Bạn tìm kiếm các công cụ hợp tác tốt nhất? Dưới đây là một số mẹo hay để bắt đầu đúng con đường.

Slack, Microsoft Team, Google Workspace — bạn chắc chắn đã nghe về chúng và có thể hiện đang sử dụng một trong số chúng. Những nền tảng hợp tác này có một mục tiêu duy nhất: để cải thiện năng suất của đội của bạn. 

Có hay không sự đồng gọi giữa những người dùng, bạn có thể dùng để trao đổi với liên hệ của bên ngoài về một số hệ thống, bằng những phương pháp hiệu quả, ngay trong ngày.

Nhưng nếu Slack thực sự không giải quyết được vấn đề giao tiếp của bạn? Nó có phù hợp với phong cách làm việc của bạn hay bạn cần giải pháp tổng hợp hơn?

Nếu bạn có những hoài nghi, có thể bạn cần một công cụ hợp tác mới. Nhưng bạn ở bước nào để chọn ngay nó? May mắn thay — hướng dẫn mua của bạn đã có đủ mọi thông tin bạn cần để đưa ra quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. 

Công cụ hợp tác của chúng ta là gì?

Các công cụ hợp tác là một nền tảng trung tâm cho các nhóm hoặc các cá nhân có thể sử dụng để làm việc cùng nhau trên các dự án khác nhau, chia sẻ kiến thức hàng đầu của doanh nghiệp, và trao đổi với nhau trong thời gian thực.

Rất hữu ích để nâng cao công việc nhóm vì nó có đầy đủ các công cụ hợp tác, như chia sẻ tập tin, tin nhắn, và quản lý dự án. Nhưng tại sao bạn bắt đầu làm việc với một nền tảng như vậy?

Khí đó là chúng ta có những nhóm được chia về nhiều vùng miền của thế giới, cách xa nhau, và có những kỳ vọng về hiện trạng thiết yếu trong các khung giờ là rất khác nhau, đi cùng với đa dạng loại văn hóa. Không có công cụ hợp tác, việc theo dõi ai làm việc gì là khó khăn. 

Để nhấn mạnh điểm này, công nhân châu Âu đã hài lòng hơn 17% với văn hóa làm việc của họ khi họ có những công cụ hợp tác kỹ thuật số. 

Tóm lại, công cụ hợp tác cho phép các thành viên làm việc từ bất cứ cứ địa điểm mong muốn, đồng nghĩa với việc sẽ càng thúc đẩy được hiệu suất cao. Hơn nữa, nó còn đảm bảo rằng một doanh nghiệp có tính tinh chỉnh cao và sự gắn kết lẫn nhau trong một tổ chức hiệu quả.

Nhưng có thể là chúng ta có thể nói nhiều hơn về mọi điều sau đây theo sau. Hãy xem xét cách phần mềm hợp tác hoạt động. 

Làm thế nào để sử dụng các công cụ hợp tác?

Các công cụ hợp tác có rất nhiều ứng dụng nhưng ý định cơ bản là để trợ giúp một môi trường làm việc từ xa hiệu quả hơn. Và trao đổi giữa các nhóm.

Trong trường hợp nào thì nó lại để có hiệu quả được công cụ hợp tác chứ? Dưới đây là các ứng dụng phổ biến:

