Innovative Strategies for Dissolving Silos and Introducing Effective Collaboration
Інформаційні силоси є поширеною проблемою в робочих місцях, але успішні команди можуть протистояти їм проактивними стратегіями та покращеною командною співпрацею.
Найгірший момент роботи в силосі — це усвідомлення того, що ви працюєте в силосі.
На моїй першій роботі я пам’ятаю, як ретельно переглядав дуже специфічний проект звіту. Я витратив години на внесення правок і оновлення діаграм, лише щоб зрозуміти пізніше, що все було даремно. Я працював у застарілій версії, яка ще не була оновлена на диску відділу.
Я не самотній у переживанні такого роду розчарувань. Виявляється, що команди втрачають до 20 годин на місяць через інформаційні силоси. Проблема з силосами лише зросла в міру переходу робочих місць між офлайн, віддаленим та гібридним моделями в останні роки. Не дивно, що ще легше загубитися в силосах, коли ви не працюєте в одному фізичному просторі з вашими колегами.
Інформаційні силоси
Давайте почнемо з того, що ми маємо на увазі, коли говоримо про інформаційні силоси. Якщо сказати просто, інформаційні силоси виникають, коли команди в організації не ділять інформацію і процеси один з одним. Силоси, як правило, починаються невеликими і зростають в міру розвитку організацій, заважаючи співпраці.
Отже, чому виникають силоси в організаціях?
Причини виникнення силосів
Практично всі організації мають силоси, і зазвичай вони є ненавмисними. Немає однієї причини, чому виникають силоси, але деякі поширені причини цього відсутності прозорості включають:
Різні пріоритети
Коли групи в організаціях мають різні (або ще гірше — конкурентні) пріоритети, інформація та процеси не течуть плавно. Природно, кожна команда має свої цілі, але прозора корпоративна культура повинна допомогти команді узгодити пріоритети між групами.
Стан речей
Інерція є потужною силою. Організації часто стикаються зі складнощами, коли закріплені процеси потребують змін після змін.
Корпоративна політика
Великі організації часто мають складну мережу відносин між різними групами. Інформація та процеси можуть не текти легко через особистісні проблеми на робочому місці.
Географія і культура
Команди все більше розподілені по всьому світу і складаються з людей із різним культурним походженням. Різні часові зони, мовні компетенції та інші фактори можуть сприяти виникненню силосованих робочих місць.
Відсутність психологічної безпеки
Довіра є важливою складовою того, як ефективно співпрацювати з колегами. Коли команди відчувають, що можуть вносити ризиковані ідеї на стіл і експериментувати з підтримкою своєї команди, інновація процвітає. Коли цього не відбувається, спілкування зривається, і можуть з’явитися силоси.
Неефективні системи
Правильні технології та процеси можуть суттєво змінити ситуацію в плані прозорості. Використання неправильних систем може сприяти виникненню не потрібного тертя для обміну інформацією та спільної роботи.
Витрати на силоси
На жаль, силоси не тільки витрачають час. Ефект силосу в організаціях може спричинити серйозні проблеми.
Деякі силоси є очевидними. Для решти вам знадобиться провести деяке розслідування. Щоб допомогти вам зрозуміти, де спілкування та співпраця виходять із ладу, розгляньте можливість проведення опитувань та інтерв’ю.
Є кілька типів опитувань, які можуть допомогти вам краще зрозуміти інформаційні силоси між командами. По-перше, розгляньте можливість проведення опитування з питань залучення співробітників. Цей тип опитування допоможе вам визначити, які співробітники відчувають найбільше зв’язку зі своєю командою та компанією, а також які співробітники почуваються найізольованіше.
Аналогічно, ви можете створити опитування з запитаннями, що стосуються комунікації та співпраці, щоб виявити проблеми. Ще один тип корисного опитування — це pulse survey. Pulse survey надсилаються регулярно і часто виявляють проблеми з силосами до того, як вони почнуть завдавати проблем.
