Світ праці змінився. Але світ вікі, інтранетів і баз знань не змінився. І працівники, керівні команди та прибуток компаній виплачують ціну. Час змінити підхід до управління знаннями — один, спеціально створений для задоволення вимог нового світу праці. Я поясню чому.
Новий світ праці працює завдяки технологіям, прискореним пандемією, і визначається асинхронною комунікацією, дистанційною зайнятістю та гнучкістю працівників. І в цьому новому світі праці нам не лише потрібні нові продукти, процеси та політики, нам потрібен цілком новий спосіб роботи.
Більшість бізнесів усвідомлюють це, але я бачу дві пастки, в які потрапляє багато:
Вони використовують нові інструменти старими способами
Вони використовують старі інструменти новими способами
Наприклад, нарада. Коли компанії переходять на дистанційну або гібридну модель, їхня природна інстинктивна реакція — спробувати відтворити ритм і структуру особистих зустрічей у віртуальному середовищі. Але цей підхід не враховує багатьох інших змін, які швидко відбуваються.
Справа не лише в тому, що співробітники тепер працюють дистанційно — багато з них також працюють з нових місць у різних часових поясах, більшість працюють у гнучкий графік, а зростаюча кількість обирає асинхронну комунікацію в міру можливості. В результаті, організаторам важче планувати наради, учасникам легше виправдовувати пропуски, а всім це призводить до втоми. Не дивно, що, за даними недавнього дослідження McKinsey, "80% керівників розглядають зміни в структурі та ритмі нарад у відповідь на зміни в тому, як люди працюють."
Так само, як компанії використовують нові інструменти старими способами, багато з них також використовують старі інструменти новими способами для вирішення нових завдань. Ніде це не проявляється так очевидно (і болісно), як в управлінні знаннями.
Біль, яка має залишитися в минулому
До пандемії компанії використовували інтранети, вікі та бази знань для ряду цілей. Вони були місцем для зберігання інформації про компанії, публікації важливих оновлень і публікації всього від звітів та мемо до політик і процесів. Але відкритою таємницею цих інструментів є те, що вони погано приймаються, їх важко шукати, і в багатьох випадках вони переповнені інформацією, яка є застарілою та нерелевантною.
Біль, яку ці проблеми завдавали, була терпимою в старому світі праці. Зрештою, працівники не мали користуватися так званим джерелом істини компанії, коли могли просто звернутися до колеги поруч, коли виникло термінове питання або потрібно було ввести їх в курс останніх новин компанії.
Але в новому світі праці компанія без надійного, широко прийнятого та легко знайденого джерела істини швидко виявить себе переповненою невідповідностями, інформаційним перевантаженням та хронічною неефективністю — проблеми, які в підсумку негативно позначаються на ефективності компанії.
Фактично, за даними досліджень, проведених до пандемії, середній працівник знань проводить близько 20 відсотків робочого тижня, шукаючи внутрішню інформацію або "відстежуючи колег, які можуть допомогти з конкретними завданнями", людям потрібно близько 25 хвилин, щоб знову зосередитися після переривання, а річна фінансова вартість постійного переключення контекстів становить 450 мільярдів доларів у глобальному масштабі. Уявіть, яким є ці цифри з моменту, коли дистанційна та гібридна робота стали нормою?
Новий світ праці ставить нові вимоги до старих систем управління знаннями, і ці системи виявляються недостатніми. Сьогодні компаніям потрібен новий тип рішення для управління знаннями; такий, що дозволяє інформації легко проходити через організацію — через часові пояси та місця, між лідерами та працівниками, і безпосередньо у вподобані робочі процеси індивідів.
Цей новий тип рішення має не лише дозволити працівникам отримувати інформацію з єдиного джерела істини, коли це потрібно, але також дозволити лідерам спонукати членів команди до цього ж джерела істини, коли є термінове оновлення, яке вимагає дій. Іншими словами, компаніям тепер потрібно, щоб їхня платформа управління знаннями була двома речами в одній:
Коли ці дві можливості об'єднуються в одній платформі, ця платформа стає більшою за суму своїх частин, оскільки вона надає можливість співробітникам, лідерам та всім компаніям розблокувати зовсім новий спосіб роботи — такий, що відповідає вимогам нового світу праці.
