Дізнайтеся, як вибрати програмне забезпечення для управління людськими ресурсами вашої мрії, щоб поліпшити вашу здатність наймати та утримувати найкращих працівників. 

Програмне забезпечення для HR є широко використовуваним інструментом, який допомагає компаніям зменшити ручні завдання та витрати. Але воно також оптимізує роботу вашого HR-відділу, що призводить до кращої продуктивності та ефективності.

Чому ж так багато компаній (22%) мають план технологій HR в розробці, але не реалізували його? Тому що вони не знають, як вибрати правильну HR-систему. 

Це не дивно — процес відбору є складним, особливо якщо ви не знаєте, на що звертати увагу. Крім того, з такою великою кількістю варіантів, як ви можете вибрати один, коли всі обіцяють великі результати? 

Ми створили цей посібник покупця саме для цієї мети. Дізнайтеся, як визначити свої критерію відбору, щоб знайти ідеальний інструмент для потреб вашої HR-команди. 

Що таке програмне забезпечення HR?

Програмне забезпечення для управління людськими ресурсами (HR) — це програмне забезпечення на основі підписки або хмари, яке багато компаній використовують для управління, оптимізації та автоматизації HR-процесів, таких як управління інформацією про співробітників. 

Ці цифрові рішення працюють над тим, щоб оптимізувати щоденні HR-процеси та підвищити ефективність і продуктивність HR-відділів. Замість того, щоб витрачати час на виконання тих самих повторюваних адміністративних завдань, HR-професіонали зосереджуються на більш продуктивних заходах. 

Плюс, оскільки інструменти є дуже налаштовуваними, вони можуть відповідати унікальним вимогам, бюджету та бізнес-цілям будь-якої компанії. 

Але як саме вони працюють?

Як використовувати програмне забезпечення HR?

Основна мета програмного забезпечення HR — замінити паперові документи та допомогти з: 

• Оновлення та організація даних співробітників 
• Відстеження часу та оцінка задоволеності співробітників 
• Моніторинг даних та створення індивідуальних звітів
• Надання зворотного зв'язку в реальному часі та відстеження продуктивності співробітників
• Оптимізація адміністративної роботи та створення нових робочих процесів
• Управління пільгами для покращення залученості співробітників

В загальному, це полегшує життя HR-менеджерів завдяки автоматизації. Плюс, це тримає дані ваших співробітників завжди актуальними, що забезпечує кращу співпрацю. 

Таким чином, HR-відділ може зосередитися на більш прибуткових HR-завданнях, не відволікаючись на трудомісткі процеси. Так, платформа HR має багато переваг. Давайте подивимося на них. 

Які переваги використання програмного забезпечення HR?

Сумна реальність полягає в тому, що один з трьох нових найманців залишить роботу в перші 90 днів, якщо досвід введення в посаду працівника поганий. Однією з причин може бути відсутність технологій HR, які б спростили процес найму нових співробітників.

Однак інструменти HR — це більше, ніж просто програмне забезпечення для набору персоналу. Хоча у компаній є багато різних потреб та бажань, всі вони прагнуть отримати ті самі переваги HR: 

• Підвищення досвіду та моралі працівників: Нове програмне забезпечення HR покращує комунікацію між відділами, особливо коли мова йде про додаток, в якому учасники команди можуть співпрацювати. Таким чином, людям просто знайти інформацію про свої заробітні плати, відпустки тощо. 
• Всі дані зберігаються в одному місці: HR-відділи, які використовують документи на папері, зберігаючи їх у шафах, завдають собі величезної шкоди. HR-система збирає розкидані дані в одному місці, щоб їх було легше переглядати. 
• Оптимізований робочий процес HR: Використовуючи автоматизовані робочі процеси, ви можете виконувати завдання, пов’язані з HR, не боячись затримок. Більше того, ви можете відстежувати статус кожного документа та процесу, тож завжди залишаєтеся в курсі подій. 
• Покращене прийняття рішень: Окрім заощадження коштів, інструменти HR також ефективно розподіляють ресурси. Це економить ваш час, і ваш HR-відділ може приймати точні та своєчасні бізнес-рішення. 
• Безпечні дані персоналу: HR-відділи працюють з особистими даними, тому важливо мати засоби безпеки на місці, які запобігають ризику кібератак.