На додаток до опитувань, розгляньте можливість проведення вихідних інтерв’ю і залишкових інтерв’ю з співробітниками. Вихідні інтерв’ю повинні висвітлювати причини, чому співробітники йдуть, і яка частина обороту викликана інформаційними силосами. З іншого боку, залишкові інтерв’ю — це розмови зі співробітниками, які працюють в компанії значний період часу та можуть висвітлити, де успішно проходить співпраця серед соціальних зв’язків є.
Стратегії для подолання силосів та впровадження ефективної співпраці
Коли ви ідентифікували, де знаходяться інформаційні силоси вашої команди, настав час почати їх розбирати й замінювати на основу прозорості. Ось кілька стратегій, які можуть допомогти вам поліпшити комунікацію та співпрацю в вашій команді.
Вирівняйте цілі та цінності
Залучення різних груп до ефективної роботи починається з того, що всі мають бути на одній сторінці щодо цілей та цінностей компанії. Це починається з лідерства. Переконайтеся, що всі розуміють місію компанії та знають, як їхня робота вписується в загальну картину.
Далі визначте індивідуальні цілі команд та помістіть їх в контекст місії компанії, а також цілей інших команд. Регулярно повторюйте ці цілі та цінності, незалежно від того, чи йдеться про загальні збори.
Ставтеся до спілкування з надлишком
Досить складно насправді надмірно спілкуватися в бізнес-середовищі, особливо коли це робиться асинхронно. Набагато частіше люди відчувають себе виключеними з процесу.
Якщо ви хвилюєтеся про те, що завалите свою команду занадто великою кількістю інформації, розгляньте, чи надаєте ви чіткий і лаконічний меседж, а потім надайте можливості для людей дізнатися більше в системі, яка працює для всіх.
Добрим правилом є спілкуватися більше, а не менше. Коли виникають сумніви, ставтеся до спілкування з надлишком. Ваша команда подякує вам за це в довгостроковій перспективі.
Стимулюйте експерименти через обмін інформацією
Спробувати щось нове може бути страшно, особливо якщо це може потенційно провалитися. Однак інноваційні команди повинні відчувати себе комфортно, беручи ризики.
Один зі способів стимулювати експерименти — це створити середовище, в якому команди можуть ділитися своїми експериментами один з одним, чи то фізичний простір, як-от лабораторія чи майстерня, чи цифровий простір, наприклад, блог або сайт внутрішньої мережі співробітників. Експериментуючи прозоро, команди можуть вчитися на успіхах і невдачах один одного та відчувати себе комфортніше, беручи майбутні ризики, знаючи, що у них є система підтримки, на яку вони можуть покластися.
Стимулюйте командні заходи
Створення позитивних робочих відносин є важливим для ефективної співпраці. Розгляньте можливість проведення командних заходів, які допоможуть співробітникам краще познайомитися один з одним і сприятимуть згуртованості.
Є багато різних видів заходів для командної побудови, від групових кулінарних занять до пошуків скарбів і волонтерства. Головне — знайти заходи, які всім сподобаються і допоможуть їм побачити один одного в іншому світлі.
Зробіть інформацію про команду доступною
Недостатньо спонукати до культури, в якій люди хочуть ділитися інформацією — вам також потрібно надати їм правильні інструменти. Полегшіть командам можливість знаходити та ділитися інформацією одна з одною.
Часто це означає налаштування централізованої бази знань, як-от Guru, щоб переконатися, що інформація легка у використанні. Це означає створення доступного середовища обміну інформацією для користувачів, щоб і отримувати, і вносити внесок.
Прощавайте, силоси
Інформаційні силоси є абсолютно поширеною проблемою в робочих місцях, але успішні команди можуть протистояти їм проактивними стратегіями та покращити командну співпрацю.
Приділяючи час виявленню місць, де існують силоси в вашій команді, та впроваджуючи ефективні стратегії, ви покращите продуктивність, моральний дух та інші показники у вашій команді.
