How Guru Uses Guru for Its New Hire Onboarding Process
Tại Guru, chúng tôi sử dụng công cụ của chính mình để thực hiện quy trình onboarding nhân viên mới một cách hiệu quả. Tìm hiểu cách chúng tôi theo dõi tài liệu onboarding và nâng cao đội ngũ.
Đây là ngày đầu tiên của bạn tại một công việc mới. Bạn được chào đón bằng một cái bắt tay và một chiếc máy tính mới sáng bóng. Bạn ngồi xuống bàn làm việc của mình, đăng nhập vào mạng WiFi và... bây giờ thì sao? Bạn có thể có vài buổi đào tạo vào buổi chiều, hoặc một vài bài viết để đọc, nhưng nếu bạn có câu hỏi nào chưa được đề cập trong buổi chào đón thì sao? Bạn sẽ hỏi ai về các câu hỏi về bảng lương hoặc vấn đề với email? Còn điều gì khác bạn cần điền không? Bạn biết rằng bạn sẽ có RẤT NHIỀU thứ để học trong một khoảng thời gian ngắn, vậy bạn nên bắt đầu từ đâu? Thông tin nào bạn nên ưu tiên học hôm nay so với ngày mai so với tuần tới?
Chúng ta đều đã từng ở đó. Bắt đầu một công việc mới không phải là dễ dàng, và số lượng kiến thức bạn phải tiếp nhận và hiểu có thể rất lớn. Và trong khi sếp mới của bạn đã rõ rằng cô ấy có thể trả lời mọi câu hỏi của bạn, bạn không muốn làm phiền cô ấy với từng chi tiết nhỏ.
Tại Guru, nhân viên mới có thể thở phào nhẹ nhõm khi biết rằng mọi thứ họ cần để làm rõ công việc mới đều dễ dàng truy cập trong Guru. Từ các chính sách nhân sự cụ thể, đến quy trình đội nhóm và mẫu email, đến các địa điểm ăn trưa ramen tốt nhất – tất cả đều có trong Guru.
Tại Guru, chúng tôi tin rằng “kiến thức bạn cần để làm việc nên tìm đến bạn nơi bạn làm việc.” Điều này bao gồm cả kiến thức bạn cần để biết cách làm công việc của mình. Khi chúng tôi phát triển tại Guru, chúng tôi đã sử dụng phần mềm quản lý kiến thức của chính mình để chính thức hóa quy trình onboarding của chúng tôi theo cách mang lại quyền tự chủ cho nhân viên mới. Chiến lược onboarding của chúng tôi dựa trên ba thành phần chính:
Cấu trúc linh hoạt của ứng dụng web Guru
Dữ liệu sử dụng theo cấp độ người dùng trong thời gian thực chi tiết
Truy cập minh bạch vào kiến thức đã được xác thực giữa các phòng ban
1. Cấu trúc linh hoạt
Tạo một cấu trúc trực quan cho việc onboarding nhân viên của bạn là điều cần thiết. Các nhân viên mới tham gia vào một chương trình đào tạo có cấu trúc tốt thường có 69% khả năng ở lại công ty lên tới ba năm. Các chương trình đào tạo có thể có nhiều hình thức khác nhau, nhưng vì toàn bộ kiến thức công ty của chúng tôi đã tồn tại ở khắp mọi nơi mà chúng tôi làm việc thông qua Guru, nên không có lý do gì khi không lưu trữ quy trình nhân viên mới trong Guru. Bằng cách đó, nhân viên mới (hoặc những nhân viên không mới – không phải ai cũng nên có quyền truy cập lâu dài vào thông tin từ ngày đầu như các lợi ích đi lại hoặc thẻ tập gym?) có thể xem lại toàn bộ kiến thức đào tạo thông qua Guru, thay vì phải điều hướng đến một giải pháp riêng.