• Quản lý dự án: Hiện tại bạn đang làm việc trên ba dự án cùng một lúc; khá khó để theo dõi mọi công việc. Có bao nhiêu lần bạn thất bại vì không thể nhìn thấy tiến triển của dự án của mình? Phần mềm cộng tác cho phép bạn tạo nhiệm vụ cho mỗi dự án và thành viên nhóm, đặt thời hạn, v.v., và tối ưu hóa luồng làm việc của bạn. 
• Hợp tác với khách hàng: 65% người làm việc từ xa sử dụng công nghệ từ xa như tin nhắn tức thì nói rằng công cụ hợp tác thay thế tuyệt vời cho gặp gỡ trực tiếp. Rất dễ dàng tổ chức cuộc họp ảo và gọi video với khách hàng hoặc đồng nghiệp, bất kể nơi địa lý của họ. Điều này cho phép bạn tổ chức các buổi hội nghị trực tuyến, tạo ra các bản đồ trí tuệ hoặc làm việc với các thành viên từ xa trực tuyến. 
• Chia sẻ tài liệu: Bạn biết việc mất thời gian và khó chịu khi lục qua tất cả thư mục của mình để tìm đó tài liệu. Mọi thứ bạn có thể nghĩ đến khi bạn kiểm tra cùng một nơi một lần nữa là, “Nó ở đâu?!” Một công cụ hợp tác tốt giúp bạn chia sẻ tài liệu dễ dàng với đồng nghiệp của mình. Kết hợp với một giải pháp cơ sở kiến thức như Guru cũng mang lại kết quả tuyệt vời cho việc tổ chức tài liệu.  

Okay, bây giờ chúng ta có thể nói về những lợi ích của việc sử dụng phần mềm cộng tác. Hay đi nào!  

‍

Những Lợi Ích của Việc Sử Dụng Công Cụ Cộng Tác Trực Tuyến?

Theo nghiên cứu của Microsoft, 85% nhân viên nói rằng phần mềm hợp tác là một phần cần thiết nhất của nỗ lực biến đổi kỹ thuật số của họ. Nếu bạn xem xét các lợi ích, bạn sẽ thấy tại sao. 😉

Vậy, hãy để đừng làm bạn đợi. Dưới đây là những lợi ích của việc sử dụng công cụ cộng tác:

• Hợp tác và giao tiếp nhóm tốt hơn: Phần mềm hợp tác thường cung cấp các kênh khác nhau để giao tiếp, như hội nghị video và tin nhắn tức thì. Điều này dẫn đến một sự hợp tác tốt hơn giữa các thành viên (đặc biệt là nếu họ làm việc từ xa) giảm nhầm lẫn và hiểu nhầm, và tăng rõ ràng. 
• Tính linh hoạt, mở rộng và truy cập tốt hơn: Không quan trọng bạn là doanh nghiệp nhỏ lớn lên theo thời gian hay doanh nghiệp lớn, công cụ hợp tác mở rộng với bạn. Hơn nữa, chúng rất linh hoạt, có nghĩa là bạn có thể điều chỉnh chúng cho các yêu cầu cụ thể của bạn. Nó cho phép bạn thêm thành viên mới trong thời gian, điều chỉnh luồng làm việc và thích ứng với nhu cầu thay đổi của bạn chỉ trong nháy mắt. 
• Tăng tính minh bạch: Nếu có một điều gì mà phần mềm hợp tác làm rất tốt đó là cung cấp hiển thị vào tiến trình dự án của bạn và hoạt động nhóm. Với loại minh bạch này, bạn có thể luôn được thông tin về tất cả các dự án vào bất kỳ thời điểm nào và xác định vấn đề hoặc chướng ngại trước. Ngoài ra, nó tạo ra niềm tin và sự chịu trách nhiệm trong nhóm của bạn. 
• Tăng năng suất: Theo một nghiên cứu của Gallup, các nhóm rất gắn kết và liên kết đã tăng 23% lợi nhuận. Điều này chỉ có thể xảy ra với sự trợ giúp từ phần mềm hợp tác. Vì nó tối ưu hóa luồng và tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, bạn có thể giảm thời gian dành cho công việc ít giá trị và tập trung vào các hoạt động hiệu quả hơn. 

Tất cả những lợi ích này dẫn đến một lợi ích khác, quan trọng: tiết kiệm chi phí. Khi bạn giảm cần thiết cho một không gian vật lý, quy trình dựa trên giấy và chi phí du lịch, doanh nghiệp của bạn sẽ trải qua ROI cao hơn và tối ưu hóa tài nguyên tốt hơn. 

