Buyer's Guide: How to Choose Payroll Software & Provider
Дізнайтеся, як вибрати найкраще програмне забезпечення для обліку заробітної плати для своїх потреб. Дізнайтеся, на що звернути увагу, які ключові функції шукати та інше.
Обираючи програмне забезпечення для обліку заробітної плати, яке справді робить свою роботу, просто, коли у вас є цей довідник під рукою.
Чи не ненавидите ви, коли забуваєте своїм працівникам вчасно виплатити зарплату? ЗНОВУ? Проте це не ваша вина. У вас так багато справ на голові, що неможливо все запам'ятати. Плюс, на розрахунок їхньої зарплати пішло годин.
Проте ви не самотні у цьому. За даними UKG, 54% американців мали проблеми з виплатою зарплати. Спеціалісти зі ставок, за годину та виконавці мали свої власні проблеми з винагородою.
Рішення? Програмне забезпечення для обліку заробітної плати, яке автоматично обробляє різні процеси заробітної плати, такі як варіанти оплати або податки. З цими функціями автоматизації ви економите час та запобігаєте витратних помилок.
Але перш ніж вирушити у вирішальний шаг, вам потрібно пройти необхідні кроки для вибору відповідного програмного забезпечення для обліку заробітної плати для своїх бізнес-потреб. І ось як тут в нагоді стає цей довідник.
Що таке програмне забезпечення для обліку заробітної плати?
Програмне забезпечення для обліку заробітної плати - це програма, яка автоматизує процес оплати повночасних або відомчих співробітників. Воно допомагає управляти бонусами, зарплатами і ставками, а також відслідковує відпустки та підвищення для працівників.
В цілому послуги з обліку зарплати відслідковують усі платежі, забезпечують відповідність з податковими законами та правилами і контролюють час і відвідуваність. Як результат, ви отримуєте прозорість у всіх звітах про оплату, такі як платіжні відомості, і зменшуєте ризик помилок та недодержання вимог.
Це програмне забезпечення може використовувати будь-яка компанія, від малих бізнесів до великих підприємств. Але як воно працює? Давайте з'ясуємо.
Як працює програмне забезпечення для обліку зарплати?
Уявіть собі систему обліку заробітної плати як портал самообслуговування. Співробітники можуть отримати до нього доступ у будь-який час для перегляду або редагування своєї особистої інформації та встановлення своїх виборів оплати (безпосереднє внесення коштів, оплата карткою чи паперовий чек).
Це допомагає роботодавцям легше робити виплати. З усією потрібною інформацією в одному інструменті, компанії можуть автоматизувати виплати для кожного співробітника, незалежно від їхнього місця знаходження чи типу контракту.
Більш точно, організації використовують програмне забезпечення для обліку зарплати та послуги, оскільки це:
Спрощує часові задачі та може легко адаптуватися до будь-якої зміни.
Створює більшу прозорість у їхніх фінансах, щоб вони могли тримати бюджет.
Зберігає чимало часу, дозволяючи організаціям зосередитися на більш важливих завданнях.
Забезпечує, що вони сплачують працівників вчасно, щоразу.
Крім того, програмне забезпечення заробітної плати інтегрується з вже використовуваними вами бізнес-системами, такими як облік та фінанси. Це дозволяє вам запускати заробітну плату точно вчасно і будувати довіру працівників. Говорячи про довіру, давайте поговоримо про переваги цього типу програмного забезпечення.
Які переваги використання програмного забезпечення для заробітної плати?
Найважливішою перевагою засобу для заробітної плати є те, що він звільняє час вашого відділу кадрів (HR). Замість виконання одних і тих самих нудних рутинних завдань, вони можуть зосередитися на більш важливих ініціативах.
Але окрім оптимізації заробітної плати, що ще воно робить? Ну, це...
Забезпечує дотримання податкового законодавства: А ви знали, що до 30% компаній неправильно класифікують працівників? Це сильно уражає економіку, призводить до великих витрат. Програмне забезпечення для заробітної плати може запобігати цьому й допомагати вам дотримуватися законів штату та федерального рівня. Деякі засоби навіть генерують підсумки та звіти для подання податкових декларацій.
Зберігає час та зменшує витрати: За допомогою автоматизації команди HR можуть зменшити витрати на величезні людські помилки, такі як невірне введення даних заробітної плати. В результаті ви зекономите час і гроші, що дозволить вам зосередитися на досягненні ваших організаційних цілей.
Збільшує точність та прозорість: Більше не потрібно вгадувати та марнувати час. Рішення для обробки зарплати гарантує доставку точних заробітних платежів працівникам безпосередньо на їхні банківські рахунки та своєчасно, абсолютно точно не більше. Це призводить до збільшення довіри та впевненості - і щасливіших співробітників!
Пропонує гнучкість та кастомізацію: Нові тенденції в роботі з'являються кожен день. Однією з таких є притягнення некласичних кандидатів, при цьому 56% кандидатів подають заявки на роботу за межами своєї поточної сфери діяльності. Це означає, що вам постійно потрібно адаптуватися, а ваше програмне забезпечення для обробки зарплати повинно йти за вами. Вибране вами рішення повинно пропонувати ряд налаштовуваних функцій, які відповідають вашим конкретним вимогам у будь-який момент. Крім того, воно повинно підтримувати різні частоти виплат та податкові утримання, щоб ви могли завжди покладатися на нього, коли це найбільш необхідно.
Тож, чи ці переваги змусили вас прагнути програмне забезпечення для обробки зарплати? Надіюся, що так, або буде дещо незручно. Наша наступна секція досліджує кроки, які вам потрібно вжити, щоб вибрати вірну платформу для обробки зарплати.
Як вибрати програмне забезпечення для обробки зарплати
Щоб отримати переваги від системи обробки зарплати, вам потрібно мати власний інструмент для обробки зарплати. І хоча легко знайти середній належний "краще програмне забезпечення для обробки зарплати" та вибрати перший, який дивиться яксень, ви будете дуже розчаровані. Це може не бути тим, що вам потрібно.
