Invisible Problems: How Knowledge Management Impacts Remote Workforces
Дивіться, як управління знаннями може допомогти компаніям подолати проблеми вигорання та звільнень працівників, а також інші проблеми, пов’язані з асинхронними робочими середовищами.
Коли світ почав працювати з дому за ніч, було багато очевидних способів для роботодавців поліпшити якість життя своїх працівників. Гнучкий графік, обладнання для домашнього офісу, віртуальні вечірки та брендований одяг для відпочинку були серед негайних переваг, які отримали працівники, коли ми почали своє дистанційне життя. Але як тільки новизна білих штанів з тай-дизайном зникла і реальність наших нинішніх та майбутніх робочих середовищ встановилася, ключово, щоб керівники звернули увагу на свою технологічну основу і запитали: "Чи є у нас все, що потрібно для досягнення успіху?"
Ми вже детально описали те, що вважаємо критично важливими елементами технологічного стеку для віддаленої роботи (видеоконференції, командна комунікація + обмін повідомленнями та управління знаннями), але ми розуміємо, що для команд, які не мали цих інструментів до світових наказів залишатися вдома, їх впровадження дійсно вимагає зусиль. А в час, коли бюджети на технології підлягають більшому контролю, доведення необхідності нових інструментів є критично важливим.
Необхідність у відеоконференціях та чат-інструментах є очевидною, коли особисті зустрічі та пасивні розмови за обіднім столом більше неможливі — це було помітно на початку нашого переходу до дистанційної роботи. Звіт Okta за 2020 рік Business @ Work (Вдома) відзначив зростання на 110% МММ з лютого по березень для Zoom та 19% зростання для Slack, що показує, наскільки швидко ці інструменти стали основою наших робочих місць. Але потреба в інструментах для віддаленої співпраці насправді зростала ще до пандемії — на початку лютого цього року Forbes повідомляв про зростаюче значення безперешкодної співпраці в робочому середовищі, оскільки співробітники стали очікувати гнучкості поза межами традиційних офісів.
Це також стосується потреби в управлінні знаннями, хоча “симптоми” відсутності УЗ можуть бути не такими очевидними, як неможливість проводити зустрічі віддалено без інструменту відеоконференції. Наслідки відсутності інструмента УЗ та культури обміну знаннями можуть серйозно підірвати можливість команди ефективно та продуктивно співпрацювати. Ось кілька несподіваних ознак, що ваша команда потребує втручання у обмін знаннями:
Невдоволеність працівників покоління Z і їх наступні звільнення
Хоча багато хто швидко називає будь-кого, хто молодший за 40, мілленіалом, найстарші представники покоління Z вже увійшли в робочу силу (важливо зазначити, що деякі масштабування починають рахувати покоління Z з 1995 року, а інші стверджують, що це почалося з 1997 року, тобто найстарші представники будуть у своїх серединах 20-х цього року). Коли покоління Z входить на робоче місце, вони очікують, що технології працюють не тільки для того, щоб зробити їх повсякденну діяльність можливим, але й щоб допомогти їм зосередитися на найбільш значущій роботі. Дослідження ServiceNow працівників покоління Z виявило, що 42% з них заявили, що вони б залишили роботу, яка потребувала б надто багато часу на адміністративні завдання, що ілюструє покоління, яке прагне виконувати цінні завдання, не витрачаючи багато терпіння на наведення порядку в громіздких застарілих системах.
У нашому недавньому опитуванні користувачів Guru, які запровадили програму управління знаннями на рівні компанії, 45% повідомили, що однією з найбільших проблем для нещодавно найнятих працівників до впровадження Guru було знаходження потрібної інформації у різних системах; ця проблема не залишить покоління Z, яке, ймовірно, становить значну частину нових працівників у багатьох компаніях, багато терпіння.
Крім того, 43% респондентів сказали, що Guru допоміг їм витрачати більше часу на стратегічне планування, що вказує на те, що УЗ може допомогти працівникам змінити свій акцент з адміністративного на більш значущу роботу. 93% респондентів зауважують, що Guru вплинув на взаємодію та щастя працівників, що свідчить про те, що культура обміну знаннями, яка підтримує високоцінну роботу, може мати величезний вплив на моральний стан.
Загальна втома працівників та погане поєднання роботи і життя
Це не лише працівники покоління Z відчувають наслідки відсутності УЗ по всій компанії — більше досвідчені працівники, особливо ті, хто став експертами у своїй галузі, піддаються високому ризику вигорання в середовищі, яке не надає пріоритет обміну знаннями. Gallup повідомляє, що #2 причина вигорання працівників — невимовне навантаження, що означає, що збереження високоякісних працівників зосередженими лише на їх найбільш важливій роботі є надзвичайно важливим.
