Tôi chưa bao giờ muốn làm một người lập kế hoạch sự kiện, và đâu đó, tôi đã lên kế hoạch cho các sự kiện công ty kể từ khi công ty khởi nghiệp tiếp thị kỹ thuật số mà tôi làm việc hợp tác với Facebook tại Ace Hotel hồi đó (Facebook vừa mở API quảng cáo của mình và internet và khả năng chú ý của chúng ta sẽ không bao giờ giống như trước). Tôi luôn nghĩ rằng sự kiện nhiều hơn là công việc chiến thuật thay vì chiến lược, tiếp cận chúng như một cái gì đó gần hơn với việc chuẩn bị bữa tối Lễ Tạ Ơn, nóng hổi, tính toán tất cả các hạn chế về chế độ ăn uống.

Làm việc từ xa vào năm 2021 đã làm thay đổi câu chuyện của tôi (thứ duy nhất tôi có thể kiểm soát) về việc lập kế hoạch cho các sự kiện công ty. Các sự kiện ảo nội bộ nên là một ưu tiên chiến lược của công ty và nên được định vị như vậy theo mặc định. Các sự kiện này thiếu cơ hội có ý nghĩa cho sự giao lưu vào ban đêm, nhưng chúng chiếm dụng tài nguyên đắt đỏ và hữu hạn về thời gian và sự chú ý của chúng ta. Tuy nhiên, nếu không có sự chủ động về cách thời gian trên màn hình quý giá này được sử dụng, các sự kiện ảo có thể mệt mỏi và gây thất vọng.

Tại Guru, tôi cố gắng giúp đội ngũ của mình làm việc tốt hơn bằng cách phát triển và thử nghiệm các quy trình đảm bảo sức khỏe kỹ thuật số và cải thiện thông tin liên lạc nội bộ. Theo Quỹ Slack cho Tương Lai của Công việc, "83% [nhà sáng lập] tin rằng thách thức lớn nhất của họ khi chuyển sang làm việc từ xa là đảm bảo rằng nhân viên của họ cảm thấy gắn bó và kết nối với công việc của họ."

Mọi thứ đều là thông tin liên lạc nội bộ

Nếu thách thức lớn nhất là thúc đẩy sự gắn kết và kết nối, thì giải pháp nằm ở cách tiếp cận và quy trình xung quanh việc giao tiếp thay vì một phần mềm/công cụ cụ thể. Từ những nội dung của lời mời trong lịch, đến chiếc thùng 2-gallon bỏ không ở tầng dưới, cách mà chúng ta tiếp cận và kết nối với nhau là điều quan trọng. Sự công nhận công khai và cách truyền đạt có thể làm cho một ngày của ai đó tốt đẹp hơn. Những mong đợi không rõ ràng về lý do bạn có mặt trong cuộc họp và cách bạn sẽ đóng góp giá trị cho cuộc thảo luận có thể làm mất đi tinh thần của nó.

Làm thế nào mà Lễ Khởi động Công ty (CKO) có thể tác động tích cực đến doanh thu và tinh thần (làm cho nhân viên hài lòng) khi họ đã mệt mỏi và có thể bị thiếu hụt vitamin D? Làm thế nào chúng ta có thể tạo động lực cho một đội ngũ mà sự chú ý bị phân tán?

Cách chúng tôi lập kế hoạch cho sự kiện ảo của mình

Vậy sau một năm hội nghị video và tất cả các thách thức đi kèm với chúng, chúng tôi đã thiết lập sự kiện quy mô lớn này để thành công như thế nào?

1. Chúng tôi đã cung cấp sự minh bạch và trách nhiệm về Kế hoạch Công ty FY22 của chúng tôi

Ngày trước Lễ Khởi động ảo, Giám đốc điều hành của chúng tôi đã gửi một thông báo đến tất cả nhân viên. Cùng với các chi tiết và mong đợi sự kiện cần thiết, thông điệp được củng cố này bao gồm kế hoạch công ty của Guru và các mục tiêu và kết quả chính (OKR) của chúng tôi cho quý.

Mẫu: Khởi động Công ty của bạn - Biết trước khi bạn đi

Tại Guru, chúng tôi gửi thông báo cho nhân viên khi có hành động yêu cầu từ họ. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn nhân viên đến với Hội nghị (sự kiện khởi động đầu tiên) đã đọc và hiểu rõ các mục tiêu và hướng đi của công ty. Mọi thứ đều tốt, nhưng làm thế nào chúng tôi đảm bảo rằng nhân viên không bỏ qua ngữ cảnh thiết yếu này do sự phân tâm?

2. Chúng tôi đã dành thời gian cho việc Đọc Thầm Liên Tục (hay SSR đối với những ai đã đọc Ramona Quimby vào những năm 90)

Chúng tôi đã đặt những khoảng thời gian cụ thể trong lịch cho toàn bộ công ty với các hướng dẫn chi tiết về cách nhân viên có thể sử dụng khoảng thời gian tự solo đó, bao gồm việc bắt kịp những phiên đã được ghi âm trước, hoặc thực hiện các công việc cụ thể liên quan đến các khoản đầu tư của công ty.

