Bilgi tabanınızı yeniden inşa ettiniz. Tebrikler! Ama şimdi ne olacak? Tekrar baştan sona yeniden inşa etmeniz gerekmemesi için nasıl emin olursunuz? En iyi niyetlerle başlarken bile, ekiplerin — ve şirketlerin — temiz bir bilgi tabanının giderek kullanılamaz hale gelmesine izin vermesi kolaydır. Ancak, bilgi şampiyonu bir ekibin oluşturulması ile bir yönetim yapısı kurarak, bir organizasyon bilgi tabanını sürekli başarıya hazırlayabilir.
Bilgi yönetimi sisteminde, insanlar iki eşit derecede önemli grubu temsil eder: bilgiyi barındıran bilgi tabanı ve onun bütünlüğünü koruyan yönetim kurulu. Bunlar onların hikayeleri.
Bilgi yönetim kuruluna kimler dahildir?
Bir bilgi yönetim kurulu, kilit sağlayıcı personelden oluşmalıdır. Eğer amacınız ekibinizi başarıya hazırlamaksa, bilgi yönetimi bunun temel bir bileşenidir. Bulunduğunuz sağlayıcı rolü ne olursa olsun, bilgi yönetimi beklenen deneyim ve bilgiyi hem kendi içinde hem de ekibinizle dışarıda sürdürebilmenizi sağlar. Bir örnek üzerinden gidelim, ama bu tüm sağlayıcı roller için geçerlidir, gelir sağlama ve teknoloji sağlama dahil.
"Dinamik, sağlam ve kolay erişilebilir bir bilgi tabanının yanı sıra, organizasyonların seminerler, atölye çalışmaları, mentorluk ve diğer eğitim programları olmalıdır, böylece [ekibinizi] en iyi durumda tutabilirler."
Temelde, kaliteli bir bilgi tabanını sürdürmek, etkili bir sağlama lideri olmanın temeli o kadar önemlidir ki, bu bir varsayım olarak kabul edilir. Buna bu şekilde baktığınızda, bilgi kurulu üyelerini tanımlamak basittir: resmi veya de facto ekip sağlama rollerinde olan herkes.
Bilgi içeriği oluşturma ve bakım yönergelerini resmi hale getirmek (ve bunları kolay erişilebilir hale getirmek)
Bilgi tabanınızı doğru kullanımı için savunuculuk yapmak
Eski problemlerin tekrarı için dikkat etmek ve yeni sorunları çözmek
Bilgi yönetimi ve bilgi denetimleri hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Webinar kayıtlarını alın:
Bilgi tabanı yönergelerini resmi hale getirmek
Endişelenmeyin; bir bilgi kurulunun görevi içerik oluşturmak değil; oluşturulan içeriğin kullanılabilir ve aranabilir olmasını sağlamaktır. Bir ekip yaklaşık 15 kişiyi geçtikten sonra (ve özellikle biri hızlı bir şekilde büyümeye başladığında), yönergeleri resmi hale getirmek gereklidir. Yönergeler, bilgi doğru biçimlendirmesinden, oluşturma/düzenleme sürecine (örneğin, geçerli bir SME'nin kim olacağı) ve uygun doğrulama döngülerine kadar her şeyi içermelidir.
İyi haber şu ki, bu yönergeleri kendileri arananabilir ve kullanılabilir hale tutabilirsiniz; doğrudan bilgi tabanınıza koyarak. Onları, tüm diğer bilginizin geçerli olduğu doğrulama ve gözden geçirme döngülerine tabi bir canlı belge olarak düşündüğünüzden emin olun.
Doğru kullanımı savunmak
Bilgi kurulunun bir başka rolü bilgi tabanının sürekli kullanılmasını sağlamaktır. Bir genel kural, bir bilgi tabanı bir ekip/örgüt için çalıştığında, sessiz iletişim kanallarının artmasıdır. Bu genellikle, önceden sohbetlerde (veya yüz yüze) sorulan soruların bilgi tabanınızda referans alınması nedeniyle olabilir. Ancak bu otomatik bir davranış değildir; özellikle ekipler bir KB'ye güvenmeyi alışkın değilse.
Bir bilgi tabanını yeniden oluşturduktan sonra, ona bir referans olarak kullanmayı teşvik edin; soruları soranlara önce KB'nizi kontrol etmelerini hatırlatın ilk olarak. Bireysel ekip üyelerini de aynı şekilde teşvik ettiğinizden emin olun. Doğru kullanım için eğitmek yeterli değildir; savunuculuk için de eğitim verdiğinizden emin olmalısınız.
Kırık bir bilgi tabanı için belirtilere dikkat etmek
Yönetim bulmacasının son parçası, bilgi tabanınızdaki bir çöküşü önlemek üzere çalışmaktır. Sonuçta, bir bilgi tabanını harika bir durumda bulunduktan sonra, tekrar dağılıp gitmesine izin vermek istemezsiniz. Buradaki anahtar, en son çöküşe neden olan sorunları belirtmek ve yolda çıkan yeni sorunları belgelemektir. Bu sayede, örneğin "Tamam, Slack, sorularla gerçekten gürültülü bir hale geliyor." ifadesini kullanabilirsiniz. Sorular nelerdir? Cevaplar bilgi tabanımızda erişilebilir mi? Ah, doğru etiketlenmemişler!” bu, düşük seviyeli öğeleri düzeltmek için fırsat sağlayacaktır ve bunlar, toplam bir bilgi tabanı çöküşüne dönüşmeden önce yapılabilir.