‍

Висновок? Використання програмного забезпечення HR значно покращує спосіб обробки даних ваших співробітників та покращує їх досвід. В результаті ви отримаєте більш ефективний відділ, який зможе зосередитися на тому, що дійсно важливо: людей.

Як вибрати правильне програмне забезпечення HR

Існує безліч постачальників програмного забезпечення, які спробують зачарувати вас бездоганним адмініструванням пільг або безперебійною обробкою зарплати. Але що, якщо це не те, що вам потрібно? 

Хоча спокуса вибрати першу програму, яка обіцяє вам все на світі, велика, вам слід витратити час на проходження наступних кроків.

Крок #1: Оцініть свої потреби

Будь-який процес вибору програмного забезпечення починається з оцінки потреб вашої організації. Подумайте про те, що ви намагаєтеся вирішити, впровадивши таке рішення. Ви хочете спростити процес набору нових співробітників? Або покращити ваші процедури оцінки талантів? 

Точніше оцінюючи ваші робочі процеси, ви зможете побачити, де вашим співробітникам заважають затримки та що ви можете зробити краще. 

Щоб отримати чітку картину, ось кілька запитань, які ви можете задати собі: 

• Ви зараз використовуєте іншу HR-систему, але вона вас не влаштовує?
• Які найпоширеніші проблеми вашого HR-відділу? 
• Чи є якісь трудомісткі HR-процеси?
• Чи задоволені ваші співробітники поточним рішенням? 
• Який у вас бюджет і який очікуваний повернення інвестицій (ROI)? 
• Чи ваша команда орієнтована на технології, чи буде їй важко з новим набором? 
• Які політики вашої організації щодо безпеки даних? 

Крок #2: Визначте обов'язкові функції

У нас у всіх є список бажаних функцій. Можливо, це новий продукт Apple або елегантна сорочка — світ наш.

Коли мова йде про вибір вашого HR-рішення, це не відрізняється. Після того, як ви визначите свої вимоги, настав час почати шукати функціональність, яка вам потрібна. 

Отже, цей критичний крок полягає у створенні списку ваших обов'язкових функцій та наданні їм пріоритетності під час оцінювання HR-рішень. Ось невеликий список функцій, які ви точно потребуєте (пізніше ми про них поговоримо): 

• Портал для самостійного обслуговування працівників: Створений для підвищення продуктивності працівників. 
• Аналітика та звітність: Для отримання аналітики про плинність кадрів, відсутність тощо. 
• Управління набором та введенням в посаду: Допомагає усунути стрес при наймі. 

Однією з найважливіших необговорюваних функцій є інтеграція. Завдяки цій зручній функції, ви можете отримати доступ до ваших даних безпосередньо в інструменті, в якому працюєте. 

Наприклад, синхронізація HRIS Guru автоматично підключає дані про співробітників з вашого програмного забезпечення HR, роблячи їх доступними з будь-якого місця, де ви працюєте — без необхідності постійно переключатися. Завдяки пошуку з використанням штучного інтелекту, Guru дає вам миттєві відповіді на ваші запитання щодо HR безпосередньо в вашому робочому процесі. 

Після складання цього списку, звузьте свої варіанти, поки не знайдете інструмент, який відповідає вашим вимогам. Будьте уважні, проте. Програмне забезпечення HR постійно еволюціонує; крім того, багато рішень, ймовірно, пропонують кожну функцію з вашого списку, що означає вищу вартість.

