Створення бази знань займає час. Вам потрібно документувати всю інформацію, яка потрібна вашій команді, систематизувати документи та номенклатуру, а також кураторити вміст у такий спосіб, щоб він був корисним (і масштабованим). Після того, як вона буде створена, вам потрібно присвятити час її постійному оновленню. Найважливіше, вам потрібно створити щось, чим насправді користується ваша команда. Повинно бути дуже легко знайти інформацію, і вони повинні мати можливість чітко визначити, чи те, що вони читають, точне чи застаріле. Знання репозиторії відомі своїми невдачами через час, необхідний для їх створення та оновлення, в поєднанні з невизначеністю, що вони насправді використовуються командою. Ніхто не хоче витрачати час на щось, що ніколи не використовується, тому репозиторій застаріває з часом і врешті-решт перестає використовуватися зовсім.

Є хороша новина: ваша команда вже розробляє базу знань! Через запитання, які вони ставлять, і інформацію, яку вони запитують, вони вказують, який вміст слід додати до вашої системи управління знаннями. Є також погані новини: замість того, щоб стати ресурсом на користь усій команді, це багатство знань потрапляє в одиночні електронні листи та чат-розмови, що ускладнює їх пошук чи знати, чи вони досі точні. Через це ваші співробітники щодня переривають свою роботу, роблячи безкінечні пошуки та ставлячи експертам одні й ті ж запитання знову і знову. Чим більше зростає ваша команда, тим більший вплив це має на вашу команду.

Ми хочемо, щоб управління та обмін знаннями були простими, саме тому ми почали розробку Guru. Сьогодні ми раді оголосити про нашу нову функцію запитань і відповідей, яка додає до типового процесу ставлення запитань робочий процес, що дозволяє автоматично зберігати та оновлювати відповіді. Як і в чаті та електронній пошті, все, що вам потрібно зробити, це задати запитання та вибрати людину або групу, якій ви хочете його задати. На відміну від чату та електронної пошти, Guru зберігає це питання, тому вся ваша команда може легко знайти відповідь, а наш робочий процес перевірки нагадує експерту оновити свою відповідь (що займає близько двох хвилин). Ваш вміст залишається актуальним, не вимагаючи, щоб хтось пам’ятав про необхідність знаходити і оновлювати свій вміст.

Все, що вам потрібно зробити, щоб розпочати цей процес, це попросити своїх колег ставити свої запитання в Guru. Тоді, коли запитання досягають критичної маси, ви можете використовувати Менеджер карток, щоб організувати інформацію в Колекції та надати відокремлений досвід для ваших співробітників всього за кілька кліків. Займаючись саме тим, що ви робили раніше, відповідаючи на запитання вашої команди, ви створили базу знань, яку ваші співробітники можуть використовувати як ресурс для отримання відповідей та інформації, не залишаючи свій робочий процес або не перериваючи роботу колег. Тепер ви можете перестати ламати голову над структурою вашої вікі, повернутись до своєї роботи та спостерігати, як перед вашими очима виникає значуща база знань.