Tập trung lại và nghe câu chuyện về thời gian mà những tin nhắn tự động trả lời ngoài văn phòng được phát minh. Cơ bản, một số người ở Microsoft nhận thấy rằng họ không thể ngừng trả lời email khi họ đang trong kỳ nghỉ, và do đó, OOO đã ra đời. Nhưng sự thật đáng buồn là một số người trong chúng ta (được rồi, rất nhiều người trong chúng ta) không chỉ trả lời email khi đang trong kỳ nghỉ mà còn tích cực theo dõi Slack và các kênh giao tiếp khác.

Một phần trong số này đến từ cấp trên (câu chuyện có thật: tôi đã từng làm việc tại một công ty yêu cầu chúng tôi phải thiết lập OOO khi ra khỏi văn phòng trong ngày), nhưng rất nhiều áp lực này là do tự tạo ra. Chúng ta không muốn bị bỏ lỡ thông tin, và chúng ta đơn giản là không tin rằng mọi thứ sẽ được thực hiện - hoặc làm tốt - khi chúng ta ra ngoài, vì vậy chúng ta đưa ra các kế hoạch dự phòng ngăn cản chúng ta ngắt kết nối. Và khi chúng ta được khen thưởng cho hành vi này ("Cảm ơn bạn đã làm việc về vấn đề quan trọng này. Tôi biết bạn phải dành thời gian nghỉ ngơi để làm điều này" hoặc "Bạn đã trở lại từ kỳ nghỉ và ngay lập tức tham gia! Tuyệt vời!") chúng tôi đã tiếp thu rằng không bao giờ ngừng nghỉ là điều tốt.

Chúng ta đang chuẩn bị cho những gì mà chúng tôi hy vọng sẽ là một mùa hè thật tuyệt vời, và chúng tôi nghĩ rằng đã đến lúc mọi người thay đổi cách tiếp cận về nghỉ phép của họ. Thời gian nghỉ thường có một số quy tắc nghiêm ngặt nhất, và chúng tôi biết rằng việc khiến mọi người thay đổi cách nghĩ có thể là một thách thức. Đó là lý do tại sao chúng tôi sẽ giúp bạn có một cách mới để suy nghĩ về cách bạn quản lý thời gian ngoài văn phòng của mình với một số cách để khuyến khích việc ngắt kết nối.

Đặt kỳ vọng về việc thời gian nghỉ thực sự có nghĩa là gì

Trước tiên, một nền văn hóa ngắt kết nối trong khi nghỉ cần ít nhất một thỏa thuận rõ ràng giữa một công ty và nhân viên của nó rằng không có việc kiểm tra hay giao tiếp nào được kỳ vọng. Thông báo không dừng lại ở "không mong đợi công việc." Hãy làm rõ rằng không ai được kỳ vọng có thể bắt đầu công việc trở lại trong vòng 10 phút sau khi đăng nhập lại sau một kỳ nghỉ nhiều ngày (hoặc thậm chí một kỳ nghỉ nhiều giờ). Hãy làm rõ rằng thời gian nghỉ là thời gian hoàn toàn xa rời công việc. Trong khi kỳ vọng này phải đến từ lãnh đạo, nó có thể được củng cố ở cấp đội nhóm. Nếu ai đó trong kỳ nghỉ bắt đầu trả lời email hoặc Slack, nhẹ nhàng nhắc nhở họ rằng họ đang trong kỳ nghỉ, rằng họ không cần phải lo lắng, rằng bạn đã lo liệu được và họ nên đăng xuất.

Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn giống như tôi, bạn sẽ chỉ giả vờ là không kết nối khi thực sự bạn không như vậy. Khi tôi đang trong kỳ nghỉ, tôi thực sự xóa Slack, email công việc, v.v. khỏi điện thoại của mình. Tay tôi chắc chắn cảm thấy ngứa ngáy khi những kênh này không có sẵn cho tôi, nhưng đó là một lời nhắc nhở về hành vi cá nhân hữu ích rằng này, tôi nên đang leo lên vách đá này ở Zion, không phải kiểm tra cuộc thảo luận về thứ hạng tìm kiếm của chúng tôi.

Cập nhật cách bạn sử dụng tin nhắn tự động phản hồi

Vấn đề với hầu hết các tin nhắn tự động phản hồi ngoài văn phòng là chúng được sử dụng để nhấn mạnh nghĩa vụ của chúng ta với những người liên lạc với chúng ta.

"Tôi đang ở ngoài văn phòng với quyền truy cập internet hạn chế vì vậy các phản hồi của tôi có thể bị chậm lại. Nếu bạn cần phản hồi khẩn cấp, xin vui lòng liên hệ với đồng nghiệp Cool Kid tại coolkid@coolcompanydotcom. Nếu không, hãy chờ đợi một phản hồi ngay khi tôi trở lại."

— Một phiên bản của OOO tôi đã sử dụng trong nhiều năm

Ôi SLA, Batman! Không có gì lạ khi việc ngắt kết nối khi đang trong kỳ nghỉ cảm thấy như một gánh nặng. Các phản hồi OOO trông như thế này đặt ra kỳ vọng gần như không thể. Nội bộ, mọi người đáng lẽ nên biết rằng bạn đang trong kỳ nghỉ thì có lẽ đã biết, và bên ngoài, hầu hết các email bạn nhận được không yêu cầu phản hồi, đúng giờ hay không. (Lưu ý: Nếu bạn có khách hàng bên ngoài, hãy gửi cho họ một cập nhật ngắn rằng bạn sẽ ra ngoài và kế hoạch dự phòng là gì - và nó không nên bao gồm việc bạn phải kiểm tra lại.)

