Büyüklenmek istemiyorsunuz ama iş yeriniz gerçek bir bilgi odaklı kültüre sahip olma yolunda oldukça iyi gidiyor. Araçlarınız var, heyecanınız var ve bilgi tabanınıza katkıda bulunmayı seven bazı çalışanlarınız bile var. Tek eksik olan şey: doğrulanmış bir bilgi yöneticisi.

Ne düşündüğünüzü biliyoruz. “Herkes Guru'yu/ tercih ettikleri bilgi yönetim yazılımını (muhtemelen Guru'dur!) sever. Görünüşe göre birçok ekip bunu zaten kullanıyor, gerçekten bir bilgi yöneticisi almamız gerekiyor mu?”

Bu soruya hevesli bir evet ile cevaplayacağız! Bilgi yöneticileri sadece kartlarınızı ve bilgi tabanınızı düzenli tutmakla kalmazlar, çok daha fazlasını yapabilirler. Aslında, birini işe almak birçok şaşırtıcı fayda sağlayabilir.

Bilgiye ve bilgiye erişimi artırmak

Birçok çalışanın zaten bilgi paylaşım yazılımınızı kullandığını biliyoruz ama bir bilgi yöneticisi gerçekten bilgi paylaşım oyunuzu bir sonraki seviyeye taşıyabilir. Ekipleriniz, kurulu sistem içinde bilgi paylaşmak için kendi yollarını bulmakta oldukça iyi bir iş çıkardı, ancak bir bilgi yöneticisi, her şeyi daha erişilebilir ve paylaşılabilir hale getirebilir. Onlar önemli bilgileri organize etme ve dağıtma konusunda uzmandırlar ve "orta iyi" bir sistemi "gerçekten harika" bir sisteme dönüştürme konusunda bilgi sahibidirler.

Bilgi yönetiminin, yalnızca paylaşılacak içerik üretmekle sınırlı olmadığını bilmek de önemlidir. Gerçek bir bilgi yöneticisi, diğer tür bilgi paylaşımını kolaylaştırabilir ve bilgiyi yayma yolunda diğerlerine rehberlik edebilir.

Ne demek istediğimizi bilmiyor musunuz? Bunu Knowledge Bird'ın Aprill Allen'ına bırakalım:

Bilgi yönetimini, bilgi yöneticisinin koç ve kolaylaştırıcı olduğu, ekipleri ve bireyleri bilgi paylaşım uygulamalarını geliştirme yönünde iten kapsamlı bir yetenek olarak görüyorum.

Bunu, araçlar arasında daha akıcı bir bilgi akışı sağlamanın yanı sıra, insanların arasında bilginin akması için koşullar oluşturmak suretiyle gerçekleştirirler. Bu koşullar, hem resmi yapılar (örneğin eş öğrenimi ve mentorluk) hem de gayri resmi fırsatları içerebilir.

Karar verme sürecini basitleştirin

Satış sürecini özetleyen kartların en iyi biçimlendirilmesi nedir? Başka insanların bilgi bulmasını kolaylaştırmak için başlık ve etiketleme sistemini nasıl değiştiririz?

İş yerinizde iyi fikirler eksik değil. Sorun, hangi iyi fikrin takip edileceğini belirlemekte yatıyor. Bazen işleri halletmenin en kolay yolu, birinin “evet” ya da “hayır” demesidir.

Bir bilgi yöneticisine sahip olmanın güzel yanı bu alanda iki katıdır. Resmi “karar verici” olarak biri, o kararları almak için gerekli uzmanlığa sahip birini elde edersiniz. Sonsuz planlama toplantıları düzenlemek ve belirsiz görüşler almak yerine, artık bu bilgileri alarak kararlar veren birine sahip olursunuz.

Kurumsal inovasyonu ve değişimi teşvik edin

Daha yenilikçi olmak istemeyen bir şirket var mı? Herkes, şirketinin sektörlerinde bir sonraki “büyük” şeyi yaptığını söylemek ister. Bilgi yönetimi, yenilik için kritik bir basamak ve doğru kişi size hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olabilir.