Рим не був побудований за день. Вибір правильного програмного забезпечення для обробки зарплати є результатом постійних зусиль та планування.
І все це починається з оцінки ваших потреб у зарплаті. Оскільки кожен бізнес унікальний, вам слід відповісти на наступні питання:
Скільки у вас співробітників? В програмах обробки зарплати є різні можливості. Будьте обережні, щоб не платити за більше функцій, ніж вам потрібно.
Як часто ви виплачуєте заробітну плату своїм співробітникам? Чи воно відрізняється від посади до посади? Ваше програмне забезпечення для обробки заробітної платні повинно регулювати кілька частот виплат з утриманням точності.
Чи ви працевлаштовуєте іноземних працівників? Якщо ви це робите, ваші програми обробки зарплати повинні мати можливість обробляти міжнародні платежі. Та уникати неочікуваних податкових зборів у зарплаті.
Чи є у вас різні типи працівників? Можливо, вашу команду складають годинні, окладні та контрактні працівники. Додаток повинен спростити складність вашого рутинного робочого процесу.
Визначивши свої основні цілі, ви стаєте на крок ближче до вибору правильної програми для обробки зарплати.
Крок #2: Складіть список ваших бажаних функцій
Тепер ви визначили свої потреби і знаєте їх вдосконалому. Тепер настав час скласти чек-лист вашіх "обов'язкових" функцій. Чи потрібне вам безперервне управління користувальницькими вигодами? Або функції відстеження часу? Чи інтегрує інструмент з програмами, які ви використовуєте щоденно?
Наприклад, можливо, вся комунікація команди відбувається в Slack. Якщо ваша система заробітної плати не інтегрується з цим інструментом, це ускладнить ваше життя і зробить його більш роздратованим.
Тож добре подумайте про головні функції, яким повинна відповідати система заробітної плати, щоб відповідати вищезазначеним бізнес-потребам. Спробуйте надати пріоритет функціональностям, які виконають важку роботу за вас.
Крок #3: Оцініть свій бюджет
Ви не хочите витрачати всі ваші гроші на програмне забезпечення для обробки заробітної плати, яке має багато функцій, які ви використовуватимете лише наполовину. Отже, встановіть бюджет, який дозволить вам отримати бажані функції.
Пізніше ви можете розглянути додаткові функції, якщо це потрібно. Проте будьте обережні, оскільки ціни на кожен інструмент відрізняються від постачальника до постачальника. Плюс, вони мають різні моделі тарифів. Наприклад, багато з них пропонують щомісячну підписку з базовою вартістю, але додаткову плату за працівника.
Враховуйте це при оцінці програмного забезпечення для обробки заробітної плати.
Крок #4: Складіть список можливих постачальників
Тепер починається весела частина. Візьміть свій список функцій, бюджет та цілі та почніть досліджувати найкращих постачальників програмного забезпечення для обробки заробітної плати для вашої конкретної потреби. Початок може виявитися важким, особливо оскільки цей ринок, ймовірно, буде продовжувати зростати — від 7,3 мільярда доларів у 2022 році до орієнтовно 15,43 мільярда доларів до 2030 року. Але ось деякі питання, які значно допоможуть вам у вашій меті:
Яка головна функція інструменту?
Чи відповідає програмне забезпечення вашим вимогам?
Він підходить для малих чи великих організацій?
Чи він має безкоштовну пробну версію або демо?
Що люди говорять про це?
Яку максимальну кількість співробітників він може обробляти?
Чи він має інтеграції з вашими улюбленими інструментами?
Чи вартість інструменту вписується у ваш бюджет?
Чи він має різні частоти виплат?
Пам'ятайте ці запитання, коли складатимете свій список — це безумовно допоможе полегшити цей процес.
Крок #5: Розгляньте функціоналість безпеки
Одна функція, на якій ви ніколи не повинні економити при виборі програмного забезпечення для обробки зарплати, це функціоналість безпеки даних.
Цей інструмент працює з чутливим фінансовим та особистими даними працівників; можливо, ви уявляєте, наскільки небажане порушення кібербезпеки може виявитися руйнівним для репутації вашого бізнесу.
Тож виберіть рішення, в якому є надійні заходи безпеки, такі як шифрування даних або двофакторна автентифікація. Для підтвердження ви можете звернутися до служби підтримки клієнтів вендора та запитати, як вони захистять вашу інформацію у разі порушення.
Зазвичай безпека іде в парі з податковою і трудовою відповідністю. Якщо ні, вам слід переконатися, що обране інструмент управління зарплатами також часто оновлює своє програмне забезпечення, щоб відображати нові закони про податок на доходи.
Крок #6: Розгляньте додатки та інтеграції
Якщо вас втомили від'єднані системи та переключення вкладок взад та вперед, тоді вам варто шукати платформи управління заробітною платою, які інтегруються з вашими існуючими інструментами.
Багато програмного забезпечення для обробки зарплати пропонує сторонні інтеграції з вашим рахунковим програмним забезпеченням або іншими основними процесами управління людськими ресурсами, що допомагають оптимізувати ваші робочі процеси та спрощують життя вашій команді урядниць.
Оскільки ви можете створити єдине потужне джерело правди, яке підтримує ваші знання та консистентність даних співробітників на всіх рівнях. Та підключити його до документованої інформації.
Крок #7: Створіть короткий список
Ймовірно, ви вже знайшли кілька рішень, які можуть гармонійно поєднуватися з вашими робочими процесами. Але ці скарби можуть загубитися серед мільярду інших інструментів, які зараз у вашому списку.
Час підрізати.
