Đối với những nhóm dựa vào Slack, ngày đầu tiên trở lại làm việc trong năm 2021 đã khiến họ bất ngờ một chút. Không hoạt động suốt giờ sáng ngày 4 tháng 1, những người quen thuộc với việc trò chuyện ngay lập tức tự hỏi kế hoạch dự phòng là gì. Email? Asana? Chim vận chuyển... hoặc mã Morse? Chúng ta chuẩn bị cho mọi loại lỗ hổng thế giới thực như bão tuyết và động đất, và các công ty chắc chắn có kế hoạch khẩn cấp trong trường hợp có mối đe dọa nghiêm trọng đối với doanh nghiệp—nhưng điều gì xảy ra khi cách chúng ta thường nói chuyện với nhau bị gián đoạn? Chưa bao giờ là lúc xấu để đảm bảo rằng kế hoạch tốt nhất của bạn đỡ chặt chẽ nhất có thể, bắt đầu bằng sức khỏe của giao tiếp nội bộ của công ty.

1. Trong trường hợp có sự cố, kế hoạch dự phòng là gì—và mọi người có biết nó là gì không?

Tại Guru, chúng tôi không sử dụng email nội bộ. Chúng tôi chủ yếu sử dụng Slack (và Zoom) để giao tiếp. Vậy khi nền tảng trò chuyện yêu thích của chúng tôi bị gián đoạn, điều hợp lý nhất để làm là không đơn giản là gửi email cho nhau. Sau tất cả, một số thành viên nhóm có thể chỉ kiểm tra email một hoặc hai lần mỗi ngày! Nếu sự cố kéo dài lâu hơn thời gian mà chúng ta có thể chờ đợi hợp tác một cách thực tế, đây là kế hoạch dự phòng của chúng tôi, được tài liệu hóa trong Guru. Chúng tôi sử dụng ngôn ngữ dễ tìm thấy (gián đoạn Slack) và không chôn nó giữa tài liệu về công nghệ hoặc giao tiếp của chúng tôi.

Uff! Khủng hoảng đã được khắc phục. Khi mọi thứ bình thường, mọi người có biết họ nên trao đổi như thế nào không?

2. Khi mọi thứ bình thường, mọi người có biết họ được mong đợi giao tiếp như thế nào không?

Được rồi, vì chúng tôi không sử dụng email nội bộ. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng. Nhưng có lẽ một số nhóm có quyền truy cập Asana; có lẽ bạn cùng lúc có cả Slack và Microsoft Teams; có lẽ bạn có một giải pháp tự phát. Để giảm nhầm lẫn và thời gian mất do những tin nhắn bị bỏ qua, bạn nên có hướng dẫn rõ ràng về cách tất cả các nền tảng giao tiếp của mình hoạt động cùng nhau.

3. Có cuộc trò chuyện đúng dễ tìm thấy không?

Nếu bạn mới vào một công ty và bạn đang tiếp quản dự án. Bạn không biết điều gì đã xảy ra trước đó với dự án đó, và bạn cuộn xuống danh sách kênh trong Teams và không thể tìm thấy cái bạn đang tìm giữa “Thông báo của Nhóm của Britt”, “CÁC Bản phát hành mới của Nhóm DỰ ÁN”, và “Hộp Cát: Mọi thứ về Mèo”. Vì vậy bạn mở một kênh mới, mời một đám người, chỉ để phát hiện ra sau một tháng rằng đã có một kênh tồn tại, có người khác, và bạn không biết nó ở đó? “Bây giờ tôi ở trong 3 kênh cho cùng một dự án,” ai đó cau có.

Đến lúc kiểm soát tên kênh của bạn! Làm việc qua những quy tắc đặt tên kênh mà bạn muốn chuẩn hóa, và đưa mọi người một thời hạn để cập nhật chúng.

Một cách khác để duy trì sức khỏe trò chuyện là đảm bảo rằng mọi người không ở trong nhiều kênh hơn cần thiết, và các kênh không còn hoạt động đều bị lưu trữ để bạn không bị kết thúc với một mình trong đó (ưm, nghĩa là, điều này chưa bao giờ xảy ra với tôi; tôi không biết bạn đang nói về cái gì). Hãy quả quyết trong việc rời khỏi và lưu trữ các kênh! Bạn luôn có thể tham gia lại hoặc khôi phục chúng.

Lưu ý: Teams hiện tại không có khả năng lưu trữ, vì vậy hãy tìm một quy ước đặt tên cho các kênh đã lưu trữ. Dưới đây là những gì chúng tôi khuyên cho việc lưu trữ các kênh Microsoft Teams.

Dưới đây là một số quy tắc thông minh về kiểm tra kênh của bạn:

Giao tiếp nội bộ không nên là một trở ngại; tuy nhiên, đó vẫn là điều mà hầu hết các công ty vẫn khó khăn. Nhưng việc hiểu rõ tất cả ngay bây giờ, trước khi các kênh giao tiếp của bạn phân mảnh thêm, sẽ giúp công ty của bạn gia tăng tăng trưởng mà không làm tăng sự rối loạn.