Якщо ви хочете вижити і процвітати в гібридному робочому місці, правильна комунікація є ключем. Ось чому ми дотримуємося золотого правила для всіх внутрішніх комунікацій у Guru.
У Guru ми вважаємо, що робоче місце буде змінено назавжди. Пандемія змусила всіх нас взяти участь у експерименті, в якому ми повинні були відразу перевести 100% нашої роботи на віддалений формат.
Хоча це вплинуло на всіх по-різному, одне стало абсолютно зрозумілим: виклики, з якими стикаються команди, коли 100% їхніх взаємодій переходять з особистих на віртуальні. Спосіб, яким ми спілкуємося, типи зустрічей, які ми маємо, інструменти, які нам необхідні для ефективної спільної роботи, всі вони отримали яскраве освітлення, що підкреслює речі, які працюють добре, речі, які зовсім не працюють, і речі, які насправді можуть працювати краще.
Коли офіси знову відкриваються, навряд чи все просто повернеться до "так, як було". Багато команд працюватимуть у якійсь формі “гібридного” робочого місця, структурюючи свої робочі тижні з комбінацією віддалених та офісних робочих днів. На мою думку, це дуже позитивна зміна, оскільки ми оптимізуємо нашу роботу навколо того, що краще досягається особисто, а що краще робити вдома чи в безперешкодному просторі. Не кажучи вже про переваги для нашого особистого життя, які стають можливими завдяки більш гнучкій динаміці роботи.
У центрі багатьох цих змін є ідея, що комунікація на робочому місці зміниться з синхронної на асинхронну. Багато способів, якими команди спілкуються, будуть розроблені з урахуванням того, що команди більше не разом, не особисто, і навіть не в одному будинку. Замість того, щоб автоматично переходити до живих зустрічей, ми будемо записувати наші ідеї, знання, статусні оновлення, запитання та відповіді, політики, рішення і ділитися ними з нашими командами, щоб їх читали, коментували, виконували, ухвалювали тощо.
Визначення "золотої правила"
У цій новій динаміці кожен у команді грає критично важливу роль що в читанні, що в написанні. Є кілька прикладів команд, які виросли як "віддалено-орієнтовані", що говорять про Культуру Письма і про те, наскільки це є основою для функціонування.
У Guru одним з наших основних цінностей є Шукати і ділитися знаннями.
Ми цінуємо відкритість та прозорість в Guru, і відчуваємо себе зобов'язаними забезпечити, щоб ці поведінки були частиною нашої роботи у якості компанії. Щоб досягти цієї мети, ми нещодавно представили наше Золоте Правило Внутрішньої Комунікації:
Ми шукаємо і ділимося знаннями. Щоб це працювало, має бути "контракт" між вами та усіма, з ким ви працюєте в Guru. Це означає, що кожен з нас зобов'язується зробити 2 речі…
(1) Ви ділитеся своїми знаннями асинхронно, знаючи, що кожен інший спробує зрозуміти те, що ви ділитеся. Ви розумієте аудиторію, з якою ділитеся, і оптимізуєте для них, тому що вам важливо, щоб вони зрозуміли.
(2) Ви намагаєтеся зрозуміти знання, які інші витратили час на підготовку для вас. Якщо те, що ділиться, є незрозумілим або неактуальним, ви визнаєте цінність у тому, щоб поділитися цим зворотнім зв'язком для поліпшення того, що буде поділено в майбутньому.
Ми вважаємо, що обидві складові цього правила є критично важливими. Давайте розглянемо кожну з них, починаючи з першої частини:
Ви ділитеся своїми знаннями асинхронно...
Це зазвичай стосується письмового або записаного знання. Це включає чітке запитання, яке може бути з простого читання, запитом коментарів, голосування, ідей тощо, разом з терміном, коли ви хотіли б, щоб це було завершено. Це може бути оновлення статусу, рішення, яке потрібно ухвалити, чи навіть знання про продукт, що підтримує майбутній запуск.
...знаючи, що кожен інший прагне зрозуміти те, що ви ділитеся.
Написання/записування займає час. Ми вважаємо, що наші колеги прагнуть прочитати те, що ми підготували, і це мотивує нас витрачати свій час на цю роботу. (Більше про це у другій частині нашого правила.)
Ви розумієте аудиторію, з якою ділитеся, і оптимізуєте для них...
Ми намагаємося уникати загальних комунікацій, які можуть бути актуальними тільки для підвибірки команди, зберігаючи високий сигнал до шуму.
...оскільки вам важливо, щоб вони зрозуміли.