“Được rồi, công cụ hợp tác nghe có vẻ rất tốt. Tại sao tôi chọn cái nào?” Vâng, đó chính là lý do guide này tồn tại. 

Hãy đi qua từng bước. 

Làm thế nào để Chọn Ra Phần Mềm Cộng Tác Đội Nhóm Phù Hợp

Công cụ cộng tác hoàn hảo có thể cải thiện sự hợp tác của bạn và giúp bạn theo dõi thời gian, phiên tư duy ý tưởng và nhiều thứ khác. Nhưng chỉ khi bạn chọn đúng cho nhu cầu của bạn. 

Nếu không, bạn có thể nguyền rủa ngày mà bạn lần đầu tiên nghe về những công cụ này. 

Có một số bước cần xem xét khi đưa ra quyết định này; hãy đi qua từng bước.

Bước #1: Xác Định Mục Tiêu và Chủ Đề Cụ Thể

Mọi thứ bắt đầu bằng việc đánh giá mục tiêu, nhu cầu, yêu cầu, sở thích và thách thức của đội của bạn. 

Ví dụ, có thể nhóm của bạn đến từ các vùng khác nhau trên thế giới và hiếm khi tương tác với nhau. Sau đó, bạn có thể cần một công cụ hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ.

Để giúp bạn xác định những gì bạn cần, tìm câu trả lời cho những câu hỏi sau: 

• Nhóm của bạn thích giao tiếp như thế nào (văn bản, video hoặc âm thanh)?
• Bạn muốn tối ưu hóa quy trình bán hàng của mình?
• Bạn giao tiếp thường xuyên như thế nào?
• Bạn có giao tiếp tương ứng hoặc không đồng bộ?
• Bạn quản lý nhiệm vụ và thời hạn như thế nào?
• Bạn chia sẻ tập tin như thế nào?
• Bạn có sở thích giao tiếp không chính thức hay chính thức?

Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn có thể tìm kiếm một cách tích cực các công cụ giải quyết những thách thức chính của bạn và phù hợp với văn hóa làm việc của bạn. Vì vậy, hãy cố gắng xác định những gì đội của bạn thực sự muốn, lấy văn hóa làm việc, tính phức tạp của dự án, ngân sách và hạn chế thời gian của họ vào xem xét.

‍

Bước #2: Đánh Giá Ngân Sách Của Bạn

Để nói về ngân sách…

Bước tiếp theo là đặt ngân sách của bạn, cụ thể là bạn sẵn lòng chi bao nhiêu cho một công cụ cộng tác. Nếu bạn bỏ qua bước này (hoặc quên xem xét điều đó) bạn có thể kết thúc với một giải pháp khiến cho ví tiền của công ty bạn bị ảnh hưởng nhiều và không được ưa chuộng. 

Đặc biệt nếu bạn đã trả tiền cho những tính năng mà thực sự bạn không cần. 

Vì vậy, hãy tập trung nhóm của bạn và thảo luận về lượng tiền bạn có thể chi cho công cụ cộng tác. Có thể bạn có thể chi tiêu dằng công ngay từ đầu hoặc hãy kiên nhẫn một chút và đầu tư nhiều hơn sau này.

Hãy cũng nhận thức về các chi phí bổ sung, đặc biệt nếu bạn thêm nhân viên mới trong dài hạn.

Hơn nữa, hãy xem xét tài nguyên của bạn. Bạn có thời gian dành cho việc học hoàn toàn về công cụ không? Hoặc bạn cần triển khai nó ngay bây giờ? Bạn có tài liệu đào tạo cần thiết hay bạn cần dành thời gian giảng dạy họ? 

Bước #3: Lập danh sách các tính năng và chức năng

Bây giờ sau khi bạn đã xác định rõ nhu cầu và ngân sách, đã đến lúc bắt đầu tạo danh sách các tính năng cần phải có. Ví dụ, nếu bạn là một nhóm nhỏ, bạn có thể không cần một ứng dụng di động phức tạp. Một danh sách công việc đơn giản hay bảng trắng chính là điều mà bác sĩ đưa ra.

