Building a Tech Stack to Equip Your Newly Remote Team

Thời bình thường mới của chúng ta không cảm thấy rất “bình thường.” Trong khi các đội trên khắp thế giới đều đang chuyển sang cuộc sống #WFH, điều quan trọng hơn bao giờ hết là chúng ta được trang bị đủ công cụ cần thiết để làm việc — bất kể nơi nào chúng ta đang làm việc.

Trong thực tế làm việc từ xa mới của chúng ta; Cách chúng ta làm việc đã thay đổi ngay tức khắc, mở đường cho những tiêu chuẩn mới về kết nối xã hội mà không cần sự gần gũi vật lý. Các công ty chưa có chính sách làm việc từ xa từ trước đang vội vàng tăng cường và bồi thường. Bây giờ là lúc đưa đội ngũ làm việc từ xa của bạn lên tốc độ và chuẩn bị cho một tương lai hệ thống như một nhóm phân phối.

Tại Guru, chúng tôi đã hỗ trợ các nhóm làm việc từ xa từ năm 2015, và đã may mắn đủ để thấy rõ cách họ làm việc hiệu quả nhất cùng nhau. Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang vội vã để hiểu rõ vấn đề, chúng tôi đã tập hợp một hướng dẫn nhanh về các công cụ mà bạn cần để chuyển sang làm việc từ xa mà không bị gián đoạn.

Giao tiếp rất quan trọng để tăng cường hiệu quả cho các nhóm làm việc từ xa. Khi giao tiếp đối mặt không thể tiến hành, các công cụ của bạn cần hỗ trợ những lợi ích tương tự, như thời gian phản hồi nhanh, ngôn ngữ không chính thức, biểu hiện phi từ ngữ, và ngẫu hứng, một cách tự nhiên cho quy trình làm việc của chúng ta.

“Hợp tác và giao tiếp” được liệt kê là khó khăn #1 đến với việc làm việc từ xa Theo Báo cáo Năm 2020 về Tình hình làm việc từ xa. Tăng từ #3 vào năm 2019.

Có gì trong ngăn kéo công nghệ làm việc từ xa của bạn?

Chúng tôi tin rằng một ngăn kéo công nghệ đơn giản và hiệu quả bao gồm ba yếu tố chính: hội nghị video chất lượng, giao tiếp tin nhắn thời gian thực, và quản lý kiến thức thống nhất.

1. Hội nghị video (vd. Zoom)  

Khi các cuộc họp trực tiếp không phải là lựa chọn, trò chuyện video thời gian thực là phương pháp thay thế tốt nhất tiếp theo. Áp dụng một chính sách bật webcam sẽ khiến các cuộc họp từ xa trở nên chân thành và cá nhân hóa hơn.','key':null,'context': Với camera bật, không dễ thả ý hoặc bị phân tâm nhiều hơn, và dễ cảm thấy sự đoàn kết và bình thường.

Một số mẹo để giúp hội nghị video trôi chảy:

• Giữ yên cho mình khi không nói chuyện. Điều này sẽ giảm tiếng ồn nền và giữ cho cuộc họp chạy mượt.
• Tạo không khí xã hội! Ăn trưa ảo hoặc giờ hạnh phúc với đồng nghiệp và bạn bè văn phòng để bạn không bỏ lỡ những cuộc trò chuyện cá nhân mà thường diễn ra xung quanh giờ nghỉ phục vụ.
• Thiết lập quy tắc chung của công ty cho giao tiếp video. Điều này có thể bao gồm việc “giơ tay” khi bạn sẵn sàng nói chuyện, sử dụng tính năng chat của công cụ của bạn, v.v.

Mẹo: Tạo Một thẻ Card với tiêu chuẩn phép lịch họp ảo toàn công ty để giữ cho mọi người đồng lòng.

