Зберіться разом і послухайте історію про час, коли були винайдені автоматичні відповіді про відсутність на роботі. В основному, деякі люди в Microsoft виявили, що не можуть перестати відповідати на електронні листи, поки вони у відпустці, і так з'явилися автоматичні відповіді про відсутність. Але сумна правда полягає в тому, що деякі з нас (добре, багато з нас) не лише відповідають на електронні листи, поки ми у відпустці, але ми активно стежимо за Slack і іншими каналами зв’язку.

Частина цього йде з верхівки (правдива історія: я одного разу працював у компанії, яка вимагала від нас ставити автоматичні відповіді під час виходу на день), але багато цього тиску є самонасильницьким. Ми не хочемо залишатися осторонь, і просто не довіряємо, що справи будуть зроблені — або будуть зроблені добре — коли ми відсутні, тому ми складаємо резервні плани, які не дають нам можливість відключитися. І коли ми отримуємо нагороду за цю поведінку (“Дякую, що працювали над цією критичною проблемою. Я знаю, що вам довелося відволіктися від свого часу відпочинку, щоб зробити це” або “Ви повернулися з відпустки і відразу ж включилися в роботу! Чудово!”) ми засвоюємо, що ніколи не зупинятися, ніколи не зупинятися — це добре.

Ми всі готуємося до того, що, сподіваємося, буде досить епічним літом, і вважаємо, що настав час людям змінити свій підхід до відпустки. Час відпустки має одні з найсуворіших правил, і ми знаємо, що змусити людей змінити свою думку може бути складно. Ось чому ми збираємося допомогти змінити ваш погляд на те, як ви обробляєте свій час відсутності, з кількома способами, як заохочувати відключення.

Встановіть очікування щодо того, що справжні дні відпустки означають

По-перше, культура відключення під час відпустки вимагає, принаймні, чіткої угоди між компанією та її співробітниками, що не очікується жодних перевірок або комунікації. Зверніть увагу, що ця угода має йти далі, ніж “не передбачається, що ви будете працювати”. Зробіть це зрозумілим, що ніхто не повинен очікувати, що зможе повноцінно включитися в роботу протягом 10 хвилин після підключення після багато днів відпустки (або навіть кількох годин). Зробіть це зрозумілим, що час відпустки — це повний час, щоб бути далеко від роботи. Хоча це очікування має виходити від керівництва, його можна потім підкріпити на рівні команди. Якщо хтось у відпустці почне відповідати на електронні листи або повідомлення в Slack, м’яко нагадайте їм, що вони у відпустці, що їм не потрібно хвилюватися, що ви все контролюєте і висловіть думку, що їм слід вийти з системи.

Порада: Якщо ви такі, як я, ви просто будете робити вигляд, що ви офлайн, коли ви насправді не є. Коли я у відпустці, я насправді видаляю Slack, робочі електронні листи тощо зі свого телефону. Мої руки дійсно починають свербіти, коли ці канали недоступні для мене, але це нагадування про особисту поведінку, що, хей, я мав би підніматися на цю скелю в Зайоні, а не перевіряти обговорення про наші пошукові ранжування.

Оновіть спосіб використання автоматичних відповідей

Проблема більшості автоматичних відповідей про відсутність в тому, що їх використовують, щоб підкреслити наші зобов'язання перед тими, хто зв’язується з нами.

„Я не на роботі з обмеженим доступом до інтернету, тому мої відповіді можуть затримуватися. Якщо вам потрібна термінова відповідь, будь ласка, зв’яжіться з моїм колегою Кул Кідом на coolkid@coolcompanydotcom. В іншому випадку очікуйте відповіді, як тільки я повернуся."