Зазвичай, експерти є членами команди, які працюють у компаніях на протязі років; на швидкозростаючих командах вони, ймовірно, займали кілька посад, а в стартапах вони, швидше за все, спостерігали за кількома ітераціями розробки продукту. Вони за замовчуванням стають “людьми, до яких звертаються”, коли ваша команда не може знайти інформацію, яка їй потрібна, будь це детальне питання про продукт або непорозуміння щодо адміністративного процесу. Ці постійні “підштовхування” можуть здаватися безневинними, але з часом можуть значно накопичуватися і суттєво сприяти невимовному навантаженню експертів, які повинні давати відповіді на ці питання, окрім виконання своїх звичних робіт.
Управління знаннями може грати ключову роль у допомозі вашим експертам уникнути вигорання, повертаючи їм їхній час, а також дозволяючи решті вашої команди бути більш самодостатньою. 98% опитуваних клієнтів, які використовують Guru у своїй організації, повідомили, що Guru вплинув на час, який їх команда витрачає на відповідь на повторювані запитання, а 99% заявили, що Guru вплинув на час, який їх команда витрачає на пошук інформації. 19% навіть сказали, що Guru допоміг їх команді витрачати більше часу на активності поза роботою, показуючи, що управління знаннями може призвести до кращого балансу між роботою та життям. Коли як ті, хто ділиться знаннями, так і ті, хто шукає знання, мають розуміння культури обміну знаннями вашої команди, їх схильність уникати вигорання значно вища. Дізнайтеся більше про різницю між активними та пасивними знаннями та про те, як кожне з них сприяє обміну знаннями.
Перевантаження зустрічами та важка трансформація в асинхронну комунікацію
"Цю зустріч можна було провести по електронній пошті" — жартуючи, втома від зустрічей стала більш очевидною, коли вони почали відбуватися через екрани. Але навіть кілька місяців тому, новатори розуміли важливість зменшення особистих зустрічей та надання своїй команді можливості працювати асинхронно. Насправді, Gartner прогнозує, що особисті зустрічі зменшаться з 60% до 25% до 2024 року, а компанії, які прагнуть до "номадного" стилю роботи, отримають доступ до кращих талантів, ніж ті, які відстають (не дивно, особливо зараз).
CNBC підкреслює політику CEO Basecamp Джейсона Фріда про заборону особистих зустрічей, що є причиною того, як їх історично гібридна команда уникає фаворитизму до працівників в офісі. Натомість вони вважають за краще письмову документацію, яку потім розподіляють серед усіх своїх працівників одним і тим же способом. Наявність постійних політик та процедур для того, як інформація демократизована важлива для забезпечення успішності робочого місця з меншою кількістю зустрічей.
За словами MIT Sloan, ще одним критичним елементом культури менше особистих розмов є краще управління "пасивними знаннями". Хоча вони заохочують нові віддалені команди задуматися про включення "приємної інформації" у комунікацію "необхідної інформації", ми також пропонуємо запровадити ширшу культуру спільного обміну знаннями — де зустрічі та особисті розмови не є кінцевою метою в достовірній комунікації.
Для успішного скорочення кількості зустрічей важливо, щоб ваша команда зрозуміла, де і як вони отримуватимуть інформацію та довіряли, що вона актуальна, коли це станеться. Серед опитаних клієнтів, які використовують Guru на рівні компанії, 97% зазначили, що можливість знати, що інформація активно оновлюється експертом, важлива для успішного забезпечення своєї команди. Коли команди вважають, що мають ефективний канал для обміну та перевірки важливої інформації, значно легше натиснути "видалити" на тому календарному утриманні.
Шлях вперед до асинхронної роботи
Ми знаходимось у унікальний момент часу, коли спрощена комунікація та співпраця є більш терміновими, ніж коли-небудь — і їх відсутність відчувається більш гостро, ніж коли-небудь. Коли ваша команда готується до успіху сьогодні та в майбутньому, важливо пам'ятати, що віддалена робота і вимоги, які з цим пов'язані, залишаються надовго, і вони розпочалися досить давно. Вживаючи інструменти та процеси, які допоможуть вашій команді працювати більш спільно, асинхронно та цілеспрямовано, ви можете дозволити своїй команді дійсно зробити свою найкращу роботу з будь-якої точки, у будь-який час.