2. Giao tiếp và tin nhắn nhóm (vd. Slack)

Khi không thể trò chuyện ngắn qua lối đi lòng vòng, đội ngũ của bạn sẽ cần một phương thức trò chuyện nhanh và hiệu quả mới. Thiếu một trung tâm trò chuyện trò chuyện; đội ngũ của bạn sẽ lạc lõng. Các phòng ban khác nhau truyền thông riêng biệt (dù là email, tin nhắn, G Chat vv.) làm cho các bên liên quan không biết. Bên trong, nhân viên có thể bắt đầu sử dụng các kênh khác để truyền thông. Làm tăng thêm sự gián đoạn trong ngày làm việc của họ và chồng chất công nghệ của họ đã quá tải.

Thiết lập một công cụ trò chuyện toàn công ty loại bỏ sự nhầm lẫn và lặp lại và cung cấp cho đội lãnh đạo của bạn một không gian để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả cho toàn bộ tổ chức trong thời gian biến động liên tục.

Cách tận dụng tối đa công cụ nhắn tin của bạn  

• Thiết lập một định dạng cho tiêu đề kênh và nhóm trò chuyện. Ví dụ, tại Guru, các kênh Slack dựa trên dự án có tiền đề “#project-”. Điều này giúp tự tổ chức thanh bên của bạn và đặc biệt hữu ích nếu bạn đang tạo ra nhiều kênh mới trong vài tuần tới.
• Sử dụng tất cả các tính năng! Slack cho phép bạn thiết lập trạng thái, tắt thông báo, tích hợp với các ứng dụng sản xuất như Clockwise, và nhiều hơn nữa. Các tính năng này có thể giúp công cụ trò chuyện của bạn trở nên như một phần tích hợp hơn của luồng làm việc của bạn và ít làm phiền hơn.
• Trả lời trong chuỗi. Các kênh trở nên ồn ào và cuộc trò chuyện bị mất trong lần trộn này. Hãy chắc chắn trả lời trong chuỗi để giữ mọi thứ được tổ chức và duy trì sự tỉnh táo.

3. Quản lý kiến thức (vd. Guru)

Có lẽ một trong những cú sốc lớn nhất với sự chuyển đột ngột sang làm việc từ xa là nhận ra chúng ta phụ thuộc nhiều vào việc vỗ vai đồng nghiệp để có thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình. Trong khi vỗ vai đề cập mất cơ hội, điều đó không có nghĩa là chuyên gia về một số vấn đề của đội ngũ của bạn sẽ không bị hỏi xuất hiện câu hỏi lặp đi lặp lại từ xa. Có lẽ nhiều hơn trước đây. Đó là lý do tại sao thành lập một nguồn thông tin duy nhất về câu hỏi thường gặp của công ty, chính sách, câu hỏi về sản phẩm vv. là ưu tiên hàng đầu của các nhóm làm việc từ xa. Tập trung thông tin nội bộ của công ty sẽ hỗ trợ sản xuất của chuyên gia về các vấn đề (và sự tỉnh táo), sự tự tin của đội và sự phối hợp toàn công ty.

Cách tận dụng tối đa công cụ quản lý kiến thức của bạn:

• Đưa quản lý kiến thức  vào tất cả các luồng làm việc hiện có của đội ngũ của bạn. Our Slack integration, Chrome extension, và G Suite Add-On đều được thiết kế để mang đến cho đội của bạn những kiến thức mà họ cần, bất kể họ đang làm việc ở đâu. Điều này giúp tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm không gian tab quý báu.
• Ghi chú mọi thứ, kể cả chính sách và thủ tục tạm thời. Quan trọng là mọi người coi công cụ KM của bạn là nguồn thông tin chính thức về tất cả kiến thức của công ty. Đặc biệt trong những thời điểm có sự thay đổi chính sách hoặc thủ tục nhanh chóng. Một cơ sở kiến thức được xác minh là nơi tuyệt vời để cung cấp thông tin cho đội của bạn một cách mà họ tin tưởng là kịp thời, đáng tin cậy và linh hoạt.
• Hãy biến kiến thức thành một cố gắng cộng tác! Có thể bạn cảm thấy áp đảo khi xây dựng một cơ sở kiến thức từ đầu. Chỉ định người dẫn dắt để đóng góp nội dung cụ thể cho nhóm và thành lập một nhóm quản trị kiến thức để xây dựng cấu trúc và duy trì kiến thức mới nhất và được tổ chức. Biến kiểm soát kiến thức trở thành trách nhiệm chia sẻ sẽ không chỉ giúp công việc trở nên nhẹ nhàng hơn, mà còn sẽ giúp bạn chuẩn bị cho thành công liên tục.