Поінформовані команди з більша ймовірність, що будуть натхненні, залучені й захоплені роботою, яку вони виконують. Кожен з нас грає роль у сприянні цьому!
Отже, це перша "частина", і це зобов'язання зробити час для роботи, щоб інших поінформувати. Тепер давайте розглянемо другу частину:
Ви намагаєтеся зрозуміти знання, які інші витратили час на підготовку для вас.
Як зазначалося раніше, тут мета полягає в тому, щоб визнати, що "обидві сторони обміну знаннями" повинні бути присутніми, щоб це працювало. Ми всі знаємо це відчуття, якщо хтось організовує живу зустріч, а інша особа не з'являється. Це має відчуватися аналогічно.
Якщо те, що ділиться, є незрозумілим або неактуальним, ви визнаєте цінність в тому, щоб поділитися цим зворотним зв'язком для поліпшення того, що буде поділено в майбутньому.
Остання частина циклу тут... ніхто не буде ідеальним у написанні! Надання доброзичливого й щирого відгуку про те, як автор може покращити те, що спілкує, зміцнює майбутній потік комунікації. Це також показує автору, що вам важливо те, що вони написали.
Хто має час на все це? Мій день вже заповнений зустрічами!
Ми знаємо, про що ви думаєте... але тут починається магія! Одним з найцінніших наслідків команди, яка дотримується золотого правила, є швидкість. Живі зустрічі вимагають координації. Нам потрібно подивитися на календар і знайти час, який підходить усім, хто має бути частиною розмови. Чим більше зустріч, тим далі її буде заплановано, оскільки ймовірність наявних вільних слотів зменшується. Можливо, ця тема є важливим рішенням, яке потрібно ухвалити, але ми повинні запланувати зустріч через тиждень, оскільки це перший раз, коли всі можуть зробити це.
У цьому сценарії ми вже втратили тиждень, перш ніж ми навіть розпочали нашу першу розмову! Тепер додайте різні часові пояси та робочі графіки, раптом ці загальні вікна відкритого часу зменшуються ще більше.
Тепер давайте перемкнемо це, щоб побачити, як це працює для команди, яка дотримується Золотого Правила.
Уявіть, що хтось має тему, про яку хоче зв'язатися зі своєю командою. Вони записують тему, надсилають її своїм колегам через Slack і просять їх про зворотний зв'язок за наступні 2 дні. Вони починають отримувати коментарі від своїх колег, які вони розглядають у свій час. Більше колег коментують, більше відповідей надходить, і протягом кількох днів ця письмова тема має багато зворотного зв'язку, занепокоєнь та ідей, які вже зафіксовані та документовані.
У синхронному підході перша зустріч ще не відбулася. Але в асинхронному підході через кілька днів тема буде обговорена, і команда перейде далі. Тепер уявіть, що це відбувається знову і знову в наших командах. Співпраця переходить від Живі зустрічі: тихий вбивця прогресу до Золоте правило: суперсила команди та перевага у виконанні.
Способи, якими ми дотримуємось Золотого Правила на роботі
Золоте правило є новим для нас, це те, що ми ввели цього року. Ось кілька початкових способів, якими ми дотримуємось Правила в Guru.
Переконатися, що у нас є "цілеспрямована комунікація"
Це посібник, який ми даємо всім співробітникам. Це стосується високого співвідношення сигналу до шуму, про яке я згадував вище.
Ми використовуємо методологію прийняття рішень
Ми заохочуємо використання рішень документів, щоб просувати рішення наскільки це можливо асинхронно, що або (1) дозволяє вам ухвалювати рішення повністю асинхронно, або (2) коли ви отримуєте живу зустріч, всі вже на дуже далекому шляху, і зазвичай мета зустрічі полягає в тому, щоб остаточно ухвалити рішення. Ми також використовуємо концепцію DRI, щоб переконатися, що зрозуміло, як ухвалюються рішення і хто їх ухвалює.
Ми закликаємо підготовки огляд тек, які команда хоче обговорити
Передучасні тексти зустрічі відчувалися як хороший наступний крок для нас. Вони приводять усіх на одну сторінку перед зустріччю, і запобігають марнуванню часу на подання слайдів замість активного обговорення. Наступне питання для нас: де ми можемо уникнути живої зустрічі взагалі?
Ми встановлюємо кращі практики Slack
Ми заохочуємо більшість розмов вести в публічних каналах. Ми закликаємо @mentions у публічних каналах, щоб навести колег на дії та допомогти управляти всім шумом. Ще один приклад допомоги у зменшенні шуму. Ми також використовуємо індикатори терміновості. Наприклад, якщо ми надаємо документ для читання та коментування, ми використовуємо скорочення 1, 3, 5 днів, щоб дати читачам зрозуміти, коли їм потрібно відповісти.
