Є дві версії кожної технологічної стеки: довгий список інструментів і платформ, які у вас є, і короткий список тих, які ви насправді використовуєте. Коли технологічні стеки розширюються, а робочі місця змінюються, кількість непотрібних додатків в екосистемі компанії (тих, що мають низьку популярність або без чітких власників) може почати залишатися непоміченою, ставши витратами бюджету і ризиками безпеки. Навіть річні процеси складання бюджету можуть не вирішити проблему, адже рядки залишаються для надто багатьох ліцензій на в основному непотрібні додатки. Як приклад: я колись працював у компанії, яка надала мені ліцензію на програмне забезпечення для дизайну, яке я не знав — і ніколи не навчився — як використовувати, просто тому, що воно було частиною стандартного маркетингового інструментарію.

Це не означає, що ви не повинні вводити нові додатки до своєї стеки! Насправді, розглядаючи нові додатки, ви, ймовірно, краще зрозумієте, які додатки в вашій поточній конфігурації використовуються недостатньо, а де вам, можливо, знадобиться невелике інвестування.

Давайте розглянемо, як провести комплексну оцінку вашої технологічної стеки, як зрозуміти, що є в коротких і довгих списках у всіх, і як заповнити прогалини.

Як оцінити вашу існуючу технологічну стеку

Ви можете подумати, що почати потрібно з перегляду вашого бюджету. Це не так. Переглядаючи спочатку свій бюджет, великі рядки можуть здивувати вас до того, щоб скасувати витрати на широко використовуваний додаток. Це також не враховує будь-які безкоштовні додатки, які ваша команда може використовувати (або які, можливо, більше не використовуються, але все ще мають доступ до ваших даних через SSO).

1. Найкращий спосіб почати вашу оцінку —… запитати вашу команду!

Є причина, чому ваш лікар запитує вас перерахувати ваші ліки кожного разу. Вони можуть мати старі рецепти в своїй системі, які можуть негативно вплинути на рекомендацію нового підходу, і вони хочуть зрозуміти, що саме ви приймаєте. Щоб зменшити втому від даних, ви можете попросити їх заповнити форму з уже завантаженими існуючими інструментами, якими ви знаєте, що вони мають доступ, попросіть їх позначити елементи, які вони використовують, і додати інші елементи, які ви могли не зафіксувати.

Вам також слід розподілити свою форму прийому, запитуючи людей оцінити, як часто вони використовують кожний продукт (варіанти: ніколи, 1-2 рази на місяць, майже кожного тижня, кілька разів на тиждень, кожного дня) для найбільш повного розуміння їх короткого і довгого списків.

Професійна порада: переконайтеся, що ви підкреслюєте, що це не є вправою «зловити». Люди можуть не бути готові визнати, що вони не використовують продукт, який їм потрібно.

2. Включіть вашу IT-команду

Якщо ви використовуєте метод SSO, наприклад, Google, який дозволяє людям увійти в додатки без проходження через налаштування облікового запису, ваша IT-команда повинна мати доступ до того, які саме додатки є і як часто їх використовують. Це не тільки дає вам повніше уявлення про використання, але може також допомогти вам виявити потенційні ризики безпеки.

3. Перегляньте дані про використання продукту

Якщо продукт має дані про використання, отримайте їх! Якщо ви не можете знайти панель приладів, запитайте у команди підтримки, чи можете ви отримати копію. Адже дані об'єктивні, а особистий звіт є суб'єктивним.

4. Перегляньте бюджет

Тепер час оцінити ваш бюджет. З усіма самозвітами вашої команди, даними SSO і даними про використання продукту ви можете а) звести їх до розмірів рядків і б) вирішити, чи варто витрачати гроші на цей рядок. Але навіть це виявляється трохи складнішим, ніж спочатку може здаватися.

Якщо ви витрачаєте 30 доларів за ліцензію на місяць на продукт, який використовують 10 з 100 співробітників, ви можете бути схильні автоматично усунути витрати. Але ось що вам варто насправді розглянути:

• Чому ми купили цей продукт у першу чергу?
• Хто є його внутрішнім власником?
• Чи не купили ми занадто багато ліцензій? (так звані користувачі, які його використовують, дійсно використовують його багато?)
• Чи нам просто потрібно повторно навчити користувачів щодо цінності?

Ось зручна діаграма для прийняття рішень:

Що потрібно враховувати під час придбання нового інструмента або платформи

Тепер, коли ви зрозуміли, що ваша команда насправді використовує, вам слід розглянути, де можуть бути прогалини. Якщо, наприклад, у вас є вікі, включена в більший пакет, але ніхто не використовує її, навіть після повторного навчання, вам варто розглянути можливість додавання нової платформи для обміну знаннями.

Коли багато постачальників пропонують подібні функції, як ви можете визначити, чи робите ефективну інвестицію, а не просто додаєте додаток заради додатка? Завжди запитуйте постачальника які їхні показники щоденного та місячного прийняття виглядають після початкового впровадження.

Чому це важливо? З будь-яким новим додатком буде період excitement, коли ваша команда впевнена в його корисності. Однак, після цього початкового піднесення, ви можете почати спостерігати зниження використання (поки воно просто не стане ще одним інструментом, який ви повинні буде пройти через вашу діаграму прийняття рішень «зберегти/усунути»). Дізнавшись середні щоденні та місячні показники використання, ви зрозумієте, чи бачили інші компанії реальний прибуток на інвестиції — і матимете метрики, з яких можна оцінити успіх вашої власної компанії.

Ефективність — це постійна практика

Врешті-решт, ви знаєте, що уточнення вашої технологічної стеки не є одноразовою практикою. Те, що зараз працює для вашої команди, може не спрацювати для них у майбутньому через зростання, скорочення, умови в галузі або зміни в стратегії.

Тим не менш, проводити подібний процес щомісяця практично неможливо! Тож робіть це лише після переконливої події (як ті, що наведені вище) і на початку циклу складання бюджету на ваш рік.

Маєте ще якісь думки щодо створення ефективної технологічної стеки? Коментуйте нижче або направте нам свої поради у Twitter.