‍

Dưới đây là một số tính năng quan trọng của phần mềm hợp tác: 

• Công cụ truyền thông theo thời gian thực
• Công cụ Quản lý Dự Án và quản lý công việc
• Công cụ chia sẻ tài liệu và hợp tác
• Các tích hợp như email, lịch, công cụ quản lý kiến thức, v.v. 
• Tính năng an ninh
• Giao diện Lập Trình Ứng Dụng (API)
• Công cụ phân tích và báo cáo

Chúng ta có thể trò chuyện nhiều hơn về những tính năng này sau khi chúng ta đi qua từng bước. Vì vậy, đừng chuyển tab — bạn có thể bỏ lỡ thông tin quý giá. 

Một mẹo tuyệt vời là tập trung vào việc tạo danh sách các tính năng tốt có và những cái bạn không cần. Trò chuyện với các thành viên trong nhóm của bạn (bởi vì họ sẽ sử dụng công cụ này nhiều nhất). Và cùng tìm hiểu xem những tính năng nào sẽ tốt khi kết hợp cùng những tính năng quan trọng. 

Bước #4: Nghiên cứu các nhà cung cấp phần mềm hợp tác 

Khi bạn có danh sách các tính năng, bạn có thể bắt đầu nghiên cứu các lựa chọn có sẵn của bạn. Hãy tìm giải pháp phù hợp với mục tiêu, ngân sách và nhu cầu của bạn — hoặc ít nhất là những người thích hợp nhất. 

Làm thế nào bạn có thể bắt đầu quy trình này? Bằng cách đọc các đánh giá, xem các lời chứng thực, yêu cầu gợi ý và kiểm tra các case study. Thực hiện điều này giúp bạn có cái nhìn khá tốt về các lợi ích, tính năng và các hạn chế tiềm năng của phần mềm đã chọn. 

‍

Trong quá trình nghiên cứu của bạn, hãy so sánh các công cụ hợp tác và xem mỗi công cụ hoạt động như thế nào. So sánh chúng một cách tự mình hoặc tìm một hướng dẫn mua hàng làm điều đó cho bạn.

Hơn nữa, xem xét những yếu tố này: 

• Giá cả
• Giao diện thân thiện với người dùng
• Dễ sử dụng
• Tính năng an ninh
• Tương thích với các công cụ hiện có

Lý tưởng, hãy cố gắng hạn chế danh sách của bạn chỉ còn ba đến năm lựa chọn. Điều đó chắc chắn sẽ giúp bạn trong bước tiếp theo. 

Bước #5: Yêu cầu phiên bản demo và thử nghiệm

Giờ này, bạn có thể đã có một vài lựa chọn khiến bạn rất phấn khích. Nếu đó là trường hợp, thì bước này chắc chắn sẽ khiến bạn hạnh phúc.

Bởi vì giờ đã đến lúc xem những công cụ này hoạt động và trải nghiệm trực tiếp với chúng. Đăng ký dùng thử miễn phí hoặc thử các kế hoạch miễn phí để xem xem nền tảng hợp tác thực sự là cái bạn đang tìm kiếm. 

Đừng quên mời các thành viên trong nhóm của bạn, bởi vì ý kiến và mối quan tâm của họ sẽ rất quý giá và giúp bạn đưa ra quyết định nhanh hơn. Xem xem công cụ đáp ứng như thế nào, nó dễ dàng học và sử dụng như thế nào, và nhóm của bạn có ưa thích không? 

Khi kết thúc thời gian thử nghiệm, hãy yêu cầu phản hồi từ nhóm của bạn. Cố gắng đánh giá phản ứng của họ, trả lời bất kỳ lo lắng nào, và đáp ứng sở thích và mong đợi của họ. 

Sau đó…

‍

Bước #6: Quyết định và thực hiện của bạn

Nếu đến giờ bạn đã tìm ra công cụ phù hợp, chúc mừng!  