Ми використовуємо Guru для надсилання оголошень
Оголошення надсилаються конкретним групам людей та надають чіткий заклик до дії прочитати щось. Оголошення накопичуються і легко доступні з нашого веб-додатку, розширення, Slack та Teams тощо. Більшість наших оголошень розповсюджуються таким чином. Це був найефективніший приклад забезпечення найвищого сигналу до шуму для комунікації важливої інформації.
Ми проводимо щотижневий огляд наших найкритичніших активних проектів
Кожного тижня наші DRI проекту надають оновлення по своїх проектах у Asana по четвергах. Щоп’ятниці керівництво переглядає та надає зворотний зв'язок також через Asana. Це дозволяє швидку, відкриту та асинхронну комунікацію у всіх наших найважливіших ініціативах компанії.
Ми встановлюємо блоки часу для читання та написання
Один із способів, яким ми це робимо, це "Відсутні внутрішні зустрічі по середах". Важливо знайти час для цього читання та написання. Більшість з нас звично думає про призначення живої зустрічі як спосіб створити спеціальне місце для обговорення теми. Це на календарі в конкретний час, так що ця розмова, цей "обмін знаннями лицем до лиця", напевно, відбудеться.
Але у світі Золотого Правила все працює інакше.
Більше нашого часу переходить від цих живих зустрічей до спеціально відведеного часу для читання та написання. Але цей час все ще має бути позначений у вашому календарі. Нам потрібно виділити аналогічний час для читання та написання. Цей час є дуже ефективним, оскільки 1 година часу для читання та написання зазвичай заощаджує вам 10 годин часу для живих зустрічей.
Сподіваюсь, це був корисний посібник для вас, і ви зможете принести частину цих уроків у свою команду! Оскільки ми продовжуємо дізнаватися більше про це, ми, безумовно, будемо продовжувати ділитися. Як я вже зазначив, у багатьох аспектах робоче місце має свої найкращі дні попереду, оскільки компанії визнають, що такі техніки приносять спільний результат збільшення продуктивності компаній, а також збільшення задоволеності працівників.
У Guru ми вважаємо, що робоче місце буде змінено назавжди. Пандемія змусила всіх нас взяти участь у експерименті, в якому ми повинні були відразу перевести 100% нашої роботи на віддалений формат.
Хоча це вплинуло на всіх по-різному, одне стало абсолютно зрозумілим: виклики, з якими стикаються команди, коли 100% їхніх взаємодій переходять з особистих на віртуальні. Спосіб, яким ми спілкуємося, типи зустрічей, які ми маємо, інструменти, які нам необхідні для ефективної спільної роботи, всі вони отримали яскраве освітлення, що підкреслює речі, які працюють добре, речі, які зовсім не працюють, і речі, які насправді можуть працювати краще.
Коли офіси знову відкриваються, навряд чи все просто повернеться до "так, як було". Багато команд працюватимуть у якійсь формі “гібридного” робочого місця, структурюючи свої робочі тижні з комбінацією віддалених та офісних робочих днів. На мою думку, це дуже позитивна зміна, оскільки ми оптимізуємо нашу роботу навколо того, що краще досягається особисто, а що краще робити вдома чи в безперешкодному просторі. Не кажучи вже про переваги для нашого особистого життя, які стають можливими завдяки більш гнучкій динаміці роботи.
У центрі багатьох цих змін є ідея, що комунікація на робочому місці зміниться з синхронної на асинхронну. Багато способів, якими команди спілкуються, будуть розроблені з урахуванням того, що команди більше не разом, не особисто, і навіть не в одному будинку. Замість того, щоб автоматично переходити до живих зустрічей, ми будемо записувати наші ідеї, знання, статусні оновлення, запитання та відповіді, політики, рішення і ділитися ними з нашими командами, щоб їх читали, коментували, виконували, ухвалювали тощо.
Визначення "золотої правила"
У цій новій динаміці кожен у команді грає критично важливу роль що в читанні, що в написанні. Є кілька прикладів команд, які виросли як "віддалено-орієнтовані", що говорять про Культуру Письма і про те, наскільки це є основою для функціонування.
У Guru одним з наших основних цінностей є Шукати і ділитися знаннями.
