemlidir. Wikinizin kullanımını izlemek için analitiklere sahip bir çözüm bulmanız önemlidir, böylece en etkili bilginizi ve genel olarak bilgi tabanınızın benimsenmesini belirleyebilirsiniz. En iyi çözümler, sonuç vermeyen aramalar sonucunda wikinize eklenmesi gereken bilgileri önerebilmelidir.
İşte bu kadar. Geleneksel vikilerin neden etkili olmadığını ve Slack vikide ne aramanız gerektiğini anladığınızı düşünerek, umarız potansiyel çözümleri etkili bir şekilde değerlendirmek için ihtiyacınız olan her şeyle donatılmış olursunuz.
Guru platformunun gücünü ilk elden deneyimleyin - etkileşimli ürün turumuzu yapın
