Вважайте цей посібник для покупців єдиним, який вам потрібно, щоб вирішити, яке програмне забезпечення для управління корпоративним контентом (ECM) є найкращим для вашого бізнесу. 

‌

Згідно з дослідженням, 73% організацій мають стратегію маркетингу контенту. Але вони дійсно можуть впоратися із ВЕЛИЧЕЗНОЮ бібліотекою інформації лише з таким? 

Деякі, швидше за все, так і роблять. Але для тих, хто має проблеми з цим, є кращий спосіб оптимізувати управління вашими документами. 

За допомогою ECM ви можете швидко організувати і редагувати неструктурований контент, покращуючи ефективність бізнесу та зменшуючи витрати. 

Але ми вигадали. Ми не прихильники спойлерів. Отож тримайтеся і почніть читати про те, що таке ECM, кращі варіанти для вашого бізнесу та ключові поради щодо вибору вашого рішення. 

Увага: Цей допис у блозі був останній раз оновлений 12 березня 2024 року.

‍

Що таке програмне забезпечення управління корпоративним контентом (ECM)?

ПЗ ECM - це простий спосіб управління, організації та відновлення неструктурованих даних на підприємственому рівні. 

В цілому, це дозволяє авторизованим користувачам (від працівників і клієнтів до бізнес-партнерів) отримувати доступ до різних типів контенту, таких як записи зустрічей, веб-сторінки, зображення, PDF-файли, електронні листи та рахунки. 

Платформа ECM добре працює для строго регульованих галузей, включаючи ланцюг поставок, охорону здоров'я та людські ресурси.

Існують кілька загальних типів ECM:  

• Системи управління документами (DMS), які спрямовані на зберігання та управління цифровим контентом. 
• Системи управління записів для управління життєвим циклом записів, включаючи створення та зберігання. 
• Системи управління цифровими активами (DAM), які допомагають діяти з цифровим контентом, таким як зображення, відео або аудіофайли. 

З оцінками глобального ринку ECM, що прогнозується в доходах (114 мільярдів доларів до кінця 2035 року), цей час належить інвестувати в ECM. 

Але як саме це працює? 

‍

Як це працює управління контентом корпоративних даних?

Ціль ECM - проста. Воно усуває необхідність у паперових документах та допомагає оптимізувати ваші бізнес-процеси.

Уявіть собі це як ваш центральний репозиторій для всіх інформації вашої компанії. Це рішення працює день і ніч, автоматизуючи потік даних та організовуючи інформацію поза ваших структурованих баз даних. 

Процес починається зі збору даних з різних джерел, таких як електронні листи, PDF-файли, зображення та навіть публікації у соціальних мережах. 

Потім рішення ECM зберігає та індексує дані в одному централізованому місці, де користувачі легко можуть отримати потрібний шматок інформації, який вони шукають. Крім того, ви можете класифікувати дані, як завгодно ви хочете, на підставі конкретних критеріїв. 

Проте не всі можуть отримати доступ до системи ECM. Більшість рішень мають функції дозволів, за допомогою яких ви можете вибирати, хто переглядає, редагує або видаляє контент. Більше того, завдяки можливостям контролю версій, ви отримуєте останню версію документа. Таким чином, немає плутанини, щодо того, хто зробив зміну і коли. 

Ще одним великим способом, яким ECM спрощує ваше життя, є автоматизація процесу обробки робочого потоку. Вона автоматизує нудні завдання, такі як введення даних. Ваші співробітники будуть більше зосереджені на завданнях, що потребують своєчасного виконання, отримуючи відповідну інформацію у той момент, коли вони її найбільше потребують.

Все це звучить добре, але яка від цього вигода? Переконайтеся самі.

Які переваги використання ПЗ для управління вмістом?

На жаль, середній працівник витрачає близько 20% робочого тижня на пошук потрібної інформації або звертання до зайнятих колег. 

Якби у них тільки було рішення, яке б значно підняло їх продуктивність і дозволило б ефективнішу співпрацю...

