«Які метрики вам важливі?», це найважливіше питання продажів нашого часу. Оскільки лідери в сфері доходів і кадрів визнають важливість наявності чіткої стратегії внутрішньої комунікації, це важливе питання наразі заповнює більшість робочих поштових скриньок.

Список способів вимірювання внутрішніх комунікацій різноманітний, зростаючий і (експрес-коментар 🔥) неточний. Він включає, але не обмежується: щастям/задоволеністю співробітників (показник eNPS 30 вважається добрим), утриманням співробітників,  коефіцієнтами відкриття електронних листів, відвідуваністю всіх рук, завершенням опитувань, «продуктивністю» та якісним зворотнім зв'язком.

Зважаючи на те, що ринок технологій входить в невідомі економічні території, це гарний час для перевірки та корекції процесів, щоб збалансувати ефективність організації та досвід співробітників.  Лідери внутрішніх комунікацій потребують оновлених метрик для еволюційної гібридної робочої сили.

Ви не можете поліпшити те, що не вимірюєте. І ви не можете розробити оновлену стратегію внутрішніх комунікацій, яка буде доречною для гібридного середовища, не оцінюючи і не будучи чесним щодо того, що не працює.

Звичайні помилки внутрішніх комунікацій і як їх виправити

Бізнеси та організації можуть бути унікальними по-своєму, але багато з них стикаються з практично ідентичними викликами внутрішніх комунікацій. Давайте витратимо певний час на розгляд найпоширеніших проблем внутрішніх комунікацій, з якими стикаються компанії. Ми могли б написати цілу серію постів про всі різні проблеми внутрішніх комунікацій, з якими ви можете зіткнутися на роботі. Поки що ми зосередимося на трьох, з якими, як ми бачимо, стикаються наші клієнти (і ми самі) найбільше.

Проблема: Занадто багато (тобто можливо, ви отримали забагато занадто швидко)

Чи відчуваєте ви, що у вас занадто багато роботи? Ви не одні. Американці працюють на 1% більше годин в середньому, ніж на початку пандемії. Проте вони не виробляють на 1% більше доходу і не відчувають на 1% більше задоволення від роботи, яку вони виконують.

Згідно з Reclaim.ai, кількість часу, який люди витрачають на зустрічах, зросла з лютого 2020 року.  Тепер ми всі в середньому витрачаємо на 7,3 години більше на зустрічі. Цей додатковий час, витрачений на спілкування та роботу, сприяє вигоранню та стресу. На жаль, Американська психологічна асоціація (APA) заявляє, що ці відчуття зростають до рекордних значень.  

Чому ви питаєте?

З тривогою APA також заявляє, що 6% американців повідомляють про когнітивну втому, 32% повідомляють про емоційну виснаженість, а приголомшливі 44% повідомляють про фізичне виснаження—збільшення на 38% з 2019 року. Ця нездатність думати чи зосереджуватися впливає на доходи.

Брак зосередження через інформаційний перевантаження знижує мотивацію та змушує багатьох із нас працювати над малими камінцями (низькорівневими завданнями) замість великих каменів (глибокої роботи, яка справить вплив). Як хтось може очікувати ефективно спілкуватися з колегами, коли він перевантажений?

Рішення: Оновити спосіб управління зустрічами та використання вашого технологічного стека

Якщо ми всі витрачаємо більше часу на зустрічі, ми повинні переконатися, що використовуємо цей час ефективно. Аудити зустрічей та чіткі рамки зустрічей є ключем до успіху в цьому. Це може здаватися базовим, але більш продумане ставлення до способу проведення та планування зустрічей може допомогти. Ознайомтесь з нашим шаблоном 4 Ps зустрічі, щоб побачити ефективний спосіб планування та структурування зустрічей.

Коли ви переосмислюєте, як ви проводите зустрічі, також варто подумати про найкращий спосіб їх завершення. Іноді, знаючи, коли сказати, що час закінчити день, або перенести обговорення в асинхронному режимі, може бути достатньо, щоб поліпшити ритм ваших зустрічей.

Якщо ви відчуваєте себе перевантаженими від великої кількості зустрічей у вашому календарі, розгляньте можливість дати собі та своїй команді відпочинок. Подумайте про те, як виглядав би день без внутрішніх зустрічей у вашому тижні. Це може дати всім можливість зосередитися на важливих завданнях і також дозволяє вам зберегти давні зустрічі з клієнтами.

Тепер, коли у вас є можливість переосмислити час ваших зустрічей, давайте подумаємо про ваш технологічний стек. Вірте чи ні, але цілком легко користуватися інструментом щодня для роботи і все ще не знати найкращого способу його використання. Переконайтеся, що всі отримують максимум від програмного забезпечення та інструментів вашої команди, закріплюючи деякі найкращі практики.

Витратьте час, щоб подумати про призначення кожного інструмента, коли ви проходите цей процес. Які проблеми та випадки використання ваші інструменти вирішують? Чи відчуваєте ви і ваша команда, що ці інструменти задовольняють ці потреби?

Ознайомтесь з нашими картками про етикет Slack і "який інструмент використати коли..." щоб побачити, що ми маємо на увазі. Цей невеликий напрямок діє як огорожа для ваших співробітників. Врешті-решт, ці огорожі створюють легко повторювані ритуали, які можуть допомогти зменшити втому від ухвалення рішень та розумове навантаження, яке з цим пов'язане.

Проблема: Внутрішні комунікації є проблемою для всіх, але не є завданням для всіх

Час для ще одного експрес-коментаря 🔥: Лідери внутрішніх комунікацій переповнені роботою та інформацією, і очікувати, що вони зможуть самостійно створювати та поширювати кожне повідомлення в компанії, не є розумним (або навіть реалістичним).