Ми цінуємо відкритість та прозорість в Guru, і відчуваємо себе зобов'язаними забезпечити, щоб ці поведінки були частиною нашої роботи у якості компанії. Щоб досягти цієї мети, ми нещодавно представили наше Золоте Правило Внутрішньої Комунікації:
Ми шукаємо і ділимося знаннями. Щоб це працювало, має бути "контракт" між вами та усіма, з ким ви працюєте в Guru. Це означає, що кожен з нас зобов'язується зробити 2 речі…
(1) Ви ділитеся своїми знаннями асинхронно, знаючи, що кожен інший спробує зрозуміти те, що ви ділитеся. Ви розумієте аудиторію, з якою ділитеся, і оптимізуєте для них, тому що вам важливо, щоб вони зрозуміли.
(2) Ви намагаєтеся зрозуміти знання, які інші витратили час на підготовку для вас. Якщо те, що ділиться, є незрозумілим або неактуальним, ви визнаєте цінність у тому, щоб поділитися цим зворотнім зв'язком для поліпшення того, що буде поділено в майбутньому.
Ми вважаємо, що обидві складові цього правила є критично важливими. Давайте розглянемо кожну з них, починаючи з першої частини:
Ви ділитеся своїми знаннями асинхронно...
Це зазвичай стосується письмового або записаного знання. Це включає чітке запитання, яке може бути з простого читання, запитом коментарів, голосування, ідей тощо, разом з терміном, коли ви хотіли б, щоб це було завершено. Це може бути оновлення статусу, рішення, яке потрібно ухвалити, чи навіть знання про продукт, що підтримує майбутній запуск.
...знаючи, що кожен інший прагне зрозуміти те, що ви ділитеся.
Написання/записування займає час. Ми вважаємо, що наші колеги прагнуть прочитати те, що ми підготували, і це мотивує нас витрачати свій час на цю роботу. (Більше про це у другій частині нашого правила.)
Ви розумієте аудиторію, з якою ділитеся, і оптимізуєте для них...
Ми намагаємося уникати загальних комунікацій, які можуть бути актуальними тільки для підвибірки команди, зберігаючи високий сигнал до шуму.
...оскільки вам важливо, щоб вони зрозуміли.
Поінформовані команди з більша ймовірність, що будуть натхненні, залучені й захоплені роботою, яку вони виконують. Кожен з нас грає роль у сприянні цьому!
Отже, це перша "частина", і це зобов'язання зробити час для роботи, щоб інших поінформувати. Тепер давайте розглянемо другу частину:
Ви намагаєтеся зрозуміти знання, які інші витратили час на підготовку для вас.
Як зазначалося раніше, тут мета полягає в тому, щоб визнати, що "обидві сторони обміну знаннями" повинні бути присутніми, щоб це працювало. Ми всі знаємо це відчуття, якщо хтось організовує живу зустріч, а інша особа не з'являється. Це має відчуватися аналогічно.
Якщо те, що ділиться, є незрозумілим або неактуальним, ви визнаєте цінність в тому, щоб поділитися цим зворотним зв'язком для поліпшення того, що буде поділено в майбутньому.
Остання частина циклу тут... ніхто не буде ідеальним у написанні! Надання доброзичливого й щирого відгуку про те, як автор може покращити те, що спілкує, зміцнює майбутній потік комунікації. Це також показує автору, що вам важливо те, що вони написали.
Хто має час на все це? Мій день вже заповнений зустрічами!
Ми знаємо, про що ви думаєте... але тут починається магія! Одним з найцінніших наслідків команди, яка дотримується золотого правила, є швидкість. Живі зустрічі вимагають координації. Нам потрібно подивитися на календар і знайти час, який підходить усім, хто має бути частиною розмови. Чим більше зустріч, тим далі її буде заплановано, оскільки ймовірність наявних вільних слотів зменшується. Можливо, ця тема є важливим рішенням, яке потрібно ухвалити, але ми повинні запланувати зустріч через тиждень, оскільки це перший раз, коли всі можуть зробити це.
У цьому сценарії ми вже втратили тиждень, перш ніж ми навіть розпочали нашу першу розмову! Тепер додайте різні часові пояси та робочі графіки, раптом ці загальні вікна відкритого часу зменшуються ще більше.
Тепер давайте перемкнемо це, щоб побачити, як це працює для команди, яка дотримується Золотого Правила.
Уявіть, що хтось має тему, про яку хоче зв'язатися зі своєю командою. Вони записують тему, надсилають її своїм колегам через Slack і просять їх про зворотний зв'язок за наступні 2 дні. Вони починають отримувати коментарі від своїх колег, які вони розглядають у свій час. Більше колег коментують, більше відповідей надходить, і протягом кількох днів ця письмова тема має багато зворотного зв'язку, занепокоєнь та ідей, які вже зафіксовані та документовані.
