Ви шукаєте найкраще програмне забезпечення для співпраці? Ось деякі чудові поради, як почати на правильному шляху. 

Slack, Microsoft Team, Google Workspace — ви вже точно чули про них, і, можливо, навіть зараз користуєтеся одним з них. Ці платформи для спільної роботи мають одну мету: підвищення продуктивності вашої команди. 

Чи відповідає воно вашому способу роботи, чи вам потрібне більш загальне рішення? 

Але якщо Slack насправді не вирішує ваші проблеми з комунікацією? Якщо у вас є сумніви, ймовірно, вам потрібен новий інструмент для співпраці.

Але як обрати правильний? Але як обрати правильну? Ну, вам пощастило — у цьому посібнику з покупцям все, що вам потрібно для того, щоб прийняти найкраще рішення для свого бізнесу. 

Що таке програмне забезпечення для співпраці?

Програмне забезпечення для співпраці - це центральна платформа, яку команди або фізичні особи можуть використовувати для спільної роботи над різними проектами, обміну корисними знаннями компанії та спілкування між собою в реальному часі. 

Це дуже корисно для посилення командної роботи, оскільки в ньому є багато інструментів для спільної роботи, таких як обмін файлами, повідомлення та управління проектами. Але чому варто почати використовувати таку платформу? 

Уявіть собі: у вас є команди, розкидані по різних частинах світу, що означає різні часові пояси та асинхронне спілкування. Без інструменту співпраці важко відстежувати, хто що зробив. 

Для підкреслення цієї точки працівники з Європи були 17% більш задоволені своєю корпоративною культурою, коли вони мали доступ до цифрових інструментів співпраці. 

В цілому, програмне забезпечення для співпраці дозволяє членам команди працювати з будь-якої локації, успішно підвищуючи продуктивність. Крім того, воно забезпечує відомість всіх членів команди, посилює взаємини в команді та збільшує ефективність. 

Але ми можемо поговорити більше про переваги пізніше. Давайте подивимося, як працює програмне забезпечення співпраці. 

Як використовувати програмне забезпечення для співпраці?

Програмне забезпечення для співпраці має багато варіантів використання, але його основна мета - сприяти більш продуктивному віддаленому робочому середовищу. Та полегшувати комунікацію між розпорошеними командами. 

Як воно це робить, однак? Ось деякі загальні випадки використання: 

• Управління проектами: Ви в даний момент працюєте над трьома проектами одночасно; досить важко відслідковувати кожне завдання. Скільки разів ви провалилися у термін через те, що не могли побачити прогрес свого проекту? Програмне забезпечення для співпраці дозволяє створювати завдання для кожного проекту та члена команди, встановлювати терміни тощо, та оптимізовувати робочі процеси. 
• Співпраця з клієнтами: 65% телепрацівників, які використовують віддалені технології наприклад, миттєві повідомлення, вважають, що засоби співпраці є відмінними замінами особистого контакту. Дуже легко проводити віртуальні зустрічі та відеодзвінки з клієнтами або колегами, незалежно від їх географічного розташування. Таким чином, можна проводити вебінари, створювати плани та співпрацювати з віддаленими членами в реальному часі. 
• Обмін документами: Ви знаєте, яким часомістким та розчаровуючим є перегляд усіх своїх папок під час пошуку теє документу. Кожного разу, коли ви перевіряєте те саме місце знову, все, що ви думаєте, це: "Де воно?!" Хороший інструмент співпраці дозволяє легко ділитися документами з колегами. Парування з рішенням бази знань, наприклад, Guru, також чудово працює для організації документів.  

Добре, тепер ми можемо говорити про переваги використання програмного забезпечення для співпраці. Підемо!  

‍

Які переваги використання онлайн-інструментів для співпраці?