Порівняйте свій список постачальників зі списком обов'язкових функцій та скоротіть їх до трьох або п'яти вдаліших варіантів. Секрет полягає у тому:
Прочитайте відгуки на надійних сайтах, таких як TrustRadius або G2, щоб побачити, що користувачі говорять про інструмент.
Запитайте рекомендацій у колег, оскільки є ймовірність, що вони вже використовують хороший інструмент для обробки заробітної плати.
Перегляньте кейси, які показують, як певний вендор вирішив проблеми людей.
Після цього кроку ви повинні мати список інструментів, які ви найбільше хочете протестувати. Що приводить нас до нашої останньої фази…
Крок #8: Запитайте демонстрації та розпочніть безкоштовні випробування
З вашим коротким списком в руках вам потрібно перейти на сайт кожного вендора. І дивитися, чи є в них безкоштовні випробування або демонстрації, які ви можете спробувати.
Ймовірно, більшість постачальників програмного забезпечення мають пробні версії на 14 або 30 днів, якими ви можете скористатися для тестування платформи. Бачачи програмне забезпечення для обробки зарплати в дії, ви можете оцінити його зручність використання, як воно працює і які послуги надає.
Це дуже важливий крок перед придбанням. Інструмент може виглядати добре на перший погляд, але, можливо, його важко зрозуміти, і ваші співробітники не люблять його.
Тому ви також повинні запитати інших людей з різних відділів випробувати цей інструмент. Вони можуть сказати вам, яке рішення підходить для вашої організації і загалом надати більш об'єктивну перспективу.
Тепер, коли ви знаєте, як вибрати правильне програмне забезпечення для управління персоналом, що ще залишається робити?
Подивіться на найбільш бажані функції системи оплати праці!
Які функції шукати в програмному забезпеченні управління зарплатами
Не всі рішення зарплати створені рівними. Кожен інструмент має унікальні функції, які роблять його хорошим; вам потрібно лише знати, на що звернути увагу. Таким чином, давайте дослідимо деякі з найбільш поширених функцій повноцінного рішення заробітної плати:
Інтеграції відстеження часу: Можливість відстеження часу дуже корисна, якщо у вас годинні співробітники, оскільки вона дозволяє автоматично вводити дані та забезпечує їх точність під час платного періоду.
Опції прямого депонування: Ваші співробітники, нові найманці, навіть потенційні кандидати очікують, що ви надасте їм миттєвий доступ до їх виплатних випадків. Це допомагає не лише отримувати платежі вчасно, але й усуває необхідність у розповсюдженні паперових платіжок.
Управління винагородами: Ваша здатність керувати компенсацією працівників зробить значну різницю в цьому безжалісному робочому ландшафті. Це дозволить вам привертати та утримувати найкращі таланти, винагороджуючи їх на підставі заслуг без зайвої купи справ.
Інтеграції: Ймовірно, ви втомилися від постійного чуття про інтеграції, але вони безумовно врятувальник. Ваш обраний інструмент для заробітної плати повинен легко входити в вашу екосистему, як, скажімо, Guru. Guru з'єднує всі додатки у вашому технологічному стеку—включаючи ваше програмне забезпечення заробітної плати—і робить усю інформацію з різних інструментів миттєво доступною з одного місця: де б ви зараз працювали.
Самообслуговування співробітників: Ця функція дозволяє співробітникам отримувати доступ до важливої інформації, такої як час відпочинку, форми W-2 чи виплатні випадки в будь-який момент. Це значно зменшує робоче навантаження команди управління персоналом і надає працівникам більшу відповідальність.
Є багато функцій, які варто враховувати при оцінці засобів управління зарплатою, таких як калькулятор податків, виплати і т.д. Якщо ви слідували вищенаведеним крокам, ви знаєте, що все залежить від ваших потреб.
Але які є кращі інструменти для обробки заробітної плати? Ми прослизали веб для вас і склали список.
10 Послуг програмного забезпечення для заробітної плати для розгляду
Якщо ви провели дослідження, ви знаєте, скільки засобів управління зарплатою існує. Це OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce — список може продовжуватися.
Але вони хороші?
Залежить від вашого бажання та потреб. Тому ми уважно підібрали різні інструменти для унікальних потреб, щоб ви могли отримати повну картину ринку програмного забезпечення для заробітної плати.
1. Смачний
Gusto — це програмне забезпечення для заробітної плати в Інтернеті, яке допомагає командам управління персоналом заповнювати свої податкові документи, обробляти платежі та забезпечувати дотримання законодавства галузі.
Але Gusto це не лише про заробітну плату. “Комплексні засоби звітності є простими у використанні та пропонують різноманітні варіанти доступу до потрібної інформації,” говорить оглядач. Крім того, у Gusto є простий процес впровадження, який дозволяє вам запустити інструмент за кілька хвилин, а не тижнів.
2. Розшарування
Розшарування, сучасний інструмент управління робочою силою, дозволяє командам керувати різними аспектами свого відділу управління людськими ресурсами, такими як заробітна плата, пільги, витрати тощо.
Rippling автоматично розраховує та подає декларації про заробітну плату, навіть якщо у вас є іноземні працівники. Крім того, у нього є мобільний додаток, де працівники можуть переглядати свої платіжні відомості або подавати запит на відпустку.
Сюрприз, сюрприз! Rippling інтегрується з Guru.
3. Square
Square - це технологічне рішення для бізнесу, яке дозволяє відділам кадрів легко вести зарплату, дотримуючись вимог законодавства.
Використовуваний власниками малих бізнесів щодня, цей інструмент має надійні платежі та інтегрується з вашою системою POS. Це означає, що ви можете оплачувати працівників безпосередньо з вашої інформаційної панелі та швидше обробляти платежі.
Крім того, якщо у вас є проблеми з податковими роботами, Square допоможе вам бути в курсі вимог щодо дотримання завдяки досвідченій пораді.
OnPay — повнофункціональний онлайн-інструмент для заробітної плати, який надає відділам кадрів все необхідне для оптимізації процесу заробітної плати та пільг.
