How Guru Uses Guru for Its New Hire Onboarding Process
Тут, у Guru, ми використовуємо наш власний інструмент, щоб ефективно завершити процес адаптації нових наймань. Дізнайтеся, як ми відстежуємо навчальні матеріали та вдосконалюємо команди.
Ми всі були там. Почати нову роботу нелегко, і обсяг знань, який потрібно опрацювати та зрозуміти, може бути вражаючим. І поки ваша нова босеса чітко дала зрозуміти, що готова відповісти на будь-які ваші запитання, ви не хочете завантажувати її плечі з кожним дрібницьким запитанням.
У Guru нові співробітники можуть дихати трохи спокійніше, знаючи, що все, що їм потрібно зрозуміти для своєї нової роботи, легко доступно в Guru. Від конкретних політик HR до процесів команди та шаблонів електронних листів, до найкращих місць для обіду з раменом – все це в Guru.
У Guru ми вважаємо, що “знання, яке вам потрібно для виконання роботи, повинно знаходити вас там, де ви працюєте.” Це стосується й знань, які потрібні для того, щоб знати, як виконувати свою роботу. Оскільки ми зросли в Guru, ми використовували наше власне програмне забезпечення для управління базами знань, щоб формалізувати наш процес адаптації таким чином, щоб дати новим співробітникам можливість набиратися знань самостійно. Наша стратегія адаптації базується на трьох ключових компонентах:
Гнучка структура веб-додатку Guru
Докладна інформація про використання на рівні реальних користувачів
Прозорий доступ до перевірених знань між відділами
1. Гнучка структура
Створення інтуїтивно зрозумілої структури для адаптації ваших співробітників є важливим. Нові співробітники, які проходять добре структуровану програму адаптації, виявляють, що ймовірність залишитися в компанії на три роки на 69% вища. Програми адаптації можуть мати різні форми, але оскільки всі наші знання вже доступні скрізь, де ми працюємо через Guru, було логічно зберігати наші процеси нових наймань також в Guru. Таким чином, нові наймані особи (або не такі нові наймані особи – чи не повинен кожен мати постійний доступ до інформації з першого дня, наприклад, пільг для перевезення або абонементів у спортзал?) можуть повертатися до всієї інформації про адаптацію через Guru, а не шукати окреме рішення.
В tiered структура веб-додатку Guru ідеальна для організації всіх видів знань, включаючи матеріали адаптації. Перегляньте наведений нижче приклад, щоб побачити, як наша команда підтримки клієнтів підходить до адаптації. Ми зберігаємо всю інформацію про адаптацію для кожної ролі в одному місці. З цього місця нові наймів зможуть заглибитися в специфіку своїєї ролі. У межах специфічної дошки CSM ми організовуємо всі знання, які необхідні CSM для завершення адаптації, в окремих картах, таких як CSM - Тиждень 3. Ми деталізуємо обов'язки ролі, загальні цілі адаптації, завдання та навчальні матеріали для перших 12 тижнів нового співробітника в Guru.
Цей формат дозволяє новому співробітнику сприймати знання у власному темпі, а також звертатися до будь-якої інформації протягом їхнього процесу адаптації.
Інші рішення адаптації можуть бути ригідними, вимагаючи від користувачів завершити модулі в певному порядку та надавати мало видимості у всю програму адаптації. У Guru, чи новий співробітник хоче стрибати і споживати знання на свій розсуд, чи методично переходити через картки дошки, це нормально – Guru може відповідати будь-якому стилю навчання.
Розпочніть свою базу знань за допомогою цього шаблону:
Ми прагнемо дати новим співробітникам відчуття незалежності з першого дня, наділяючи їх можливістю легко шукати навчальні матеріали, а не використовувати типовий підхід ‘перелік перевірки’. Замість того, щоб використовувати верхнє вниз, однак підходити до адаптації, ми використовуємо Guru, щоб конкретно зв'язати специфічні сильні сторони співробітника з тим, як вони сприятимуть успіху компанії.