Bilgi tabanınızı yeniden inşa ettiniz. Tebrikler! Ama şimdi ne olacak? Tekrar baştan sona yeniden inşa etmeniz gerekmemesi için nasıl emin olursunuz? En iyi niyetlerle başlarken bile, ekiplerin — ve şirketlerin — temiz bir bilgi tabanının giderek kullanılamaz hale gelmesine izin vermesi kolaydır. Ancak, bilgi şampiyonu bir ekibin oluşturulması ile bir yönetim yapısı kurarak, bir organizasyon bilgi tabanını sürekli başarıya hazırlayabilir.
Bilgi yönetimi sisteminde, insanlar iki eşit derecede önemli grubu temsil eder: bilgiyi barındıran bilgi tabanı ve onun bütünlüğünü koruyan yönetim kurulu. Bunlar onların hikayeleri.
Bilgi yönetim kuruluna kimler dahildir?
Bir bilgi yönetim kurulu, kilit sağlayıcı personelden oluşmalıdır. Eğer amacınız ekibinizi başarıya hazırlamaksa, bilgi yönetimi bunun temel bir bileşenidir. Bulunduğunuz sağlayıcı rolü ne olursa olsun, bilgi yönetimi beklenen deneyim ve bilgiyi hem kendi içinde hem de ekibinizle dışarıda sürdürebilmenizi sağlar. Bir örnek üzerinden gidelim, ama bu tüm sağlayıcı roller için geçerlidir, gelir sağlama ve teknoloji sağlama dahil.
"Dinamik, sağlam ve kolay erişilebilir bir bilgi tabanının yanı sıra, organizasyonların seminerler, atölye çalışmaları, mentorluk ve diğer eğitim programları olmalıdır, böylece [ekibinizi] en iyi durumda tutabilirler."
Temelde, kaliteli bir bilgi tabanını sürdürmek, etkili bir sağlama lideri olmanın temeli o kadar önemlidir ki, bu bir varsayım olarak kabul edilir. Buna bu şekilde baktığınızda, bilgi kurulu üyelerini tanımlamak basittir: resmi veya de facto ekip sağlama rollerinde olan herkes.
Bilgi içeriği oluşturma ve bakım yönergelerini resmi hale getirmek (ve bunları kolay erişilebilir hale getirmek)
Bilgi tabanınızı doğru kullanımı için savunuculuk yapmak
Eski problemlerin tekrarı için dikkat etmek ve yeni sorunları çözmek
Bilgi yönetimi ve bilgi denetimleri hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Webinar kayıtlarını alın:
Bilgi tabanı yönergelerini resmi hale getirmek
Endişelenmeyin; bir bilgi kurulunun görevi içerik oluşturmak değil; oluşturulan içeriğin kullanılabilir ve aranabilir olmasını sağlamaktır. Bir ekip yaklaşık 15 kişiyi geçtikten sonra (ve özellikle biri hızlı bir şekilde büyümeye başladığında), yönergeleri resmi hale getirmek gereklidir. Yönergeler, bilgi doğru biçimlendirmesinden, oluşturma/düzenleme sürecine (örneğin, geçerli bir SME'nin kim olacağı) ve uygun doğrulama döngülerine kadar her şeyi içermelidir.
İyi haber şu ki, bu yönergeleri kendileri arananabilir ve kullanılabilir hale tutabilirsiniz; doğrudan bilgi tabanınıza koyarak. Onları, tüm diğer bilginizin geçerli olduğu doğrulama ve gözden geçirme döngülerine tabi bir canlı belge olarak düşündüğünüzden emin olun.
Doğru kullanımı savunmak
Bilgi kurulunun bir başka rolü bilgi tabanının sürekli kullanılmasını sağlamaktır. Bir genel kural, bir bilgi tabanı bir ekip/örgüt için çalıştığında, sessiz iletişim kanallarının artmasıdır. Bu genellikle, önceden sohbetlerde (veya yüz yüze) sorulan soruların bilgi tabanınızda referans alınması nedeniyle olabilir. Ancak bu otomatik bir davranış değildir; özellikle ekipler bir KB'ye güvenmeyi alışkın değilse.
Bir bilgi tabanını yeniden oluşturduktan sonra, ona bir referans olarak kullanmayı teşvik edin; soruları soranlara önce KB'nizi kontrol etmelerini hatırlatın ilk olarak. Bireysel ekip üyelerini de aynı şekilde teşvik ettiğinizden emin olun. Doğru kullanım için eğitmek yeterli değildir; savunuculuk için de eğitim verdiğinizden emin olmalısınız.
Kırık bir bilgi tabanı için belirtilere dikkat etmek
Yönetim bulmacasının son parçası, bilgi tabanınızdaki bir çöküşü önlemek üzere çalışmaktır. Sonuçta, bir bilgi tabanını harika bir durumda bulunduktan sonra, tekrar dağılıp gitmesine izin vermek istemezsiniz. Buradaki anahtar, en son çöküşe neden olan sorunları belirtmek ve yolda çıkan yeni sorunları belgelemektir. Bu sayede, örneğin "Tamam, Slack, sorularla gerçekten gürültülü bir hale geliyor." ifadesini kullanabilirsiniz. Sorular nelerdir? Cevaplar bilgi tabanımızda erişilebilir mi? Ah, doğru etiketlenmemişler!” bu, düşük seviyeli öğeleri düzeltmek için fırsat sağlayacaktır ve bunlar, toplam bir bilgi tabanı çöküşüne dönüşmeden önce yapılabilir.