Оскільки він автоматизує всі витратні завдання та зменшує ваш щомісячний облік, OnPay дозволяє вам зосередитися більше на важливому. Крім того, він інтегрується з популярними обліковими записами, системами відстеження часу та іншими бізнес-інструментами, включаючи Guru.
5. ADP Заробітна плата
ADP Платіжні відомості - це служба управління кадрами та оподаткування, яка забезпечує безпроблемний робота вашої зарплати, без зайвих клопотів.
Якщо ми мали б описати ADP Платіжні відомості в реченні, воно звучало б як цей огляд:
“Однією з найкорисніших переваг ADP є легкий доступ, завантаження та збереження платіжних відомостей минулих місяців дуже легко, всього кілька кліків.”
У ADP також є платформа самообслуговування для співробітників та керівників, яку ви можете використовувати як в онлайн-режимі, так і через мобільний додаток. Якщо вам потрібна допомога у чомусь, у ADP є досвідчені фахівці з платіжної відомості, доступні 24/7.
Щодо інтеграцій, ADP Платіжні відомості гарно взаємодіють з Guru.
6. Paychex
Paychex пропонує автоматизовані інструменти оброблення заробітної плати в простому, всеузгодженому рішенні у сфері управління людськими ресурсами.
Це рішення спрощує своєчасне оплату вашого співробітника всього за кілька кліків. Воно робить це за допомогою гнучкої обробки, порталу самообслуговування співробітника та автоматизованого адміністрування податків.
Intuit QuickBooks допомагає відстежувати витрати, створювати пізнавальні звіти та налаштовувати рахунки з однієї платформи. Крім того, він відстежує, куди йдуть ваші гроші, автоматично зберігаючи ваші транзакції на платформі.
Ви також можете підключити свої улюблені додатки до QuickBooks; навіть Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct - це онлайн-платформа для обліку для фрілансерів або середніх компаній.
Завдяки основним функціями, таким як облік платежів, керівництво готівкою та виставлення рахунків, Sage One може відповісти на всі ваші потреби. Це легко налаштувати, і ви можете мати до нього доступ 24/7, якщо у вас є підключення до Інтернету.
Deel - це рішення для обробки зарплати для глобальних команд, здатне обробляти подання, податкові утримання та виконувати вимоги, де б не знаходилися ваші працівники.
Deel чудовий, оскільки він пропонує повний огляд вашої робочої сили без перемикання додатків. Більше того, менеджери, лідери і навіть працівники можуть використовувати портал самообслуговування Deel для оновлення деталей виведення, контролю загальних витрат на заробітну плату та виконання багатьох інших завдань.
«Система безперешкодно вирішує процес переказу від мого роботодавця на мій місцевий банківський рахунок, що допомагає мені заощадити час і зусилля. Той факт, що мені не потрібно вручну ініціювати або відслідковувати транзакції, - великий плюс.
Готові укласти угоду? Беріть з собою Guru: вони співпрацюють разом!
10. BrightPay
BrightPay, розташований у Сполученому Королівстві, це хмарна система заробітної плати, яка сприяє співпраці в реальному часі та скороченню затримок у циклі зарплати.
«[...] Панель користувача проста у використанні, а введення даних про зарплату — це легкість. Програма автоматизує регулярні зарплати, переносячи числа з місяця на місяць та генеруючи показники варіацій.
Більше того, в ній є портал самообслуговування, де працівники можуть отримати доступ до інформації, яку вони шукають, такої як платіжні відомості, утримання, щорічний відпуст і т.д.
BrightPay інтегрується з багатьма іншими інструментами, такими як BrightBooks, Sage, Xero, і — ви вже вгадали — Guru!
На тебе
Дивіться? З цим путівником для покупців не так важко вивчити, як вибрати програмне забезпечення для обліку заробітної плати, яке робить свою роботу. Ми осмілилися сказати, що це дозволяє вам почувати себе впевненим, що ви оберете правильне рішення — нарешті!
Ще одне перед виходом. Поговоримо про Guru, платформу для пошуку та знань для корпоративного сектору, яка тримає всю інформацію вашої компанії на виїзді.
Guru інтегрується з вашими існуючими інструментами, так що ви можете шукати всі свої програми, чати та документи миттєво, не перемикаючись між вкладками чи задачами.
Дізнайтеся більше про Guru, підписавшись сьогодні.
Часто задаються питання (FAQs)
Скільки коштує програмне забезпечення для обліку заробітної плати?
Ціна залежить від різних факторів, таких як розмір організації, модель ціноутворення та кількість співробітників.
Зазвичай, у більшості постачальників послуг є щомісячна підписка від $8 за місяць до $49 за місяць. Якщо ви хочете додати нових користувачів, вам доведеться сплатити додаткову комісію.
Інші можуть мати індивідуальні ціни, де вам доведеться запитати передбачену ціну та проконсультуватися з продавцем.
Чи є безкоштовне програмне забезпечення для обліку заробітної плати?
Так, деякі рішення для обліку заробітної плати пропонують безкоштовний план, такі як Square та Deel, але у більшості є платні підписки.
Якщо ви виберете безкоштовні плани, ви можете мати обмежений доступ до функцій, які, ймовірно, не допоможуть вам у подальшому.
Як вибрати постачальника послуг з обліку заробітної плати для невеликого бізнесу?
Ось деякі корисні поради для невеликих бізнесів:
Оцініть свої потреби: Що ви намагаєтеся вирішити? Вам потрібні інструменти обліку заробітної плати тільки для відстеження часу? Чи ще щось більше?
Врахуйте свій бюджет: Скільки ви готові витратити на інструмент обліку заробітної плати?
Переконайтеся, що він має можливість масштабування: Виберіть опцію обліку заробітної плати, яка росте разом з вашим бізнесом.
