Коли справа доходить до створення централізованої бази знань, вибраний вами інструмент є лише однією частиною загальної картини. Важливо знайти час (інакше кажучи: спочатку йти повільно, щоб потім йти швидше), щоб зрозуміти, як централізація знань вписується в культуру, процеси та людей вашої організації, щоб знайти найкращі практики управління змінами, які вам потрібно буде впровадити для забезпечення успішної централізації знань.

Природно, що проходження цього процесу викликатиме багато важливих питань, на які вам потрібно буде відповісти, щоб рухатися далі.

Що стосується культури, чи є загальне розуміння потреби в централізованих знаннях? Чи є підтримка з боку керівництва? Чи пов'язана централізація знань з цілями/цінностями компанії? Що стосується процесів, які стандарти управління потрібно визначити, щоб це було повторювальним і масштабованим? Як знання розповсюджується? Чи є чітко визначені відповідальні за те, хто має час та бюджет? Чи нагороджуються створення та обмін знаннями?

Давайте розглянемо кілька способів, як ваша організація може внести зміни в процес централізації знань.

Визначте своє теперішнє та ідеальне становище

Ви не зможете рухатися далі, поки не зрозумієте, де ви є і де хочете бути. Щоб створити всебічний план централізації ваших знань, рекомендуємо знайти час для визначення поточного стану вашої бази знань та подумати, як вона виглядатиме в майбутньому, у її ідеалізованому стані.

Ця вправа може допомогти вам визначити етапи вашого проєкту залежно від короткострокових та довгострокових цілей. Вона також може допомогти вам визначити обов'язкові та бажані функції, коли ви визначатимете функції та можливості вашої бази знань. Коли у вас буде чітке бачення майбутнього, буде легше надихати інших при реалізації вашої стратегії централізації знань.

Як частину вправи, корисно визначити, як виглядає успішна централізація знань та як ви вимірюватимете цей успіх. Наявність визначених показників разом із чітким планом, орієнтованим на управління змінами, полегшує створення бізнес-кейсу для централізації знань. Це може бути дуже корисно для створення підтримки, продемонстрування терміновості та отримання критичної підтримки від керівництва. Дізнайтеся більше про процес управління змінами.

Визначте свою команду

Централізація знань вимагає багато роботи та відданості, тому визначення вашої основної команди для цього проєкту є критично важливим. Призначення ролей та обов'язків надає людям відчуття причетності та особистої відповідальності. Це також гарантує, що всі необхідні завдання можуть бути виконані, і ключові власники знань залучені до процесу централізації знань. Без чіткої дефініції ролей дуже легко, щоб окремі команди почали розвивати свої власні рішення в сфері знань. Це призводить до безконтрольного поширення інструментів та небажаного неконтрольованого версіонування, яке може статися без перевіреної інформації.

Ми рекомендуємо створити Раду Знань для наших клієнтів. Рада Знань - це група представників з кожної з команд, які використовують Guru і регулярно збираються, щоб підтримувати Guru на найвищому рівні та забезпечувати, щоб він відповідав потребам кожного відділу.

У Guru ми використовуємо модель RACI для підтримки нашого управління знаннями. Наш керівник команди внутрішніх комунікацій є Відповідальною особою, а призначені керівники команд/експерти є Відповідальними. Уся наша компанія має можливість бути проконсультованою та інформованою через наш канал на Slack Guru-on-Guru, де ми обговорюємо всі питання, пов'язані з управлінням Guru. У нас також є Виконавчий спонсор, щоб забезпечити підтримку з боку керівництва та полегшити підготовку інформації зверху вниз на наших внутрішніх нарадах.

Створіть можливості для розвитку

Важливою частиною процесу управління змінами є надання можливостей для зворотного зв'язку. Це може бути пов'язано або з процесом створення централізованих знань, або із знаннями, що містяться у вашій централізованій базі знань.

Існує безліч способів досягти цього. У Guru ми створили Колекцію Заявок на Знання, де нові знання може створити будь-хто; їх потім розглядають, курирують і перевіряють експерти Ми також маємо наш канал Slack #guru-on-guru, де впроваджено вбудований робочий процес для ідей та дій у сфері знань і ділимося новими найкращими практиками, які визначили окремі команди, щоб інші могли їх запозичити.

Підготуйте всіх

Якщо у вас вже є всі ваші процеси для централізації знань, настав час підготувати всіх до того, чому ви робите ці зміни. У нас були клієнти, які створили чудові відео для підвищення інтересу до їхньої нової централізованої бази знань. Ми також маємо нашу прекрасну Guru Academy, яка допомагає підготувати зацікавлених сторін у масштабованому форматі.

Ви можете використовувати нашу функцію оголошень, щоб повідомляти команди про процеси та найкращі практики. У Guru ми використовуємо наші Knewsletters, щоб ділитися новою інформацією та найкращими практиками, і доповнюємо це короткими відео від ключових зацікавлених сторін і керівництва, щоб надати контекст щодо причини наших дій.

Нарешті, вбудування цього в процес орієнтації дозволяє вашим новим працівникам раніше підтримати ваш план централізації знань. Картки Guru можна вбудувати та зв'язати з LMS системами. Guru тепер є підручником, що показує, як працівники підтримують вашу базу знань.

Ви готові зробити перші кроки до централізації знань компанії? Почніть використовувати Guru, щоб ви могли правильно централізувати знання!