Намагайтеся знайти інструмент, який вирішує ваші існуючі недоліки — і подивіться пізніше, чи потрібно вам розширити. 

Крок #3: Оцініть свій бюджет

Після тривалого оцінювання ви нарешті знайшли інструмент, який здається ідеальним. Проте, коли ви поглянете на його цінник, ви знервувані. Він набагато дорожчий, ніж ви думали, і ви розумієте, що у вас недостатньо коштів для його покупки. 

Саме тому цей крок є таким важливим. Вам потрібно буде встановити бюджет для нового програмного забезпечення перед тим, як зробити велику помилку. 

Отже, проконсультуйтесь із ключовими особами, такими як фінансові, управлінські та HR-відділи. Разом ви зможете створити бюджет, який збереже ваші очікування реалістичними. 

Пам'ятайте, що ціна програмного забезпечення HR залежить від таких факторів, як розмір бізнесу, функції та модель ціноутворення. Думайте уважно про те, скільки ви хотіли б витратити на нову «іграшку», але також не забудьте про додаткові витрати. 

Наприклад, деякі інструменти мають витрати на міграцію та впровадження, які можуть збільшити початкові витрати програмного забезпечення.

Крок #4: Створіть список постачальників

Ринок програмного забезпечення HR переповнений хорошими рішеннями, які допомагають бізнесу досягти своїх цілей, і прогнозується, що його вартість становитиме 62,5 мільярда доларів до 2032 року. 

Єдине, що заважає, це те, що занадто багато рішень доступно, що ускладнює вибір правильного. Але ми тут, щоб розповісти вам, що ви можете зробити, щоб простіше пройти процес відбору. 

Коли справа доходить до оцінки постачальників програмного забезпечення, ви можете почати з перевірки посібників покупців (як цей). Ці інформативні статті порівнюють найкращі HR-інструменти один з одним, тому ви можете чітко побачити, який з них найкращий для вашого випадку використання. 

Щоб допомогти вам, ось що ви можете запитати себе: 

• Чи можете ви собі це дозволити? 
• Яка основна функція інструменту? 
• Які найкращі варіанти для вашого випадку використання?
• Чи відповідає інструмент вашим потребам та стандартам?
• Що кажуть про нього клієнти?
• Які інструменти отримали найвищі оцінки у вашій категорії? 
• Чи легко ним користуватися та навігувати, чи це заважає користувацькому досвіду? 
• Чи є безкоштовна пробна версія або демонстрація? 
• Чи підходить він для малих підприємств або великих корпоративних структур? 

Відповідь на ці запитання допоможе вам скоротити список, що приводить до наступного етапу.

Крок #5: Створіть короткий список

У вас є великий список систем програмного забезпечення HR, які відповідають вашим потребам, вписуються у ваш бюджет та мають бажані функції. Але ви не наближаєтеся до знайдення відповіді. 

Добре, ось тут і корисний цей крок. Тепер, коли у вас є вся інформація, яка вам потрібна, настав час звузити свої варіанти до тих, що залишилися (три-п’ять). 

Під час дослідження ви, напевно, вже маєте кілька варіантів, які справили позитивне враження. Це не погана ідея ще раз порівняти їх зі своїм списком обов'язкових функцій і вашим бюджетом перед їх тестуванням. 

Не знаєте, як це зробити? Ось кілька порад: 

• Читати відгуки: Зайдіть на надійні сайти з відгуками, такі як G2 або Capterra, і подивіться, що люди кажуть про інструменти. 
• Шукати тематичні дослідження: Багато постачальників програмного забезпечення HR мають тематичні дослідження, що показують, як вони вирішили проблеми людей.
• Запитайте своїх колег: Які з ваших колег вважають, що найкраще підійде для вашого бізнесу? Використовуйте їхні відгуки для ваших зусиль у прийнятті рішень. 
• Зв'яжіться з представником з продажу: Якщо у вас є будь-які запитання або занепокоєння щодо інструменту, не соромтеся звертатися безпосередньо до постачальника.