Cấu trúc phân cấp của ứng dụng web của Guru rất lý tưởng cho việc tổ chức tất cả các loại kiến thức, bao gồm tài liệu đào tạo. Xem ví dụ bên dưới để thấy cách đội ngũ Khách hàng thành công của chúng tôi tiếp cận đào tạo. Chúng tôi lưu trữ toàn bộ kiến thức đào tạo cho mọi vai trò CS trong một nơi. Từ đó, nhân viên mới có thể tìm hiểu sâu vào các chi tiết của vai trò cụ thể của họ. Trong Bảng chuyên dụng cho CSM, chúng tôi tổ chức tất cả kiến thức CSM cần để hoàn thành quá trình đào tạo trong các Thẻ riêng biệt, như CSM - Tuần 3. Chúng tôi phân chia trách nhiệm của vai trò, các mục tiêu tổng thể của việc tiếp nhận nhân viên, các nhiệm vụ, và tài liệu đọc cho 12 tuần đầu tiên trong sự nghiệp của một nhân viên mới tại Guru.
Định dạng này cho phép một nhân viên mới tiếp thu kiến thức theo nhịp độ của họ, cũng như tham khảo lại bất kỳ thông tin nào trong suốt quá trình onboarding của họ.
Các giải pháp onboarding khác có thể rất cứng nhắc, yêu cầu người dùng hoàn thành các mô-đun theo một thứ tự cụ thể và cung cấp rất ít cái nhìn tổng quan về toàn bộ chương trình onboarding. Tại Guru, bất kể một nhân viên mới muốn nhảy qua nhảy lại và tiêu thụ kiến thức theo cách mình muốn, hoặc từ từ đi qua các thẻ bảng theo từng thẻ, điều đó đều ổn – Guru có thể phù hợp với bất kỳ phong cách học tập nào.
Bắt đầu tạo cơ sở kiến thức của bạn với mẫu này:
Chúng tôi cố gắng mang lại cho những nhân viên mới cảm giác độc lập từ ngày đầu tiên bằng cách trao quyền cho họ để dễ dàng tìm kiếm tài liệu đào tạo thay vì áp dụng một cách tiếp cận ‘danh sách kiểm tra’ thông thường. Thay vì áp dụng cách tiếp cận từ trên xuống, một kích thước phù hợp với tất cả cho việc onboarding, chúng tôi sử dụng Guru để kết nối một cách cụ thể những điểm mạnh của một nhân viên với cách mà họ sẽ góp phần vào thành công của công ty.
Guru cũng giúp cho các quản lý tùy chỉnh cấu trúc onboarding của họ và định dạng kiến thức theo những cách linh hoạt và hấp dẫn. Trình biên tập thẻ mạnh mẽ của Guru cho phép người dùng nhúng nhiều loại nội dung vào các thẻ, bao gồm video, PDF, hình ảnh và thậm chí cả nội dung phong phú từ các ứng dụng khác như Google Docs. Guru hỗ trợ chỉnh sửa trong ứng dụng cho phép người dùng có khả năng thay đổi nội dung nhúng mà không cần rời khỏi Guru.
Tính năng link thẻ đến thẻ cũng rất lý tưởng cho việc tham khảo các thẻ từ các bảng khác, hoặc thậm chí giữa các bộ sưu tập của các phòng ban khác nhau (tức là “Hãy xem các câu hỏi thường gặp hàng đầu của đội ngũ Bán hàng tại đây.”) Việc có thể liên kết hoặc sao chép các khung hiện có cũng giúp các quản lý không phải tái tạo lại chiếc xe. Có thể đội ngũ hỗ trợ của bạn đã dành nhiều thời gian phát triển một mẫu toàn diện cho một quy trình cụ thể; tại sao không tiết kiệm cho mình chút thời gian (và thêm một lớp nhất quán giữa các phòng ban trong quy trình) và sao chép khung đó cho đội của bạn thay vì tự làm?
Cấu trúc phân tầng của Guru giúp việc tổ chức và tiêu thụ kiến thức trở nên dễ dàng. Nhân viên mới của chúng tôi có thể được onboarding theo nhịp độ của họ và các quản lý của chúng tôi có quyền tự chủ hoàn toàn về kiến thức mà nhân viên trực tiếp của họ đang tìm kiếm.