Guru також наділяє менеджерів можливістю налаштовувати свою структуру адаптації та форматувати знання в динамічні та цікавими способами. Наш розширений редактор карток дозволяє користувачам вбудовувати різноманітний контент у картки, включаючи відео, PDF-файли, зображення та навіть збагачений контент з інших додатків, таких як Google Docs. Guru підтримує редагування в програмі, що надає користувачам можливість вносити зміни до вбудованого контенту, не залишаючи Guru.
Функція посилання карток на картки також ідеальна для посилання на картки з інших дошок або навіть між відділами (наприклад, “Ознайомтесь з основними запитаннями команди продажів тут.”) Можливість зв'язувати або копіювати існуючі шаблони також рятує менеджерів від необхідності створювати нові. Можливо, ваша команда підтримки витратила багато часу на розробку комплексного шаблону для певного процесу; чому б не заощадити собі час (і додати рівень міжвіддільної узгодженості в процесі) і копіювати цю шаблон для своєї команди замість того, щоб створити новий?
Теж структура Guru робить організацію та споживання знань легким. Наші нові наймувані можуть адаптуватися у власному темпі і наші менеджери мають повну автономію над знаннями, які намагаються їх прямі підлеглі.
2. Дані в реальному часі
Як менеджеру, може бути складно усвідомити, якщо та коли новий співробітник має потребу в допомозі чи має питання про що-небудь конкретне під час процесу адаптації. З даними даними про команду та користувача Guru ви можете бачити, які картки новий наймуваний читає, як часто вони переглядали певну картку, а також які ключові слова найчастіше шукають певна група користувачів. Перегляньте наведені нижче метрики користувачів.
З даними на рівні карток Guru дозволяє вам бути впевненими, що всі нові та не такі нові вашої команди бачать конкретну частину знань. Це особливо корисно під час адаптації нових співробітників, оскільки ви можете заглибитися в перегляд конкретних карток, щоб побачити список користувачів, які їх переглянули, і тих, хто не переглядав, і дотримуватись: “Схоже, ви ще не мали змоги переглянути Поради щодо адаптації співробітників картку, перегляньте її тут.”
Промисловість візуалізації того, як користувачі споживають знання, дозволяє менеджерам бути в курсі та також стосується еволюції вашої стратегії адаптації. Якщо новий наймуваний переглядав картку 27 разів, чи тому що він потребує звертатися до неї щодня, чи через те що щось там заблутало його? Це важливе відмінність, і одну, до якої наші менеджери можуть дістатися завдяки аналітиці Guru. Менеджери також можуть заглиблюватися в пошуки в Guru, які не дають результатів, щоб зрозуміти, що їхні колеги шукають і не можуть знайти. Якщо кілька людей шукали ‘план 401K’ і нічого не вийшло, це свідчить про це, що є потреба у новій картці.
3. Прозорість + Перевірений контент = Надання можливостей
Одна з найважливіших частин адаптації - це забезпечення того, щоб знання, які споживають нові наймувані, були актуальними. Якщо ваша програма адаптації містить стару версію вашої презентації або матеріали з часу вашого останнього оновлення бренду, ваші нові співробітники засвоюватимуть неправильні знання. Кожному шматку знань у Guru надається перевіряючий, який відповідає за підтримку цієї інформації в актуальному стані та точності. Перевіряючі також повинні вказати частоту, з якою вони перевірятимуть конкретний шматок знань. Якщо картка досягне межі довіри, вона автоматично буде позначена як 'Неперевірена' до проходження перевіряючим, який підтвердить, що знання залишилися точними.
З ясним показником статусу довіри картки нові співробітники можуть упевнитись, що знання, які вони споживають в Guru, точні. Якщо картка 'Неперевірена', або якщо новий співробітник має питання про знання, вони можуть легко прокоментувати картку і запитати у перевіряючого роз'яснення, не зупиняючи їх або перериваючи потік навчання.
Інтуїтивно зрозуміле управління правами Guru дозволяє менеджерам встановлювати окремі правила щодо того, хто може бачити картки та хто може їх редагувати. У Guru ми вважаємо, що знання мають бути поділені між відділами, тому майже всі знання нашої команди можуть бути переглянуті всіма співробітниками. Цей високий рівень прозорості сприяє співпраці, зменшує надлишковість інформації між командами та наділяє нових працівників доступом до інформації практично про все. Це також сприяє персоналізованому навчанні, адже нові співробітники можуть шукати та знаходити додаткову інформацію, що може бути цікавою для них серед відділів.
