Я ніколи не хотів бути організатором подій, і все ж, якимось чином, я планував корпоративні заходи з тих пір, як цифровий маркетинговий стартап, в якому я працював, уклав партнерство з Facebook у тодішньому крутій готелі Ace (Facebook тільки що відкрив своє рекламне API, і інтернет, і наші терміни уваги ніколи не будуть такими, як раніше). Я завжди вважав події більше тактичною роботою, а не стратегією, підходячи до них як до чогось ближчого до того, щоб поставити на стіл святкову вечерю в День Подяки, гарячою, враховуючи всі дієтичні обмеження.

Робота віддалено у 2021 році змінила мою наратив (єдине, що я можу контролювати) про планування корпоративних заходів. Внутрішні віртуальні заходи мають бути стратегічним пріоритетом компанії і повинні позиціонуватися як такі за замовчуванням. Ці події не мають значних можливостей для нічного товариства, але вони монополізують дорогі та обмежені ресурси нашого часу та уваги. Без наміру щодо того, як дорогоцінний час на екрані витрачається, однак, віртуальні заходи можуть бути виснажливими і деморалізуючими.

У Guru я намагаюся допомогти нашій команді бути кращими у своїй роботі, розробляючи та тестуючи процеси для цифрового благополуччя і покращуючи внутрішні комунікації. Згідно з Slack Funds Future of Work, "83% [засновників] вважають, що найбільшим викликом при переході на віддалену роботу було забезпечити, щоб їхні співробітники відчували в себе залученими і пов'язаними зі своєю роботою."

Все є внутрішньою комунікацією

Якщо найбільший виклик полягає в сприянні залученню та зв'язку, рішення полягає в підході та процесу комунікації, а не в конкретному програмному забезпеченні/інструменті. Від нутрощів запрошень на зустрічі до 2-галіонного корита попкорну, яке тепер порожнє внизу, як ми зв'язуємося один з одним і підключаємося одне до одного, має значення. Публічне визнання та тон можуть зробити день когось. Неясні очікування щодо того, чому ви в засіданні та як ви додасте цінність до обговорення, можуть зруйнувати його.

Як може відкрита компанія (CKO) позитивно вплинути на доходи та мораль (задовільнивши співробітників), коли вони виснажені та, ймовірно, мають дефіцит вітаміну D? Як ми можемо мотивувати команду, увага якої розподілена?

Як ми планували наш віртуальний захід

Отже, після року відеозустрічей і всіх викликів, які з цим пов'язані, як ми налаштували цей масштабний захід для успіху?

1. Ми забезпечили видимість та підзвітність щодо нашого плану компанії на FY22

За кілька днів до початку віртуального заходу наш генеральний директор надіслав оголошення всім співробітникам. Разом з основними деталями заходу та очікуваннями ця консолідована комунікація включала план компанії Guru та наші цілі та ключові результати (OKR) на квартал.

Шаблон: Ваш старт в компанії - Знати до того, як йти

У Guru ми надсилаємо оголошення співробітникам, коли від них вимагається дія. У цьому випадку ми хотіли, щоб співробітники прийшли на наш Town Hall (перша подія відкриття) вже прочитавши та осмисливши наші цілі компанії та напрямок. Це все добре, але як ми потім забезпечили, щоб співробітники не ігнорували цей важливий контекст через відволікання?

2. Ми заблокували час для тривалого мовчазного читання (або SSR для тих, хто читав Рамону Квімбі в 90-х)

Ми встановили конкретні блоки календаря для всієї компанії з детальними інструкціями для того, як співробітники можуть використати цей самостійний час, включаючи перегляд попередньо записаних сесій або виконання спеціальної підготовчої роботи, пов'язаної з інвестиціями компанії.

"Попереднє читання було корисним, як і очищення засідань для зосередженого часу." — Відгуки співробітників

Наприклад, у березні у нас є навчання з непотужним упередженням для усієї компанії, для якого потрібно величезну підготовчу роботу. Заблокувавши час у календарях зараз і давши нашим співробітникам час зараз для виконання цієї підготовчої роботи (в порівнянні з її виконанням в останню хвилину або взагалі не виконанням), ми надали всім інструменти, які їм потрібні, щоб отримати максимум від майбутнього заходу.

3. Ми запропонували, щоб асинхронний обмін знаннями був дефолтним методом комунікації

Використовуючи поєднання Guru та Loom (видеозаписи, що забезпечують контекст для документованого матеріалу) ми відмовилися від необхідності читати матеріали на живих сесіях, роблячи самі сесії більш ефективними. Використання Guru для документування інформації в межах компанії (як от наші досягнення та тенденції доходів за Q4) надає співробітникам автономію та повноваження усвідомлювати інформацію в той час і просторі, що підходять для них.

"Мені дійсно сподобалося бачити всіх і погоджуватися з тим, що робить компанія і в якому напрямку вона йде. Мені сподобалась серія карток, де Рік визначав ці речі, асинхронний характер цієї роботи, а потім ми зустрічалися, щоб погодитися щодо ініціатив та застосовувати їх міжособистісно." — Відгуки співробітників

4. Ми розширили звичайний триденний захід в режимі особистих зустрічей на 10-денний віддалений період

Зазвичай наші відкриті збори тривають 3 дні та включають повні дні сесій (і повні ночі концертів, вечерь, вікторин та вечірок). Оскільки це більше не можливе, ми свідомо розподілили заходи на рівні компанії протягом 2 тижнів. Без готелів для бюджету чи боулінгу для планування, замість того, щоб змусити людей витрачати 8 годин підряд на Zoom, ми вирішили інтегрувати більш великий захід у більш нормальний робочий тиждень.

Цей ритм також мав перевагу, дозволяючи нам встановити очікування щодо того, коли налаштуватися на готовність до участі, не вичерпуючи людей. Напевно, одна з проблем полягає в тому, що розподіл контенту та повідомлень на 2 тижні зменшить його потужність і терміновість (зрештою, можливо, це лише звичайний робочий тиждень). Але, якщо це можливо, я прихильник методології "повільного спалювання" для стратегічного управління змінами.

5. Ми подбали про те, щоб співробітники мали задоволення і несподіванки (і підтримали USPS в процесі)

Щоб цей віртуальний старт був класним, а не звичайним віртуальним стартом, ми співпрацювали з нашою чудовою брендовою командою, щоб вкидати несподіванки та шматочки знань протягом заходу. Ми вбудували їжу, нагороди, винагороди, конкурси та залучення контенту протягом кожного дня старту через Slack і Guru.

Напевно, найважливішою—і найцікавішою—частиною цього CKO був загальний творчий пазл, керований Тайнственным персонажем (з повним профілем Slack та карткою історії несвідомого Guru) з ім'ям Knowledge Master, який допоміг нам працювати разом, щоб знайти остаточну компанію-премію за завершення заходу: окрім пакету сувенірів (фрісбі, шапка, ваш звичайний стильний одяг на вулиці), ми подарували нашій команді 4-денний вікенд.

Що ми дізналися про оформлення віртуального заходу

"Навіть якщо ми не зустрічалися особисто, все це все було справді особливим і я відчув зв'язок з місією і командою Guru." — Відгуки співробітників

Завершивши наш 10-денний старт, ось що ми виявили: встановлення очікувань—і їх перевершення—є ключем до успіху повністю віддаленого заходу. У віддаленому середовищі відволікання є невід'ємною частиною. Щоб перервати цей статус-кво, знання того, як ви повинні витрачати час, допомагає нам зосередитися—але несподіванка в ті моменти, коли увага може почати спадати, допомагає нам скинутися та знову зацікавитися.