Çalışma dünyası değişti. Ama wikis, intranetler ve bilgi tabanları dünyası değişmedi. Ve çalışanlar, liderlik ekipleri ve şirketlerin kârları bedelini ödüyor. Bilgi yönetimine yeni bir yaklaşım zamanı - amaçlarına göre tasarlanmış bir yaklaşım, yeni çalışma dünyasının taleplerini karşılamak için. Nedenini açıklayacağım.

Yeni çalışma dünyası teknoloji ile destekleniyor, pandeminin hızlandırdığı ve asenkron iletişim, uzaktan çalışma ve çalışan esnekliği ile tanımlanıyor. Ve bu yeni çalışma dünyasında yalnızca yeni ürünlere, süreçlere ve politikalara değil, aynı zamanda tamamen yeni bir çalışma şekline ihtiyacımız var.

Çoğu işletme bunun farkında, ancak birçok kişinin düştüğü iki tuzak var:

• Yeni aletleri eski şekillerde kullanıyorlar
• Eski aletleri yeni şekillerde kullanıyorlar

Toplantıları örnek olarak al. Şirketler uzaktan veya karma bir modele geçtiğinde, doğal içgüdüleri genellikle yüz yüze toplantıların ritmini ve yapısını sanal bir ortamda kopyalamayı denemektir. Ama bu yaklaşım, hızla gelişen birçok diğer değişikliği hesaba katmamaktadır.

Sadece çalışanların artık uzaktan çalıştığı değil — birçoğu farklı zaman dilimlerinde yeni yerlerde de çalışıyor, çoğu esnek saatlerde çalışıyor ve giderek artan bir sayı, mümkün olduğunda asenkron iletişimi varsayılan olarak tercih ediyor. Sonuç olarak, toplantılar organizatörlerin programlaması için daha zor, katılımcılar için atlaması daha kolay ve herkes için bir yorgunluk kaynağı haline geliyor. Bu nedenle, McKinsey tarafından yapılan “80 yüzdesinin üst yöneticilerin toplantı yapısını ve ritmini değiştirmeyi düşündüğünü” gösteriyor.

Şirketler yeni araçları eski şekilde kullanırken, birçokları da yeni zorlukları çözmek için eski aletleri yeni yollarla kullanıyor. Bu, bilgi yönetiminde daha belirgin (ve acı verici) hale geliyor.

Geçmişte kalması gereken acı

Pandemi öncesinde şirketler intranetleri, wikisleri ve bilgi tabanlarını bir dizi amaçla kullanıyordu. Bunlar, şirket bilgilerini saklamak, önemli güncellemeleri paylaşmak ve raporlardan notlara, politikalardan süreçlere kadar her şeyi yayımlamak için yerlerdi. Ama bu araçlarla ilgili açık bir sır, kötü benimsemeleri, arama zorluğu ve birçok durumda güncel olmayan ve alakasız bilgi yığınlarıyla dolu olmalarıdır.

Bu sorunların neden olduğu acı, eski çalışma dünyasında katlanılabilir bir durumdu. Sonuçta, çalışanların acilen ihtiyaç duyduklarında yanlarındaki meslektaşlarına yönelirken şirketin sözde gerçek kaynağını kullanmalarına gerek yoktu.

Ama yeni çalışma dünyasında güvenilir, geniş bir şekilde benimsenen ve kolayca aranabilen bir gerçek kaynağına sahip olmayan bir şirket, hızla uyumsuzluk, bilgi aşırı yüklenmesi ve kronik verimsizlik ile karşılaşacak - bu sorunlar eninde sonunda şirket performansı üzerinde olumsuz bir etki yaratacaktır.

Gerçekten de, pandemiden önce yapılan çalışmalara göre, ortalama bilgi çalışanın iş haftasının neredeyse %20'sini içsel bilgi aramakla geçiriyor veya “belirli görevlerde yardımcı olabilecek meslektaşları bulmaya çalışıyor” ve insanlar kesintiye uğradıklarında tekrar odaklanmak için neredeyse 25 dakikaya ihtiyaç duyuyor. Uzaktan ve karma çalışma norm haline geldiğinde bu rakamların nasıl göründüğünü hayal edin.

Yeni çalışma dünyası, eski bilgi yönetim sistemlerine yeni talepler getiriyor ve bu sistemler yetersiz kalıyor. Şirketlerin bugün ihtiyaç duyduğu, bilginin bir organizasyon boyunca - zaman dilimleri ve yerler arasında, liderler ile çalışanlar arasında, ve bireylerin tercih ettikleri iş akışlarına doğrudan - zahmetsizce akmasını sağlayacak yeni bir bilgi yönetimi çözümüdür.