Зачекайте, таке є! Його назва - управління контентом. І воно допомагає вам:

• Підвищуйте ефективність компанії: Управління контентом усуває потребу у паперових документах і швидко доправляє потрібні дані. Внаслідок цього, оскільки ваш потік є більш ефективним, ви користуєтеся різними перевагами, як от швидший вихід на ринок. 
• Доступ до ваших даних швидше: Не витрачайте більше часу на пошук тієї однієї конкретної нотатки, якої вам потрібно, але не впевнені, де вона. Хороше рішення щодо управління контентом допомагає вам зручним доступом до ваших даних будь-де ви працюєте. 
• Покращуйте враження від обслуговування клієнтів: Системи управління контентом призначені не лише для співробітників. Клієнти можуть використовувати її для отримання важливої інформації про компанію, такої як замовлення, продукти і т. д., що допомагає підвищити рівень задоволеності клієнтів і навіть здійснювати більше продажів. 
• Зменшіть витрати на робочу силу: Управління контентом економить вам гроші, оскільки вам не потрібно наймати спеціалізований персонал для ручних завдань. Крім того, ви маєте доступ до даних в реальному часі, що дозволяє приймати кращі бізнес-рішення щодо вашої діяльності. 
• Майте чіткий огляд свого бізнесу: Платформа управління контентом надає вам більш точну картину вашого бізнесу, збираючи всі дані в одному джерелі правди. Оскільки ви не залишаєте за собою жодних даних, ви й всі інші можете приймати кращі рішення на основі даних. 

Можливо, ці переваги змусили вас переконатися, що управління контентом - правильне рішення для вашого бізнесу. Чудово! Проблема в тому, звідки ви почнете? Які функції варто враховувати? 👀

Давайте разом розглянемо основні функції управління контентом.

Які ключові функції має мати рішення з управлінням контентом?

Оцінюючи рішення з управлінням контентом, слід врахувати багато різних аспектів, таких як простота використання чи наявність пробних версій чи ні.

Якщо ви розумієте свої потреби та вимоги, досить легко знайти відповідне рішення.

Але є деякі необхідні функції, яких вам слід уникати: 

• Інтеграція з існуючими застосунками: Втомлені від пошуку правильної інформації в десятку різних програм? Інструмент управління ECM може вирішити цю проблему, якщо у нього є параметри API-інтеграції з вашими існуючими інструментами. В результаті у вас є повна бібліотека даних під рукою. 
• Розширені функції пошуку: Вам потрібні дані ШВИДКО. Якщо ваше обране програмне забезпечення займає віки, щоб отримати потрібне вам, то воно не добре. Рішення ECM на ваш вибір повинно пропонувати розширені та швидкі функції пошуку, щоб ви могли швидко отримувати доступ до своїх даних. 
• Функції забезпечення безпеки та відповідності: Платформа ECM працює з конфіденційною інформацією компанії. Тому вона повинна мати надійний рівень перевірки доступу користувача та відповідати стандартам та правовим актам галузі. 
• Опції контролю версій та історії: Більшість платформ ECM мають функції налаштування, які дозволяють зберігати дані так, як вам потрібно. Але вони також повинні пропонувати можливість відстеження історії редагування, щоб бачити, хто вніс зміни. Крім того, функція відновлення попередньої версії є чудовою, коли ви хочете повернутися до попередньої версії файлу. 

","key":null,"context":"Paragraph text\r\nXPath: /div/div/div[2]/div[2]/div[24]/div/p[34]","maxLength":null},{"id":483396,"text":"Потужна аналітика: Ваше обране ECM потребує потужних аналітичних інструментів, які можуть швидко вимірювати та оцінювати ваші дані.","key":null,"context":"XPath: /div/div/div[2]/div[2]/div[24]/div/ul[4]/li","maxLength":null},{"id":483398,"text":"Він надає вам відповідні пропозиції, такі як пропозиції з покращення та...":null,

• Потужна аналітика: Ваше обране ECM потребує потужних аналітичних інструментів, які можуть швидко вимірювати та оцінювати ваші дані. Він надає вам відповідні пропозиції, такі як пропозиції з покращення та тенденції споживачів, для кращого прийняття рішень. 

Тепер, коли ви знаєте, на що слід звернути увагу при виборі свого ECM рішення, час перейти до основного розділу цієї статті. 

","key":null,"context":"Paragraph text\r\nXPath: /div/div/div[2]/div[2]/div[24]/div/p[36]","maxLength":null},{"id":483404,"text":"10 Найкращих Рішень ПЗ ECM у 2024 році","key":null,"context":"Text\r\nXPath: /div/div/div[2]/div/2/div[24]/div/h2[5]/strong","maxLength":null},{"id":483406,"text":"Так багато інструментів, але мало часу їх всі оцінити.","key":null,

10 Найкращих Рішень ПЗ ECM у 2024 році

Отже, так багато інструментів, але мало часу їх всі оцінити. 😮‍🚨 

Згідно з звітом Forrester, є 14 продуктів ECM з обсягом продажів понад $20 мільйонів. Але це на чотири забагато — ми пильнували, щоб наш список включав лише найкращі з найкращих. 

Давайте досліджувати ці варіанти разом. 