Перевірте відгуки: Подивіться, що кажуть інші невеликі команди про певний інструмент.
Обираючи програмне забезпечення для обліку заробітної плати, яке справді робить свою роботу, просто, коли у вас є цей довідник під рукою.
Чи не ненавидите ви, коли забуваєте своїм працівникам вчасно виплатити зарплату? ЗНОВУ? Проте це не ваша вина. У вас так багато справ на голові, що неможливо все запам'ятати. Плюс, на розрахунок їхньої зарплати пішло годин.
Проте ви не самотні у цьому. За даними UKG, 54% американців мали проблеми з виплатою зарплати. Спеціалісти зі ставок, за годину та виконавці мали свої власні проблеми з винагородою.
Рішення? Програмне забезпечення для обліку заробітної плати, яке автоматично обробляє різні процеси заробітної плати, такі як варіанти оплати або податки. З цими функціями автоматизації ви економите час та запобігаєте витратних помилок.
Але перш ніж вирушити у вирішальний шаг, вам потрібно пройти необхідні кроки для вибору відповідного програмного забезпечення для обліку заробітної плати для своїх бізнес-потреб. І ось як тут в нагоді стає цей довідник.
Що таке програмне забезпечення для обліку заробітної плати?
Програмне забезпечення для обліку заробітної плати - це програма, яка автоматизує процес оплати повночасних або відомчих співробітників. Воно допомагає управляти бонусами, зарплатами і ставками, а також відслідковує відпустки та підвищення для працівників.
В цілому послуги з обліку зарплати відслідковують усі платежі, забезпечують відповідність з податковими законами та правилами і контролюють час і відвідуваність. Як результат, ви отримуєте прозорість у всіх звітах про оплату, такі як платіжні відомості, і зменшуєте ризик помилок та недодержання вимог.
Це програмне забезпечення може використовувати будь-яка компанія, від малих бізнесів до великих підприємств. Але як воно працює? Давайте з'ясуємо.
Як працює програмне забезпечення для обліку зарплати?
Уявіть собі систему обліку заробітної плати як портал самообслуговування. Співробітники можуть отримати до нього доступ у будь-який час для перегляду або редагування своєї особистої інформації та встановлення своїх виборів оплати (безпосереднє внесення коштів, оплата карткою чи паперовий чек).
Це допомагає роботодавцям легше робити виплати. З усією потрібною інформацією в одному інструменті, компанії можуть автоматизувати виплати для кожного співробітника, незалежно від їхнього місця знаходження чи типу контракту.
Більш точно, організації використовують програмне забезпечення для обліку зарплати та послуги, оскільки це:
Спрощує часові задачі та може легко адаптуватися до будь-якої зміни.
Створює більшу прозорість у їхніх фінансах, щоб вони могли тримати бюджет.
Зберігає чимало часу, дозволяючи організаціям зосередитися на більш важливих завданнях.
Забезпечує, що вони сплачують працівників вчасно, щоразу.
Крім того, програмне забезпечення заробітної плати інтегрується з вже використовуваними вами бізнес-системами, такими як облік та фінанси. Це дозволяє вам запускати заробітну плату точно вчасно і будувати довіру працівників. Говорячи про довіру, давайте поговоримо про переваги цього типу програмного забезпечення.
Які переваги використання програмного забезпечення для заробітної плати?
Найважливішою перевагою засобу для заробітної плати є те, що він звільняє час вашого відділу кадрів (HR). Замість виконання одних і тих самих нудних рутинних завдань, вони можуть зосередитися на більш важливих ініціативах.
Але окрім оптимізації заробітної плати, що ще воно робить? Ну, це...
Забезпечує дотримання податкового законодавства: А ви знали, що до 30% компаній неправильно класифікують працівників? Це сильно уражає економіку, призводить до великих витрат. Програмне забезпечення для заробітної плати може запобігати цьому й допомагати вам дотримуватися законів штату та федерального рівня. Деякі засоби навіть генерують підсумки та звіти для подання податкових декларацій.
Зберігає час та зменшує витрати: За допомогою автоматизації команди HR можуть зменшити витрати на величезні людські помилки, такі як невірне введення даних заробітної плати. В результаті ви зекономите час і гроші, що дозволить вам зосередитися на досягненні ваших організаційних цілей.
Збільшує точність та прозорість: Більше не потрібно вгадувати та марнувати час. Рішення для обробки зарплати гарантує доставку точних заробітних платежів працівникам безпосередньо на їхні банківські рахунки та своєчасно, абсолютно точно не більше. Це призводить до збільшення довіри та впевненості - і щасливіших співробітників!
Пропонує гнучкість та кастомізацію: Нові тенденції в роботі з'являються кожен день. Однією з таких є притягнення некласичних кандидатів, при цьому 56% кандидатів подають заявки на роботу за межами своєї поточної сфери діяльності. Це означає, що вам постійно потрібно адаптуватися, а ваше програмне забезпечення для обробки зарплати повинно йти за вами. Вибране вами рішення повинно пропонувати ряд налаштовуваних функцій, які відповідають вашим конкретним вимогам у будь-який момент. Крім того, воно повинно підтримувати різні частоти виплат та податкові утримання, щоб ви могли завжди покладатися на нього, коли це найбільш необхідно.
Тож, чи ці переваги змусили вас прагнути програмне забезпечення для обробки зарплати? Надіюся, що так, або буде дещо незручно. Наша наступна секція досліджує кроки, які вам потрібно вжити, щоб вибрати вірну платформу для обробки зарплати.
Як вибрати програмне забезпечення для обробки зарплати
Щоб отримати переваги від системи обробки зарплати, вам потрібно мати власний інструмент для обробки зарплати. І хоча легко знайти середній належний "краще програмне забезпечення для обробки зарплати" та вибрати перший, який дивиться яксень, ви будете дуже розчаровані. Це може не бути тим, що вам потрібно.