2. Dữ liệu thời gian thực
Đối với một quản lý, việc nhận diện nếu và khi nào một nhân viên mới cần trợ giúp hoặc có câu hỏi về điều gì đó cụ thể trong quá trình onboarding của họ là thách thức. Với dữ liệu theo đội và người dùng của Guru, bạn có thể xem các thẻ mà một nhân viên mới đang đọc, họ đã xem một thẻ cụ thể bao nhiêu lần cũng như những từ khóa nào thường được tìm kiếm bởi một nhóm người dùng cụ thể. Hãy xem ví dụ về các chỉ số Phân tích người dùng dưới đây.
Với dữ liệu theo thẻ, Guru cho phép bạn đảm bảo rằng mọi người mới và không mới trong đội của bạn đều đã xem một phần kiến thức cụ thể. Điều này đặc biệt hữu ích khi đào tạo nhân viên mới vì bạn có thể đi sâu vào các lượt xem Thẻ cụ thể để xem danh sách các người dùng đã và chưa xem Thẻ đó và theo dõi: “Hình như bạn chưa có cơ hội xem qua Thẻ Mẹo Đào Tạo Nhân Viên, hãy kiểm tra tại đây.”
Tính minh bạch về cách mà người dùng đang tiếp nhận kiến thức giữ cho các quản lý luôn được cập nhật và cũng giúp cho việc phát triển chiến lược đào tạo của bạn. Nếu một nhân viên mới đã xem một thẻ 27 lần, điều đó có nghĩa là họ cần tham khảo nó mỗi ngày hay là bởi vì nội dung trong đó có gì đó làm họ khó hiểu? Đó là một sự phân biệt quan trọng và một điều mà các quản lý của chúng tôi có thể tìm ra nhờ vào phân tích của Guru. Các quản lý cũng có thể tìm sâu vào các tìm kiếm trong Guru không tạo ra kết quả để cảm nhận được những gì đồng nghiệp của họ đang tìm kiếm nhưng không tìm thấy. Nếu nhiều người đã tìm kiếm ‘kế hoạch 401K’ mà không có kết quả, điều đó cho thấy có nhu cầu cho một Thẻ mới.
3. Sự minh bạch + Nội dung đã được xác minh = Trao quyền
Một trong những phần quan trọng nhất của đào tạo là đảm bảo rằng kiến thức mà những người mới đang tiếp nhận là được cập nhật. Nếu chương trình đào tạo của bạn bao gồm một phiên bản cũ của bộ slide của bạn hoặc các tài liệu từ trước khi bạn thực hiện đổi mới thương hiệu cuối cùng, những nhân viên mới của bạn sẽ đang tiếp thu kiến thức sai lệch. Mọi phần kiến thức trong Guru đều được gán cho một Người xác minh, người sẽ chịu trách nhiệm giữ cho thông tin đó được cập nhật và chính xác. Các Người xác minh cũng được yêu cầu chỉ định một tần suất mà họ sẽ xác minh lại một phần kiến thức nhất định. Nếu Thẻ đó đạt tới cuối khoảng thời gian tin cậy được cho phép, nó sẽ tự động được gán nhãn ‘Không Đáng Tin Cậy’ cho đến khi người xác minh vào và xác nhận rằng kiến thức đó vẫn chính xác.
Với một chỉ số rõ ràng về trạng thái tin cậy của thẻ, những nhân viên mới có thể cảm thấy tự tin rằng kiến thức mà họ đang tiêu thụ trong Guru là chính xác. Nếu một thẻ là ‘Không được tin tưởng’, hoặc nếu một nhân viên mới có câu hỏi về kiến thức, họ có thể dễ dàng bình luận trên thẻ và hỏi Người xác thực để làm rõ mà không phải va chạm trực tiếp với họ hoặc làm gián đoạn quá trình đào tạo.