Bây giờ, tất cả những gì bạn cần làm là đảm bảo nhóm của bạn sử dụng nó đến giới hạn cao nhất và áp dụng nó thành công vào hoạt động hàng ngày của họ. Hơn nữa, khuyến khích mọi người để lại suy nghĩ của mình về công cụ và cung cấp hướng dẫn và đào tạo khi họ gặp vấn đề. 

Bên cạnh đó, theo dõi hiệu suất của công cụ và cách nó ảnh hưởng tới năng suất của đội của bạn. Nếu cần, bạn có thể thay đổi để đạt được những kết quả mà bạn thực sự muốn. 

Tuy nhiên, có thể bạn vẫn chưa thể quyết định công cụ nào tốt dành cho bạn. 

Đừng lo, bạn vẫn còn thời gian để chọn lựa. Hãy thả một hơi thở sâu và phân tích lại phản hồi của đội của bạn, tiến hành nghiên cứu thêm và thử nghiệm công cụ trong thời gian dài hơn. Ngoài ra, bạn có thể lập danh sách ưu điểm và nhược điểm và đánh giá các công cụ theo điểm số của chúng. 

Trò chuyện với nhóm của bạn cũng là một ý tưởng tốt! 

Nhưng bây giờ, như đã hứa, hãy tập trung vào các tính năng cần thiết mà mọi công cụ làm việc nhóm cần có.

‍

Nhung tính năng hợp tác nào bạn nên tìm kiếm?

Nghiên cứu của Capterra phát hiện ra rằng các tính năng phần mềm quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất là bảng điều khiển và quản lý tài liệu. Trên một ghi chú vui, biểu đồ gắn bớt và biểu đồ Gantt đều là những tính năng quản lý dự án được phản ứng nhiều nhất và mong muốn nhất. 

Nói một cách rõ ràng, các công cụ hợp tác nên có các chức năng sau: 

• Giao tiếp thời gian thực: Tính năng này cho phép bạn gửi và nhận tin nhắn trên nhiều kênh khác nhau, như giọng nói, video và trò chuyện nhóm. Nó cũng nên làm điều này trong thời gian thực để tránh sự không hiểu biết và trì hoãn. Khi sử dụng đúng cách, bạn khuyến khích sự kết nối giữa các thành viên nhóm, dẫn đến sự tăng cao trong tinh thần làm việc. 
• Quản lý công việc: Quy trình quản lý công việc trực quan cho phép bạn tạo, theo dõi và giao công việc một cách dễ dàng. Hơn nữa, nó cho phép bạn đặt thời hạn, ưu tiên và phụ thuộc, để bạn có thể theo dõi tiến triển dự án. Tìm kiếm các công cụ với cách nhìn tổng thể và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh, nhưng cũng có thông báo và lời nhắc. 
• Chia sẻ tài liệu: Công cụ hợp tác của bạn nên làm cho việc chia sẻ tệp tin trở nên dễ dàng như ăn bánh. Hãy cố gắng tìm một công cụ hỗ trợ chia sẻ tài liệu linh hoạt, có nghĩa là nó nên hỗ trợ các loại và kích thước tập tin khác nhau. Hơn nữa, bạn nên có thể truy cập, chỉnh sửa và tải lên các tệp tin ở một nơi, và có quyền kiểm soát mạnh mẽ. 

‍

• Tích hợp: Bạn không muốn một công cụ làm hỏng quy trình hiện tại của bạn. Nó nên tương thích với các công cụ khác mà bạn đang sử dụng và phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Guru hoàn hảo phối hợp với bất kỳ công cụ hợp tác nào bạn chọn và mang đến toàn bộ kiến thức của công ty đến ngón tay bạn. 
• Phân tích và báo cáo: Công cụ giao tiếp nên có khả năng đánh giá hiệu suất và hoạt động của đội của bạn. Và tạo ra báo cáo hấp dẫn trực quan mang lại thông tin quý giá. Thống qua tính năng này, bạn có thể hình dung các điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội để cải thiện giao tiếp nội bộ của mình. 