Рим не був побудований за день. Вибір правильного програмного забезпечення для обробки зарплати є результатом постійних зусиль та планування.
І все це починається з оцінки ваших потреб у зарплаті. Оскільки кожен бізнес унікальний, вам слід відповісти на наступні питання:
Скільки у вас співробітників? В програмах обробки зарплати є різні можливості. Будьте обережні, щоб не платити за більше функцій, ніж вам потрібно.
Як часто ви виплачуєте заробітну плату своїм співробітникам? Чи воно відрізняється від посади до посади? Ваше програмне забезпечення для обробки заробітної платні повинно регулювати кілька частот виплат з утриманням точності.
Чи ви працевлаштовуєте іноземних працівників? Якщо ви це робите, ваші програми обробки зарплати повинні мати можливість обробляти міжнародні платежі. Та уникати неочікуваних податкових зборів у зарплаті.
Чи є у вас різні типи працівників? Можливо, вашу команду складають годинні, окладні та контрактні працівники. Додаток повинен спростити складність вашого рутинного робочого процесу.
Визначивши свої основні цілі, ви стаєте на крок ближче до вибору правильної програми для обробки зарплати.
Крок #2: Складіть список ваших бажаних функцій
Тепер ви визначили свої потреби і знаєте їх вдосконалому. Тепер настав час скласти чек-лист вашіх "обов'язкових" функцій. Чи потрібне вам безперервне управління користувальницькими вигодами? Або функції відстеження часу? Чи інтегрує інструмент з програмами, які ви використовуєте щоденно?
Наприклад, можливо, вся комунікація команди відбувається в Slack. Якщо ваша система заробітної плати не інтегрується з цим інструментом, це ускладнить ваше життя і зробить його більш роздратованим.
Тож добре подумайте про головні функції, яким повинна відповідати система заробітної плати, щоб відповідати вищезазначеним бізнес-потребам. Спробуйте надати пріоритет функціональностям, які виконають важку роботу за вас.
Крок #3: Оцініть свій бюджет
Ви не хочите витрачати всі ваші гроші на програмне забезпечення для обробки заробітної плати, яке має багато функцій, які ви використовуватимете лише наполовину. Отже, встановіть бюджет, який дозволить вам отримати бажані функції.
Пізніше ви можете розглянути додаткові функції, якщо це потрібно. Проте будьте обережні, оскільки ціни на кожен інструмент відрізняються від постачальника до постачальника. Плюс, вони мають різні моделі тарифів. Наприклад, багато з них пропонують щомісячну підписку з базовою вартістю, але додаткову плату за працівника.
Враховуйте це при оцінці програмного забезпечення для обробки заробітної плати.
Крок #4: Складіть список можливих постачальників
Тепер починається весела частина. Візьміть свій список функцій, бюджет та цілі та почніть досліджувати найкращих постачальників програмного забезпечення для обробки заробітної плати для вашої конкретної потреби. Початок може виявитися важким, особливо оскільки цей ринок, ймовірно, буде продовжувати зростати — від 7,3 мільярда доларів у 2022 році до орієнтовно 15,43 мільярда доларів до 2030 року. Але ось деякі питання, які значно допоможуть вам у вашій меті:
Яка головна функція інструменту?
Чи відповідає програмне забезпечення вашим вимогам?
Він підходить для малих чи великих організацій?
Чи він має безкоштовну пробну версію або демо?
Що люди говорять про це?
Яку максимальну кількість співробітників він може обробляти?
Чи він має інтеграції з вашими улюбленими інструментами?
Чи вартість інструменту вписується у ваш бюджет?
Чи він має різні частоти виплат?
Пам'ятайте ці запитання, коли складатимете свій список — це безумовно допоможе полегшити цей процес.
Крок #5: Розгляньте функціоналість безпеки
Одна функція, на якій ви ніколи не повинні економити при виборі програмного забезпечення для обробки зарплати, це функціоналість безпеки даних.
Цей інструмент працює з чутливим фінансовим та особистими даними працівників; можливо, ви уявляєте, наскільки небажане порушення кібербезпеки може виявитися руйнівним для репутації вашого бізнесу.
Тож виберіть рішення, в якому є надійні заходи безпеки, такі як шифрування даних або двофакторна автентифікація. Для підтвердження ви можете звернутися до служби підтримки клієнтів вендора та запитати, як вони захистять вашу інформацію у разі порушення.
Зазвичай безпека іде в парі з податковою і трудовою відповідністю. Якщо ні, вам слід переконатися, що обране інструмент управління зарплатами також часто оновлює своє програмне забезпечення, щоб відображати нові закони про податок на доходи.
Крок #6: Розгляньте додатки та інтеграції
Якщо вас втомили від'єднані системи та переключення вкладок взад та вперед, тоді вам варто шукати платформи управління заробітною платою, які інтегруються з вашими існуючими інструментами.
Багато програмного забезпечення для обробки зарплати пропонує сторонні інтеграції з вашим рахунковим програмним забезпеченням або іншими основними процесами управління людськими ресурсами, що допомагають оптимізувати ваші робочі процеси та спрощують життя вашій команді урядниць.
Оскільки ви можете створити єдине потужне джерело правди, яке підтримує ваші знання та консистентність даних співробітників на всіх рівнях. Та підключити його до документованої інформації.
Крок #7: Створіть короткий список
Ймовірно, ви вже знайшли кілька рішень, які можуть гармонійно поєднуватися з вашими робочими процесами. Але ці скарби можуть загубитися серед мільярду інших інструментів, які зараз у вашому списку.
Час підрізати.
Порівняйте свій список постачальників зі списком обов'язкових функцій та скоротіть їх до трьох або п'яти вдаліших варіантів. Секрет полягає у тому:
Прочитайте відгуки на надійних сайтах, таких як TrustRadius або G2, щоб побачити, що користувачі говорять про інструмент.