Розблокування ефективності в епоху гнучкості
Сьогодні співробітники очікують, що зможуть обирати, де, коли і як вони працюють. Компанії та працівники в різних галузях усвідомили, що при правильному впровадженні гнучкість не лише збільшує задоволеність працівників, але й сприяє продуктивності, оптимізує командну ефективність і покращує результати компанії. Проте багато хто не намагається підготувати свої команди до успіху в новому світі праці. Як це можливо, що навіть зменшений час на поїздки на роботу та свобода вибору своїх годин, працівники відчувають, що працюють довше години?
Відтак, в умовах відсутності надійного джерела істини щодо інформації про компанію або офісних колег, з якими можна поспілкуватися, співробітники витрачають свої дні на пошук базових деталей, необхідних для виконання своїх завдань, чекаючи на відповіді від колег, які можуть бути онлайн, а можуть і ні, і сидять у нарадах, які існують лише для обміну оновленнями. І часто, коли вони нарешті знаходять потрібну інформацію, вона позбавлена контексту та застаріла. В результаті робочі дні стають неефективними, нерезультативними та дуже розчаровувальними.
У новому світі праці компанії повинні забезпечити своїх співробітників можливістю миттєво отримати надійну інформацію, незалежно від того, в якому часовому поясі, місці чи робочому процесі вони перебувають у цей момент. І, критично, їм потрібно, щоб ця інформація була пов'язана з контекстом, необхідним для того, щоб зробити її зрозумілою та дієвою. Це не лише підвищить ефективність співробітників, але й призведе до більшої залученості працівників — проблеми, яка є на умі багатьох керівників, і яка може бути значно покращеною, коли внутрішня комунікація є центральною частиною стратегії управління знаннями компанії.
Підвищення залученості співробітників через своєчасну комунікацію
У новому світі праці лідери повинні спеціально комунікувати та взаємодіяти з командами. Без спільного офісу та стандартного робочого часу це не відбувається пасивно, і з'являються пробіли між командою лідерів і індивідуальними учасниками всюди. Незважаючи на те, що працівники відчувають безпрецедентний рівень гнучкості, рівень залученості працівників падає в міру зростання рівнів вигорання та плинності кадрів.
Те, що командам лідерів сьогодні потрібно — це можливість спілкуватися на термінові запити, спонукальні повідомлення та важливі оновлення компанії різним групам в межах їхньої організації. Крім того, їм потрібен зворотній зв'язок, що повідомляє їм, як добре сприйняті їхні оновлення. І ці оновлення не повинні бути перешкодою — скоріше, вони повинні спрямовувати отримувачів назад до єдиного джерела істини. Це заохочує глибше прийняття цього джерела істини і нагадує співробітникам, що вони зможуть легко знайти та повторно прочитати оновлення в майбутньому, якщо буде потрібно.
Коли лідери мають можливість ділитися своєчасними оновленнями, це може суттєво допомогти співробітникам відчувати більшу залученість не лише до цих лідерів, а й до цінностей, місії та цілей їхньої компанії. А мати робочу сили, що відчуває себе пов'язаною з компанією на такому рівні, може бути величезною перевагою під час економічної нестабільності, як ті, які ми переживаємо зараз.
Навігація в невизначеності з новим підходом до управління знаннями
Якщо останні кілька років щось нас навчило, так це те, що зміни є постійними. Коли пандемія розвивалася, компанії з усіх куточків світу повинні були швидко укласти політику роботи вдома і забезпечити, щоб ці політики були прочитані та дотримані кожним співробітником — швидко. Коли лідери компаній публікували ці термінові оновлення на інтранеті або вікні компанії, багато з них виявили, що їм не вистачає надійного способу фактично розповсюджувати інформацію та забезпечувати її розуміння. Коли пандемія збільшувалася і спадала, а політики потрібно було оновити, ця проблема виникала знову і знову.
Тепер, коли ми готуємося до періоду економічної невизначеності, компанії з усіх куточків світу повинні повертати в процесі реагування на зовнішні фактори і переорієнтувати всю свою організацію — яка, ймовірно, буде базуватися в кількох місцях та часових поясах — з неймовірною швидкістю. Для цього їм знадобиться спосіб комунікувати чіткі, дієві оновлення відповідним людям у правильний час. Але багато компаній досі спираються на загальні збори і комбінацію електронних листів та чатів, щоб оновити команди щодо важливих змін.
