Hãy dành một chút thời gian để nghĩ về con người.

Vào thời điểm mà những cụm từ như "làm nhiều hơn với ít hơn" trở nên phổ biến và những con bot đang đập cửa, đôi khi có cảm giác như mọi người đều đang vội vàng thay thế công việc của chúng ta, những con người khiêm tốn.

Nhưng rất nhiều những gì con người làm mang lại giá trị không thể thay thế - không phải bây giờ, và cũng không bao giờ.

Lấy niềm tin làm ví dụ. Tại Guru, chúng tôi luôn tin rằng con người đóng vai trò giá trị độc nhất trong việc xây dựng niềm tin vào độ chính xác của thông tin được lưu trữ trong một hệ thống giống như của chúng tôi. Từ ngày đầu tiên, chúng tôi đã cảm thấy điều quan trọng là tạo ra một kết nối rõ ràng giữa kiến thức viết và những con người đứng sau kiến thức đó.

Hôm nay chúng tôi thể hiện kết nối này với quy trình xác minh của mình: Khi ai đó xem kiến thức trong Guru, họ không chỉ có thể thấy khi nào thông tin được xem xét và xác minh lần cuối, mà họ còn có thể thấy tên và ảnh đại diện của người đã xác minh nó.

Ví dụ, nếu tôi muốn xem lộ trình sản phẩm của Guru, tôi có thể thấy rằng nó đã được xác minh gần đây bởi Ly Nguyen, Phó Giám đốc Quản lý Sản phẩm của Guru. Thấy rằng Ly đã xác minh lộ trình giúp tôi theo nhiều cách:

• Tôi biết rằng Ly là một phó giám đốc trong đội ngũ sản phẩm và do đó có chuyên môn và quyền hạn để xác nhận rằng thông tin là chính xác.
• Tôi cũng biết Ly; chúng tôi đã làm việc cùng nhau nhiều năm, vì vậy tôi biết rằng khi cô ấy nói điều gì đó đã được cập nhật, cô ấy có ý nghĩa điều đó.
• Thấy rằng Ly đã xác minh kiến thức cho tôi biết rằng cô ấy là người mà tôi nên đến nếu tôi có câu hỏi tiếp theo.

Trong một tình huống như thế này, một điều thú vị đang xảy ra: "Kiến thức công ty" đang được nâng cao bởi "kiến thức nhân viên" - kiến thức về con người đứng sau công việc.

Tầm quan trọng của loại kiến thức này thường bị bỏ qua, nhưng nhân viên tại các công ty ở khắp nơi dựa vào nó để trả lời những câu hỏi như:

"Vai trò của người này là gì?"

"Ai là người mà họ báo cáo?"

"Thời gian nào là hợp lý để đặt một cuộc họp với họ?"

Hầu hết các công ty cung cấp cho các đội ngũ của họ thông tin mà họ cần để trả lời những câu hỏi đơn giản như thế này - thông tin như chức vụ, ngày bắt đầu và múi giờ của một người thường có sẵn trong hệ thống HRIS, chẳng hạn. Nhưng những thông tin này chỉ mới là bề mặt của tất cả kiến thức nhân viên có sẵn. Và chúng không giúp các đội trả lời những câu hỏi phức tạp hơn như:

"Chuyên môn của người này nằm ở đâu?"

"Những ưu tiên hiện tại của họ là gì?"

"Làm thế nào tôi có thể hợp tác hiệu quả với họ?"

Tôi dám cá rằng tất cả chúng ta đều thường xuyên đặt ra những câu hỏi như thế này - khi tham gia một cuộc gọi Zoom với một nhân viên mới, bắt đầu một dự án đa chức năng, hoặc chuẩn bị để phản hồi với một đồng đội, chẳng hạn.

Mặc dù những câu hỏi như vậy rất phổ biến trong các văn phòng hiện đại, nhưng thực sự rất khó khăn để nhân viên có được cái nhìn sâu sắc mà họ cần về những người mà họ hợp tác, học hỏi và phụ thuộc để hoàn thành công việc tốt nhất.

Sau tất cả, theo hiệu ứng Dunbar, con người chỉ có thể duy trì tối đa 150 mối quan hệ xã hội ổn định cùng một lúc. Vì vậy, bất kỳ công ty nào có, chẳng hạn như hơn 100 thành viên trong đội, gần như chắc chắn có những nhân viên đang khao khát biết thêm về những người mà họ làm việc cùng.

Điều này làm nổi bật tầm quan trọng không chỉ có quyền truy cập vào thông tin công ty đáng tin cậy ("cái gì"), mà còn có quyền truy cập vào thông tin nhân viên đáng tin cậy ("ai") bên cạnh đó. Khi điều này trở nên khả thi, nhân viên có thể nhận được bối cảnh mà họ cần. Và với bối cảnh đó, họ có thể thiết lập những kết nối có ý nghĩa hơn với nhau. Và khi các đội cảm thấy kết nối với nhau, họ hợp tác tốt hơn.

Kiến thức nhân viên: bối cảnh, kết nối, hợp tác

Giả sử bạn là một người quản lý đang làm việc cho một công ty mới. Bạn có những nhân viên trực tiếp mới và bạn cần nhanh chóng nắm bắt cách hỗ trợ họ một cách tốt nhất.

Chìa khóa của bạn cho sự thành công sớm? Bối cảnh về những người trong đội của bạn.

