Şirketler uzaktan çalışmanın geçici bir zorunluluk olmaktan çıkarak bir yaşam biçimi haline gelmeye başladıkça, verimlilik meselesi hakkında birçok şey söylendi.

"Herkes ofiste çalışırken olduğu kadar verimli olduğundan nasıl emin olabiliriz?" diye soruyor insanlar, neredeyse saçlarını yolacak kadar kaygılı? "Yönetici olarak, herkesin görevde kaldığından ve işlerini tamamladığından nasıl emin olabiliriz?"

Görünüşe göre, insanlara daha fazla çalışma süresi vermek, insanların çalışmalarına yardımcı olmanın kolay bir yolu! (tahmin edin lütfen)

"Toplantı Olmayan Çarşambalar" "Toplantı Olmayan Cuma'lar" "Toplantı Olmayan Günler". Ne isterseniz adlandırın. Birçok ofis, belirli günleri veya belirli zaman dilimlerini "toplantı dışı" olarak ilan etme trendine katılıyor ve biz de onlardan biriyiz!

Toplantı günü yok: ne oldukları ve nasıl işledikleri

"Toplantı Olmayan Günler" gibi bir isimle anılan bir kavram oldukça açıktır. Toplantı olmayan günler, insanların toplantı olmamasını bekleyebilecekleri iş günleridir. Ama… bir şirket neden bunu yapsın?

İnanın ya da inanmayın, birçok işyeri toplantı olmayan günleri, verimliliği artırmanın iki yolu olarak uygulamaktadır:

• Çalışanlarına kesintilerle ilgili endişelenmeden, önemli "derin çalışma" görevlerine odaklanmaları için zaman vermek
• Düzenli toplantıları biraz daha sıkılaştırmak için zorlamak

Bazı iş görevleri, diğerlerine göre biraz daha fazla odaklanma zamanına ve düşünceye ihtiyaç duyacaktır. İnsanların, normal iş günlerinde "baş aşağı" olabilecekleri yeterince zaman bulmaları inanılmaz derecede nadirdir. Toplantı olmayan günler, insanlara işlerine odaklanmaları için daha fazla zaman vermenin bir yolu haline geliyor.

Eğer hiç kesintiler olmayacak bir gün sahibi olsaydınız, ne kadar iş bitirebileceğinizi bir düşünün. Strateji çalışmasına odaklanabilir, yeni fikirler geliştirebilir veya başka bir şeye dahil olma endişesi olmadan geri kalmış işlerinizi tamamlayabilirsiniz.

Bazı şirketler, toplantı olmayan günleri tamamen başka bir seviyeye çıkarıyor. Çalışanlarına telefonlarını kapatmalarına ve bildirimleri susturmalarına izin verirler, böylece tamamen odaklanabilirler. Sonuçta, yarının öğle yemek planları hakkında bir mesaj kontrol etmek, karmaşık sorunları çözmek ve fikirlerinizi geliştirmek için zaman harcadığınızda bekleyebilir.

"Toplantıları daha sıkı bir şekilde çalışmaya zorlamak" yorumuna gelince... gerçekten takvimdeki her bir toplantının zamanınızı etkili bir şekilde kullandığını söyleyebilir misiniz? Araştırmaların %40'ının toplantıların verimsiz olduğunu gösteren bir nedeni var.

Anlamsız toplantılar bir kurban daha aldı

Sonsuz toplantılar etrafında dönen kültür hakkında çok şey söyleyebiliriz. Toplantıların otomatik olarak verimli olduğu düşüncesinde olan birçok yönetici ve iş arkadaşı var. Gerçekten anlamlı bir şeyi başarmaktan ziyade, başka bir DM ile çözülebilecek bir mesele üzerinde 30-45 dakikanızı harcayacaksınız.

İnsanlar, toplantıları planlamaya daha fazla zamanları olmadığını bildiklerinde, etkin toplantılar planlama konusunda biraz daha fazla çaba harcama eğilimindedirler. Toplantı olmayan günleri uyguladığınızda, düzenli toplantılarınızın daha verimli ve hedefe yönelik olmasını sağlamak zorundasınız.