У змінному середовищі компанії потребують можливості публікувати та поширювати інформацію з повною впевненістю, що вона буде прочитана, зрозуміла і використовувана. Система управління знаннями, яка може це зробити, одночасно будучи надійним джерелом істини для компанії, є тим типом рішення, яке допоможе компаніям адаптуватися до нового світу праці та успішно навігувати в невизначених часах. І саме такий тип системи ми будуємо тут у Guru — за допомогою наших клієнтів.
Нові можливості для нового світу праці
Деякі з найінноваційніших і найперспективніших компаній є клієнтами Guru. І ми постійно натхненні цими клієнтами, коли створюємо платформу управління знаннями, щоб задовольнити їхні потреби в новому світі праці.
Коли ми побачили, що переключення контексту стало головним джерелом болю для компаній, ми розробили браузерне розширення, щоб вони могли отримувати ключову інформацію, не переключаючи вкладки. Коли довіра до точності інформації стала викликом для команд, ми запустили робочий процес перевірки, щоб дати кінцевим користувачам спокій, що інформація, яку вони читають, актуальна.
Тепер ми бачимо, як наші клієнти долають нові виклики, які виникають у новому світі праці, використовуючи Guru як компанійське джерело істини та як засіб для комунікації термінових компанійських оновлень в межах їхньої організації. І цього тижня ми запустили серію нових можливостей, щоб ще більше допомогти їм подолати ці проблеми. Ви можете прочитати більше про ці оновлення тут.
Пандемія не створила новий світ праці; вона тільки зробила старий світ непридатним і загострила його недоліки. Тепер ми стоїмо перед порожнім полотном, з можливістю раз на покоління створити абсолютно новий спосіб роботи. Відтворення офісних ритуалів у цифровому вигляді не є рішенням, як і спроба примусити старі інструменти задовольняти нові потреби.
Надійне джерело істини про інформацію компанії (переважно з кращим пошуком, інтеграціями та досвідом користувача)
Сучасний інструмент внутрішньої комунікації (який не лише покращує споживання інформації, але й розуміння також)
Світ праці змінився. Але світ вікі, інтранетів і баз знань не змінився. І працівники, керівні команди та прибуток компаній виплачують ціну. Час змінити підхід до управління знаннями — один, спеціально створений для задоволення вимог нового світу праці. Я поясню чому.
Новий світ праці працює завдяки технологіям, прискореним пандемією, і визначається асинхронною комунікацією, дистанційною зайнятістю та гнучкістю працівників. І в цьому новому світі праці нам не лише потрібні нові продукти, процеси та політики, нам потрібен цілком новий спосіб роботи.
Більшість бізнесів усвідомлюють це, але я бачу дві пастки, в які потрапляє багато:
Вони використовують нові інструменти старими способами
Вони використовують старі інструменти новими способами
Наприклад, нарада. Коли компанії переходять на дистанційну або гібридну модель, їхня природна інстинктивна реакція — спробувати відтворити ритм і структуру особистих зустрічей у віртуальному середовищі. Але цей підхід не враховує багатьох інших змін, які швидко відбуваються.
Справа не лише в тому, що співробітники тепер працюють дистанційно — багато з них також працюють з нових місць у різних часових поясах, більшість працюють у гнучкий графік, а зростаюча кількість обирає асинхронну комунікацію в міру можливості. В результаті, організаторам важче планувати наради, учасникам легше виправдовувати пропуски, а всім це призводить до втоми. Не дивно, що, за даними недавнього дослідження McKinsey, "80% керівників розглядають зміни в структурі та ритмі нарад у відповідь на зміни в тому, як люди працюють."
Так само, як компанії використовують нові інструменти старими способами, багато з них також використовують старі інструменти новими способами для вирішення нових завдань. Ніде це не проявляється так очевидно (і болісно), як в управлінні знаннями.
Біль, яка має залишитися в минулому
До пандемії компанії використовували інтранети, вікі та бази знань для ряду цілей. Вони були місцем для зберігання інформації про компанії, публікації важливих оновлень і публікації всього від звітів та мемо до політик і процесів. Але відкритою таємницею цих інструментів є те, що вони погано приймаються, їх важко шукати, і в багатьох випадках вони переповнені інформацією, яка є застарілою та нерелевантною.
