Cảm giác đó? Quá tải thông tin.

Bạn biết cảm giác: tất cả các dấu chấm đỏ, tiếng ping và thông báo chào đón bạn khi bạn đăng nhập vào buổi sáng. Chẳng mấy chốc, đã đến giờ ăn trưa và bạn đã dành thời gian để xử lý những việc dường như như một trăm vụ hỏa hoạn. Thật khó để biết nên bắt đầu từ đâu, và bạn phải chạy qua các hệ thống để tìm những gì cần thiết. Để làm mọi thứ tệ hơn, bạn còn chưa có cơ hội để mổ xẻ dự án lớn mà bạn đã hứa với bản thân rằng sẽ làm.

Quá tải thông tin là một vấn đề giao tiếp

Quá tải thông tin mà bạn đang trải qua có thể là một vấn đề giao tiếp. Sẽ dễ hơn cho các đội tập trung chia sẻ thông tin giữa các bên liên quan trong đội vì họ có các công cụ riêng được thiết kế để làm điều đó. Những hệ thống này khiến việc di chuyển thông tin giữa các nhóm trở nên khó khăn hơn gấp bội, dẫn đến sự không đồng bộ, làm việc trùng lặp và – đúng rồi – quá tải thông tin.

Bạn có thể nghĩ về giao tiếp như những hoạt động theo thời gian thực: gửi tin nhắn trong ứng dụng trò chuyện, ngồi trong một cuộc họp, hoặc đi đến bàn của ai đó để kiểm tra thông tin. Nhưng giao tiếp xảy ra mỗi khi thông tin truyền từ người này sang người khác.

Và mỗi khi thông tin truyền từ người này sang người khác, có một cơ hội để thông tin đó trở thành tri thức: thứ giúp mọi người làm việc tốt hơn. Đặc biệt trong các nơi làm việc hybrid và từ xa, điều này có nghĩa là nhiều công việc giao tiếp được thực hiện trong khi đọc hoặc xem thông tin đã được tạo ra trước đó. Tại sao không làm cho việc đó trở nên dễ dàng hơn để thông tin chuyển hóa thành tri thức?

Guru: cải thiện giao tiếp, xóa bỏ quá tải thông tin

Chuyển đổi thông tin thành tri thức là điều mà Guru thực hiện. Guru được thiết kế để trở thành nguồn thông tin chính của bạn trên các nhóm và chức năng. Các công ty sử dụng Guru để nắm bắt và chia sẻ thông tin quan trọng (và giữ cho thông tin đó chính xác) trong khi giảm áp lực của quá tải thông tin và giúp người dùng giữ được sự tham gia và hiệu quả công việc.

Thay vì các nhóm khác nhau chất đống một đống tài liệu ở khắp nơi và hy vọng rằng mọi người có thể tìm ra cách làm việc với nhau khi cần, mọi người đều biết tri thức quan trọng nhất, cập nhật nhất sống ở Guru. Không lộn xộn, không căng thẳng, không quá tải. Và chúng tôi đang cập nhật phần mềm của mình để làm cho việc chống lại quá tải thông tin còn dễ dàng hơn!

Thông báo về thông báo!

Một trong những thách thức lớn nhất mà các công ty phải đối mặt là giữ cho nhân viên cùng một quan điểm khi nói đến các sáng kiến trong toàn công ty. Với tính năng thông báo của Guru, thật dễ dàng để gửi thông tin đến mọi người trong đội Guru của bạn và đảm bảo rằng họ đã xem qua.

Chúng tôi đã học được nhiều điều từ các khách hàng đang sử dụng Thông báo Tri thức, và chúng tôi đang đổi tên tính năng đó thành thông báo vì chúng tôi đã thấy đây là một cách hữu hiệu để đánh dấu thông tin quan trọng mà mọi người cần biết. Khi bạn gửi một thông báo, các thành viên trong đội sẽ được nhắc đọc Thẻ (có thể trong Guru, Slack hoặc Teams) và xác nhận rằng họ đã đọc thông tin. Bạn có thể nhận báo cáo về những ai đã đọc Thẻ và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều ở cùng một trang. Gửi thông báo đến từng cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ đội ngũ trên Guru.

Guru đã có một lịch sử dài sử dụng tính năng này để gửi thông báo trên toàn công ty! Knewsletter của Guru (tri thức + tin tức – có hiểu không?) là một Thẻ với một cái nhìn tổng quan hàng tuần về thông tin quan trọng có liên quan đến các đội ở công ty. Điều này đặc biệt quan trọng trong những thời điểm thay đổi nhanh chóng. Cuộc sống trong thế giới công nghệ di chuyển rất nhanh – các chính sách thay đổi, các chiến lược chuyển dịch, và mọi người đều muốn biết các quy tắc về việc mang khách (và chó!) đến văn phòng.

Vì vậy từ các cập nhật sản phẩm đến những thay đổi trong hoạt động cho đến các nhắc nhở về đặc quyền và kỳ nghỉ của công ty, Knews giữ cho mọi người kết nối với cùng một mục tiêu. Đó là lý do tại sao việc gửi một thông báo cho Thẻ Knews - và yêu cầu mọi người xác nhận rằng họ đã đọc nó - có ý nghĩa với chúng tôi. Đây là cách để các chuyên gia về chủ đề lan tỏa tri thức, giúp nhân viên thấy điều gì là quan trọng nhất và đảm bảo rằng các quản lý trong đội được hiểu những sáng kiến toàn công ty. Mọi người đều thắng!