Крок #6: Протестуйте обрані інструменти

У вас готовий короткий список? Чудово! Тепер час протестувати їх.

Багато програмних рішень для управління персоналом мають демонстрації, безкоштовні плани або пробні версії, які ви можете використовувати, щоб побачити, як вони працюють перш ніж ви зробите свій вибір. Хоча інструмент може добре виглядати на папері та в скріншотах, можливо, він не є таким інтуїтивно зрозумілим, як ви думали. 

Перегляд в дії та отримання практичного досвіду допоможе вам вирішити, чи варто витрачати гроші. Ви можете протестувати його самостійно або попросити ваш персонал з управління кадрами спробувати (або обидва). 

Відгуки ваших працівників з управління кадрами повинні сильно вплинути на ваше остаточне рішення. 

Крок #7: Вибір програмного забезпечення для управління кадрами

Нарешті! Час прийняття рішення наближається. Хоча ви можете бути впевнені у своєму виборі, чи ваш відділ з управління кадрами на такій же хвилі? Чи вони відчувають те ж саме?

Можливо, ваша команда не така технічно підкована, як інші, і вони бояться використовувати такий інструмент вперше. У цьому випадку важливо чітко сказати їм, що ви запроваджуєте новий інструмент управління кадрами, і запросити їх обговорити свої занепокоєння з кимось, хто відповідає за це. 

Крім того, деякі постачальники мають ресурси для навчання та адаптації, які дозволяють вашим працівникам вивчити інструмент. Переконайтеся, що вони ознайомляться, щоб ви змогли належним чином інтегрувати інструмент в їхні операції. 

Стільки розмов про функції, але ми ще не дослідили їх. Давайте виправимо це.

Які функції шукати в програмному забезпеченні для управління кадрами

Будь-яке програмне забезпечення для управління кадрами має безліч класних функцій, таких як управління продуктивністю, аналіз та звітність, навчання та розвиток. Але які найкращі функції повинно мати програмне забезпечення для управління кадрами? Ну, почніть з цих: 

• Портал самообслуговування працівників: Чи часто ваш відділ з управління кадрами отримує надто багато запитів від працівників щодо виплат або запитів на відпустку? Портал самообслуговування може вирішити ці проблеми і підвищити продуктивність, дозволяючи працівникам переглядати відпустки або вхід та вихід за свій рахунок. 
• Набір і управління талантами: Залучення найкращих кандидатів – це важкий процес. А потім ви повинні боротися, щоб утримати їх у вашій компанії. Доброю програмою для управління кадрами спрощує процес найму і усуває супутній стрес. 
• Системи обробки заробітної плати: Легко загубитися в математичних розрахунках або навіть забути виплатити зарплату своїм працівникам вчасно. Програмне забезпечення для управління кадрами з функцією обробки заробітної плати може допомогти вам впоратися з податками та відомостями про оплату без труднощів, значно зменшуючи вашу робочу навантаження. 
• Інтеграції: Це досить нелогічно постійно перемикатися між додатками під час роботи. Ось чому ваш обраний інструмент управління кадрами повинен гарно взаємодіяти з вашими наявними системами. Візьміть Guru, наприклад. Він безпечно підключається до вашої системи управління кадрами, щоб автоматично заповнювати поля в профілях працівників і створювати єдиний джерело даних про працівників. 
• Адміністрація пільг: Це ще одна ключова функція систем управління кадрами, оскільки вона дозволяє вам ретельно управляти пільгами працівників, такими як медичне страхування чи премії за продуктивність. Це критично важливо для підтримки доброзичливих відносин у вашій компанії та підвищення рівня утримання працівників. 

Ще одна річ. Зі зростанням популярності штучного інтелекту (ШІ) все більше систем управління кадрами будуть використовувати його для усунення трудомістких процесів і повторюваних завдань. 