Sektörünüzün "Krep Salı" sının icat edildiğini hayal edin

Unutmayın, bilgi yönetimi yalnızca önemli bilgileri toplamak ve düzenlemekten daha fazlasıdır. Ayrıca, çalışanlar ve ekipler arasında fikirlerin ve iş birliğinin paylaşımını teşvik eder. Bir bilgi yöneticisi işe aldığınızda, yeniliği geliştirebilecek birini de işe alıyorsunuz demektir. Bilgi yöneticiniz, tartışmaları kolaylaştırabilir, önemli bilgileri organize edebilir ve ekipler arasındaki iş birliğini geliştirebilir.

Departmanlar arası verimliliği artırın

Herkes gerekli bilgilere sahip olduğunda iş süreçlerinin ne kadar daha verimli olabileceğine şaşıracaksınız. Sonrasında, her şey hazır olduğunda, temel görevleri yerine getirmek çok daha az zaman alacaktır.

Aynı

Ekiplerinizin yeterince zamana ve kaynaklara sahip olabilse gerçekten neler yapabileceğini düşünün. Yeni projeler başlayabilir, beyin fırtınası seansları norm haline gelir ve herkes o kadar daha düzenli ve verimli gözükür ki birlikte çalışır!

Bilgi yöneticinizi başarıya hazır hale getirin

Artık bir bilgi yöneticisi dahil etmeye kesinlikle karar verdiğimizi varsayıyoruz, o halde onları gerçek başarı için nasıl hazırlayabileceğimizi konuşalım. Bilgi yöneticisinin başarılı olması için, en iyi ortamda bulunması adına biraz çaba göstermelisiniz. Bir bilgi yöneticisi almaya ciddiseniz, işte ihtiyaç duyduğunuz şeyler.

Son hedeflerinizi belirleyin

Herkese eyleme geçirilebilir hedefler vermek, iş yerinin başarısı için esastır ve bilgi yöneticiniz de farklı değildir. Bilgi yönetiminin değerini anlamada yeni olan kuruluşlarda bu rolü seçmek, okyanusu kaynatmak gibi hissettirebilir. Öyleyse onları işe almadan önce, bilgi yöneticinizden neler yapmasını istediğinizi düşünün.

O kutuları işaretlemenin ne kadar tatmin edici olacağını hayal edin.

Bilgi yöneticinizden gördüğünüz birçok harika sonuç, zor iş sonuçları açısından ölçülmesi zor olabilir. Bu nedenle, gelir ve satış hedefleri açısından düşünmek yerine, bilgiyi yapılandırma ve paylaşma şekillerini geliştirmeyi düşünün.

Hedefiniz, bilgi yöneticinizi işe aldıktan sonraki altı ay içerisinde konularında uzman kişileri tespit edip, bilgi yönetim sisteminize tamamen entegre etmek olmalıdır. Bilgi yöneticinize, 90 günlük incelemeleri sırasında kartlar için yeni bir içerik yapısı önermesi için görev verin. Ne olursa olsun, onlara ulaşmaları için mantıklı ve eyleme geçirilebilir hedefler verdiğinizden emin olun.

Yeteneklerini ve yapamayacaklarını anlayın

Bilgi çalışanınız, personeliniz arasında hayati bilgileri toplama, organize etme ve dağıtma konusunda birçok şey yapabilir. Uzman iletişimciler, bilgi mimarları ve organizasyon ve dağıtım ustası olarak görülmektedirler.

Bilgi yöneticileri birçok şey olabilir, ancak ne yazık ki mucizeler yaratıcı değillerdir.

