Use Case - Jumpstart your Frequently Asked Questions

Ласкаво просимо до Guru! Цей пост є тактичним покроковим посібником, щоб зафіксувати та поділитися вашим першим набором ключових знань компанії за допомогою Guru.

Незалежно від того, наскільки велика ваша компанія, є кілька ключових моментів, про які повинен знати кожен у вашій команді. Ви хочете бути впевненими, що кожен у вашій компанії представляє вас та вашу компанію найкращим чином, і постійно!

Це корисно не лише для нових співробітників, яких ви наймаєте, а також і для членів команди, які з вами з самого початку, адже ця інформація буде часто змінюватися, і у вас наразі є простий спосіб, щоб всі залишалися в курсі завдяки рішенню, яке інтегроване в їхній робочий процес.

Крок 1. Створіть свої картки

Давайте підготуємо ваш перший набір карток. Ось кілька рекомендацій для основного набору карток, які ви повинні створити та поділитися з вашою командою.

Ваше бізнес-позиціювання

Якщо ви пройшли нашу адаптацію, ви, можливо, вже маєте це. Бонус для вас. Якщо ні, як ви описали б свою компанію в кількох реченнях? Ми рекомендуємо використовувати розмовний тон, подумайте про те, коли хтось з вашої команди перебуває на заході або говорить про вашу компанію потенційному клієнту.

Основні показники компанії (зовнішні)

Основні метрики, які ваша команда повинна комунікувати людям поза вашою організацією, такі як кількість клієнтів, кількість користувачів, кількість партнерів, у скількох країнах ваш продукт виведено, є хорошими прикладами ключових цінностей. Консистентність тут дійсно важлива, оскільки ці цифри постійно змінюються, і може бути незручно, якщо (1) два члени вашої команди обговорюють це з однією й тією ж особою по-різному, або (2) ви використовуєте старі цифри, адже люди припустять, що ваша компанія не досягає прогресу!

Основні показники компанії (внутрішні)

Основні метрики, які ваша команда повинна знати, але не ділитися зовні компанії. Основні майбутні цілі для компанії, фінансова діяльність тощо. Зверніть увагу на контраст тут, чітко позначаючи ці статистичні дані як внутрішні чи зовнішні, ви чітко вказуєте вашій команді, що можна безпечно ділитися публічно, а що ви хочете, щоб всі знали, але сприймали як конфіденційне.

Картки продуктів

Наступні картки повинні бути створені для кожного продукту, який продає ваша компанія.

• Презентація продукту: Як ви описали б свій продукт у кількох ключових реченнях. Якщо у вас є лише один продукт, це може бути охоплено у картці бізнес-позиціювання вище.
• Що нового у [Назва продукту]: Коротко опишіть кілька основних моментів з вашого останнього випуску та чому ці речі чудові. Це буде змінюватися постійно, оскільки завжди з'являються нові речі про ваші продукти, тож це чудовий спосіб тримати це повідомлення централізованим та забезпечити, щоб ваша команда завжди знала, де шукати останню інформацію.
• Хто використовує [Назва продукту]: Дайте підсумок ключових клієнтів (2-3) та які проблеми ваш продукт вирішує для них.
• Дорожня карта для клієнтів: Який компанія затверджений набір речей, про які ви можете говорити в полях, спілкуючись з клієнтами? Включіть майбутню функцію, чому вона чудова, і коли вона вийде. Ми нижче розповімо, як переконатися, що правильна особа "схвалює" цю дату, щоб ви не перевантажували вашу інженерну команду!
• Внутрішня дорожня карта: Подібно до картки бізнес-показників вище, ви можете створити внутрішню версію дорожньої карти, щоб всі знали, що нас чекає, але вам потрібно чітко зазначити, що ніхто не повинен обговорювати ці питання зовні компанії. Це важливо, якщо ви плануєте великий PR-випуск для вашого нового релізу і не хочете, щоб історію підхопили раніше.

[Ваша компанія] у новинах - що вам потрібно знати

Коли ваша компанія зростає, люди починають писати/твітувати/публікувати про вас. Ваша команда буде спитана про ці новини. Незалежно від того, чи є покриття добрим чи поганим, що ви хочете, щоб ваша команда сказала? Надайте ясні точки для обговорення тут і оновлюйте картку з часом, коли нові новини продовжують виходити про вашу компанію.

Що робити, якщо я не знаю, що вказати в цих картках?

Багато з цих карток будуть речами, які приходять «зверху», безпосередньо від засновників, вашого CEO або віце-президентів. Якщо ви не один з цих людей або не впевнені, що сказати, заплануйте зустріч із правильним лідером, щоб з'ясувати. Це чудовий спосіб отримати безпосередній контакт з цими лідерами, і 100% з них будуть раді, що хтось у команді піклується про ці критичні теми та знаходить час, щоб їх закріпити та допомогти поділитися ними з командою. Один із способів зробити ваш запит:

“Привіт XYZ, ми оцінюємо продукт під назвою Guru, який дозволяє нам фіксувати ключові знання компанії та легко ділитися з нашою командою та слідкувати за оновленнями у міру зростання та розвитку нашої компанії. Я хотів би поставити вам кілька питань, які я можу використати для початку цього процесу.”