Згідно з даними Gartner, 76% керівників з управління кадрами вважають, що їх організації повинні прийняти рішення ШІ протягом наступного року або двох, якщо вони не хочуть залишитися позаду. Отже, шукайте рішення, які вже використовують ШІ для спрощення вашої роботи. 

Говорячи про функції, давайте розглянемо деякі з найкращих програм для управління кадрами, які зараз доступні.  5 інструментів, які варто врахувати у вашому процесі вибору програмного забезпечення для управління кадрами

5 інструментів, які варто врахувати в процесі вибору програмного забезпечення для управління персоналом

Вибір правильного програмного забезпечення для управління кадрами передбачає багато планування і дослідження. Обране рішення повинно відповідати вашим бізнес-потребам і ретельно інтегруватися у ваші робочі процеси.

В іншому випадку… 😬

Тепер, коли ви знаєте, на які функції звертати увагу, вам простіше вибрати ідеальне рішення для управління кадрами. Наші ретельно обрані варіанти також допоможуть.

1. BambooHR

BambooHR – це зручна у використанні платформа, яка автоматизує ключові завдання HR, такі як база даних працівників, обробка заробітної плати та адаптація. 

‍

Це рішення допомагає вам швидко знаходити, наймати та адаптувати найкращих спеціалістів. Завдяки потужній системі відстеження кандидатів ви можете створити привабливі враження для ваших нових співробітників з першого дня. 

Крім того, BambooHR покращує досвід роботи та продуктивність персоналу, створюючи сприятливе середовище. Інструмент може вимірювати задоволеність працівників і збирати відповідний відгук, щоб забезпечити добре самопочуття працівників.

Дивіться, що говорять користувачі: 

“Мені подобається можливість автоматизувати та організувати оцінки продуктивності, оцінювати корпоративну культуру та зберігати все, що стосується HR, в одному місці.” 

Плюс, BambooHR інтегрується з Guru! 

2. Gusto

Gusto пропонує онлайн-інструмент для обробки заробітної плати та управління кадрами, який допомагає вашому HR-персоналу з такими завданнями, як пільги, найм, управління ресурсами тощо. 

‍

Його основною метою є спростити оплату працівників за допомогою автоматичної подачі податків і визначення податкових кредитів, що може заощадити вам гроші. Крім того, Gusto синхронізує відпустки, години та свята вашої команди з обробкою заробітної плати, щоб у вас було все необхідне для підтримки задоволеності працівників.

Інструмент має простий процес адаптації, що робить його легким для розуміння та використання.

Клієнти кажуть: “Його інтерфейс чистий та зручний у використанні, і ми цінуємо його базу знань ресурсів, щоб допомогти нам залишатися в рамках чинного законодавства…”

І, Gusto інтегрується з Guru.

3. HiBob

HiBob – це сучасна платформа для управління кадрами, яка автоматизує роботу відділів HR і стимулює більшу залученість та продуктивність. 

Ви можете налаштувати інструмент на основі вашого способу роботи, будь то на місці, віддалено чи змішано. 

Що людям подобається, так це “проста продукт. Так легко зберігати дані про працівників і додавати поля для будь-якої додаткової інформації, яку потрібно додати.” 

HiBob допомагає вам управляти основними HR-процесами, показуючи критичну інформацію про ваших працівників, такі як дні народження, хто хворіє, ювілеї роботи тощо. 

І вгадайте що? HiBob інтегрується з Guru!

4. Rippling

Rippling надає систему управління робочою силою для обробки заробітної плати, витрат, пільг і пристроїв. 

Rippling простий. “Я думаю, моя бабуся могла б ним скористатися, це так легко.” Користувачі можуть швидко знайти те, що їм потрібно, чи то зарплатні відомості, чи запити на відпустку. 

Більше того, це рішення для HR автоматизує всі ваші операції й зберігає їх в одному місці — від залучення до відсторонення. 