Адаптація – це не лише про навчання політиці компанії та процесам команди, це також про знайомство з вашою новою командою. У Guru ми створили запитник “Життєва історія”, який заповнює кожен співробітник та використовує його для створення своєї першої картки Guru. Він ставить запитання, такі як:
Який був перший концерт, на якому ви були?
Улюблене теле шоу/фільм?
Які інші навички чи хобі ви приносите до нашої команди?
Кожен новий співробітник запрошується створити свою картку “Життєва історія” протягом свого першого тижня в Guru, що наділяє їх можливістю дізнатися більше про програму та бути самими собою на роботі. Щойно новий співробітник створить свою картку Життєвої історії, вся компанія побачить її в нашій новій стрічці діяльності карток у Slack, що спонукає інших співробітників прочитати про свого нового товариша та встановити зв'язки!
Маючи доступ до життєвих історій всіх інших у Guru, новий співробітник може швидко зв’язати імена з обличчями, з'єднатися з людьми, які мають схожі інтереси (несважаючи на відстань), і відразу відчути себе частиною спільноти Guru. Більше того, оскільки ці картки живуть у Guru, їх завжди можна посилатися для тих, хто потребує повторного представлення товариша або просто хоче отримати нову рекомендацію шоу.
Знання, яке вам потрібно для виконання роботи
Guru наділяє людей можливостями реалізувати свій повний потенціал, надаючи знання, необхідні для виконання роботи. Матеріали з навчання та адаптації вписуються у ширше коло знань. У Guru ми прагнемо забезпечити всіх співробітників усіма знаннями, необхідними для досягнення успіху. Використовуючи наш власний продукт для формалізації нашого процесу адаптації, ми насолоджуємося гнучким форматом та інтуїтивно зрозумілою структурою, видимістю в шаблонах використання та прогалинами знань, та прозорістю та точністю між відділами.
Для отримання додаткової інформації про те, як ваша команда може використовувати Guru для адаптації, зв'яжіться з support@getguru.com.
Ми всі були там. Почати нову роботу нелегко, і обсяг знань, який потрібно опрацювати та зрозуміти, може бути вражаючим. І поки ваша нова босеса чітко дала зрозуміти, що готова відповісти на будь-які ваші запитання, ви не хочете завантажувати її плечі з кожним дрібницьким запитанням.
У Guru нові співробітники можуть дихати трохи спокійніше, знаючи, що все, що їм потрібно зрозуміти для своєї нової роботи, легко доступно в Guru. Від конкретних політик HR до процесів команди та шаблонів електронних листів, до найкращих місць для обіду з раменом – все це в Guru.
У Guru ми вважаємо, що “знання, яке вам потрібно для виконання роботи, повинно знаходити вас там, де ви працюєте.” Це стосується й знань, які потрібні для того, щоб знати, як виконувати свою роботу. Оскільки ми зросли в Guru, ми використовували наше власне програмне забезпечення для управління базами знань, щоб формалізувати наш процес адаптації таким чином, щоб дати новим співробітникам можливість набиратися знань самостійно. Наша стратегія адаптації базується на трьох ключових компонентах:
Гнучка структура веб-додатку Guru
Докладна інформація про використання на рівні реальних користувачів
Прозорий доступ до перевірених знань між відділами
1. Гнучка структура
Створення інтуїтивно зрозумілої структури для адаптації ваших співробітників є важливим. Нові співробітники, які проходять добре структуровану програму адаптації, виявляють, що ймовірність залишитися в компанії на три роки на 69% вища. Програми адаптації можуть мати різні форми, але оскільки всі наші знання вже доступні скрізь, де ми працюємо через Guru, було логічно зберігати наші процеси нових наймань також в Guru. Таким чином, нові наймані особи (або не такі нові наймані особи – чи не повинен кожен мати постійний доступ до інформації з першого дня, наприклад, пільг для перевезення або абонементів у спортзал?) можуть повертатися до всієї інформації про адаптацію через Guru, а не шукати окреме рішення.