1. Гуру

Гуро — це не просто великий вікі-терміни для компанії з ШІ. 

Окрім того, що це магазин-універсальний для всіх знань вашої компанії, в ньому також є пошукова ШІ на підприємницькому рівні та хабінет для співпраці працівника більш ефективна. 

Це означає, що він набагато ефективніше збирає ваші знання з усіх джерел даних.

Що означає, що це набагато ефективніше у зведенні вашого знання з усіх джерел даних. І надає відповідну та своєчасну інформацію вашій команді, коли вони її потребують, незалежно від того, де вони працюють. 

Гуру також повністю усуває переключення між програмами. Ця платформа інтегрується з багатьма API-підключеннями, які ви використовуєте щодня, наприклад Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce та інші. 

Отримання даних з будь-якого місця ще ніколи не було таким простим! 

Крім того, Guru автоматизував очищення. Він здійснює періодичну перевірку та архівацію, щоб гарантувати, що ваша база знань завжди є актуальною, допомагаючи підтримувати її точність. 

Якщо у вас виникає творча криза при створенні контенту, Guru має шаблони, що полегшують ваше життя. Крім того, ви отримуєте свого власного AI-асистента, який працює за допомогою генеративного AI, щоб узагальнити складні теми або створити контент для вас. 

Guru використовує AI та навчання машин для поліпшення вашого пошуку. Крім того, оскільки він постійно вивчає нові речі, Guru завжди може надати вам своєчасні, свіжі та актуальні відомості. 

Щодо аналізу ваших даних, Guru пропонує потужні відомості про те, як ваша команда використовує контент та що вони шукають. Крім того, завдяки коментарям та реакціям емодзі, Guru створює місце для розмов. 

Хочете дізнатися більше про Guru? Перегляньте наше відео на вимогу для задоволення вашої цікавості. 

2. DocuWare

DocuWare надає користувацьке цифрове рішення управління документами для малих підприємств та великих підприємств у різних галузях. 

Джерело: Capterra

Це програмний інструмент автоматизації робочого процесу, який забезпечує безпеку ваших бізнес-документів та оптимізує ваші операційні процеси, не залежно від того, де ви знаходитесь або яким пристроєм користуєтеся. Це робить його хорошим рішенням для віддалених команд, які хочуть покращити свою продуктивність. 

DocuWare пишається своїм безпечним зберіганням документів. Всі ваші дані про співробітників, фінансові записи та контракти захищені від шкоди. Таким чином, ви уникаєте ризику крадіжки або втрати ваших даних. 

Ця система ECM також підтримує як хмарні, так і місцеві впровадження, тому вона підходить для будь-якого типу системи. Крім того, DocuWare добре організовує всі дані, забезпечуючи краще та продуктивніше робоче середовище. 

Оскільки він є настільки гнучким, він інтегрується з 500 різноманітними бізнес-додатками, включаючи Oracle, SharePoint та QuickBooks. 

3. M-Files

M-Files - це інструмент управління знаннями, що працює на основі AI, який допомагає командам швидше та ефективніше знаходити інформацію. 

Джерело: G2

Ця платформа має унікальну функцію, яка називається метаданими, яка спрощує обмін файлами. Ваша команда може знайти будь-який документ, який їм потрібен, без довгих пошуків.  Your team can find any document they need without a lengthy search. 

Крім того, M-Files надає вам контроль доступу до своїх документів (навіть до різних версій того ж файлу) на основі ролі або групи. 

Але він також автоматизує ваші робочі процеси. Метадані документа M-Files відстежують ваші завдання та допомагають вам краще спілкуватися з внутрішніми або зовнішніми зацікавленими сторонами щодо того, що їм потрібно зробити. 

‍

Цей інструмент має масштабовану автоматизацію документів без коду, що означає, що він може бути введений в роботу швидко. І не хвилюйтеся — він інтегрується з багатьма інструментами, які ви щоденно використовуєте, такими як Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP та мережеві папки. 

‍

4. Laserfiche

Laserfiche— це облачна платформа ECM, яка відмовляється від паперових документів та вітає процеси автоматизації.  

Джерело: G2

‍

З цим сучасним рішенням ви можете централізувати свій контент і підвищити продуктивність своєї команди. Усе це зберігаючи ваші дані безпечними від кібер-вторгнень. Крім того, Laserfiche забезпечує дотримання вимог регулювання. 

Оскільки ви використовуєте єдине джерело правди, кожен користується однаковою інформацією, незалежно від їхнього рівня доступу. Завдяки відстеженню версій та розширеному пошуку ви отримуєте кращу та більш інтуїтивну співпрацю між вашими командами. 