Навіть якщо Guru не підійде вашій команді, ця інформація, зафіксована, все ще є неймовірно цінною для вашої компанії.

Крок 2. Налаштуйте своїх перевіряючих

Кожна картка в Guru має перевіряючого. Коли хтось у вашій команді відкриває картку в Guru, настільки ясно (1) хто перевіряє інформацію, яку вони переглядають, і (2) чи картка неактуальна або актуальна. Це усуває проблеми, з якими компанії стикаються сьогодні, коли намагаються зафіксувати цю інформацію у документах чи старих електронних листах. Ви їх шукатимете, коли вони вам знадобляться (якщо зможете їх знайти), але не маєте способу дізнатися, чи вони все ще вірні.

Перевірка вирішує цю проблему. Для кожної картки, яку ви створили, подумайте про те, хто у вашій команді повинен їх перевірити. Якщо член команди відкрила вашу нову картку дорожньої карти, кого вони хотіли б бачити в ролі перевіряючого, щоб довіряти, що це вірна та найостанніша дорожня карта? Зробіть цю особу перевіряючим. В залежності від певної картки, вирішіть, як часто її потрібно перевіряти знову. Щоб продовжити наш приклад з дорожньою картою, якщо ви проводите релізи продуктів раз на квартал, то встановіть інтервал перевірки на 3 місяці. Тепер ви на автоматичному режимі; вам більше не потрібно пам'ятати, щоб знайти та оновити цей застарілий документ, Guru автоматично нагадає вам.

Крок 3. Створіть свою першу дошку

Тепер, коли у вас є ці картки, організуйте їх на дошці. Дайте дошці чітку назву, таку як “Ключові факти про [Нашу компанію]”. Дошки адаптивні, тому після того, як ви створите її, візьміть URL для дошки та запропонуйте своїй команді закладку. Картки принципово призначені для екранів усіх розмірів, тому тепер у вас є доступ до всієї цієї ключової інформації, куди б ви не пішли.

Крок 4. Зміна комунікації

Отже, зараз, коли ми це все налаштували, що відбувається, коли все змінюється? Як я вже згадував вище, Guru автоматично перевірятиме ваші експерти, щоб забезпечити точність усіх ваших карток, і коли вам потрібно буде внести зміни, ось 2 способи легко повідомити свою команду:

Використовуйте коментар. Напишіть коментар, щоб дати знати всій команді в один крок. Відкрийте картку, яка змінилася, і натисніть кнопку коментар. Коли ви пишете коментар, @згадайте всю команду, щоб повідомити їм новини, ось так:

“Привіт @team, ось остання дорожня карта для клієнтів. Якщо у вас є питання, не соромтеся коментувати цю картку, і я буду радий відповісти!”

Коли ви розміщуєте цей коментар, ваша вся команда отримає електронного листа з цим повідомленням і посиланням на картку Guru.

Використовуйте посилання. Надішліть посилання на картку у вашому улюбленому додатку для обміну повідомленнями. Якщо ваша команда стандартизувала використання програми обміну повідомленнями, такої як Slack, Chatter, HipChat тощо, просто візьміть посилання на картку, натиснувши кнопку плюс на картці та вибравши посилання для спільного використання. Тепер ви можете вставити це посилання в свій додаток обміну повідомленнями, і ваша команда може натиснути це посилання, щоб відкрити картку.

Що далі?

Вітаємо! Ви щойно звели вашу компанію на одну сторінку. Неважливо, наскільки велика чи як швидко росте або змінюється ваша компанія, тепер у вас є одне централізоване місце, де всі знають, куди дивитися, і довіряють тому, що читають - це точно!

Ви тепер заклали основу для наступного набору контенту в Guru. Думайте про ці картки, як про «кореневий каталог» для знань вашої компанії. Під кожною карткою ви можете розширити і перейти в деталі, специфічні для команди. Особливо для команд продажів, ось кілька чудових тем, які ми рекомендуємо налаштувати:

Як налаштувати конкурентне позиціювання за допомогою Guru

Як зафіксувати процес та повідомлення продажів за допомогою Guru

Ми тут, щоб допомогти!

Потрібна допомога в тому, що створити? Потрібна допомога з міграцією старого контенту до Guru? Потрібно кілька порад про те, як найкраще спроектувати свій контент у Guru? Ми допоможемо вам. Просто натисніть кнопку допомоги в Guru, щоб зв’язатися з нами в будь-який час, або напишіть нам на info@getguru.com, і ми негайно вам допоможемо!