Коли світ почав працювати з дому за ніч, було багато очевидних способів для роботодавців поліпшити якість життя своїх працівників. Гнучкий графік, обладнання для домашнього офісу, віртуальні вечірки та брендований одяг для відпочинку були серед негайних переваг, які отримали працівники, коли ми почали своє дистанційне життя. Але як тільки новизна білих штанів з тай-дизайном зникла і реальність наших нинішніх та майбутніх робочих середовищ встановилася, ключово, щоб керівники звернули увагу на свою технологічну основу і запитали: "Чи є у нас все, що потрібно для досягнення успіху?"
Ми вже детально описали те, що вважаємо критично важливими елементами технологічного стеку для віддаленої роботи (видеоконференції, командна комунікація + обмін повідомленнями та управління знаннями), але ми розуміємо, що для команд, які не мали цих інструментів до світових наказів залишатися вдома, їх впровадження дійсно вимагає зусиль. А в час, коли бюджети на технології підлягають більшому контролю, доведення необхідності нових інструментів є критично важливим.
Необхідність у відеоконференціях та чат-інструментах є очевидною, коли особисті зустрічі та пасивні розмови за обіднім столом більше неможливі — це було помітно на початку нашого переходу до дистанційної роботи. Звіт Okta за 2020 рік Business @ Work (Вдома) відзначив зростання на 110% МММ з лютого по березень для Zoom та 19% зростання для Slack, що показує, наскільки швидко ці інструменти стали основою наших робочих місць. Але потреба в інструментах для віддаленої співпраці насправді зростала ще до пандемії — на початку лютого цього року Forbes повідомляв про зростаюче значення безперешкодної співпраці в робочому середовищі, оскільки співробітники стали очікувати гнучкості поза межами традиційних офісів.
Це також стосується потреби в управлінні знаннями, хоча “симптоми” відсутності УЗ можуть бути не такими очевидними, як неможливість проводити зустрічі віддалено без інструменту відеоконференції. Наслідки відсутності інструмента УЗ та культури обміну знаннями можуть серйозно підірвати можливість команди ефективно та продуктивно співпрацювати. Ось кілька несподіваних ознак, що ваша команда потребує втручання у обмін знаннями:
Невдоволеність працівників покоління Z і їх наступні звільнення
Хоча багато хто швидко називає будь-кого, хто молодший за 40, мілленіалом, найстарші представники покоління Z вже увійшли в робочу силу (важливо зазначити, що деякі масштабування починають рахувати покоління Z з 1995 року, а інші стверджують, що це почалося з 1997 року, тобто найстарші представники будуть у своїх серединах 20-х цього року). Коли покоління Z входить на робоче місце, вони очікують, що технології працюють не тільки для того, щоб зробити їх повсякденну діяльність можливим, але й щоб допомогти їм зосередитися на найбільш значущій роботі. Дослідження ServiceNow працівників покоління Z виявило, що 42% з них заявили, що вони б залишили роботу, яка потребувала б надто багато часу на адміністративні завдання, що ілюструє покоління, яке прагне виконувати цінні завдання, не витрачаючи багато терпіння на наведення порядку в громіздких застарілих системах.
У нашому недавньому опитуванні користувачів Guru, які запровадили програму управління знаннями на рівні компанії, 45% повідомили, що однією з найбільших проблем для нещодавно найнятих працівників до впровадження Guru було знаходження потрібної інформації у різних системах; ця проблема не залишить покоління Z, яке, ймовірно, становить значну частину нових працівників у багатьох компаніях, багато терпіння.
Крім того, 43% респондентів сказали, що Guru допоміг їм витрачати більше часу на стратегічне планування, що вказує на те, що УЗ може допомогти працівникам змінити свій акцент з адміністративного на більш значущу роботу. 93% респондентів зауважують, що Guru вплинув на взаємодію та щастя працівників, що свідчить про те, що культура обміну знаннями, яка підтримує високоцінну роботу, може мати величезний вплив на моральний стан.
Загальна втома працівників та погане поєднання роботи і життя
Це не лише працівники покоління Z відчувають наслідки відсутності УЗ по всій компанії — більше досвідчені працівники, особливо ті, хто став експертами у своїй галузі, піддаються високому ризику вигорання в середовищі, яке не надає пріоритет обміну знаннями. Gallup повідомляє, що #2 причина вигорання працівників — невимовне навантаження, що означає, що збереження високоякісних працівників зосередженими лише на їх найбільш важливій роботі є надзвичайно важливим.