Thay vào đó, hãy định dạng một tin nhắn tự động trả lời ngoài văn phòng trông hợp lý hơn một chút và giảm bớt gánh nặng của bạn:

"Tôi đang trong kỳ nghỉ và sẽ bắt đầu phản hồi tất cả các vấn đề còn lại khi tôi trở lại."

Điều này không chỉ nhấn mạnh rằng bạn không phản hồi ngay bây giờ, mà nó cũng không ép bạn phải ngay lập tức bắt đầu trả lời ngay khi bạn quay lại. Không có thông tin thừa và không mở rộng đồng nghiệp của bạn đến việc tiềm năng không mong muốn.

Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng không gian OOO của bạn để làm nổi bật một số công việc mà bạn thực sự tự hào về (“Trong khi bạn đang chờ đợi, tại sao không xem sản phẩm mới nhất của chúng tôi?”), hoặc thể hiện một chút cá tính (“Tôi hiện đang đi chuyến xe đường dài theo tuyến đường lịch sử 66. Tìm hiểu thêm về nó tại đây.”)

Làm cho mọi người dễ dàng thấy những gì cần xảy ra trong thời gian vắng mặt của bạn

Trong kỳ nghỉ một tuần gần đây và bị trễ, tôi đã tạo một Guru Card (dựa trên mẫu này) không chỉ trình bày khi nào tôi nghỉ và kế hoạch cho sự vắng mặt của tôi mà còn trong hoàn cảnh nào là OK để liên lạc với tôi. Hãy cùng xem qua:

Tiêu đề làm cho nó dễ dàng tìm kiếm cho mọi người trong công ty có thể băn khoăn về điều gì đó, và thông tin này được lặp lại ở đầu Thẻ để nhấn mạnh khi nào tôi sẽ không liên lạc được.

Tại đây, tôi làm rõ rằng tôi a) không mong đợi làm việc vì tôi không mang máy tính bên mình và b) trong những tình huống hạn chế (và thực sự, không thực tế) nào là chấp nhận được để liên lạc với tôi. Tôi cũng chỉ đạo mọi người đến những người có thể cho họ câu trả lời. Mọi thứ khác sẽ phải chờ.

Đây là lúc người kiểm soát bên trong tôi thể hiện ra - và đúng, tôi hơi xấu hổ (tất cả những người này đều biết những gì họ cần làm), nhưng nó giúp tôi yên tâm rằng mọi thứ đã được ghi lại, có nghĩa là tôi không phải lo lắng về nó trong khi tôi đang chơi (đọc: đang thua trong) blackjack.

Tôi đã nhắm đến việc tinh chỉnh những ưu tiên lớn nhất cho đội của mình ngoài những công việc hàng ngày của chúng tôi. Đây thực sự là những gì tôi đã cho phép tiếp tục mà không cần tham vấn với tôi.

Cuối cùng, tôi nhắc lại những gì tôi coi là nghĩa vụ của mình để đảm bảo mọi người đều biết tôi thực sự, thực sự, chắc chắn không làm việc. Không có cách nào mà nếu bạn là một nhân viên Guru đang nghĩ đến việc liên hệ với tôi mà bạn không thấy rõ rằng tôi đang vắng mặt.

Để làm cho điều này hoàn toàn và thực sự rõ ràng, tôi đã tạo một liên kết Bitly cho Thẻ này, và đã làm trạng thái Slack của tôi như đã nêu ở trên. Nhưng tôi đã đi xa hơn một bước! Tôi đã thay đổi tên hiển thị của mình thành "Leah đang OOO 4/26-4/30" và đã làm trạng thái của mình như sau:

Câu hỏi bạn đang hỏi bây giờ là... liệu nó có hiệu quả không? Tôi đã hoàn toàn ngắt kết nối chưa?

Gần như. Khi tôi nhận ra rằng tôi đã quên xóa Slack khỏi iPad của mình, tôi đã kiểm tra nó một lần vào giữa tuần. Thực tế là mọi thứ đều ổn và không ai cần tôi (sốc!), vì vậy tôi đã đóng iPad và chuyển sự chú ý của mình trở lại với việc tìm ra lý do tại sao mọi người lại thích đi bộ đường dài đến vậy.

Thay đổi cách chúng ta suy nghĩ về thời gian nghỉ

Như một xã hội, chúng ta cần xem xét lại mối quan hệ của mình với công việc, nhưng trong thời gian chờ đợi, chúng ta có thể bắt đầu bằng việc thực hiện những thay đổi trong công ty của mình và trong bản thân. Đây là một bài tập quản lý thay đổi cụ thể mà bạn có thể bắt đầu trong công ty mình bằng cách có được cảm giác cơ bản về cách mọi người có thể ngắt kết nối với công việc và thực hiện các bước trên để đảm bảo rằng việc ngắt kết nối và nạp lại năng lượng là điều bình thường, không phải là ngoại lệ.