Згідно з дослідженням Microsoft, 85% працівників вважають, що програмне забезпечення співпраці є однією з найнеобхідніших частин їх цифрової трансформації. Якщо ви розглянете переваги, ви побачите, чому. 😉

Отже, не будемо тримати вас у напрузі. Ось переваги використання інструментів для співпраці:  

• Покращена комунікація та співпраця команд: Програмне забезпечення співпраці зазвичай пропонує різні канали для комунікації, такі як відеоконференції та миттєві повідомлення. Це сприяє кращій співпраці між учасниками (особливо, якщо вони віддалені), зменшує плутанину та непорозуміння та збільшує ясність. 
• Покращена гнучкість, масштабованість та доступність: Не важливо, чи ви маленька компанія, яка зростає з часом, чи велике підприємство, засоби співпраці масштабуються разом із вами. Крім того, вони дуже гнучкі, що означає, що ви можете налаштувати їх під свої конкретні потреби. Це дозволяє додавати нових членів команди з часом, налаштовувати робочі процеси та пристосовуватися до змін в миттєвості. 
• Збільшена прозорість: Якщо є щось, в чому програмне забезпечення співпраці дуже добре впорається, це надання видимості у прогрес вашого проекту та діяльності команди. З таким видом прозорості ви можете бути завжди проінформовані про всі проекти в будь-який час та вчасно виявляти проблеми або затори на початковому етапі. Крім того, це сприяє довірі та відповідальності серед вашої команди. 
• Вища продуктивність: Згідно з дослідженням Gallup, надзвичайно згуртовані та зв'язані команди мають 23% збільшення прибутковості. Це можливо лише за допомогою програмного забезпечення співпраці. Оскільки це оптимізує ваші потоки та автоматизує повторювані завдання, ви можете скоротити час, витрачений на низькорівневу роботу та сконцентруватися на більш продуктивних діях. 

Усі ці переваги призводять до іншої важливої: економії коштів. Оскільки ви зменшуєте потребу в фізичному просторі, процесах на папері та витратах на подорожі, ваш бізнес отримає вищий ROI та кращу оптимізацію ресурсів. 

"Добре, інструменти співпраці звучать чудово. Як я вибрати один?" Ну, для цього і призначено цей посібник. 

Давайте розглянемо кожен крок. 

Як вибрати правильне програмне забезпечення для співпраці в команді

Ідеальний інструмент для співпраці може покращити вашу командну роботу та допомогти вам з контролем часу, сесіями мозкування та багатьма іншими речами. Але тільки якщо ви виберете вірний для ваших потреб. 

Якщо ні, то ви можете проклясти день, коли вперше почули про ці інструменти. 

Є декілька етапів, які слід розглянути при прийнятті цього вибору; давайте розглянемо кожен з них.

Крок #1: Визначте конкретні цілі та завдання

Все починається з оцінки цілей, потреб, вимог, побажань та викликів вашої команди. 

Наприклад, можливо, ваша команда прибуває з різних частин світу та рідко спілкується один з одним. Тоді вам може знадобитися інструмент, який підтримує асинхронне спілкування. 

Для того, щоб допомогти вам зрозуміти, що вам потрібно, знайдіть відповіді на ці питання: 

• Як ваша команда вподобає спілкуватися (текстом, відео чи голосом)?
• Чи хочете ви оптимізувати свій процес продажів? 
• Як часто ви спілкуєтеся? 
• Чи маєте ви синхронне чи асинхронне спілкування?
• Як ви керуєте завданнями та строками? 
• Як ви ділитеся файлами? 
• Ви віддаєте перевагу неформальному чи формальному спілкуванню?

Дав відповіді на ці питання, ви можете активно шукати інструменти, які вирішують ваші основні виклики та відповідають вашій робочій культурі. Тож, спробуйте з'ясувати, що насправді хоче ваша команда, враховуючи їх робочі звички, типову складність проектів, бюджет та обмеження часу. 

‍

Крок #2: Оцініть свій бюджет

Якщо йдеться про бюджет...

Наступним кроком є визначення вашого бюджету, тобто скільки ви готові витратити на інструмент для співпраці. Якщо ви пропустите цей крок (або забудете його врахувати), ви можете виявити, що рішення воляє велику і непопулярну діру у гаманці вашої компанії. 

Особливо якщо ви вже заплатили за функції, які вам насправді не потрібні. 

Тож, зберіть свою команду і поговоріть про те, скільки ви можете дозволити собі витратити на інструмент для співпраці. Можливо, ви можете витратити все одразу або бути трохи зберігаючими та інвестувати більше пізніше. 