Найгірший момент роботи в силосі — це усвідомлення того, що ви працюєте в силосі.
На моїй першій роботі я пам’ятаю, як ретельно переглядав дуже специфічний проект звіту. Я витратив години на внесення правок і оновлення діаграм, лише щоб зрозуміти пізніше, що все було даремно. Я працював у застарілій версії, яка ще не була оновлена на диску відділу.
Я не самотній у переживанні такого роду розчарувань. Виявляється, що команди втрачають до 20 годин на місяць через інформаційні силоси. Проблема з силосами лише зросла в міру переходу робочих місць між офлайн, віддаленим та гібридним моделями в останні роки. Не дивно, що ще легше загубитися в силосах, коли ви не працюєте в одному фізичному просторі з вашими колегами.
Інформаційні силоси
Давайте почнемо з того, що ми маємо на увазі, коли говоримо про інформаційні силоси. Якщо сказати просто, інформаційні силоси виникають, коли команди в організації не ділять інформацію і процеси один з одним. Силоси, як правило, починаються невеликими і зростають в міру розвитку організацій, заважаючи співпраці.
Отже, чому виникають силоси в організаціях?
Причини виникнення силосів
Практично всі організації мають силоси, і зазвичай вони є ненавмисними. Немає однієї причини, чому виникають силоси, але деякі поширені причини цього відсутності прозорості включають:
Різні пріоритети
Коли групи в організаціях мають різні (або ще гірше — конкурентні) пріоритети, інформація та процеси не течуть плавно. Природно, кожна команда має свої цілі, але прозора корпоративна культура повинна допомогти команді узгодити пріоритети між групами.
Стан речей
Інерція є потужною силою. Організації часто стикаються зі складнощами, коли закріплені процеси потребують змін після змін.
Корпоративна політика
Великі організації часто мають складну мережу відносин між різними групами. Інформація та процеси можуть не текти легко через особистісні проблеми на робочому місці.
Географія і культура
Команди все більше розподілені по всьому світу і складаються з людей із різним культурним походженням. Різні часові зони, мовні компетенції та інші фактори можуть сприяти виникненню силосованих робочих місць.
Відсутність психологічної безпеки
Довіра є важливою складовою того, як ефективно співпрацювати з колегами. Коли команди відчувають, що можуть вносити ризиковані ідеї на стіл і експериментувати з підтримкою своєї команди, інновація процвітає. Коли цього не відбувається, спілкування зривається, і можуть з’явитися силоси.
Неефективні системи
Правильні технології та процеси можуть суттєво змінити ситуацію в плані прозорості. Використання неправильних систем може сприяти виникненню не потрібного тертя для обміну інформацією та спільної роботи.
Витрати на силоси
На жаль, силоси не тільки витрачають час. Ефект силосу в організаціях може спричинити серйозні проблеми.
Деякі силоси є очевидними. Для решти вам знадобиться провести деяке розслідування. Щоб допомогти вам зрозуміти, де спілкування та співпраця виходять із ладу, розгляньте можливість проведення опитувань та інтерв’ю.
Є кілька типів опитувань, які можуть допомогти вам краще зрозуміти інформаційні силоси між командами. По-перше, розгляньте можливість проведення опитування з питань залучення співробітників. Цей тип опитування допоможе вам визначити, які співробітники відчувають найбільше зв’язку зі своєю командою та компанією, а також які співробітники почуваються найізольованіше.
Аналогічно, ви можете створити опитування з запитаннями, що стосуються комунікації та співпраці, щоб виявити проблеми. Ще один тип корисного опитування — це pulse survey. Pulse survey надсилаються регулярно і часто виявляють проблеми з силосами до того, як вони почнуть завдавати проблем.