У синхронному підході перша зустріч ще не відбулася. Але в асинхронному підході через кілька днів тема буде обговорена, і команда перейде далі. Тепер уявіть, що це відбувається знову і знову в наших командах. Співпраця переходить від Живі зустрічі: тихий вбивця прогресу до Золоте правило: суперсила команди та перевага у виконанні.
Способи, якими ми дотримуємось Золотого Правила на роботі
Золоте правило є новим для нас, це те, що ми ввели цього року. Ось кілька початкових способів, якими ми дотримуємось Правила в Guru.
Переконатися, що у нас є "цілеспрямована комунікація"
Це посібник, який ми даємо всім співробітникам. Це стосується високого співвідношення сигналу до шуму, про яке я згадував вище.
Ми використовуємо методологію прийняття рішень
Ми заохочуємо використання рішень документів, щоб просувати рішення наскільки це можливо асинхронно, що або (1) дозволяє вам ухвалювати рішення повністю асинхронно, або (2) коли ви отримуєте живу зустріч, всі вже на дуже далекому шляху, і зазвичай мета зустрічі полягає в тому, щоб остаточно ухвалити рішення. Ми також використовуємо концепцію DRI, щоб переконатися, що зрозуміло, як ухвалюються рішення і хто їх ухвалює.
Ми закликаємо підготовки огляд тек, які команда хоче обговорити
Передучасні тексти зустрічі відчувалися як хороший наступний крок для нас. Вони приводять усіх на одну сторінку перед зустріччю, і запобігають марнуванню часу на подання слайдів замість активного обговорення. Наступне питання для нас: де ми можемо уникнути живої зустрічі взагалі?
Ми встановлюємо кращі практики Slack
Ми заохочуємо більшість розмов вести в публічних каналах. Ми закликаємо @mentions у публічних каналах, щоб навести колег на дії та допомогти управляти всім шумом. Ще один приклад допомоги у зменшенні шуму. Ми також використовуємо індикатори терміновості. Наприклад, якщо ми надаємо документ для читання та коментування, ми використовуємо скорочення 1, 3, 5 днів, щоб дати читачам зрозуміти, коли їм потрібно відповісти.
Ми використовуємо Guru для надсилання оголошень
Оголошення надсилаються конкретним групам людей та надають чіткий заклик до дії прочитати щось. Оголошення накопичуються і легко доступні з нашого веб-додатку, розширення, Slack та Teams тощо. Більшість наших оголошень розповсюджуються таким чином. Це був найефективніший приклад забезпечення найвищого сигналу до шуму для комунікації важливої інформації.
Ми проводимо щотижневий огляд наших найкритичніших активних проектів
Кожного тижня наші DRI проекту надають оновлення по своїх проектах у Asana по четвергах. Щоп’ятниці керівництво переглядає та надає зворотний зв'язок також через Asana. Це дозволяє швидку, відкриту та асинхронну комунікацію у всіх наших найважливіших ініціативах компанії.
Ми встановлюємо блоки часу для читання та написання
Один із способів, яким ми це робимо, це "Відсутні внутрішні зустрічі по середах". Важливо знайти час для цього читання та написання. Більшість з нас звично думає про призначення живої зустрічі як спосіб створити спеціальне місце для обговорення теми. Це на календарі в конкретний час, так що ця розмова, цей "обмін знаннями лицем до лиця", напевно, відбудеться.
Але у світі Золотого Правила все працює інакше.
Більше нашого часу переходить від цих живих зустрічей до спеціально відведеного часу для читання та написання. Але цей час все ще має бути позначений у вашому календарі. Нам потрібно виділити аналогічний час для читання та написання. Цей час є дуже ефективним, оскільки 1 година часу для читання та написання зазвичай заощаджує вам 10 годин часу для живих зустрічей.
Сподіваюсь, це був корисний посібник для вас, і ви зможете принести частину цих уроків у свою команду! Оскільки ми продовжуємо дізнаватися більше про це, ми, безумовно, будемо продовжувати ділитися. Як я вже зазначив, у багатьох аспектах робоче місце має свої найкращі дні попереду, оскільки компанії визнають, що такі техніки приносять спільний результат збільшення продуктивності компаній, а також збільшення задоволеності працівників.
Досвідчіть силу платформи Guru особисто – пройдіть наш інтерактивний тур продуктом