‍

Laserfiche допомагає вам зберігати та управляти документами протягом усього життєвого циклу контенту. Шляхом використання детальних журналів аудиту та строгих дозволів, тільки авторизований персонал може переглядати, редагувати або мати доступ до файлів. 

Цей інструмент також має швидкий пошук та функціонал пошуку, що перекладається у підвищену продуктивність та удосконалені процеси. 

Laserfiche пропонує різні варіанти інтеграції, включаючи DocuSign, Microsoft Office 365 та інструменти управління взаєминами з клієнтами (CRM). 

‍

5. OnBase

OnBase від Hyland пропонує інструменти управління бізнес-процесами та справами, які допомагають вам ефективно керувати та організовувати ваш контент. 

Джерело: G2

‍

OnBase є інтелектуальним рішенням ECM, яке збирає дані з багатьох джерел. Гарність полягає в тому, що вона також підтверджує та класифікує інформацію, щоб ви могли використовувати її відразу після асиміляції. 

Крім того, OnBase аналізує ваш контент в реальному часі через візуальні звіти та інформаційні панелі. Що ви отримуєте? Необхідну видимість для прийняття кращих та більш обґрунтованих рішень. 

Але це рішення також автоматизує повторювані завдання за допомогою налаштованих форм та вбудованих робочих процесів. 

‍

За допомогою спільного створення, завдань і сповіщень OnBase робить обмін файлами легким як пиріг. Плюс, все захищено, тому у вас є краща, безпечна співпраця між товаришами.

OnBase добре працює з багатьма існуючими системами. Подумайте про Google, PeopleSoft, Epic, і MuleSoft, наприклад.

6. Box

Box, безпечна платформа для обробки хмарних контентних послуг, акцентується на забезпеченні безпечності ваших файлів за допомогою інтелектуального виявлення загроз, просунутої безпеки і дрібного контролю доступу.

Але оскільки відповідність і безпека йдуть пліч-о-пліч, Box також має строгу конфіденційність даних і відповідність галузі. Це ще не все - завдяки використанню сили машинного навчання, Box може виявляти загрози та встановлювати політики.

Джерело: G2

Ця легка використання платформа також дозволяє безперешкодну співпрацю між вашими командами. За допомогою анотації файлів, електронних підписів і автоматизованого потоку завдань, ви можете працювати з будь-якого пристрою з будь-якого місця.

Плюс, Box активно працює над спрощенням ручних робочих процесів, щоб заощадити вам час. Такі речі, як робочий процеси документообігу та прийом на роботу нових працівників, які є важливими для вашого бізнесу (але такі нудні), стають швидшими та легшими для обробки.

Box дозволяє вам залишатися на зв'язку з усіма вашими улюбленими інструментами, оскільки він інтегрується з додатками, такими як Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack, і Zoom.

7. OpenText

OpenText - це розумний спосіб управління та отримання цінних відомостей з вашого контенту.

Джерело: OpenText

В істоті, OpenText - це платформа управління інформацією, підходить для багатьох галузей, включаючи автомобільну, банківську, страхову справу, науку про життя, і юридичність.

Тому це відмінне рішення для обробки юридичної інформації. Це централізує всі конфіденційні документи, розповсюджені по роз'єднаних системах, в одне джерело правди. В результаті у вас є дані великої вартості на руках, що значно підвищує вашу продуктивність.

\u200b

Але OpenText також має гнучку платформу для обробки великих обсягів даних ефективно. Більш того, завдяки своїм службам УКМ, ви можете забезпечити більше операційної відмінності. І побудувати міст між вашим робочим місцем та важливими інструментами, такими як CRM, планування ресурсів підприємства (ERP), та управління людським капіталом (HCM).

OpenText має рішення інтеграції для Microsoft, Salesforce, і SAP.

8. Hyland

Платформа вмісту Hyland з'єднує різні види даних з усіма вашими бізнес-системами, процесами та інструментами.

Джерело: G2

‍

Hyland - рішення, що заповнене корисними функціями. По-перше, воно має інтелектуальне захоплення контенту, яке використовує штучний інтелект для збору вхідної інформації компанії. Що ще, воно робить ці дані корисними та доступними, незалежно від джерела, типу чи стану.

По-друге, у Hyland є вбудовані функції автоматизації процесів, які з'єднують ваші робочі процеси та системи в єдину безшовну точку інформації.

За допомогою захищеного управління даними це рішення переконується, що ваші дані відповідають найсуворішим законам відповідності (у галузях, таких як охорона здоров'я, освіта, страхування і т. д.). Hyland захищає ваші критичні дані від кіберзагроз та втрати.