Chức năng cấp phép trực quan của Guru cho phép các quản lý thiết lập các quy tắc riêng biệt về ai có thể xem các thẻ và ai có thể chỉnh sửa các thẻ. Tại Guru, chúng tôi tin rằng kiến thức nên được chia sẻ qua các phòng ban, vì vậy gần như tất cả kiến thức của đội ngũ chúng tôi đều có thể được xem bởi mọi nhân viên. Mức độ minh bạch cao này khuyến khích sự hợp tác, giảm sự dư thừa thông tin giữa các đội, và trao quyền cho nhân viên mới với quyền truy cập vào thông tin về hầu hết mọi thứ. Điều này cũng thúc đẩy việc học tập cá nhân khi những nhân viên mới có thể tìm kiếm và tìm thấy thông tin bổ sung có thể là mối quan tâm họ trong các phòng ban.
Onboarding không chỉ là về việc học các chính sách của công ty và quy trình nhóm, mà còn về gặp gỡ đội ngũ mới của bạn. Tại Guru, chúng tôi đã tạo ra một bảng hỏi “Câu chuyện cuộc sống” mà mỗi nhân viên hoàn thành và sử dụng để tạo thẻ Guru đầu tiên của họ. Nó hỏi những câu hỏi như:
Buổi hòa nhạc đầu tiên bạn tham gia là gì?
Chương trình TV/phim yêu thích của bạn?
Những kỹ năng/công việc khác mà bạn mang đến bàn là gì?
Mỗi nhân viên mới đều được yêu cầu tạo thẻ “Câu chuyện cuộc sống” của riêng họ trong tuần đầu tiên tại Guru, điều này trao quyền cho họ học hỏi thêm về phần mềm và thể hiện hết mình tại nơi làm việc. Khi một nhân viên mới tạo thẻ Câu chuyện cuộc sống của họ, toàn công ty sẽ thấy nó xuất hiện trong nguồn hoạt động thẻ mới trong Slack, điều này khuyến khích các nhân viên khác đọc về đồng nghiệp mới của họ và tạo dựng kết nối!
Với quyền truy cập vào câu chuyện cuộc sống của mọi người trong Guru, một nhân viên mới có thể nhanh chóng đặt tên cho các khuôn mặt, kết nối với những người có sở thích tương tự (mặc dù khoảng cách xa), và ngay lập tức cảm thấy như một phần thực sự của cộng đồng Guru. Hơn nữa, vì những Thẻ này sống trong Guru, chúng luôn có thể được tham chiếu cho bất kỳ ai cần làm quen lại với một đồng nghiệp hoặc đơn giản là muốn có một gợi ý về chương trình truyền hình mới.
Kiến thức bạn cần để thực hiện công việc của mình
Guru trao quyền cho mọi người đạt được tiềm năng tối đa của họ bằng cách cung cấp kiến thức họ cần để thực hiện công việc của mình. Tài liệu đào tạo và onboarding nằm hoàn toàn dưới sự bao quát rộng lớn đó của kiến thức. Tại Guru, chúng tôi cố gắng trang bị cho tất cả nhân viên mọi kiến thức cần thiết để thành công. Bằng cách sử dụng sản phẩm của chính mình để chính thức hóa quy trình đào tạo của chúng tôi, chúng tôi tận hưởng định dạng linh hoạt và cấu trúc trực quan, khả năng nhìn thấy các mẫu sử dụng và khoảng cách kiến thức, và tính minh bạch và độ chính xác giữa các phòng ban.
Để biết thêm thông tin về cách đội bạn có thể sử dụng Guru cho việc đào tạo, hãy liên hệ với support@getguru.com.
Đây là ngày đầu tiên của bạn tại một công việc mới. Bạn được chào đón bằng một cái bắt tay và một chiếc máy tính mới sáng bóng. Bạn ngồi xuống bàn làm việc của mình, đăng nhập vào mạng WiFi và... bây giờ thì sao? Bạn có thể có vài buổi đào tạo vào buổi chiều, hoặc một vài bài viết để đọc, nhưng nếu bạn có câu hỏi nào chưa được đề cập trong buổi chào đón thì sao? Bạn sẽ hỏi ai về các câu hỏi về bảng lương hoặc vấn đề với email? Còn điều gì khác bạn cần điền không? Bạn biết rằng bạn sẽ có RẤT NHIỀU thứ để học trong một khoảng thời gian ngắn, vậy bạn nên bắt đầu từ đâu? Thông tin nào bạn nên ưu tiên học hôm nay so với ngày mai so với tuần tới?