Bước tiếp theo là đảm bảo rằng ba trụ cột của stack công nghệ làm việc từ xa của bạn hoạt động cùng nhau một cách mạch lạc. Dưới đây là một số mẹo để kết hợp các khả năng của các công cụ này:

• Zoom + Slack: Nếu bạn thấy mình đang trong một cuộc trò chuyện tròn vòng kéo dài trên Slack, hãy nhanh chóng tham gia cuộc gọi Zoom để thảo luận theo thời gian thực. Tận dụng tích hợp Zoom trong Slack để bắt đầu cuộc gọi ngay lập tức, mà không cần di chuyển đến công cụ lịch của bạn và lịch trình một cách chính thức.
• Slack + Guru: Xây dựng thói quen xung quanh việc chia sẻ kiến thức bằng cách thể hiện những gì có sẵn trên Slack. Nếu một đồng đội đặt câu hỏi trong một kênh, hãy sử dụng tích hợp Guru để trả lời trực tiếp bằng một Thẻ — mà không cần thoát khỏi ứng dụng. Điều này không chỉ cung cấp câu trả lời cho đồng nghiệp của bạn, mà còn khuyến khích mọi người tìm kiếm thông tin từ Guru trước lần sau khi họ có câu hỏi.
• Guru + Zoom: Trong các cuộc gọi nội bộ và ra ngoài, sẽ có câu hỏi mà bạn không thể trả lời ngay lập tức. Thay vì lãng phí thời gian quý báu hoặc cam kết theo dõi sau này, hãy nhanh chóng tìm câu trả lời trong thời gian thực bằng cách sử dụng Guru. Thông tin dễ tiêu thụ được chuẩn bị sẵn sàng sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi cụ thể đó một cách tự tin.

Và đó chỉ mới là bắt đầu. Khi mọi người quen với các công cụ tạo nên stack công nghệ làm việc từ xa của bạn, những thói quen này sẽ trở thành thói quen tự nhiên và bạn sẽ tìm thấy cách làm việc hiệu quả hơn với một stack công nghệ đa dạng hơn. Tuy nhiên, việc quản lý sự thay đổi và triển khai các công cụ mới cũng đi kèm với những chướng ngại về tốc độ.

Triển khai các công cụ mới có thể trở nên rườm rà đặc biệt khi đội của bạn đang trải qua một gián đoạn chưa từng có trong đời sống hàng ngày của họ. Sự nhấn mạnh nên đặt vào việc cải thiện — không phức tạp thêm — quy trình làm việc của họ. Giới thiệu một công cụ mới cho lực lượng lao động làm việc từ xa cần phải trở nên intuitively, đơn giản và phục vụ như một cải tiến không thể chối cãi đối với các quy trình hiện tại. Hãy chắc chắn thể hiện giá trị gia tăng ngay từ đầu. Sử dụng công cụ ghi âm như Loom sẽ giúp tăng tốc quá trình học và khuyến khích việc áp dụng. Những cơn đau tăng trưởng là không thể tránh khỏi nhưng bằng cách thực hành quản lý thay đổi mạnh mẽ bạn sẽ có thể xây dựng thói quen mới một cách nhanh chóng.

Bằng cách áp dụng các công cụ mới để hỗ trợ "bình thường mới" của chúng ta, bạn sẽ trở thành một đội ngũ mạnh mẽ của các nhà truyền thông được điều chỉnh tốt — ngay cả sau khi giai đoạn làm việc từ xa của bạn kết thúc.