Với những tính năng này mới trong tâm trí, hãy xem xét 10 công cụ hợp tác hàng đầu bạn nên xem xét 

‍

10 Công Cụ Hợp Tác Để Cân Nhắc

Rất căng thẳng khi phải đưa ra quyết định đúng, đặc biệt khi bạn có nhiều lựa chọn. Dễ bị lạc lối và quên mục tiêu nhưng hướng dẫn này có thể là dây cứu đắm của bạn. 

Chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu cho bạn. Và biên soạn danh sách các công cụ hợp tác trực tuyến tốt nhất hiện đang có trên thị trường.

Asana

Asana là nền tảng quản lý công việc giúp các nhóm quản lý, tổ chức và theo dõi công việc chức năng chéo của họ, bất kể vị trí của họ. 

Nguồn: G2

Asana đem lại sự rõ ràng hơn vào quy trình làm việc nhóm và giúp họ di chuyển nhanh hơn thông qua các tính năng như cập nhật trạng thái, theo dõi thời gian và các trường tùy chỉnh. Hơn nữa, Asana có nhiều chế độ xem dự án, từ lịch, biểu đồ Gantt, hoặc bảng kanban. Bạn cũng có thể tổ chức công việc của mình bằng sticky notes để dễ theo dõi dự án của bạn. 

Như mọi người nói, “Chúng tôi có thể theo dõi tiến độ công việc, giao tiếp thường xuyên, cập nhật các bên liên quan và quản lý thời gian và công việc của chúng tôi một cách hiệu quả.” 

À, và nó tích hợp với Guru, nữa. 

Slack

Slack là một nền tảng giao tiếp trên đám mây mà nhiều tổ chức sử dụng cho tin nhắn văn bản, chia sẻ tệp và phương tiện, và cuộc gọi thoại hoặc video. 

Slack sử dụng tự động hóa để làm cho các nhiệm vụ hàng ngày trơn tru hơn và đơn giản hóa luồng làm việc của bạn trong một không gian làm việc duy nhất. Hơn nữa, nó kết nối con người của bạn với các công cụ họ sử dụng hàng ngày. Không cần nói, Slack tích hợp với nhiều ứng dụng, từ Salesforce đến Guru. 

Nguồn: G2

“Nó tuyệt vời cho cả cuộc trò chuyện bình thường và hợp tác chuyên nghiệp. Khả năng tổ chức các cuộc thảo luận thành các kênh khác nhau giúp dễ dàng theo dõi các chủ đề và dự án.” 

Với các kênh của Slack, bạn có thể tổ chức công việc của mình và tạo kênh cho mỗi dự án, chủ đề, khách hàng hoặc nhóm. 

‍

Trello

Trello cung cấp một nền tảng hợp tác thông minh tổng hợp tất cả các công cụ, nhóm và nhiệm vụ của bạn vào một nơi. 

Nguồn: G2

“Tôi thích tính năng thẻ của nó trong bảng điều khiển và cách chúng ta có thể dễ dàng gán công việc cho một người nào đó. [...] Không chỉ vậy, nó hỗ trợ tất cả các định dạng tệp khi tải lên.” 

Nói chung, Trello là một công cụ linh hoạt với bảng, danh sách và thẻ. Những tính năng này cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng về ai đang làm việc gì. Và những gì vẫn cần phải làm. 

Nguồn: G2

Hơn nữa, nó tăng cường cuộc họp nhóm của bạn và khiến chúng trở nên hiệu quả và vui vẻ hơn. 

Trello không làm việc đơn lẻ. Nó tích hợp với nhiều nền tảng, bao gồm Guru. 

‍

Zoom

Zoom là một nền tảng họp trực tuyến kết nối mọi người từ khắp nơi trên thế giới. Và tạo cho sự hợp tác dễ dàng hơn, linh hoạt hơn và ý nghĩa hơn. 