Також, будьте в курсі додаткових витрат, особливо якщо ви додаєте нових членів в довгостроковій перспективі. 

Крім того, розгляньте ваші ресурси. Чи маєте ви час для того, щоб люди повністю освоїли інструмент? Або вам потрібно втілити це зараз? Чи маєте ви необхідні навчальні матеріали або вам потрібно буде витратити час на їхнє викладання? 

Крок #3: Складіть список функцій та можливостей

Тепер, коли ви вже зрозуміли ваші потреби та бюджет, настав час почати складати список обов'язкових функцій. Наприклад, якщо ви працюєте в невеликій команді, вам, можливо, не потрібний шикарний мобільний додаток. Простий список справ або дошка є тім, що саме потрібно лікареві.

‍

Ось деякі критичні функції програмного забезпечення співпраці: 

• Засоби зв'язку в реальному часі
• Інструменти для управління завданнями та проектами
• Засоби спільної роботи та обміну документами
• Інтеграції, такі як електронна пошта, календарі, засоби управління знаннями та інші. 
• Функції безпеки
• Інтерфейс програмування додатків (API)
• Інструменти аналізу та звітності

Ми можемо побільше поговорити про ці функції після того, як пройдемо кожен крок. Тож не перемикайте вкладки — ви можете пропустити цінну інформацію. 

Чудова порада полягає також в тому, щоб зосередитися на створенні списків приємних функцій та тих, які вам не потрібні. Поговоріть зі своїми членами команди (ведучими співробітниками) — оскільки вони будуть найбільше користуватися цим інструментом. І разом виберемо, які функції було б приємно мати разом із невідкладними. 

Крок №4: Досліджуйте виробників програмного забезпечення для спільної роботи 

Коли у вас буде список функцій, ви можете почати досліжувати ваші доступні варіанти. Спробуйте знайти рішення, які відповідають вашим цілям, бюджету та потребам — або, принаймні, ті, які задовольняють більшість з них. 

Як ви можете розпочати цей процес? Читаючи відгуки, дивлячись на рекомендації, запитуючись про рекомендації та перевіряючи випадки використання. Таким чином ви отримуєте досить добрий огляд переваг, функцій та можливих недоліків обраного програмного забезпечення. 

‍

Під час дослідження спробуйте порівняти інструменти співпраці та побачити, як кожен з них працює. Порівнюйте самі або знаходьте покупцівський гайд, який зробить це за вас.

Крім того, оберіть ці фактори: 

• Ціна
• Користувацький інтерфейс
• Простота використання
• Функції безпеки
• Сумісність з наявними інструментами

Ідеально було б обмежити ваш список до трьох чи п'яти варіантів. Це точно допоможе вам на наступному етапі. 

Крок №5: Запросити демонстрації та пробні версії

На цей момент у вас, напевно, вже є декілька варіантів, які вас дуже захопили. Якщо це так, то цей крок точно вас зрадує.

Тому що настав час побачити ці інструменти в дії і отримати практичний досвід з ними. Підпишіться на безкоштовні пробні версії або спробуйте безкоштовні плани, щоб переконатися, що платформа для спільної роботи справді те, що ви шукаєте. 

Не забудьте запросити своїх членів команди, оскільки їх відгуки та побоювання виявляться надзвичайно цінними та допоможуть вам прийняти рішення швидше. Переконайтесь, наскільки добре інструмент впорається, наскільки його легко вивчити та використати, і як він подобається вашій команді. 

Коли закінчиться пробний період, попросіть вашу команду звіт про результати. Спробуйте визначити їхню реакцію, відповісти на будь-які питання та врахувати їхні побажання та очікування. 

Потім...

‍

Крок №6: Прийміть своє рішення та реалізуйте

Якщо ви вже знайшли правильний інструмент на цей момент, вітаємо! 

Тепер вам просто потрібно переконатися, що ваша команда використовує його на повну потужність та успішно впроваджує його в свою щоденну роботу. Крім того, заохочуйте людей залишати свої думки про інструмент і надавайте навчання та підтримку, коли вони стикаються з проблемами. 