Một trải nghiệm bảng điều khiển đáng giá hơn

Để dễ dàng hơn cho mọi người nhìn thấy thông tin quan trọng nhất trong toàn công ty một cách nhanh chóng, chúng tôi đang cập nhật bảng điều khiển trong ứng dụng web Guru với một phần mới hiển thị thông báo đã được gửi đến tất cả thành viên trong đội Guru của bạn.

Chỉ cần đăng nhập vào ứng dụng web của Guru, đi đến trang chính và bạn sẽ thấy bảng điều khiển mới làm nổi bật các thông báo gần đây nhất đã được gửi đến nhóm "tất cả thành viên" trong phiên bản Guru của bạn. Đó là một cách tham khảo nhanh cho nhân viên để tập trung vào những gì quan trọng, theo thời gian thực và không bị ồn ào.

Điều hướng trong ứng dụng web của Guru đã dễ dàng hơn!

Có những lúc bạn cần đi sâu hơn vào tri thức chia sẻ của công ty. Định hướng cho một dự án đang diễn ra, thích nghi với vai trò mới hoặc hiểu cấu trúc đội mới là những việc đòi hỏi bạn phải xem xét thông tin qua nhiều Thẻ, được lưu trữ trong Bộ sưu tập và Bảng.

Đó là lý do tại sao chúng tôi phát hành một trải nghiệm điều hướng mới giúp việc nhìn thấy thông tin ở Guru trở nên dễ dàng hơn. Một thanh bên trái quen thuộc và điều hướng lồng ghép giúp người dùng không chỉ thấy Thẻ, mà còn biết chúng nằm ở đâu trong cấu trúc tri thức của bạn. Nó trở nên đơn giản hơn để duyệt và dễ hơn để tiêu thụ thông tin. Và bây giờ mỗi Thẻ đều có đường dẫn đầy đủ cho thấy chính xác vị trí của Thẻ trong cấu trúc tri thức của bạn.

Chúng tôi cũng đã thêm khả năng ghim Bộ sưu tập vào thanh bên trái của bạn để người dùng có thể tùy chỉnh trải nghiệm duyệt của họ (và không bao giờ mất Bộ sưu tập tiện lợi đó nữa). Ghim Bộ sưu tập là một cách tuyệt vời để nhân viên tùy chỉnh Guru để họ có thể tìm thấy những gì cần thiết nhanh hơn. Và đừng quên về Thẻ và Bảng yêu thích! Mọi người có thể chọn Thẻ và Bảng để thêm vào danh sách Yêu thích của mình và tùy chỉnh cách họ tìm thấy thông tin trong Guru.

Guru (vẫn) hoạt động nơi bạn làm việc

Một trong những điều tuyệt vời về Guru là nó mang đến cho mọi người nhiều tùy chọn tìm kiếm thông tin họ cần để xuất sắc trong công việc:

• Sử dụng tiện ích mở rộng trên các ứng dụng web của bạn: Để có câu trả lời nhanh và hướng dẫn cho các tác vụ hàng ngày, tiện ích mở rộng của Guru nằm ngay trên các ứng dụng mà bạn và các thành viên trong nhóm đang sử dụng. Xem cách đăng ký cho kỳ nghỉ xứng đáng ngay trên hệ thống nhân sự của bạn!
• Tìm và nắm bắt thông tin từ các ứng dụng trò chuyện: Slack và Teams là nơi công việc diễn ra, và Guru luôn sẵn sàng hỗ trợ. Nhận câu trả lời, nắm bắt thông tin, tìm kiếm Guru và xác minh các Thẻ mà không cần rời khỏi ứng dụng trò chuyện của công ty. Mẹo hữu ích: hãy xem tab Trang chủ mới trong ứng dụng Slack của Guru để có bảng cheat sheet về những gì bạn có thể làm với Guru + Slack. Thêm thông tin về tab Trang chủ trong cộng đồng Guru!
• Đi sâu hơn trong ứng dụng web của Guru: Đôi khi bạn muốn dành thời gian để đọc kỹ hơn. Các Bộ sưu tập và Bảng trong Guru là cách tuyệt vời để xem thông tin được nhóm lại và dễ dàng hơn để thấy bức tranh tổng thể từ tri thức mà công ty đã thu thập.

Guru tính toán: thông tin + giao tiếp = tri thức, được quản lý

Khi bạn giải quyết những vấn đề giao tiếp ẩn sâu bên dưới việc thu thập và chia sẻ thông tin, bạn đã tạo ra một cú đánh nghiêm túc vào quá tải thông tin. Guru giữ cho các đội đồng bộ xung quanh thông tin quan trọng nhất với các thông báo, cung cấp nhiều cách để tìm kiếm và duyệt thông tin, và thậm chí cung cấp cho mọi người tùy chọn để tùy chỉnh trải nghiệm của họ dựa trên những gì quan trọng nhất với vai trò cá nhân của họ.

Tốt nhất, Guru được thiết kế để dễ sử dụng đối với các nhà lãnh đạo, quản trị viên và nhân viên. Với Guru như nguồn thông tin chính của bạn, các nhà lãnh đạo có thể tự tin rằng các nhóm của họ đang cùng nhau theo một hướng, các quản trị viên có thể dễ dàng cấp quyền truy cập vào tri thức đã lưu trữ, và các nhân viên có thể tự tin làm công việc hàng ngày của mình – và không bị quá tải thông tin!