Với Zoom, bạn có thể thúc đẩy sự đổi mới con người và tạo ra mối quan hệ mạnh mẽ thông qua các tính năng như nhóm trò chuyện, chia sẻ màn hình, bảng trắng trực tuyến, quay video và lịch hẹn. 

Nguồn: Capterra

‘Chỉ cần nhấp vào một liên kết cho phép bạn tham gia một cuộc họp, và chất lượng âm thanh và hình ảnh tuyệt vời. Ngoài ra, nó cho phép giao tiếp mượt mà với một nhóm lớn người cùng một lúc, gần như như bạn đang nói chuyện với họ trực tiếp.” 

Hơn nữa, Zoom có bảo mật họp trực tuyến mạnh mẽ để đảm bảo không xảy ra sự cố.

Zoom cung cấp nhiều tích hợp bên thứ ba mà bạn có thể tải xuống; nhưng nếu bạn quan tâm đến Guru, hãy kiểm tra trang này xem. 

‍

Dropbox

Dropbox là nền tảng hợp tác hoàn hảo để lưu trữ và chia sẻ các tệp quan trọng một cách an toàn, đáng tin cậy và riêng tư.

Công cụ này giữ tài liệu của công ty bạn tại một nơi. Bạn có thể tổ chức chúng theo cách bạn muốn bằng cách sử dụng các thư mục. Đừng lo lắng — Dropbox giữ tất cả các tệp của bạn an toàn và thậm chí có các liên kết có thể theo dõi để chỉ ra khi ai đó mở một tài liệu. 

Nguồn: G2

Dropbox cũng có các mẫu chữ ký điện tử. Và bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp các tập tin PDF và sử dụng các công cụ video để tối ưu hóa luồng phản hồi và chấp thuận của bạn.

“Dropbox cho phép tôi tiết kiệm không gian ổ cứng và mang theo tài liệu của mình khi di chuyển, vì vậy tôi có thể truy cập vào tất cả các tệp của mình từ bất kỳ máy tính hoặc điện thoại nào.” 

‍

Và nó tích hợp với Guru, tất nhiên!

‍

Airtable

Airtable, cách nhanh chóng để xây dựng ứng dụng, là một công cụ hợp tác giống một bảng tính cũ. Nhưng các khối kiến trúc hiện đại của nó tăng tính linh hoạt và cung cấp sự minh bạch trong công việc của bạn.

Airtable tự động hóa quy trình làm việc của bạn và cắt bỏ rối rắm, giúp đội của bạn tập trung vào những nhiệm vụ mang lại hiệu suất cao hơn.

Nguồn: G2

Hơn nữa, nó có khả năng báo cáo mạnh mẽ cho phép bạn tạo bảng điều khiển của biểu đồ, đồ thị và số liệu.

“Nó cực kỳ cộng tác — gán công việc, để lại bình luận, và xem cập nhật theo thời gian thực. Đây là công cụ theo dõi công việc hàng ngày của chúng tôi, dễ sử dụng, và thậm chí kết nối với Google Sheets để mạnh mẽ hơn.”

‍

Nhưng bạn biết nó còn kết nối với gì không? Guru! 

‍

Monday.com

Monday.com là một công cụ hợp tác nhóm dựa trên đám mây với các khối kiến trúc như bảng điều khiển, tích hợp và tự động quản lý quy trình giúp bạn tạo quy trình lý tưởng.

Nguồn: G2

Đó là một giải pháp cực kỳ linh hoạt, có thể thích nghi và tùy chỉnh, có khả năng phù hợp với bất kỳ nhu cầu kinh doanh nào về quản lý dự án, công việc, và nguồn lực. 

“Tôi đã sử dụng nó để quản lý các dự án DIY tại nhà / sửa nhà và] tích hợp công nghệ triệu đô. Việc thiết lập của nó là dễ dàng - và Monday.com luôn ở đây để giúp đỡ... 

Bạn cũng có thể chọn từ 30+ tiện ích để hiển thị thông tin bạn muốn trên bảng điều khiển của Monday, giúp bạn đưa ra các quyết định có căn cứ hơn.