Не останнє місце посідає Hyland у 500+ унікальних додатках, включно з Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, тощо.

‍

9. SharePoint від Microsoft

Microsoft SharePoint - це внутрішня платформа та інструмент управління документами, який працює з традиційним, веб та соціальним контентом.

Джерело: Microsoft

‍

Однією з його кращих функцій є можливість доступу до нього з різних пристроїв, таких як комп'ютери, телефони та планшети. У вас є вся інформація і файли, необхідні для спільної роботи, в одному місці, щоб потужність командної роботи та співпраці. 

Але він також швидко знаходить інформацію, яку вам потрібно, завдяки потужним функціям пошуку. Таким чином, SharePoint підвищує вашу продуктивність, змінюючи спосіб роботи, від простих завдань, таких як затвердження документів, до більш складних процесів. 

При роботі з документами цей інструмент дозволяє вам завантажувати, редагувати та ділитися вашими файлами. Але він також веде журнал про те, хто вніс зміни, а також дозволяє вам завантажувати різні версії одного і того ж документа. 

SharePoint інтегрується з набором Microsoft 365, включаючи Field Service, Customer Service, Marketing та Project Service Automation. 

‍

10. IBM Business Automation Workflow

Останній на нашому списку (але варто перевірити) - IBM, інструмент управління контентом, що працює на штучний інтелект і автоматизує ваші бізнес-процеси. 

Джерело: G2

Через Ватсона - особистого помічника ШІ IBM - ви можете вирішити будь-яке викликане на ваш шлях. І отримувати повний обсяг вашої діяльності. 

Більше того, IBM допомагає будувати рішення управління контентом для розв'язання використання випадків, розробки кращих робочих процесів та отримання цінних висновків, що призводять до кращих бізнес-результатів. 

Ця програма управління контентом об'єднує вашу від'єднану інформацію в одне рішення робочого процесу, ідеально підходить для розгортання у хмарі, гібридному та на місці. Як? Через управління процесами та функціями співпраці, які роблять керування даними простіше та зручніше. 

‍

IBM пропонує основні бібліотечні послуги, які можуть більш ефективно обробляти документи та файли. Більше того, в нього є безпечний обмін файлами та потужний пошук, що полегшує знаходження інсайтів, які вам потрібні, миттєво.

‍

‍

Як обрати систему управління електронними документами для своєї організації

Як будь-який інший інструмент у вашому бізнесі, систему управління електронними документами потрібно ретельно розглянути. Можливо, буде легше вибрати те, що здається хорошим, але вам не потрібно отримати рішення, яке вам не подобається. І який просто не робить свою роботу.

Тому, після оцінки ваших цілей, завдань та поточних потреб, шукайте інструмент управління електронними документами, що: 

• Безпечно зберігає вміст: Ми підкреслили усюди у статті важливість збереження даних у безпеці. Ви не повинні погоджуватися, коли шукаєте інструмент, який серйозно ставиться до безпеки, приватності та відповідності, особливо якщо ви працюєте в сильно регульованих галузях. 
• Інтегрується з існуючими системами: Це стоманно переключатися з одного інструменту на інший. Ваш обраний платформа управління електронними документами повинна безшовно інтегруватися з вашими існуючими інструментами - і робити це без перешкодження вашим іншим операціями. 
• Гнучкий та масштабований: Інструмент управління електронними документами повинен допомагати вам знайти інформацію, яку ви шукаєте, коли завгодно, незалежно від того, де ви зберігаєте дані. Проте, ще важливіше, він повинен підходити під ваші робочі процеси як рукавичка і бути здатним адаптуватися до ваших зростаючих потреб.
• Надає легкий доступ: Не повинно бути важко знайти потрібну інформацію. Правильна платформа управління електронними документами легко використовується й інтуїтивна, що означає, що вона повинна мати інтерфейс перетягування та корисні робочі процеси, які підтримують співпрацю. 

‍

• Має потужні аналітичні інструменти: Вам потрібно знати, чи відповідає інструмент своїй роботі чи ні. Краще шукати систему управління електронними документами, яка має візуальні звіти, інформаційні панелі та аналітику, які нададуть хороший огляд процесів вашого бізнесу. Та допоможе вам приймати рішення на основі даних. 

‍

Ключове значення

Це залежить від вас визначити, який є найкращим програмним забезпеченням управління електронними документами для вашого бізнесу. Ми сподіваємося, що цей гід по покупцю спрямовує вас в правильному напрямку. І що ви готові справлятися з цим викликом напряму. 

І — ось ідея — ви можете почати цю нову пригоду, спробувавши Guru безкоштовно.

‍