Навіть якщо у вашій компанії немає відділу чи позиції, присвяченої внутрішнім комунікаціям, ми готові сподіватися, що є невелика кількість людей (або, можливо, навіть одна людина), яка створює та документує найважливіші меморандуми, PDF-файли, інструкції та форми.

Легко потрапити в цю робочу рутину, і в кінцевому підсумку це може викликати досить великі проблеми на рівні організації. Це надійний спосіб створити інформаційні силосі та перетворити корисних працівників на випадкових накопичувачів знань. Для менеджерів, окремих учасників та інших працівників вкрай важливо знати, коли документувати, або як ділитися своїми знаннями. Створення дієвого процесу внутрішніх комунікацій, який дотримується лише одна команда чи особа, не допоможе нікому.

Внутрішнє узгодження та оперативна ефективність є питаннями, які кожен, незалежно від посади, повинен враховувати, якщо він зацікавлений в зростанні та прибутковості. Однак не кожна команда має міжфункціональну видимість для спостереження за тим, де створюються тертя між відділами.

Рішення: Навчати співробітників правильному способу управління внутрішніми комунікаціями

Ми знаємо, про що ви думаєте. «Чи справді мені потрібно навчати співробітників, як документувати знання або комунікувати з кимось у Slack? Ми не кажемо, що вам потрібно навчати людей, як робити базові речі, які вони, ймовірно, вже знають, як робити. Ми кажемо, що надання людям невеликого напрямку щодо етикету, правильного використання платформи та форматування може мати велике значення.

Шаблонізація процесів ваших внутрішніх комунікацій є важливою. Встановлення чітких процедур та протоколів допомагає зменшити плутанину і спрощує участь людей.

Розвивайте та діліться шаблонами, покроковими інструкціями та іншими ресурсами, щоб показати співробітникам правильний спосіб комунікації. Ці ресурси мають бути доступними, легкими для пошуку і ще легшими для використання.  Мета цього полягає в тому, щоб кожен співробітник міг відчути себе упевненим у створенні та розповсюдженні важливої інформації самостійно.

Багато людей вчаться на прикладі, тому варто залучити лідерів, щоб вони стали золотим стандартом для внутрішніх комунікацій. Наприклад, фінансовий директор Guru Деніс Севілья регулярно ділиться оновленнями про ринок і як це впливає на компанію через нову функцію оголошень Guru. Його інформативні та доступні оновлення не лише корисні; вони також показують людям правильний спосіб структурувати важливу інформацію в картках.

Проблема: Помилкове сприйняття споживання як розуміння

Ви припускаєте, що надсилання електронного листа (або PDF, відео, повідомлення Teams або будь-якого іншого методу комунікації) означає, що люди:

1. Прочитали його

І

2. Зрозуміли, що ви намагаєтеся донести

Зазвичай, вам пощастить, якщо люди отримують номер 1. Перегляди та враження є лише одним виміром споживання знань, і вони не гарантують, що людина вчинить дію, яку ви хочете, після споживання. Є велика різниця між прочитанням повідомлення, яке вам надіслали, і розумінням інформації, яку ви щойно отримали.

Рішення: Тестуйте способи забезпечити, щоб люди розуміли повідомлення, які ви надсилаєте

Не хвилюйтеся, вам не потрібно ставати наглядачем і проводити складні тести для кожного оновлення проекту, яке ви надсилаєте через Slack. Існує багато простих і ефективних способів забезпечити, щоб люди зрозуміли отримані комунікації.

Розгляньте можливість прямого звернення та включення у свій повідомлення заяви про намір на початку вашого повідомлення. Проста фраза, що говорить: «Після прочитання цього документа ви повинні зрозуміти наш новий процес запиту на відпустку», говорить людям, чого очікувати, і також обережно дає їм знати, що, якщо вони не розуміють, їм слід звернутися.

Створіть зворотній зв'язок для комунікації, за яким буде відповідальність як з боку комунікатора, так і з боку отримувача. Guru називає це Золотим правилом внутрішніх комунікацій.  Наприклад, коли співробітник отримує сповіщення, яке не призначене для його конкретної аудиторії, його заохочують бути радикально щирими та запитати, щоб відправник став більш конкретним щодо того, що він просить співробітників зробити.

Не соромтеся проявити креативність у цьому. Деякі люди люблять давати короткі тести, що підсумовують основні моменти. Інші люблять додавати невеликі «пасхальні яйця» вкінці комунікацій, щоб винагородити читачів та внести трохи веселощів у їхній день. Наше останнє «knewsletter» закінчилося так:

Ви дійшли до кінця Knews! Як винагороду ви можете прочитати про історію збитих вершків і подивитисяворобея, що м'яко каже "Ух!" протягом 50 секунд.

Збиті вершки та воробей не мали великого значення для наших оновлень. Не зважаючи на це, вони викликали кілька усмішок і ненав'язливо дали нам можливість заохочувати людей читати наші knewsletters від початку до кінця.

Кращі внутрішні комунікації = краща робота

Психічний та фізичний стрес виникає, оскільки надмірна інформація призводить до нестачі уваги. Лідери внутрішніх комунікацій стурбовані створенням сигналів через шум, наданням ясності як доброти та допомогою співробітникам тримати час і (психічний та фактичний) простір, щоб робити свою найкращу роботу.

Отже, зменште кількість проектів, які ви реалізуєте, встановіть, шаблонізуйте та навчайте своїх лідерів та команду найкращих практик комунікацій для внутрішнього узгодження. Це вплине на всіх у вашій організації! Без масштабу способу вимірювання того, чи люди розуміють та діють на основі повідомлень, які ви надсилаєте, більшість комунікаційних метрик є одновимірними.