Toplantı olmayan günleri nasıl uyguluyoruz: toplantı olmayan Çarşamba (içsel)

Toplantı olmayan günlere büyük destekçiyiz, çünkü kendi toplantı günümüz var.  Guru olarak iç iletişimimizdeki duruma uzun bir süredir bakıyoruz ve herkesin daha verimli çalışması için yollar bulmak istedik. Kendi toplantı olmayan Çarşambalarımızı uyguladık, çalışanları iç toplantılar planlamamaları için teşvik ettik. Sabah toplantılarına izin verildi ancak yöneticilerin de mümkün olduğunca alternatif tarihler bulmaları teşvik edildi.

Şimdiye dek, sonuçlardan memnun olduğumuzu söylemeliyiz. En son çalışan anketimiz, katılımcıların %75'inin toplantı olmayan Çarşamba'nın odaklanma süresini artırmada ve toplantı sayısını azaltmada etkili olduğunu söylediğini gösteriyor. Bu gönderinin çoğu, bir toplantı olmayan Çarşamba'da yazıldığı göz önüne alındığında, her şeyin planlandığı gibi gittiği görünüyor!

Kendi toplantı günü uygulamanız için nasıl

Toplantısız bir gün hayalini seviyorsunuz, ama bunu kabul ettirmek için nasıl yola çıkacağınızı bilemiyorsunuz. Endişelenmeyin, arkanızdayız.

Toplantı olmayan günlerin işlemesi için iki şeye ihtiyacınız olacak. Birincisi, mevcut toplantılarınızın ekip için ne kadar iyi çalıştığını anlamaktır. Verimsiz toplantılarda harcanan zamanı azaltmaya yardımcı olmak için bir toplantı denetimi yapmanızı öneririz. İşlerin ne kadar iyi gittiğini anlamanıza yardımcı olacak biraz yardıma ihtiyacınız varsa, 4 P kuralımızı izlemenizi öneririz.

Ayrıca herkesin odak zamanının ne zaman olacağı konusunda hemfikir olması gerekecek. Neyse ki, bunu nasıl yapacağımızı biliyoruz. Her şirketin farklı politikaları ve ihtiyaçları olabilir, ancak toplantı olmayan günlerin başarılı olmasını sağlayan bazı temel ilkeler vardır. Toplantıdan muaf günleri hayata geçirmek istiyorsanız, yapmanız gerekenler şunlardır.

Gerekçelendir

Tatlıya bağlamayacağız. Toplantı olmayan günler hakkında yönetim ve diğer çalışanlar tarafından bazı itirazlar olacaktır. Ofislerde, toplantılar iş ile eş anlamlı hale gelmiştir, bu nedenle toplantı olmayan günlerin norm haline geleceğini duyduğunuzda insanlar biraz şaşırabilir.

İnsanları toplantı olmayan günlere katılmaya teşvik etmek istediğinizde, nedenini açıkça belirtin. Yukarıdaki konuşma noktalarımızdan bazılarını dile getirmekten çekinmeyin, bu durumun insanlara programları üzerinde biraz daha fazla kontrol sağlayabileceğini vurgulayın.

İletişim kurun

Toplantı olmayan günlerin işlemesi için siz ve ekip üyeleriniz mümkün olduğunca iletişim kurmalısınız. Toplantı olmayan günler yalnızca insanların önemli işleri yapabilmesi durumunda çalışır (ve devam eder). Toplantı olmayan bir gün olup olmadığına bakılmaksızın iletişimin önemini vurgulamayı unutmayın.

Bu, çalışmada çokça desteklediğimiz senkronize olmayan iletişimin bir nedenidir. İletişim hatlarını açık tutar ve insanların ihtiyaç duydukları zaman çalışmalarına izin verir. Önemli içerikleri paylaşmak ve okumak için düzenli bir bülten gibi basit bir şey uygulamak, toplantı süresinden tasarruf sağlamak açısından büyük bir zaman kazandırabilir.

Kurallarınızı belirleyin

Toplantı olmayan günler, "toplantı yok" ve "e-posta yok" günleri olarak da çift görev görüyor mu? Müşterilerle yapılan devam eden toplantılar, toplantı olmayan günlerde diğer toplantıların dışında mi yoksa yeniden planlama mı yapmanız gerekiyor? Birkaç kişiyle bir çağrıya atlamak zorunda olduğunuz bir yangın durumu olursa ne olur?