Крім того, контролюйте продуктивність і вплив інструменту на продуктивність вашої команди. Якщо потрібно, ви можете внести коригування, щоб отримати очікувані результати. 

Однак, можливо, вам все ще важко визначити, який інструмент підійде вам найкраще. 

Не хвилюйтесь, ви ще маєте час вибрати. Роздихніться глибоко і знову проаналізуйте відгуки своєї команди, проведіть більше досліджень і випробуйте інструменти протягом тривалішого періоду. Крім того, ви можете скласти список переваг та недоліків та оцінити інструменти відповідно. 

Також буде гарно поспілкуватися з вашою командою! 

А тепер, як обіцяно, давайте зосередимося на обов'язкових функціях, які повинен мати кожен інструмент для спільної роботи.

‍

Які функції співпраці варто шукати?

Дослідження компанії Capterra виявило, що найчастіше використовувані функції програмного забезпечення для управління проектами — це інформаційні панелі та управління документами. На жартівливу ноту, бурндаун і Гантт-діаграми є одними з найбільш ігнорованих та бажаних функцій управління проектами. 

Покажчики співпраці повинні мати наступні функціональні можливості: 

• Комунікація в реальному часі: Ця функція дозволяє вам надсилати та отримувати повідомлення на різноманітних каналах, таких як голос, відео та груповий чат. Це повинно робитися в реальному часі, щоб уникнути недорозумінь та затримок. Правильно використовуючи, ви сприяєте почуттю зв'язку між членами команди, що призводить до збільшення рівня моралі. 
• Управління завданнями: Інтуїтивний робочий процес з управління завданнями дозволяє вам створювати, відстежувати та призначати завдання легко. Крім того, це дозволяє вам встановлювати крайні терміни, пріоритети та залежності, щоб ви могли контролювати хід проекту. Пошук інструментів з можливістю налаштування видів та інформаційних панелей, а також з повідомленнями та нагадуваннями. 
• Обмін документами: Ваш інструмент для співпраці повинен робити обмін файлами легким, як пиріг. Крім того, ви повинні мати можливість отримувати доступ до редагування та завантаження файлів в одному місці та мати розширені права керування. Більше того, ви повинні мати можливість отримувати доступ, редагувати та завантажувати файли в одному місці та мати робустні права керування. 

‍

• Інтеграції: Ви не хочете інструмент, який псує ваші існуючі потоки. Він повинен бути сумісний з іншими інструментами, якими ви користуєтеся наразі, і гармонійно вписуватися в ваш бізнес. Guru ідеально поєднується з будь-яким засобом співпраці за вибору вас та надає всі знання компанії на вашому виборі. 
• Аналітика та звітність: Інструмент комунікації повинен мати можливість вимірювати продуктивність вашої команди та її діяльність. І створюйте візуально привабливі звіти, які дають цінні уявлення. За допомогою цієї функції ви можете візуалізувати сильні та слабкі сторони та можливості для поліпшення внутрішньої комунікації. 

З цими особливостями, які ще свіжі в пам'яті, давайте подивимося на топ-10 інструментів для співпраці, які вам слід розглянути. 

‍

10 Інструментів співпраці, які варто врахувати

Важко зробити правильне рішення, особливо коли у вас є стільки варіантів. Легко заблудитися та забути про мету, але цей посібник може бути вашим спасінням. 

Ми провели дослідження для вас. І складено список найкращих онлайн-інструментів співпраці, які наразі присутні на ринку.

Asana

Asana – це платформа для управління роботою, яка допомагає командам керувати, організовувати та відстежувати свою міжфункціональну роботу, незалежно від їхнього місця знаходження.

Джерело: G2

Asana вносить більшу ясність у робочий процес команди та дозволяє їм рухатися швидше завдяки таким функціям, як відомості про статус, відстеження часу та користувацькі поля. Крім того, у Asana є кілька видів перегляду проектів, з календарем, діаграмою Ганта або дошкою канбан. Ви також можете організовувати свою роботу за допомогою паперових записок, щоб полегшити відстеження ваших проектів.

Як люди кажуть, “Ми можемо відстежувати хід виконання завдання, часто спілкуватися, оновлювати зацікавлених сторін та ефективно керувати нашим часом та завданнями.” 

