Оскільки компанії почали переходити від віддаленої роботи як тимчасової потреби до стилю життя, було сказано багато про продуктивність.

«Як ми можемо бути впевненими, що всі так само продуктивні, як і тоді, коли вони працювали в офісі?» — запитують люди, ледь не рвавши на собі волосся від хвилювання? «Що можуть зробити менеджери, щоб переконатися, що всі залишаються в курсі та виконують свою роботу?»

Виявляється, легкий спосіб допомогти людям працювати — це (та дам-дам!) насправді дати їм більше часу для роботи!

«Дні без зустрічей у середу» «Дні без зустрічей у п'ятницю» «Дні без зустрічей». Не має значення, як ви це назвете. Багато офісів приєднуються до тенденції проголошення певних днів або періодів часу «без зустрічей», і ми одні з них!

Дні без зустрічей: що це таке і як вони працюють

Концепція з назвою «дні без зустрічей» є досить простою. Дні без зустрічей — це робочі дні, коли люди можуть з нетерпінням чекати відсутності зустрічей. Але чому компанія б це робила?

Вірте чи ні, багато робочих місць запроваджують дні без зустрічей як спосіб підвищення продуктивності двома шляхами:

• Дати співробітникам час зосередитися на важливих завданнях «глибокої роботи» без побоювання бути перерваними
• Змушувати регулярні зустрічі працювати трошки краще

Деякі робочі завдання вимагатимуть трохи більше часу для зосередження та роздумів, ніж інші. Може бути неймовірно рідкісним для людей знайти достатньо часу, щоб «зосередитися» під час звичайного робочого дня. Дні без зустрічей швидко стають способом дати людям більше часу, щоб зосередитися на своїй роботі.

Подумайте, скільки ви могли б виконати, якби у вас був один день, про який ви знали, що не буде ніяких перерв. Ви могли б зосередитися на стратегічній роботі, розвивати нові ідеї або просто надолужувати пропущене, оскільки вам не потрібно хвилюватися про те, що вас витягнуть у щось інше.

Деякі компанії підносять дні без зустрічей на зовсім інший рівень. Вони дозволять співробітникам вимкнути свої телефони і заглушити сповіщення, щоб вони могли зосередитися. Врешті-решт, текстове повідомлення про плани обіду на завтра може почекати, якщо ви витрачаєте час на ідеї та вирішення складних проблем.

Що стосується коментаря «змушувати зустрічі працювати краще», ... чи можете ви щиро сказати, що кожна одна зустріч у вашому календарі є хорошим використанням вашого часу? Існує причина, чому дослідження показують, що 40% людей вважають, що їхні зустрічі є непродуктивними.

Безглузді зустрічі забрали ще одну жертву

Ми могли б багато сказати про культуру, яка оточує нескінченні зустрічі. Існує безліч менеджерів і колег, які вважають, що зустрічі автоматично є продуктивними лише тим, що це зустрічі. Замість того, щоб насправді зробити щось змістовне, ви просто витратите ще 30-45 хвилин на питання, яке могло бути вирішене за допомогою DM.

Люди, як правило, докладають трохи більше зусиль до планування ефективних зустрічей, коли знають, що не матимуть стільки часу для цього. Коли ви запроваджуєте дні без зустрічей, ви в основному змушені гарантувати, що ваші регулярні зустрічі є більш ефективними і орієнтованими на цілі.

Як ми запроваджуємо дні без зустрічей: жодної (внутрішньої) зустрічі в середу

Існує причина, чому ми є великими прихильниками днів без зустрічей: у нас є один із них.  Ми довго дивилися на те, як ми обробляємо внутрішні комунікації в Guru і хотіли знайти способи допомогти всім працювати ефективніше. Ми впровадили свою версію «днів без зустрічей у середу», де заохочуємо співробітників не планувати внутрішні зустрічі. Зустрічі з клієнтами були дозволені, але менеджери також були заохочені знайти альтернативні дати, коли це можливо.

Поки що ми маємо сказати, що нам подобаються результати. Наше нещодавнє опитування співробітників показує, що 75% респондентів кажуть, що «день без зустрічей у середу» був ефективним у збільшенні часу концентрації та зменшенні кількості зустрічей. Враховуючи, що велика частина цього посту була написана в день без зустрічей у середу, виглядає, що все працює за планом!

Як реалізувати день без зустрічей у себе

Вам подобається ідея про день без зустрічей, але ви не впевнені, як переконати тих, хто вищий, погодитися з цим. Не хвилюйтеся, ми підтримуємо вас.

Щоб дні без зустрічей працювали, вам знадобиться дві речі. Одна — це міцне розуміння того, наскільки добре ваші поточні зустрічі працюють для команди. Ми настійно рекомендуємо провести аудит зустрічей, щоб допомогти зменшити час, витрачений на непродуктивні зустрічі. Якщо вам потрібна маленька допомога в оцінці того, як проходять справи, ми рекомендуємо дотримуватися нашого правила 4 P.

Вам також потрібно, щоб усі домовились, коли відбуватиметься час концентрації. На щастя, ми знаємо, як це зробити. Кожна компанія може мати різні політики та потреби, але існують деякі основні принципи днів без зустрічей, які роблять їх успішними. Якщо ви хочете реалізувати свою мрію про беззборні дні, ось що вам потрібно зробити.