Запитайте рекомендацій у колег, оскільки є ймовірність, що вони вже використовують хороший інструмент для обробки заробітної плати.
Перегляньте кейси, які показують, як певний вендор вирішив проблеми людей.
Після цього кроку ви повинні мати список інструментів, які ви найбільше хочете протестувати. Що приводить нас до нашої останньої фази…
Крок #8: Запитайте демонстрації та розпочніть безкоштовні випробування
З вашим коротким списком в руках вам потрібно перейти на сайт кожного вендора. І дивитися, чи є в них безкоштовні випробування або демонстрації, які ви можете спробувати.
Ймовірно, більшість постачальників програмного забезпечення мають пробні версії на 14 або 30 днів, якими ви можете скористатися для тестування платформи. Бачачи програмне забезпечення для обробки зарплати в дії, ви можете оцінити його зручність використання, як воно працює і які послуги надає.
Це дуже важливий крок перед придбанням. Інструмент може виглядати добре на перший погляд, але, можливо, його важко зрозуміти, і ваші співробітники не люблять його.
Тому ви також повинні запитати інших людей з різних відділів випробувати цей інструмент. Вони можуть сказати вам, яке рішення підходить для вашої організації і загалом надати більш об'єктивну перспективу.
Тепер, коли ви знаєте, як вибрати правильне програмне забезпечення для управління персоналом, що ще залишається робити?
Подивіться на найбільш бажані функції системи оплати праці!
Які функції шукати в програмному забезпеченні управління зарплатами
Не всі рішення зарплати створені рівними. Кожен інструмент має унікальні функції, які роблять його хорошим; вам потрібно лише знати, на що звернути увагу. Таким чином, давайте дослідимо деякі з найбільш поширених функцій повноцінного рішення заробітної плати:
Інтеграції відстеження часу: Можливість відстеження часу дуже корисна, якщо у вас годинні співробітники, оскільки вона дозволяє автоматично вводити дані та забезпечує їх точність під час платного періоду.
Опції прямого депонування: Ваші співробітники, нові найманці, навіть потенційні кандидати очікують, що ви надасте їм миттєвий доступ до їх виплатних випадків. Це допомагає не лише отримувати платежі вчасно, але й усуває необхідність у розповсюдженні паперових платіжок.
Управління винагородами: Ваша здатність керувати компенсацією працівників зробить значну різницю в цьому безжалісному робочому ландшафті. Це дозволить вам привертати та утримувати найкращі таланти, винагороджуючи їх на підставі заслуг без зайвої купи справ.
Інтеграції: Ймовірно, ви втомилися від постійного чуття про інтеграції, але вони безумовно врятувальник. Ваш обраний інструмент для заробітної плати повинен легко входити в вашу екосистему, як, скажімо, Guru. Guru з'єднує всі додатки у вашому технологічному стеку—включаючи ваше програмне забезпечення заробітної плати—і робить усю інформацію з різних інструментів миттєво доступною з одного місця: де б ви зараз працювали.
Самообслуговування співробітників: Ця функція дозволяє співробітникам отримувати доступ до важливої інформації, такої як час відпочинку, форми W-2 чи виплатні випадки в будь-який момент. Це значно зменшує робоче навантаження команди управління персоналом і надає працівникам більшу відповідальність.
Є багато функцій, які варто враховувати при оцінці засобів управління зарплатою, таких як калькулятор податків, виплати і т.д. Якщо ви слідували вищенаведеним крокам, ви знаєте, що все залежить від ваших потреб.
Але які є кращі інструменти для обробки заробітної плати? Ми прослизали веб для вас і склали список.
10 Послуг програмного забезпечення для заробітної плати для розгляду
Якщо ви провели дослідження, ви знаєте, скільки засобів управління зарплатою існує. Це OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce — список може продовжуватися.
Але вони хороші?
Залежить від вашого бажання та потреб. Тому ми уважно підібрали різні інструменти для унікальних потреб, щоб ви могли отримати повну картину ринку програмного забезпечення для заробітної плати.
1. Смачний
Gusto — це програмне забезпечення для заробітної плати в Інтернеті, яке допомагає командам управління персоналом заповнювати свої податкові документи, обробляти платежі та забезпечувати дотримання законодавства галузі.
Але Gusto це не лише про заробітну плату. “Комплексні засоби звітності є простими у використанні та пропонують різноманітні варіанти доступу до потрібної інформації,” говорить оглядач. Крім того, у Gusto є простий процес впровадження, який дозволяє вам запустити інструмент за кілька хвилин, а не тижнів.
2. Розшарування
Розшарування, сучасний інструмент управління робочою силою, дозволяє командам керувати різними аспектами свого відділу управління людськими ресурсами, такими як заробітна плата, пільги, витрати тощо.
Rippling автоматично розраховує та подає декларації про заробітну плату, навіть якщо у вас є іноземні працівники. Крім того, у нього є мобільний додаток, де працівники можуть переглядати свої платіжні відомості або подавати запит на відпустку.
Сюрприз, сюрприз! Rippling інтегрується з Guru.
3. Square
Square - це технологічне рішення для бізнесу, яке дозволяє відділам кадрів легко вести зарплату, дотримуючись вимог законодавства.
Використовуваний власниками малих бізнесів щодня, цей інструмент має надійні платежі та інтегрується з вашою системою POS. Це означає, що ви можете оплачувати працівників безпосередньо з вашої інформаційної панелі та швидше обробляти платежі.
Крім того, якщо у вас є проблеми з податковими роботами, Square допоможе вам бути в курсі вимог щодо дотримання завдяки досвідченій пораді.
OnPay — повнофункціональний онлайн-інструмент для заробітної плати, який надає відділам кадрів все необхідне для оптимізації процесу заробітної плати та пільг.