Bu yeni çözüm, sadece çalışanların ihtiyaç duyduğunda bilgi çıkarabilmelerini değil, aynı zamanda güncel bir bilginin gerektirdiği durumlarda liderlerin ekip arkadaşlarını bu gerçek kaynağa yönlendirebilmelerini de sağlamalıdır. Diğer bir deyişle, şirketler artık bilgi yönetim platformlarının birbiriyle birleşik iki şey olmasını gerekiyor:

Bu iki yetenek bir araya getirildiğinde, bu platform, çalışanları, liderleri ve tüm şirketleri yeni çalışma biçimlerini - yeni çalışma dünyasının taleplerine uygun olan - açığa çıkarmak için güçlendirerek, parçalarının toplamından daha büyük hale gelir.

Esneklik döneminde verimliliği açmak

Günümüzde çalışanlar, nerede çalışacaklarını, ne zaman çalışacaklarını ve nasıl çalışacaklarını seçme hakkına sahip olmayı bekliyorlar. Şirketler ve çalışanlar, doğru uygulandığında esnekliğin yalnızca çalışan memnuniyetini artırmakla kalmayıp aynı zamanda verimliliği de artırdığını, takım performansını optimize ettiğini ve şirket sonuçlarını iyileştirdiğini fark ettiler. Yine de, birçokları yeni çalışma dünyasında başarılarını sağlamak için takımlarını kurma konusunda başarısız oluyor. Nasıl oluyor da, azalan yolculuk süresi ve kendi saatlerini seçme özgürlüğü olmasına rağmen, çalışanlar daha uzun saatler çalışıyormuş gibi hissediyorlar?

Şirket bilgisi konusunda güvenilir bir gerçek kaynağı veya sohbet edebilecek ofis içindeki çalışma arkadaşları olmadan, çalışanlar günlerini yaptıkları işler için gerekli temel detayları aramakla, çevrimiçi olup olmadıkları belirsiz olan meslektaşlarından yanıt beklemekle ve yalnızca güncellemeleri paylaşmak amacıyla yapılan toplantılara katılarak geçiriyorlar. Ve çoğu zaman aradıkları bilgiye nihayet ulaştıklarında, bu bilgi bağlamdan yoksun ve güncel değil. Sonuç olarak, iş günleri verimsiz, üretken olmayan ve derin bir şekilde sinir bozucu hale geliyor.

Yeni çalışma dünyasında, şirketler çalışanlarının, zaman dilimi, yer veya iş akışından bağımsız olarak güvenilir bilgilere anında erişim sağlamalarını temin etmelidir. Ve, kritik olarak, o bilginin anlaşılır ve eyleme geçirilebilir hale gelmesi için gereken bağlam ile birlikte olması gerekir. Bu sadece çalışan verimliliğini artırmakla kalmaz, aynı zamanda daha büyük bir çalışan bağlılığına yol açar — bu, birçok liderin zihinlerinde öncelikli bir meseledir ve dahili iletişim şirketlerin bilgi yönetim stratejisinin merkezi bir parçası olduğunda büyük ölçüde iyileştirilebilir.

Zamanında iletişim yoluyla çalışan bağlılığını artırmak

Yeni çalışma dünyasında, liderlerin, ekipleriyle iletişim kurma ve bağlantı kurma konusunda kasıtlı olmaları gerekiyor. Paylaşılan bir ofis ve standart çalışma saatleri olmadan, bu pasif olarak gerçekleşmez ve liderlik ekipleri ile bireysel katkılar arasında her yerde boşluklar oluşmaktadır. Çalışanların daha önce görülmemiş seviyelerde esneklik yaşamasına rağmen, çalışan bağlılığı oranları düşerken tükenmişlik ve işten ayrılma oranları yükseliyor.

Liderlik ekiplerinin bugün ihtiyaç duyduğu, zaman duyarlılığı olan talepler, moral artırıcı mesajlar ve kuruluşlar içindeki farklı gruplarla önemli şirket güncellemelerini iletişim kurma yeteneğidir. Dahası, güncellemelerinin ne kadar iyi alındığını gösteren bir geri bildirim döngüsüne ihtiyaçları var. Ve bu güncellemeler kesintili olmamalı - bunun yerine, alıcıları bir gerçek kaynağına geri yönlendirerek gerçekleşmelidir. Bunu yapmak, bu gerçek kaynağın daha derin bir benimsenmesini teşvik eder ve çalışanlara ileride ihtiyaç duyabilecekleri güncellemeyi kolayca bulup tekrar okuyabileceklerini hatırlatır.