Оправдайте

Ми не будемо прикрашати це. Від управлінців та колег буде певний опір щодо дня без зустрічей. Зустрічі практично синонімічні роботі в деяких офісах, тож люди можуть бути трохи здивованими, коли ви оголосите, що дні без зустрічей стануть нормою.

Майте чіткі причини, чому ви хочете, щоб люди брали участь у днях без зустрічей. Не соромтеся згадувати кілька з наших основних положень, і підкреслити, як це може дати людям трохи більше контролю над своїм розкладом.

Спілкуватися

Щоб дні без зустрічей спрацювали, вам і вашим членам команди потрібно якомога більше спілкуватися. Дні без зустрічей спрацюють лише тоді, якщо люди зможуть виконати важливі справи. Обов'язково підкреслюйте важливість комунікації, незалежно від того, чи це день без зустрічей, чи ні.

Це одна з причин, чому ми є великими прихильниками асинхронної комунікації на роботі. Це зберігає лінії зв'язку відкритими і дозволяє людям працювати, коли це їм потрібно. Впровадження чогось настільки простого, як регулярна розсилка новин, яка зводить до мінімуму важливий контент, щоб поділитися та прочитати замість витрачання часу на зустрічі, може бути великим заощадженням часу.

Встановіть свої основні правила

Невже дні без зустрічей також є «днями без електронної пошти» та «днями без Slack»? Чи є стійкі зустрічі з клієнтами все ще у грі в дні без зустрічей, чи вам потрібно перепланувати? Що відбувається, якщо у вас є пожежа, яка вимагає, щоб кілька людей зателефонували?

Не залишайте людей в безвісті

Кожна компанія вирішуватиме дні без зустрічей так, як вважає за потрібне. Встановлення основних правил очікувань щодо певних моментів може зробити ваші дні без зустрічей більш ефективними та менш заплутаними. Переконайтеся, що всі в одній команді знають, що можна робити в ці дні, а що потрібно відкласти.

Уважність - ключ до того, щоб дні без зустрічей спрацювали. Кандидати на роботу можуть мати можливість зустрітися з командою в ваш день без зустрічей. Найкращий час для вас і колеги зустрітися та обговорити ідеї може бути тільки у ваш п'ятницю без зустрічей. Завжди будуть винятки з правила. Просто переконайтеся, що ви робите те, що потрібно, щоб дотримуватися встановлених протоколів, використовуйте свій беззборний час мудро та поважайте, що це день без зустрічей для всіх інших у вашій команді.

Пам'ятайте, щоб це працювало, всі повинні дотримуватися правил, а це стосується і людей у керівництві. Переконайтеся, що керівники чітко знають правила днів без зустрічей і заздалегідь вирішуйте будь-які питання, які можуть виникнути.

Змінюйте спосіб, яким ви проводите зустрічі

Оголошення дня без зустрічей не зробить потреби в роботі меншими. В більшості випадків люди просто знизують плечима і переносать свої зустрічі на інший день. Цей крок може мати сенс, але це може більше нашкодити продуктивності.

Пам'ятайте, що додавання ще однієї зустрічі в повний день не є суттю днів без зустрічей.

Ми згадували, що одним із найкращих побічних ефектів днів без зустрічей є те, що вони фактично змушують людей краще планувати зустрічі. В нас є кілька основних порад для людей, які хочуть поліпшити та зменшити кількість своїх зустрічей:

• Переконайтеся, що кожна зустріч має чітку мету та закінчується виконуваними результатами.
• Призначте ролі для зустрічей з великими групами людей, щоб допомогти підтримувати всіх на правильному шляху та продуктивними.
• Не бійтеся скасовувати зустрічі, якщо ви не вважаєте, що вони є найкращим використанням часу.
• Надсилайте підсумкові електронні листи, які резюмуватимуть те, що відбувається під час зустрічей та нагадують людям про наступні кроки, які їм потрібно зробити.

Бажаєте більш глибокого погляду на деякі з цих концепцій? Перегляньте нашу картку в нашому найкращому практичному занятті для зменшення кількості зустрічей.

Збільште продуктивність, зменште кількість зустрічей

Ми далеко не єдині компанії, які впроваджують дні без зустрічей, і ми не будемо останніми. Оскільки все більше компаній переходять на гібридні графіки, а робочі сили стають більш розподіленими, продуктивність та гнучкість важать більше, ніж будь-коли. Ви будете здивовані, як багато більше люди можуть досягти на роботі, коли у них є час, щоб зосередитися на своїй роботі.

Оскільки все більше офісів переходять на гібридні моделі, важливо бути відкритим до спроб нових речей для покращення робочого досвіду. Сьогодні найбільшою тенденцією є дні без зустрічей, а завтра це може бути щось зовсім інше. Тримати розум відкритим може допомогти вашому робочому місцю еволюціонувати і залишатися конкурентоспроможним в дедалі мінливому середовищі.

Зустрічі завжди будуть мати своє місце на роботі, ми просто хочемо, щоб місце, яке вони займають, доречним для всіх. Приєднуйтесь до руху, щоб повернути робочий день і знайти трохи більше часу для себе, щоб зосередитися на справді важливих справах. Ми б самі сказали вашому босові, але виявилось, що вони зараз на 2-годинній зустрічі, де люди вже витратили перші 45 хвилин, розмірковуючи про те, яким має бути результат зустрічі.