"Việc đọc trước đã rất hữu ích và việc xóa lịch họp để tập trung cũng vậy." — Phản hồi của nhân viên

Ví dụ, chúng tôi có một chương trình đào tạo thiên kiến ngầm toàn công ty vào tháng Ba mà yêu cầu nhiều công việc chuẩn bị. Bằng cách thêm thời gian bị chặn vào lịch ngay bây giờ và cho nhân viên của chúng tôi thời gian để thực hiện công việc chuẩn bị đó (quyết không làm vào phút cuối hoặc không làm chút nào), chúng tôi đã cung cấp mọi công cụ cần thiết để tối đa hóa sự kiện trong tương lai.

3. Chúng tôi đã đề xuất rằng việc chia sẻ kiến thức không đồng bộ trở thành phương pháp giao tiếp mặc định

Sử dụng một sự kết hợp giữa Guru và Loom (các video ghi hình cung cấp bối cảnh cho tài liệu đã được ghi lại) chúng tôi đã thay thế sự cần thiết phải đọc các tài liệu tại các phiên trực tiếp, làm cho các phiên đó hiệu quả hơn. Sử dụng Guru để ghi nhận thông tin toàn công ty (như việc đạt doanh thu quý 4 của chúng tôi và các xu hướng) mang lại cho nhân viên quyền tự chủ và quyền hạn để khám phá thông tin trong thời gian và không gian mà họ thấy phù hợp.

"Tôi thực sự rất thích việc nhìn thấy toàn bộ tổ chức và đồng bộ với những gì công ty đang làm và hướng đi của nó. Tôi thích chuỗi các Thẻ mà Rick đã xác định những điều này, tính chất không đồng bộ của công việc đó, và sau đó gặp nhau để thống nhất các sáng kiến và áp dụng chúng theo cách cá nhân." — Phản hồi của nhân viên

4. Chúng tôi đã phân chia sự kiện trực tiếp 3 ngày của mình thành khoảng thời gian 10 ngày từ xa

Thông thường, các lễ khởi động của công ty chúng tôi là các sự kiện 3 ngày ngoài trời liên quan đến các buổi thuyết trình cả ngày (và các buổi tối tràn đầy các buổi biểu diễn, bữa tối, câu đố và tiệc tùng). Với việc không còn là lựa chọn, chúng tôi đã cố ý trải rộng các sự kiện toàn công ty trong vòng 2 tuần. Không cần khách sạn dự tính hay kế hoạch bowling, thay vì bắt buộc mọi người phải dành 8 giờ đồng hồ liên tiếp trên Zoom, chúng tôi quyết định tích hợp sự kiện lớn vào một tuần làm việc bình thường hơn.

Cách sắp xếp này cũng có lợi ích là cho phép chúng tôi đặt ra các mong đợi về khi nào thì mọi người sẽ tham gia để tương tác mà không làm mệt mỏi họ. Chắc chắn rằng một mối quan tâm là việc trải đều nội dung và thông điệp trong vòng 2 tuần sẽ giảm đi sức mạnh và sự cấp bách của nó (sau cùng, có thể nó chỉ là một tuần làm việc bình thường). Nhưng trong khi điều đó có thể xảy ra, tôi là một người ủng hộ phương pháp "chậm rãi" để quản lý những thay đổi chiến lược.

5. Chúng tôi đã đảm bảo có những bất ngờ và điều thú vị cho nhân viên (và hỗ trợ USPS trong quá trình này)

Để biến lễ khởi động ảo này thành một lễ khởi động thú vị, không phải một lễ khởi động trực tiếp thông thường, chúng tôi đã hợp tác với đội ngũ thương hiệu tuyệt vời của mình để rải các bất ngờ và những miếng kiến thức xuyên suốt sự kiện. Chúng tôi đã lồng ghép thực phẩm, giải thưởng, phần thưởng, các cuộc thi và nội dung tương tác trong suốt mỗi ngày của lễ khởi động thông qua Slack và Guru.

Có lẽ phần quan trọng nhất—và thú vị—của CKO này là một mảnh ghép toàn công ty được dẫn dắt bởi Nhân vật Bí Ẩn (có đầy đủ hồ sơ Slack và thẻ Câu Chuyện Cuộc Sống Guru) mang tên Người Giữ Kiến Thức người đã giúp chúng tôi làm việc cùng nhau để tìm phần thưởng lớn nhất của công ty cho việc hoàn thành sự kiện: bên cạnh một gói quà tặng (frisbee, mũ len, trang phục thể thao chic như thường lệ) chúng tôi đã tặng đội ngũ của mình một cuối tuần 4 ngày.

Những gì chúng tôi đã học được về việc tổ chức một sự kiện ảo

"Mặc dù chúng tôi không trực tiếp nhưng mọi thứ đều cảm thấy rất đặc biệt và tôi cảm thấy gắn kết với sứ mệnh và đội ngũ của Guru." — Phản hồi của nhân viên

Vừa mới hoàn thành lễ khởi động kéo dài 10 ngày của chúng tôi, đây là những gì chúng tôi đã phát hiện ra: đặt ra những kỳ vọng—và sau đó vượt qua chúng—là chìa khóa để thực hiện một sự kiện hoàn toàn từ xa. Trong một môi trường làm việc từ xa, sự phân tâm là điều hiển nhiên. Để phá vỡ trạng thái bình thường đó, biết được cách bạn có thể được mong đợi chi tiêu thời gian sẽ giúp chúng ta giữ tập trung—nhưng thật bất ngờ ở những điểm mà sự chú ý có thể bắt đầu suy giảm giúp chúng ta tái cấu trúc lại và tham gia lại.