Оскільки він автоматизує всі витратні завдання та зменшує ваш щомісячний облік, OnPay дозволяє вам зосередитися більше на важливому. Крім того, він інтегрується з популярними обліковими записами, системами відстеження часу та іншими бізнес-інструментами, включаючи Guru.
5. ADP Заробітна плата
ADP Платіжні відомості - це служба управління кадрами та оподаткування, яка забезпечує безпроблемний робота вашої зарплати, без зайвих клопотів.
Якщо ми мали б описати ADP Платіжні відомості в реченні, воно звучало б як цей огляд:
“Однією з найкорисніших переваг ADP є легкий доступ, завантаження та збереження платіжних відомостей минулих місяців дуже легко, всього кілька кліків.”
У ADP також є платформа самообслуговування для співробітників та керівників, яку ви можете використовувати як в онлайн-режимі, так і через мобільний додаток. Якщо вам потрібна допомога у чомусь, у ADP є досвідчені фахівці з платіжної відомості, доступні 24/7.
Щодо інтеграцій, ADP Платіжні відомості гарно взаємодіють з Guru.
6. Paychex
Paychex пропонує автоматизовані інструменти оброблення заробітної плати в простому, всеузгодженому рішенні у сфері управління людськими ресурсами.
Це рішення спрощує своєчасне оплату вашого співробітника всього за кілька кліків. Воно робить це за допомогою гнучкої обробки, порталу самообслуговування співробітника та автоматизованого адміністрування податків.
Intuit QuickBooks допомагає відстежувати витрати, створювати пізнавальні звіти та налаштовувати рахунки з однієї платформи. Крім того, він відстежує, куди йдуть ваші гроші, автоматично зберігаючи ваші транзакції на платформі.
Ви також можете підключити свої улюблені додатки до QuickBooks; навіть Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct - це онлайн-платформа для обліку для фрілансерів або середніх компаній.
Завдяки основним функціями, таким як облік платежів, керівництво готівкою та виставлення рахунків, Sage One може відповісти на всі ваші потреби. Це легко налаштувати, і ви можете мати до нього доступ 24/7, якщо у вас є підключення до Інтернету.
Deel - це рішення для обробки зарплати для глобальних команд, здатне обробляти подання, податкові утримання та виконувати вимоги, де б не знаходилися ваші працівники.
Deel чудовий, оскільки він пропонує повний огляд вашої робочої сили без перемикання додатків. Більше того, менеджери, лідери і навіть працівники можуть використовувати портал самообслуговування Deel для оновлення деталей виведення, контролю загальних витрат на заробітну плату та виконання багатьох інших завдань.
«Система безперешкодно вирішує процес переказу від мого роботодавця на мій місцевий банківський рахунок, що допомагає мені заощадити час і зусилля. Той факт, що мені не потрібно вручну ініціювати або відслідковувати транзакції, - великий плюс.
Готові укласти угоду? Беріть з собою Guru: вони співпрацюють разом!
10. BrightPay
BrightPay, розташований у Сполученому Королівстві, це хмарна система заробітної плати, яка сприяє співпраці в реальному часі та скороченню затримок у циклі зарплати.
«[...] Панель користувача проста у використанні, а введення даних про зарплату — це легкість. Програма автоматизує регулярні зарплати, переносячи числа з місяця на місяць та генеруючи показники варіацій.
Більше того, в ній є портал самообслуговування, де працівники можуть отримати доступ до інформації, яку вони шукають, такої як платіжні відомості, утримання, щорічний відпуст і т.д.
BrightPay інтегрується з багатьма іншими інструментами, такими як BrightBooks, Sage, Xero, і — ви вже вгадали — Guru!
На тебе
Дивіться? З цим путівником для покупців не так важко вивчити, як вибрати програмне забезпечення для обліку заробітної плати, яке робить свою роботу. Ми осмілилися сказати, що це дозволяє вам почувати себе впевненим, що ви оберете правильне рішення — нарешті!
Ще одне перед виходом. Поговоримо про Guru, платформу для пошуку та знань для корпоративного сектору, яка тримає всю інформацію вашої компанії на виїзді.
Guru інтегрується з вашими існуючими інструментами, так що ви можете шукати всі свої програми, чати та документи миттєво, не перемикаючись між вкладками чи задачами.
Дізнайтеся більше про Guru, підписавшись сьогодні.
Часто задаються питання (FAQs)
Скільки коштує програмне забезпечення для обліку заробітної плати?
Ціна залежить від різних факторів, таких як розмір організації, модель ціноутворення та кількість співробітників.
Зазвичай, у більшості постачальників послуг є щомісячна підписка від $8 за місяць до $49 за місяць. Якщо ви хочете додати нових користувачів, вам доведеться сплатити додаткову комісію.
Інші можуть мати індивідуальні ціни, де вам доведеться запитати передбачену ціну та проконсультуватися з продавцем.
Чи є безкоштовне програмне забезпечення для обліку заробітної плати?
Так, деякі рішення для обліку заробітної плати пропонують безкоштовний план, такі як Square та Deel, але у більшості є платні підписки.
Якщо ви виберете безкоштовні плани, ви можете мати обмежений доступ до функцій, які, ймовірно, не допоможуть вам у подальшому.
Як вибрати постачальника послуг з обліку заробітної плати для невеликого бізнесу?
Ось деякі корисні поради для невеликих бізнесів:
Оцініть свої потреби: Що ви намагаєтеся вирішити? Вам потрібні інструменти обліку заробітної плати тільки для відстеження часу? Чи ще щось більше?
Врахуйте свій бюджет: Скільки ви готові витратити на інструмент обліку заробітної плати?
Переконайтеся, що він має можливість масштабування: Виберіть опцію обліку заробітної плати, яка росте разом з вашим бізнесом.
Перевірте відгуки: Подивіться, що кажуть інші невеликі команди про певний інструмент.
Досвідчіть силу платформи Guru особисто – пройдіть наш інтерактивний тур продуктом