Bạn sẽ muốn có thể tìm thấy ngày bắt đầu của mỗi nhân viên. Điều này sẽ cho bạn biết ai là người có kinh nghiệm nhất và ai có thể cần hỗ trợ nhiều hơn. Bạn cũng sẽ cần thông tin về múi giờ và giờ làm việc. Điều này sẽ giúp bạn tránh việc lên lịch các cuộc họp hoặc nhắn tin cho đội của bạn vào những thời điểm không hợp lý.

Đặc biệt hơn, bạn sẽ muốn biết ai đang làm việc gì và lĩnh vực chuyên môn của từng cá nhân nằm ở đâu. Điều này sẽ mang lại cho bạn cái nhìn nhanh chóng về cách tốt nhất để hỗ trợ mỗi thành viên trong đội và cách phát huy chuyên môn mà bạn có trong đội.

Khi các công ty có thể cung cấp cho nhân viên của họ mức độ bối cảnh này về nhau, nó có thể giúp những nhân viên mới bắt đầu một cách dễ dàng. Nhưng hơn thế nữa, nó có thể tạo ra một cảm giác kết nối liên tục giữa mọi người.

Khi nhân viên biết phong cách làm việc, ưu tiên, và lĩnh vực chuyên môn của đồng nghiệp, họ có thể nhận ra những điểm tương đồng và sở thích chung. Họ có thể bỏ qua những điều ngượng ngùng ban đầu và chuyển tới phần mà họ có thể tự tin thảo luận về những chủ đề làm kích thích và hứng thú cả hai - nói cách khác, phần tạo ra một kết nối có ý nghĩa giữa hai đồng đội.

Và khi các đồng đội cảm thấy kết nối, họ hợp tác tốt hơn.

Khi một nhóm đa chức năng được tập hợp lại để bắt đầu một dự án mới, sự thành công của họ sẽ phụ thuộc vào những điều như khả năng chia sẻ phản hồi, sự hiểu biết về điểm mạnh của nhau, và mức độ mà họ cảm thấy an toàn về tâm lý để đặt ra những câu hỏi khó và chia sẻ những ý tưởng táo bạo. Văn hóa kiểu này gần như không thể thiết lập nếu nhân viên cảm thấy không kết nối với nhau, nhưng nếu các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào kiến thức về phong cách làm việc, các dự án trước đó, và kỹ năng độc đáo của các đồng nghiệp, họ có khả năng thành công cao hơn.

Guru+HRIS: giới thiệu hồ sơ nhân viên

Tại Guru, tầm nhìn của chúng tôi là giúp các đội ở khắp nơi dễ dàng truy cập kiến thức nhân viên và có cái nhìn tổng quan về những người mà họ làm việc cùng - họ là ai, họ biết gì, và họ thích hợp tác như thế nào. Và giống như cách tiếp cận của chúng tôi đối với kiến thức công ty, chúng tôi nghĩ rằng kiến thức nhân viên luôn nên đáng tin cậy, dễ tìm và luôn nằm trong quy trình làm việc của mỗi người dùng.

Chúng tôi đang xây dựng hướng tới tầm nhìn này với việc ra mắt Hồ sơ Nhân viên - một tính năng mới giúp nhân viên có một nguồn thông tin chính xác về đồng nghiệp của họ, có thể truy cập trực tiếp trong quy trình làm việc của họ.

Hồ sơ của một nhân viên bao gồm thông tin được đồng bộ từ hệ thống HRIS của công ty họ, như họ thuộc đội nào và họ làm việc ở đâu. Mỗi hồ sơ cũng bao gồm khả năng thêm chi tiết về phong cách làm việc và sở thích giao tiếp. Điều chúng tôi hào hứng nhất là thực tế là mỗi hồ sơ bao gồm tất cả các thẻ Guru mà một người đã tạo ra, điều này mang lại cho các đồng nghiệp của họ cái nhìn về những gì họ đang làm và khu vực chuyên môn của họ nằm ở đâu.

Với Hồ sơ Nhân viên, người dùng có thể:

• Truy cập dữ liệu nhân viên đáng tin cậy được đồng bộ từ hệ thống HRIS của họ, giúp họ dễ dàng thấy chi tiết về đội nào một người đang ở, ai là người họ báo cáo và khi nào là ngày bắt đầu của họ.
• Xem tất cả các thẻ Guru của một đồng nghiệp trong một nơi, giúp họ có thể xem những gì họ đang làm và có cái nhìn trước về tương tác tiếp theo của họ 
• Theo dõi công việc của một đồng nghiệp trong Guru, để nhận thông báo mỗi khi họ tạo một thẻ mới và không bỏ lỡ bất kỳ bản cập nhật nào.

Những tính năng này hiện có trong Guru. Và cũng như bất kỳ thẻ Guru nào, hồ sơ có thể được tìm kiếm trong Guru, truy cập thông qua tiện ích mở rộng Chrome của chúng tôi, và có sẵn để hiện lên trong Slack hoặc Teams.

Chúng tôi tin rằng thông tin nhân viên sống trong hệ thống HRIS và kiến thức công ty sống trong Guru có thể lớn hơn tổng số các phần của nó. Nhân viên có thể nhận được bối cảnh cần thiết để tạo ra những kết nối sâu sắc hơn với các đồng đội của họ. Họ có thể sử dụng cảm giác kết nối đó để thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả hơn. Và cuối cùng, họ có thể hiểu sâu hơn về con người đứng sau công việc.