Загалом, Rippling виконує всі функції програмного забезпечення для управління кадрами. Він допомагає вам платити працівникам вчасно, управляти пільгами команди, проводити оцінки продуктивності та відстежувати час і присутність. 

Ви можете отримати найкраще з обох світів, використовуючи Rippling і Guru разом.

5. TriNet

TriNet – це платформа для управління кадрами, заробітною платою та аутсорсингу, що підходить для малого та середнього бізнесу в будь-якій галузі. 

Він пропонує безліч функцій для управління кадрами, що вирішує багато трудомістких завдань, таких як управління ризиками та дотримання вимог, заробітною платою та експертизою в сфері людського капіталу. 

“Мені подобається наскільки легко зв'язатися з реальними людьми через їхню службу підтримки, якщо виникає проблема,” каже один з рецензентів. Але людям також подобається, що інструмент легко використовувати і як він управляє всім життєвим циклом працівника. 

Крім того, TriNet дозволяє вам піклуватися про заробітну плату та пільги працівників з одного інформаційного панелі. Оскільки він також автоматично синхронізує дані на всій платформі, це призводить до меншої кількості помилок та оптимізованих операцій.

Спробуйте TriNet і Guru разом вже сьогодні.

Ваш черга

Отже, як ви себе почуваєте? Якщо ви можете зробити все? 😊 Ми сподіваємося на це. 

Цей посібник однозначно допоміг вам дізнатися, як вибрати програмне забезпечення для управління кадрами, яке відповідає вашим потребам бізнесу. Тож не бійтеся слідувати цим крокам і знайти правильне рішення для HR для вас. 

Але чому б не взяти Guru з собою в подорож? 

Guru — це інструмент для пошуку, інтра інтернету та вікі, що працює на базі ШІ, який ідеально підходить для надання командам швидкого доступу до інформації, яка їм потрібна щодня. Він забезпечує ваш відділ з управління кадрами єдиною, надійною платформою для централізації політик, контрольних списків та посібників, щоб вони могли працювати розумніше і швидше. 

Дайте йому шанс — зареєструйтеся в Guru вже сьогодні.

Часті питання (FAQ)

Які різні види програмного забезпечення для управління кадрами?

Різні види програмного забезпечення для управління кадрами допомагають автоматизувати основні HR-завдання, включаючи: 

• Системи інформації про персонал (HRIS), щоб централізувати інформацію.
• Управління людськими капіталами (HCM) для досягнення бізнес-цілей.
• Системи відстеження кандидатів (ATS), щоб допомогти вам в процесі найму.
• Системи управління кадрами (HRMS) для оптимізації процесів.
• Програмне забезпечення для управління продуктивністю для проведення оцінок продуктивності.
• Система управління навчанням (LMS) для навчання й розвитку працівників. 

Скільки коштує програмне забезпечення для управління кадрами?

Програмне забезпечення для управління кадрами може коштувати від $25 до $80 на місяць.

Звіт від Software Path проте зазначав, що середня вартість систем HRIS становить близько $12,625 за кожного користувача або $210 за користувача на місяць. 

Вартість програмного забезпечення для управління персоналом може варіюватися залежно від різних факторів, таких як розмір вашої організації, модель ціноутворення та конкретні функції та можливості, які вам потрібні. 

Як обрати між HRIS та програмним забезпеченням для обробки зарплати?

HRIS і програмне забезпечення для обробки зарплати виконують різні ролі. Платформи HR управляють багатьма аспектами HR-відділу, такими як підбір персоналу, навчання нових працівників або управління талантами. 

Програмне забезпечення для обробки зарплати, з іншого боку, займається лише виплатою заробітної плати вашим працівникам та випискою рахунків. 

Отже, обирайте рішення для обробки зарплати, якщо вам потрібно автоматизувати виплати. Якщо ви хочете керувати більшою кількістю аспектів HR, то вам потрібен HRIS.