В tiered структура веб-додатку Guru ідеальна для організації всіх видів знань, включаючи матеріали адаптації. Перегляньте наведений нижче приклад, щоб побачити, як наша команда підтримки клієнтів підходить до адаптації. Ми зберігаємо всю інформацію про адаптацію для кожної ролі в одному місці. З цього місця нові наймів зможуть заглибитися в специфіку своїєї ролі. У межах специфічної дошки CSM ми організовуємо всі знання, які необхідні CSM для завершення адаптації, в окремих картах, таких як CSM - Тиждень 3. Ми деталізуємо обов'язки ролі, загальні цілі адаптації, завдання та навчальні матеріали для перших 12 тижнів нового співробітника в Guru.
Цей формат дозволяє новому співробітнику сприймати знання у власному темпі, а також звертатися до будь-якої інформації протягом їхнього процесу адаптації.
Інші рішення адаптації можуть бути ригідними, вимагаючи від користувачів завершити модулі в певному порядку та надавати мало видимості у всю програму адаптації. У Guru, чи новий співробітник хоче стрибати і споживати знання на свій розсуд, чи методично переходити через картки дошки, це нормально – Guru може відповідати будь-якому стилю навчання.
Розпочніть свою базу знань за допомогою цього шаблону:
Ми прагнемо дати новим співробітникам відчуття незалежності з першого дня, наділяючи їх можливістю легко шукати навчальні матеріали, а не використовувати типовий підхід ‘перелік перевірки’. Замість того, щоб використовувати верхнє вниз, однак підходити до адаптації, ми використовуємо Guru, щоб конкретно зв'язати специфічні сильні сторони співробітника з тим, як вони сприятимуть успіху компанії.
Guru також наділяє менеджерів можливістю налаштовувати свою структуру адаптації та форматувати знання в динамічні та цікавими способами. Наш розширений редактор карток дозволяє користувачам вбудовувати різноманітний контент у картки, включаючи відео, PDF-файли, зображення та навіть збагачений контент з інших додатків, таких як Google Docs. Guru підтримує редагування в програмі, що надає користувачам можливість вносити зміни до вбудованого контенту, не залишаючи Guru.
Функція посилання карток на картки також ідеальна для посилання на картки з інших дошок або навіть між відділами (наприклад, “Ознайомтесь з основними запитаннями команди продажів тут.”) Можливість зв'язувати або копіювати існуючі шаблони також рятує менеджерів від необхідності створювати нові. Можливо, ваша команда підтримки витратила багато часу на розробку комплексного шаблону для певного процесу; чому б не заощадити собі час (і додати рівень міжвіддільної узгодженості в процесі) і копіювати цю шаблон для своєї команди замість того, щоб створити новий?
Теж структура Guru робить організацію та споживання знань легким. Наші нові наймувані можуть адаптуватися у власному темпі і наші менеджери мають повну автономію над знаннями, які намагаються їх прямі підлеглі.
2. Дані в реальному часі
Як менеджеру, може бути складно усвідомити, якщо та коли новий співробітник має потребу в допомозі чи має питання про що-небудь конкретне під час процесу адаптації. З даними даними про команду та користувача Guru ви можете бачити, які картки новий наймуваний читає, як часто вони переглядали певну картку, а також які ключові слова найчастіше шукають певна група користувачів. Перегляньте наведені нижче метрики користувачів.
З даними на рівні карток Guru дозволяє вам бути впевненими, що всі нові та не такі нові вашої команди бачать конкретну частину знань. Це особливо корисно під час адаптації нових співробітників, оскільки ви можете заглибитися в перегляд конкретних карток, щоб побачити список користувачів, які їх переглянули, і тих, хто не переглядав, і дотримуватись: “Схоже, ви ще не мали змоги переглянути Поради щодо адаптації співробітників картку, перегляньте її тут.”