— Версія автоматичної відповіді, яку я використовував протягом років

Святий SLA, Бетмен! Не дивно, що відключення під час відпустки відчувалося як тягар. Автоматичні відповіді, які виглядають так, ставлять майже неможливі очікування. Внутрішньо, всі, хто повинен знати, що ви у відпустці, мабуть, вже знає, а зовні, більшість електронних листів, які ви отримуєте, не вимагають відповіді, своєчасної чи іншої. (Виняток: якщо у вас є зовнішні клієнти, надішліть їм швидке оновлення, що ви будете відсутніми, і який план на випадок непередбачених обставин — і це не повинно включати ваші перевірки.)

Натомість оформіть автоматичну відповідь про відсутність, яка виглядає трохи розумніше і зменшує ваше навантаження:

"Я у відпустці і почну відповідати на всі невирішені питання після повернення."

Це не тільки підкреслює, що ви не відповідаєте зараз, але це також не змушує вас відразу ж підроблятися у відповіді, як тільки ви повернетеся. У ньому немає зайвої інформації і він не відкриває вашим колегам можливістю небажаного просування.

Порада: використовуйте свою автоматичну відповідь, щоб показати якусь роботу, якою ви насправді пишаєтеся (“Поки ви чекаєте, чому б не ознайомитися з нашим останнім випуском продукту?”), або покажіть трохи особистості (“Я в даний момент подорожую по історичному шосе 66. Дізнайтеся більше про це тут.”)

Зробіть все простішим для кожного, щоб зрозуміти, що потрібно робити у вашій відсутності

На моїй нещодавній і дуже запізнілій тижневій відпустці я створив Guru Card (на основі цього шаблону), який не лише пояснив, коли я буду відсутнім і який план на випадок моєї відсутності, але також за яких обставин мені можна зв'язатися. Давайте подивимось на це:

Заголовок робить його легко пошуковим для всіх у компанії, хто може дивуватися, що відбувається, і ця інформація повторюється на початку карти, щоб підкреслити, коли я буду недоступним.

Тут я даю зрозуміти, що я а) не очікую роботи, оскільки я не беру з собою комп'ютер і б) за яких обмежених (і, якщо чесно, фантастичних) ситуаціях мені можна зв’язатися. Я також направляю людей до тих, хто може дати їм відповіді. Все інше доведеться почекати.

Це те місце, де виходить мій внутрішній контролер — і так, мені трохи соромно (всі ці люди вже знали, що їм потрібно робити), але це дає мені спокій, що це задокументовано, і значить, мені не потрібно про це переживати, поки я граю (читай: програю в) блэкджек.

Я намагався виділити найбільші пріоритети для моєї команди, а не лише наші звичайні ділові справи. Це, по суті, те, на що я дав зелене світло, щоб перейти вперед без консультацій зі мною.

Насамкінець, я підтверджую, що вважаю своїм обов'язком переконатися, що всі знають я дійсно, дійсно, точно не буду працювати. Не було жодного способу, що, якщо ви були співробітником Guru і думали про те, щоб зв’язатися зі мною, ви пропустите факт, що я був у відпустці.

Щоб цілком, дійсно, зробити це зрозумілим, я створив Bitly посилання для цього Карти і зробив його своїм статусом у Slack, як зазначено вище. Але я пішов ще далі! Я змінив своє ім'я на екрані на “Лія не на місці 4/26-4/30” і зробив своїм статусом це повідомлення:

Питання, яке ви зараз ставите ... чи спрацювало? Чи вдалося мені повністю відключитися?

Майже. Коли я зрозумів, що забула видалити Slack зі свого iPad, я все ж перевірила його один раз на середину тижня. Виявилося, що все в порядку і ніхто не потребував мене (шок!), тому я закрила свій iPad і повернулася до питання, чому усі так люблять походи.

Зміна способу, яким ми думаємо про час відпустки

Як суспільство, ми повинні переоцінити наше відношення до роботи, але поки ми можемо почати зі змін у наших компаніях і в самих собі. Це специфічна вправа зі зміни управління, яку ви можете розпочати у своїй компанії, отримавши базове уявлення про те, як добре кожен може відключитися від роботи, та пройшовши вищезазначені етапи, щоб переконатися, що відключення та перезарядка є нормою, а не винятком.