İnsanların ne düşündüğünü merak etmemelerini sağlayın

Her şirket toplantı olmayan günleri kendi görüşlerine göre yönetir. Belirli şeyler hakkında beklentileri belirlemek, toplantı olmayan günlerinizi daha etkili ve daha az kafa karıştırıcı hale getirebilir. Bu günlerde nelerin yapılabileceği ve nelerin beklenmesi gerektiği konusunda herkesin aynı fikirde olduğundan emin olun.

Farkındalık, toplantı olmayan günlerin çalışabilmesi için anahtardır. İşe alım adayları, yalnızca toplantısız gününüzde takımla görüşme yapma fırsatına sahip olabilirler. Bir meslektaşınızla görüşmek ve fikirlerinizi tartışmak için en iyi zaman, toplantısız Cuma gününüze denk gelebilir. Kuralın her zaman istisnaları olacaktır. Sadece kurallara uymaya özen gösterin, toplantıdan muaf zamanınızı akıllıca kullanın ve ekibinizdeki herkesin de bir toplantı günü olduğuna saygı gösterin.

Unutmayın, bunun işlemesi için herkes'in kurallara uyması gerekir ve bu, liderlikteki kişiler de dahil. Yönetimdeki kişilerin toplantı olmayan günler kuralları hakkında net olmalarını sağlayın ve herhangi bir endişelerini baştan muhatap alın.

Toplantıları yönetme şeklinizi değiştirin

Toplantı günü ilan etmek, iş ihtiyaçlarını ortadan kaldırmaz. Çoğu zaman insanlar sadece omuz silkerek toplantılarını başka bir güne erteliyorlar. Bu adım mantıklı görünse de, ürünkenliğe daha fazla zarar verebilir.

Unutmayın ki, dolu bir güne başka bir toplantı eklemek, toplantısız günlerin amacını taşımıyor.

Toplantısız günlerin en iyi yan etkilerinden birinin insanları daha iyi toplantı planlamaya zorlamak olduğunu daha önce belirtmiştik. Toplantılarının sayısını düşürmek ve geliştirmek isteyenlere bazı temel ipuçlarımız var:

• Her toplantının belirli bir gündemi olduğundan ve uygulanabilir sonuçlarla sona erdiğinden emin olun.
• Herkesi hedefte tutabilmek ve verimli olabilmek için büyük grup toplantılarında rol atayın.
• Zamanın en iyi kullanımı olmadığını düşünüyorsanız, toplantıları iptal etmekten korkmayın.
• Toplantılarda neler olduğunu özetleyen ve insanları atacakları bir sonraki adımı hatırlatan takip e-postaları gönderin.

Bu kavramlardan bazılarına daha derinlemesine dalmak ister misiniz? Toplantıları azaltmak için en iyi uygulamalarımızı görmek için kartımıza göz atın.

Verimliliği artırın, toplantıları azaltın

Toplantı olmayan günleri uygulayan tek şirket biz değiliz, ve son da olmayacağız. Daha fazla şirket hibrit programlara geçerken ve iş gücü daha dağılmış hale geldikçe, verimlilik ve esneklik her zamankinden daha fazla önem kazanıyor. İnsanların işlerine odaklanacakları zamanın olduğunda, ne kadar daha fazla iş başarı anlatır.

Daha fazla ofis hibrit modellere geçtikçe iş yeri deneyimini geliştirmek için yeni şeyler denemeye açık olmak önemlidir. Bugün en büyük trend, toplantı olmayan günlerdir ve yarın tamamen farklı bir şey olabilir. Açık bir zihin, iş yerinizin evrim geçirmesine ve değişen bir ortamda rekabetçi kalmasına yardımcı olabilir.

Toplantıların her zaman bir yeri vardır, biz de bu yerin herkes için anlam ifade etmesini isteriz. Çalışma gününü geri almak ve gerçekten önemli olan şeylere odaklanmak için biraz daha zaman kazanmak için harekete geçin. Patronunuza kendimiz söylemeyi isterdik ama şu an 2 saatlik bir toplantıda ve insanlar toplantının hangi sonuçlarını sunacaklarını bulmaya çalışıyorlar.