Біль, яку ці проблеми завдавали, була терпимою в старому світі праці. Зрештою, працівники не мали користуватися так званим джерелом істини компанії, коли могли просто звернутися до колеги поруч, коли виникло термінове питання або потрібно було ввести їх в курс останніх новин компанії.
Але в новому світі праці компанія без надійного, широко прийнятого та легко знайденого джерела істини швидко виявить себе переповненою невідповідностями, інформаційним перевантаженням та хронічною неефективністю — проблеми, які в підсумку негативно позначаються на ефективності компанії.
Фактично, за даними досліджень, проведених до пандемії, середній працівник знань проводить близько 20 відсотків робочого тижня, шукаючи внутрішню інформацію або "відстежуючи колег, які можуть допомогти з конкретними завданнями", людям потрібно близько 25 хвилин, щоб знову зосередитися після переривання, а річна фінансова вартість постійного переключення контекстів становить 450 мільярдів доларів у глобальному масштабі. Уявіть, яким є ці цифри з моменту, коли дистанційна та гібридна робота стали нормою?
Новий світ праці ставить нові вимоги до старих систем управління знаннями, і ці системи виявляються недостатніми. Сьогодні компаніям потрібен новий тип рішення для управління знаннями; такий, що дозволяє інформації легко проходити через організацію — через часові пояси та місця, між лідерами та працівниками, і безпосередньо у вподобані робочі процеси індивідів.
Цей новий тип рішення має не лише дозволити працівникам отримувати інформацію з єдиного джерела істини, коли це потрібно, але також дозволити лідерам спонукати членів команди до цього ж джерела істини, коли є термінове оновлення, яке вимагає дій. Іншими словами, компаніям тепер потрібно, щоб їхня платформа управління знаннями була двома речами в одній:
Коли ці дві можливості об'єднуються в одній платформі, ця платформа стає більшою за суму своїх частин, оскільки вона надає можливість співробітникам, лідерам та всім компаніям розблокувати зовсім новий спосіб роботи — такий, що відповідає вимогам нового світу праці.
Розблокування ефективності в епоху гнучкості
Сьогодні співробітники очікують, що зможуть обирати, де, коли і як вони працюють. Компанії та працівники в різних галузях усвідомили, що при правильному впровадженні гнучкість не лише збільшує задоволеність працівників, але й сприяє продуктивності, оптимізує командну ефективність і покращує результати компанії. Проте багато хто не намагається підготувати свої команди до успіху в новому світі праці. Як це можливо, що навіть зменшений час на поїздки на роботу та свобода вибору своїх годин, працівники відчувають, що працюють довше години?
Відтак, в умовах відсутності надійного джерела істини щодо інформації про компанію або офісних колег, з якими можна поспілкуватися, співробітники витрачають свої дні на пошук базових деталей, необхідних для виконання своїх завдань, чекаючи на відповіді від колег, які можуть бути онлайн, а можуть і ні, і сидять у нарадах, які існують лише для обміну оновленнями. І часто, коли вони нарешті знаходять потрібну інформацію, вона позбавлена контексту та застаріла. В результаті робочі дні стають неефективними, нерезультативними та дуже розчаровувальними.
У новому світі праці компанії повинні забезпечити своїх співробітників можливістю миттєво отримати надійну інформацію, незалежно від того, в якому часовому поясі, місці чи робочому процесі вони перебувають у цей момент. І, критично, їм потрібно, щоб ця інформація була пов'язана з контекстом, необхідним для того, щоб зробити її зрозумілою та дієвою. Це не лише підвищить ефективність співробітників, але й призведе до більшої залученості працівників — проблеми, яка є на умі багатьох керівників, і яка може бути значно покращеною, коли внутрішня комунікація є центральною частиною стратегії управління знаннями компанії.
Підвищення залученості співробітників через своєчасну комунікацію
У новому світі праці лідери повинні спеціально комунікувати та взаємодіяти з командами. Без спільного офісу та стандартного робочого часу це не відбувається пасивно, і з'являються пробіли між командою лідерів і індивідуальними учасниками всюди. Незважаючи на те, що працівники відчувають безпрецедентний рівень гнучкості, рівень залученості працівників падає в міру зростання рівнів вигорання та плинності кадрів.