Stresli durumlarda not almayı önermiyoruz (ne kadar lezzetli olsalar da)

Unutmayın, bilgi yönetimi çalışmada herkesin sorumluluğudur ama bilgi yöneticisinin rolü, herkesin bu sorumluluğu yerine getirebilmesini sağlamaktır. Bilgilerin düzenli ve dağıtılmış kalmasında temel ilkelerle yardım edebilirler. Bunun çalışması için, yöneticilerin ve diğer çalışanların bu bilgilerin yapı taşlarını sunmaya istekli olmaları gerekir.

Bunun gerçekleşmesi için, organizasyonunuzda bazı değişiklikler yapmanız gerekebilir. Ama endişelenmeyin, buna birazdan değineceğiz.

Ekip üyeleriyle bilgi yönetimi ihtiyaçları hakkında konuşun

Ekiplerinizin bilgi yöneticisinden ne görmesini istediklerini hangi bilgilere sahip? Örneğin, İK içerik hiyerarşisini gözden geçirmek isteyebilirken, satışlar potansiyellerini organize etmek için daha iyi bir yol isteyebilir. Ne istediklerine bakılmaksızın tek yol sormaktır.

Daha önce söylediğimiz gibi, yeni bilgi yöneticinizin okyanusu kaynattığını hissetmesini istemiyoruz, bu nedenle önceliklendirme önemlidir. Bilgi yöneticisinin etkili değişiklikler yapabilmesi ve ekibe doğru soruları sorma yoluyla bunu yapabilmesi için düşünün.

Destek temsilcilerinizin gününü kolaylaştıracak şey nedir? Müşteri deneyimini geliştirmek için içsel olarak neler yapabilirsiniz? Mühendislik ekibinin kodu daha hızlı göndermesine yardımcı olacak ne var? En fazla etki yaratacak şeylere odaklandığınızda, bilgi yöneticinizi her şeyin doğru başlangıç noktasıyla başlatmak daha kolaydır.

Hoş bir ortam oluşturun

Hizmetlerinizi özveri ile birleştiriyorsanız, bilgi tabanınıza katkıda bulunmak zor olacaktır. Birçok durumda, daha bilgi odaklı bir iş yerine geçiş yapmak, çoğu zaman başka değişiklikler gerektirir. Eğer gerçekten bilgi yöneticinizi başarıya hazırlamak istiyorsanız, herkesin birlikte çalışmasını kolaylaştırın.

Yöneticilerle ve ekip üyeleriyle bilgi yönetiminin isteğe bağlı bir faaliyet olmadığını belirtin. Etkin olabilmesi için herkesin bilgi paylaşımına zaman ve çaba ayırması gerekir.

Korku filmi kuralları iş durumları için düşündüğünüzden daha fazla geçerlidir

Herkese bilgi oluşturmak ve organize etmek için gereken zamanı verin. İnsanların bilgi tabanınıza katkıda bulunmaları ve geliştirmeleri için her gün saatler ayırmanız gerekmez. Sadece herkese 15-30 dakika vererek değişiklikleri yapmaları ve yeni bilgileri eklemeleri için yeterli olabilir.

Gerçekten bilgi yöneticinizin gününü kolaylaştırmayı mı istiyorsunuz? Onlara, farklı konularda ve ekiplerdeki bilgi şampiyonlarınızı tanımlamalarına yardımcı olun. Onlar, bilgi yöneticinize yardımcı olacak ve bilgi tabanınızı oluşturmanıza katkıda bulunacak kilit bir rol oynayacaklar.

Onları doğru teknoloji ile kurun

Bilgi yöneticinizin sıralaması gereken birçok eski bilgi olacak. Onlara, şirketinizde bilginin mevcut olduğu farklı alanlar hakkında bilgi vererek işleri kolaylaştırın. Farklı ekiplerden yöneticileri dahil edin ve hiçbir ayrıntıyı gözden kaçırmadığınızdan emin olun.

Bilginizin nerede olduğunu bilmek, doğru araçları ve entegrasyonları bulmayı kolaylaştırabilir. Bunu bildiğinizde, gerçekten harika bir bilgi tabanı kullanmaya başlayabilirsiniz.