Промисловість візуалізації того, як користувачі споживають знання, дозволяє менеджерам бути в курсі та також стосується еволюції вашої стратегії адаптації. Якщо новий наймуваний переглядав картку 27 разів, чи тому що він потребує звертатися до неї щодня, чи через те що щось там заблутало його? Це важливе відмінність, і одну, до якої наші менеджери можуть дістатися завдяки аналітиці Guru. Менеджери також можуть заглиблюватися в пошуки в Guru, які не дають результатів, щоб зрозуміти, що їхні колеги шукають і не можуть знайти. Якщо кілька людей шукали ‘план 401K’ і нічого не вийшло, це свідчить про це, що є потреба у новій картці.
3. Прозорість + Перевірений контент = Надання можливостей
Одна з найважливіших частин адаптації - це забезпечення того, щоб знання, які споживають нові наймувані, були актуальними. Якщо ваша програма адаптації містить стару версію вашої презентації або матеріали з часу вашого останнього оновлення бренду, ваші нові співробітники засвоюватимуть неправильні знання. Кожному шматку знань у Guru надається перевіряючий, який відповідає за підтримку цієї інформації в актуальному стані та точності. Перевіряючі також повинні вказати частоту, з якою вони перевірятимуть конкретний шматок знань. Якщо картка досягне межі довіри, вона автоматично буде позначена як 'Неперевірена' до проходження перевіряючим, який підтвердить, що знання залишилися точними.
З ясним показником статусу довіри картки нові співробітники можуть упевнитись, що знання, які вони споживають в Guru, точні. Якщо картка 'Неперевірена', або якщо новий співробітник має питання про знання, вони можуть легко прокоментувати картку і запитати у перевіряючого роз'яснення, не зупиняючи їх або перериваючи потік навчання.
Інтуїтивно зрозуміле управління правами Guru дозволяє менеджерам встановлювати окремі правила щодо того, хто може бачити картки та хто може їх редагувати. У Guru ми вважаємо, що знання мають бути поділені між відділами, тому майже всі знання нашої команди можуть бути переглянуті всіма співробітниками. Цей високий рівень прозорості сприяє співпраці, зменшує надлишковість інформації між командами та наділяє нових працівників доступом до інформації практично про все. Це також сприяє персоналізованому навчанні, адже нові співробітники можуть шукати та знаходити додаткову інформацію, що може бути цікавою для них серед відділів.
Адаптація – це не лише про навчання політиці компанії та процесам команди, це також про знайомство з вашою новою командою. У Guru ми створили запитник “Життєва історія”, який заповнює кожен співробітник та використовує його для створення своєї першої картки Guru. Він ставить запитання, такі як:
Який був перший концерт, на якому ви були?
Улюблене теле шоу/фільм?
Які інші навички чи хобі ви приносите до нашої команди?
Кожен новий співробітник запрошується створити свою картку “Життєва історія” протягом свого першого тижня в Guru, що наділяє їх можливістю дізнатися більше про програму та бути самими собою на роботі. Щойно новий співробітник створить свою картку Життєвої історії, вся компанія побачить її в нашій новій стрічці діяльності карток у Slack, що спонукає інших співробітників прочитати про свого нового товариша та встановити зв'язки!
Маючи доступ до життєвих історій всіх інших у Guru, новий співробітник може швидко зв’язати імена з обличчями, з'єднатися з людьми, які мають схожі інтереси (несважаючи на відстань), і відразу відчути себе частиною спільноти Guru. Більше того, оскільки ці картки живуть у Guru, їх завжди можна посилатися для тих, хто потребує повторного представлення товариша або просто хоче отримати нову рекомендацію шоу.
Знання, яке вам потрібно для виконання роботи
Guru наділяє людей можливостями реалізувати свій повний потенціал, надаючи знання, необхідні для виконання роботи. Матеріали з навчання та адаптації вписуються у ширше коло знань. У Guru ми прагнемо забезпечити всіх співробітників усіма знаннями, необхідними для досягнення успіху. Використовуючи наш власний продукт для формалізації нашого процесу адаптації, ми насолоджуємося гнучким форматом та інтуїтивно зрозумілою структурою, видимістю в шаблонах використання та прогалинами знань, та прозорістю та точністю між відділами.
Для отримання додаткової інформації про те, як ваша команда може використовувати Guru для адаптації, зв'яжіться з support@getguru.com.
Досвідчіть силу платформи Guru особисто – пройдіть наш інтерактивний тур продуктом