От, і вона інтегрується з Guru, також. 

Slack

Slack – це хмарна платформа комунікації, яку використовують багато організацій для обміну текстовими повідомленнями, обміном файлів та мультимедіа, а також голосовими або відеовикликами.

Slack використовує автоматизацію для оптимізації рутинних завдань та спрощення вашого потоку в одній робочій області. Крім того, він об'єднує ваших людей з інструментами, які вони використовують щодня. Звичайно, Slack інтегрується з різноманітними додатками, від Salesforce до Guru. 

Джерело: G2

“Він чудовий для як повсякденних розмов, так і професійної співпраці. Здатність організовувати обговорення у різні канали полегшує відстеження тем та проектів.” 

З каналами Slack ви можете організувати свою роботу та створювати канали для кожного проекту, теми, клієнта або команди. 

‍

Trello

Trello пропонує розумну платформу співпраці, яка об'єднує всі ваші інструменти, команди та завдання в одному місці.

Джерело зображення: G2

“Мені подобається функція карток на панелі та як легко ми можемо призначити завдання комусь. [...] Не лише це, вона підтримує всі формати файлів при завантаженні.” 

Загалом, Trello є гнучким інструментом з дошками, списками та картами. Ці особливості дають вам чіткий огляд того, хто що робить. І те, що все ще потрібно зробити.

Джерело: G2

Крім того, він надає можливості збільшити продуктивність і розвагу на Ваших робочих зустрічах.

Trello не працює самостійно. Вона інтегрується з різноманітними платформами, включаючи Guru. 

‍

Zoom

Zoom – це відеоконференційна платформа, яка з'єднує людей з усього світу. Це робить співпрацю більш простою, динамічною та значущою.

З Zoom ви можете розвивати людський інноваційний потенціал і створювати міцні взаємини завдяки функціям, таким як чат для команди, спільний доступ до екрану, онлайн-дошка, запис відео та планувальник призначень.

Джерело: Capterra

‘Просто перейти за посиланням дозволяє приєднатися до наради, а якість аудіо та відео відмінна. Крім того, воно дозволяє безшовну комунікацію з великою кількістю людей одночасно, майже як якщо ви розмовляєте з ними особисто.” 

Крім того, у Zoom є потужна віртуальна безпека на засіданні, щоб уникнути будь-яких інцидентів.

Zoom пропонує багато сторонніх інтеграцій, які ви можете завантажити; але якщо вас цікавить Guru, перевірте цю сторінку. 

‍

Dropbox

Dropbox – ідеальна платформа співпраці для зберігання та обміну ключовими файлами у безпечний, надійний та приватний спосіб.

Цей інструмент зберігає документи вашої компанії в одному місці. Ви можете організувати їх за власним бажанням, використовуючи теки. Не хвилюйтеся — Dropbox зберігає всі ваші файли в безпеці і навіть має відстежувальні посилання, які показують, коли хто-небудь відкриває документ. 

Джерело: G2

Dropbox також має шаблони електронного підпису. І ви можете безпосередньо редагувати PDF та використовувати відеоінструменти для оптимізації потоку вашого зворотного зв'язку та схвалень. 

“Dropbox дозволяє мені зберегти місце на жорсткому диску та брати мої документи з собою, щоб мати доступ до всіх файлів з будь-якого комп'ютера або телефону.” 

‍

Та воно інтегрується з Guru, звичайно!

‍

Airtable

Airtable, швидкий спосіб створення додатків, це інструмент для спільної роботи, який виглядає як старомодна таблиця. Але його сучасні будівельні блоки збільшують підвищують його гнучкість та надають прозорість у вашій роботі. 

Airtable автоматизує ваші робочі процеси та виключає зайве, дозволяючи вашій команді сконцентруватися на більш продуктивних завданнях. 

Джерело: G2

Крім того, він має потужні можливості звітності, що дозволяють вам створювати табло з діаграмами, графіками та метриками. 

“Це супер спільне використання — призначайте завдання, залишайте коментарі та бачте оновлення в реальному часі. Це наш щоденний інструмент для відстеження задач, легкий у використанні, навіть підключається до Google Sheets для додаткової потужності.”