На додаток до опитувань, розгляньте можливість проведення вихідних інтерв’ю і залишкових інтерв’ю з співробітниками. Вихідні інтерв’ю повинні висвітлювати причини, чому співробітники йдуть, і яка частина обороту викликана інформаційними силосами. З іншого боку, залишкові інтерв’ю — це розмови зі співробітниками, які працюють в компанії значний період часу та можуть висвітлити, де успішно проходить співпраця серед соціальних зв’язків є.
Стратегії для подолання силосів та впровадження ефективної співпраці
Коли ви ідентифікували, де знаходяться інформаційні силоси вашої команди, настав час почати їх розбирати й замінювати на основу прозорості. Ось кілька стратегій, які можуть допомогти вам поліпшити комунікацію та співпрацю в вашій команді.
Вирівняйте цілі та цінності
Залучення різних груп до ефективної роботи починається з того, що всі мають бути на одній сторінці щодо цілей та цінностей компанії. Це починається з лідерства. Переконайтеся, що всі розуміють місію компанії та знають, як їхня робота вписується в загальну картину.
Далі визначте індивідуальні цілі команд та помістіть їх в контекст місії компанії, а також цілей інших команд. Регулярно повторюйте ці цілі та цінності, незалежно від того, чи йдеться про загальні збори.
Ставтеся до спілкування з надлишком
Досить складно насправді надмірно спілкуватися в бізнес-середовищі, особливо коли це робиться асинхронно. Набагато частіше люди відчувають себе виключеними з процесу.
Якщо ви хвилюєтеся про те, що завалите свою команду занадто великою кількістю інформації, розгляньте, чи надаєте ви чіткий і лаконічний меседж, а потім надайте можливості для людей дізнатися більше в системі, яка працює для всіх.
Добрим правилом є спілкуватися більше, а не менше. Коли виникають сумніви, ставтеся до спілкування з надлишком. Ваша команда подякує вам за це в довгостроковій перспективі.
Стимулюйте експерименти через обмін інформацією
Спробувати щось нове може бути страшно, особливо якщо це може потенційно провалитися. Однак інноваційні команди повинні відчувати себе комфортно, беручи ризики.
Один зі способів стимулювати експерименти — це створити середовище, в якому команди можуть ділитися своїми експериментами один з одним, чи то фізичний простір, як-от лабораторія чи майстерня, чи цифровий простір, наприклад, блог або сайт внутрішньої мережі співробітників. Експериментуючи прозоро, команди можуть вчитися на успіхах і невдачах один одного та відчувати себе комфортніше, беручи майбутні ризики, знаючи, що у них є система підтримки, на яку вони можуть покластися.
Стимулюйте командні заходи
Створення позитивних робочих відносин є важливим для ефективної співпраці. Розгляньте можливість проведення командних заходів, які допоможуть співробітникам краще познайомитися один з одним і сприятимуть згуртованості.
Є багато різних видів заходів для командної побудови, від групових кулінарних занять до пошуків скарбів і волонтерства. Головне — знайти заходи, які всім сподобаються і допоможуть їм побачити один одного в іншому світлі.
Зробіть інформацію про команду доступною
Недостатньо спонукати до культури, в якій люди хочуть ділитися інформацією — вам також потрібно надати їм правильні інструменти. Полегшіть командам можливість знаходити та ділитися інформацією одна з одною.
Часто це означає налаштування централізованої бази знань, як-от Guru, щоб переконатися, що інформація легка у використанні. Це означає створення доступного середовища обміну інформацією для користувачів, щоб і отримувати, і вносити внесок.
Прощавайте, силоси
Інформаційні силоси є абсолютно поширеною проблемою в робочих місцях, але успішні команди можуть протистояти їм проактивними стратегіями та покращити командну співпрацю.
Приділяючи час виявленню місць, де існують силоси в вашій команді, та впроваджуючи ефективні стратегії, ви покращите продуктивність, моральний дух та інші показники у вашій команді.
Досвідчіть силу платформи Guru особисто – пройдіть наш інтерактивний тур продуктом