Liderlerin bu tür zamanında güncellemeleri paylaşma yeteneğine sahip olduğunda, bu, çalışanların yalnızca bu liderlerle değil, aynı zamanda şirketin değerlerine, misyonuna ve hedeflerine daha fazla bağlı hissetmeleri için büyük bir katkı sağlar. Ve çalışanların o düzeyde şirketleriyle bağlantılı hissetmeleri, şu anda yaşadığımız ekonomik belirsizlik dönemlerinde büyük bir avantaj olabilir.

Belirsizlik içinde bilgi yönetiminde yeni bir yaklaşımla yol almak

Son birkaç yıl bize herhangi bir şey öğretti ise, o da değişimin sürekli olduğudur. Pandemi gelişirken, her yerdeki şirketler hızlı bir şekilde uzaktan çalışma politikaları hazırlamak ve bu politikaların her çalışan tarafından hızla okunmasını ve takip edilmesini sağlamak zorunda kaldı. Şirket liderleri bu zaman duyarlı güncellemeleri şirketlerinin intranetinde veya wikisinde yayımladıklarında, bilginin etkili bir şekilde dağıtılmasını ve anlaşıldığını sağlamak için güvenilir bir yol eksikliği yaşadıklarını buldular. Pandemi artıp azalırken ve politikalar daha fazla güncellenmesi gerekiyordu, bu sorun sürekli olarak ortaya çıktı.

Şimdi, ekonomik belirsizlik dönemine hazırlanırken, her yerdeki şirketler dış faktörlere yanıt vermek ve tüm organizasyonlarını - muhtemelen birden fazla yerde ve zaman diliminde based - hızlı bir şekilde yeniden yönlendirmek zorunda kalacaklar. Bunu yapmak için, doğru insanlarla, doğru zamanda, net, eyleme geçirilebilir güncellemeler iletişim kurmanın bir yoluna ihtiyaçları olacak. Yine de, birçok şirket bugün hala büyük değişiklikleri ekiplerine bildirmek için elden gelen tüm toplantılara ve e-posta yayını ile sohbet uygulamalarının birleşimine güveniyorlar.

Değişen bir ortamda, şirketlerin yayımlamak ve bilgiyi okunduğundan, anlaşıldığından ve eyleme geçirildiğinden emin olmanın bir yoluna ihtiyaçları var. Bunu sağlamak için bir bilgi yönetim sistemi, şirket genelinde güvenilir bir gerçek kaynağı haline gelirken, yeni çalışma dünyasına uyum sağlamak ve belirsiz zamanları başarıyla aşmak için gerekli olan çözümlerden biridir. Ve işte burada, müşterilerimizin yardımıyla, Guru'da inşa ettiğimiz tam olarak bu tür bir sistemi oluşturuyoruz.

Yeni çalışma dünyasına yönelik yeni özellikler

Dünyanın en yenilikçi ve ileri görüşlü şirketleri Guru'nun müşterileridir. Ve biz, yeni çalışma dünyasında onların ihtiyaçlarını karşılayacak bir bilgi yönetim platformu kurarken, o müşterilerden sürekli olarak ilham alıyoruz.

Kapsamlı geçişlerin şirketler için büyük bir ağrı kaynağı olduğunu gördüğümüzde, sekme değiştirmeden ana bilgiyi erişmelerine olanak tanıyan bir tarayıcı eklentisi geliştirdik. Bilgi doğruluğuna karşı güvenin, ekipler için bir zorluk haline geldiği durumlarda, okuyucuların yanıttıkları bilginin güncel olduğuna dair iç rahatlığı sağlamak için bir doğrulama iş akışı başlattık.

Artık, müşterilerimizin yeni çalışma dünyası tarafından sunulan zorluklara karşı, Guru'yu hem şirket genelinde güvenilir bir gerçek kaynağı olarak hem de şirket güncellemelerini iletişim kurmanın bir aracı olarak kullanmakta olduklarını görebiliyoruz. Ve bu hafta, bu zorlukları aşmalarına daha fazla yardım etmek için bir dizi yeni özellik sunduk. Bu güncellemelerle ilgili daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

Pandemi, yeni bir çalışma dünyası yaratmadı; sadece eski olanı geçersiz kıldı ve onun eksikliklerini artırdı. Şimdi, kendi kendine eğilen bir tasarımı çizgi gibi düz bir yüzeyde önümüzde buluyoruz ve bir nesil fırsatıyla tamamen yeni bir çalışma biçimi yaratma şansına sahibiz. Ofis içi ritüelleri dijital ortamda tekrarlamak bir çözüm değil, eski araçların yeni ihtiyaçları karşılamaya zorlanması da bir çözüm değil.

1. Şirket bilgisi üzerinde güvenilir bir gerçek kaynağı (idealde daha iyi arama, entegrasyonlar ve kullanıcı deneyimi ile)
2. Keskin bir iç iletişim aracı (bu bilgi tüketimini değil, aynı zamanda anlama yeteneğini de artırır)