‍

Але ви знаєте, з чим воно ще підключається? Guru! 

‍

Monday.com

Monday.com - це хмарний інструмент спільної роботи команди з будівельними блоками, такими як табло, інтеграції та автоматизація керування робочим процесом, які допомагають вам створити ідеальний процес. 

Джерело: G2

Це дуже гнучке, адаптивне та налаштоване рішення, здатне задовольнити будь-яку бізнес-потребу з управління проектами, завданнями та ресурсами. 

“Я використовував його для управління домашніми проектами DIY / ремонтом та інтеграції технологій на мультимільйон доларів. Це _[легко налаштовується і Monday.com завжди була тут, щоб допомогти…_” 

Ви також можете вибрати з понад 30 віджетів для відображення інформації, яку ви хочете побачити на панелях інформації у понеділок, щоб приймати більш обґрунтовані рішення. 

‍

Понеділок — на відміну від дня тижня — дуже дружелюбний. І інтегрується з багатьма сторонніми додатками, включаючи Guru. 

‍

Miro

Miro - це візуальне робоче просторе для розподілених команд, щоб працювати разом, вносити ідеї та надавати зворотний зв'язок. 

Джерело: G2

«...Miro - це ідеальний інструмент для обміну ідеями та візуалізації речей. Це навіть краще, ніж біле полотно в кімнаті для зустрічей, ви не обмежені простором і кілька членів команди можуть працювати на ньому одночасно. 

За допомогою Miro ви можете відстежувати завдання на динамічній дошці канбан, інтегрованій з картками Jira. Крім того, він має потужну візуалізацію контенту та даних, що дозволяє вам бачити всі документи, дизайни та живі дані в одному просторі. 

‍

Потужні інтеграції Miro з Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack та Guru допомагають вам з'єднати всю компанію. 

‍

Microsoft Teams

Microsoft Teams, інструмент для чату у групі, дозволяє спільну роботу віддалених команд швидким, простим та розумним способом. 

Джерело: Capterra

Цей відомий інструмент спільної роботи об'єднує людей, вміст та розмови для спрощення співпраці. Основна мета Microsoft Teams - масштабування вашого бізнесу, щоб ви могли зосередитися на проектах з більшим впливом. 

«Однією з ключових переваг Microsoft Teams є як чудово воно працює з Office 365. [...] Teams пропонує простір, де користувачі можуть отримати доступ до своїх файлів, документів та додатків, не потрібно переходити між різними платформами." 

Guru також інтегрується з Microsoft Teams, тому ви отримаєте найкраще з обох світів. 

‍

Jira

Останній у нашому списку, Jira - це інструмент управління проектами для гнучких команд розробки, які фокусуються на створенні продуктів. 

Джерело: Capterra

Jira забезпечує кращу видимість прогресу вашого проекту, щоб ви завжди були у курсі про Крім того, Jira впевнена в тому, що доставить ваш проект вчасно, розбивши складні завдання на прості, які відповідають вашим цілям. 

"Jira має відмінне планування та управління проектами. [Дошки канбану дуже допомагають у керуванні командою та відстеженні завдань, призначених для команди." 

Ви можете інтегрувати Jira з багатьма популярними додатками, такими як Slack, Zoom і Google Drive. Але не забувайте, що він також інтегрується з Guru.

‍

З вами

З цим посібником кращі програми для спільної роботи тепер у ваших руках! 

Ми сподіваємося, це допомогло вам зрозуміти процес вибору та допомогло зрозуміти, що вам потрібно для досягнення правильного висновку. 

Якщо ви впевнені у своєму рішенні, ми маємо для вас ще одну пропозицію: візьміть Guru з собою на цю подорож.

Guru - це пошуковий чат на рівні підприємства, корпоративний інтранет і корпоративна вікі - все в одному рішенні. Він поєднує всі ваші додатки (включаючи ваш новий інструмент для співпраці) та допомагає одержувати миттєві відповіді в будь-якому місці, де ви працюєте.

Не вірите нам? Переконайтеся в дії Guru, зареєструвавшись безкоштовно. 

‍

‍