Зазвичай, експерти є членами команди, які працюють у компаніях на протязі років; на швидкозростаючих командах вони, ймовірно, займали кілька посад, а в стартапах вони, швидше за все, спостерігали за кількома ітераціями розробки продукту. Вони за замовчуванням стають “людьми, до яких звертаються”, коли ваша команда не може знайти інформацію, яка їй потрібна, будь це детальне питання про продукт або непорозуміння щодо адміністративного процесу. Ці постійні “підштовхування” можуть здаватися безневинними, але з часом можуть значно накопичуватися і суттєво сприяти невимовному навантаженню експертів, які повинні давати відповіді на ці питання, окрім виконання своїх звичних робіт.
Управління знаннями може грати ключову роль у допомозі вашим експертам уникнути вигорання, повертаючи їм їхній час, а також дозволяючи решті вашої команди бути більш самодостатньою. 98% опитуваних клієнтів, які використовують Guru у своїй організації, повідомили, що Guru вплинув на час, який їх команда витрачає на відповідь на повторювані запитання, а 99% заявили, що Guru вплинув на час, який їх команда витрачає на пошук інформації. 19% навіть сказали, що Guru допоміг їх команді витрачати більше часу на активності поза роботою, показуючи, що управління знаннями може призвести до кращого балансу між роботою та життям. Коли як ті, хто ділиться знаннями, так і ті, хто шукає знання, мають розуміння культури обміну знаннями вашої команди, їх схильність уникати вигорання значно вища. Дізнайтеся більше про різницю між активними та пасивними знаннями та про те, як кожне з них сприяє обміну знаннями.
Перевантаження зустрічами та важка трансформація в асинхронну комунікацію
"Цю зустріч можна було провести по електронній пошті" — жартуючи, втома від зустрічей стала більш очевидною, коли вони почали відбуватися через екрани. Але навіть кілька місяців тому, новатори розуміли важливість зменшення особистих зустрічей та надання своїй команді можливості працювати асинхронно. Насправді, Gartner прогнозує, що особисті зустрічі зменшаться з 60% до 25% до 2024 року, а компанії, які прагнуть до "номадного" стилю роботи, отримають доступ до кращих талантів, ніж ті, які відстають (не дивно, особливо зараз).
CNBC підкреслює політику CEO Basecamp Джейсона Фріда про заборону особистих зустрічей, що є причиною того, як їх історично гібридна команда уникає фаворитизму до працівників в офісі. Натомість вони вважають за краще письмову документацію, яку потім розподіляють серед усіх своїх працівників одним і тим же способом. Наявність постійних політик та процедур для того, як інформація демократизована важлива для забезпечення успішності робочого місця з меншою кількістю зустрічей.
За словами MIT Sloan, ще одним критичним елементом культури менше особистих розмов є краще управління "пасивними знаннями". Хоча вони заохочують нові віддалені команди задуматися про включення "приємної інформації" у комунікацію "необхідної інформації", ми також пропонуємо запровадити ширшу культуру спільного обміну знаннями — де зустрічі та особисті розмови не є кінцевою метою в достовірній комунікації.
Для успішного скорочення кількості зустрічей важливо, щоб ваша команда зрозуміла, де і як вони отримуватимуть інформацію та довіряли, що вона актуальна, коли це станеться. Серед опитаних клієнтів, які використовують Guru на рівні компанії, 97% зазначили, що можливість знати, що інформація активно оновлюється експертом, важлива для успішного забезпечення своєї команди. Коли команди вважають, що мають ефективний канал для обміну та перевірки важливої інформації, значно легше натиснути "видалити" на тому календарному утриманні.
Шлях вперед до асинхронної роботи
Ми знаходимось у унікальний момент часу, коли спрощена комунікація та співпраця є більш терміновими, ніж коли-небудь — і їх відсутність відчувається більш гостро, ніж коли-небудь. Коли ваша команда готується до успіху сьогодні та в майбутньому, важливо пам'ятати, що віддалена робота і вимоги, які з цим пов'язані, залишаються надовго, і вони розпочалися досить давно. Вживаючи інструменти та процеси, які допоможуть вашій команді працювати більш спільно, асинхронно та цілеспрямовано, ви можете дозволити своїй команді дійсно зробити свою найкращу роботу з будь-якої точки, у будь-який час.
Досвідчіть силу платформи Guru особисто – пройдіть наш інтерактивний тур продуктом
.webp)