‍

Monday — khác với ngày trong tuần — thân thiện và thân thiện. Và kết hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba, bao gồm Guru. 

‍

Miro

Miro là một không gian làm việc trực quan cho các nhóm phân tán làm việc cùng nhau, đóng góp ý tưởng và cung cấp phản hồi.

Nguồn: G2

"...Miro là công cụ hoàn hảo để chia sẻ ý tưởng và hình dung mọi thứ. Nó còn tốt hơn cả bảng trắng trong phòng họp, bạn không bị giới hạn bởi không gian và nhiều thành viên nhóm có thể làm việc trên nó cùng một lúc. 

Với Miro, bạn có thể theo dõi công việc trên bảng kanban động, tích hợp với thẻ Jira. Hơn nữa, nó có khả năng visual và dữ liệu mạnh mẽ, cho phép bạn thấy tất cả tài liệu, thiết kế và dữ liệu trực tiếp trong một không gian duy nhất.

‍

Các tích hợp mạnh mẽ của Miro với Microsoft Teams, Zoom, Atlassian, Slack, và Guru giúp bạn kết nối toàn bộ công ty của bạn.

‍

Microsoft Teams

Microsoft Teams, một công cụ phần mềm nhóm chat, cho phép hợp tác nhóm từ xa một cách nhanh chóng, đơn giản và thông minh.

Nguồn: Capterra

Công cụ hợp tác nổi tiếng này đưa người dùng, nội dung, và cuộc trò chuyện lại cùng nhau để đơn giản hóa việc hợp tác. Mục tiêu chính của Microsoft Teams là mở rộng kinh doanh của bạn để bạn có thể tập trung vào các dự án có tác động lớn hơn.

"Một lợi ích quan trọng của Microsoft Teams là cách mà nó hoạt động một cách liền mạch với Office 365. [...] Teams cung cấp một không gian mà người dùng có thể truy cập vào tệp, tài liệu, và ứng dụng của họ mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau. 

Guru cũng tích hợp với Microsoft Teams, giúp bạn có được tốt nhất từ cả hai thế giới. 

‍

Jira

Cuối cùng trong danh sách của chúng tôi, Jira là một công cụ quản lý dự án dành cho các nhóm phát triển linh hoạt tập trung vào việc xây dựng sản phẩm.

Nguồn: Capterra

Jira cho phép bạn có cái nhìn rõ ràng hơn vào tiến độ dự án của bạn để bạn luôn nhận biết được các chướng ngại vật. Bạn cũng có thể tích hợp Jira với nhiều ứng dụng phổ biến như Slack, Zoom, và Google Drive.

"Jira có lập kế hoạch dự án và quản lý xuất sắc. [Bảng kanban] rất hữu ích trong quản lý nhóm và theo dõi các nhiệm vụ được giao cho [đội]. 

Cuộc trả lời là của bạn Nhưng đừng quên rằng nó cũng tích hợp với Guru.

‍

Mang đến cho bạn

Với hướng dẫn này, phần mềm hợp tác tốt nhất hiện đã đến gần với bạn!

Chúng tôi hy vọng nó giúp bạn hiểu quá trình lựa chọn và giúp bạn hiểu bạn cần gì để đạt được kết luận đúng.

Nếu bạn cảm thấy tự tin với quyết định của mình, chúng tôi có một đề xuất khác cho bạn: mang Guru theo hành trình này.

Guru là một công cụ tìm kiếm trí tuệ doanh nghiệp, intranet nhân viên, và wiki công ty — một giải pháp tất cả trong một. Nó kết nối tất cả các ứng dụng của bạn (bao gồm công cụ cộng tác mới của bạn) và giúp bạn nhận câu trả lời tức thì bất kỳ nơi nào bạn đang làm việc.

Bạn không tin chúng tôi sao? Xem Guru hoạt động bằng cách đăng ký miễn phí. 

‍

‍