Те, що командам лідерів сьогодні потрібно — це можливість спілкуватися на термінові запити, спонукальні повідомлення та важливі оновлення компанії різним групам в межах їхньої організації. Крім того, їм потрібен зворотній зв'язок, що повідомляє їм, як добре сприйняті їхні оновлення. І ці оновлення не повинні бути перешкодою — скоріше, вони повинні спрямовувати отримувачів назад до єдиного джерела істини. Це заохочує глибше прийняття цього джерела істини і нагадує співробітникам, що вони зможуть легко знайти та повторно прочитати оновлення в майбутньому, якщо буде потрібно.
Коли лідери мають можливість ділитися своєчасними оновленнями, це може суттєво допомогти співробітникам відчувати більшу залученість не лише до цих лідерів, а й до цінностей, місії та цілей їхньої компанії. А мати робочу сили, що відчуває себе пов'язаною з компанією на такому рівні, може бути величезною перевагою під час економічної нестабільності, як ті, які ми переживаємо зараз.
Навігація в невизначеності з новим підходом до управління знаннями
Якщо останні кілька років щось нас навчило, так це те, що зміни є постійними. Коли пандемія розвивалася, компанії з усіх куточків світу повинні були швидко укласти політику роботи вдома і забезпечити, щоб ці політики були прочитані та дотримані кожним співробітником — швидко. Коли лідери компаній публікували ці термінові оновлення на інтранеті або вікні компанії, багато з них виявили, що їм не вистачає надійного способу фактично розповсюджувати інформацію та забезпечувати її розуміння. Коли пандемія збільшувалася і спадала, а політики потрібно було оновити, ця проблема виникала знову і знову.
Тепер, коли ми готуємося до періоду економічної невизначеності, компанії з усіх куточків світу повинні повертати в процесі реагування на зовнішні фактори і переорієнтувати всю свою організацію — яка, ймовірно, буде базуватися в кількох місцях та часових поясах — з неймовірною швидкістю. Для цього їм знадобиться спосіб комунікувати чіткі, дієві оновлення відповідним людям у правильний час. Але багато компаній досі спираються на загальні збори і комбінацію електронних листів та чатів, щоб оновити команди щодо важливих змін.
У змінному середовищі компанії потребують можливості публікувати та поширювати інформацію з повною впевненістю, що вона буде прочитана, зрозуміла і використовувана. Система управління знаннями, яка може це зробити, одночасно будучи надійним джерелом істини для компанії, є тим типом рішення, яке допоможе компаніям адаптуватися до нового світу праці та успішно навігувати в невизначених часах. І саме такий тип системи ми будуємо тут у Guru — за допомогою наших клієнтів.
Нові можливості для нового світу праці
Деякі з найінноваційніших і найперспективніших компаній є клієнтами Guru. І ми постійно натхненні цими клієнтами, коли створюємо платформу управління знаннями, щоб задовольнити їхні потреби в новому світі праці.
Коли ми побачили, що переключення контексту стало головним джерелом болю для компаній, ми розробили браузерне розширення, щоб вони могли отримувати ключову інформацію, не переключаючи вкладки. Коли довіра до точності інформації стала викликом для команд, ми запустили робочий процес перевірки, щоб дати кінцевим користувачам спокій, що інформація, яку вони читають, актуальна.
Тепер ми бачимо, як наші клієнти долають нові виклики, які виникають у новому світі праці, використовуючи Guru як компанійське джерело істини та як засіб для комунікації термінових компанійських оновлень в межах їхньої організації. І цього тижня ми запустили серію нових можливостей, щоб ще більше допомогти їм подолати ці проблеми. Ви можете прочитати більше про ці оновлення тут.
Пандемія не створила новий світ праці; вона тільки зробила старий світ непридатним і загострила його недоліки. Тепер ми стоїмо перед порожнім полотном, з можливістю раз на покоління створити абсолютно новий спосіб роботи. Відтворення офісних ритуалів у цифровому вигляді не є рішенням, як і спроба примусити старі інструменти задовольняти нові потреби.
Надійне джерело істини про інформацію компанії (переважно з кращим пошуком, інтеграціями та досвідом користувача)
Сучасний інструмент внутрішньої комунікації (який не лише покращує споживання інформації, але й розуміння також)
Досвідчіть силу платформи Guru особисто – пройдіть наш інтерактивний тур продуктом