Chúng ta đều đã từng ở đó. Bắt đầu một công việc mới không phải là dễ dàng, và số lượng kiến thức bạn phải tiếp nhận và hiểu có thể rất lớn. Và trong khi sếp mới của bạn đã rõ rằng cô ấy có thể trả lời mọi câu hỏi của bạn, bạn không muốn làm phiền cô ấy với từng chi tiết nhỏ.
Tại Guru, nhân viên mới có thể thở phào nhẹ nhõm khi biết rằng mọi thứ họ cần để làm rõ công việc mới đều dễ dàng truy cập trong Guru. Từ các chính sách nhân sự cụ thể, đến quy trình đội nhóm và mẫu email, đến các địa điểm ăn trưa ramen tốt nhất – tất cả đều có trong Guru.
Tại Guru, chúng tôi tin rằng “kiến thức bạn cần để làm việc nên tìm đến bạn nơi bạn làm việc.” Điều này bao gồm cả kiến thức bạn cần để biết cách làm công việc của mình. Khi chúng tôi phát triển tại Guru, chúng tôi đã sử dụng phần mềm quản lý kiến thức của chính mình để chính thức hóa quy trình onboarding của chúng tôi theo cách mang lại quyền tự chủ cho nhân viên mới. Chiến lược onboarding của chúng tôi dựa trên ba thành phần chính:
Cấu trúc linh hoạt của ứng dụng web Guru
Dữ liệu sử dụng theo cấp độ người dùng trong thời gian thực chi tiết
Truy cập minh bạch vào kiến thức đã được xác thực giữa các phòng ban
1. Cấu trúc linh hoạt
Tạo một cấu trúc trực quan cho việc onboarding nhân viên của bạn là điều cần thiết. Các nhân viên mới tham gia vào một chương trình đào tạo có cấu trúc tốt thường có 69% khả năng ở lại công ty lên tới ba năm. Các chương trình đào tạo có thể có nhiều hình thức khác nhau, nhưng vì toàn bộ kiến thức công ty của chúng tôi đã tồn tại ở khắp mọi nơi mà chúng tôi làm việc thông qua Guru, nên không có lý do gì khi không lưu trữ quy trình nhân viên mới trong Guru. Bằng cách đó, nhân viên mới (hoặc những nhân viên không mới – không phải ai cũng nên có quyền truy cập lâu dài vào thông tin từ ngày đầu như các lợi ích đi lại hoặc thẻ tập gym?) có thể xem lại toàn bộ kiến thức đào tạo thông qua Guru, thay vì phải điều hướng đến một giải pháp riêng.
Cấu trúc phân cấp của ứng dụng web của Guru rất lý tưởng cho việc tổ chức tất cả các loại kiến thức, bao gồm tài liệu đào tạo. Xem ví dụ bên dưới để thấy cách đội ngũ Khách hàng thành công của chúng tôi tiếp cận đào tạo. Chúng tôi lưu trữ toàn bộ kiến thức đào tạo cho mọi vai trò CS trong một nơi. Từ đó, nhân viên mới có thể tìm hiểu sâu vào các chi tiết của vai trò cụ thể của họ. Trong Bảng chuyên dụng cho CSM, chúng tôi tổ chức tất cả kiến thức CSM cần để hoàn thành quá trình đào tạo trong các Thẻ riêng biệt, như CSM - Tuần 3. Chúng tôi phân chia trách nhiệm của vai trò, các mục tiêu tổng thể của việc tiếp nhận nhân viên, các nhiệm vụ, và tài liệu đọc cho 12 tuần đầu tiên trong sự nghiệp của một nhân viên mới tại Guru.
Định dạng này cho phép một nhân viên mới tiếp thu kiến thức theo nhịp độ của họ, cũng như tham khảo lại bất kỳ thông tin nào trong suốt quá trình onboarding của họ.
Các giải pháp onboarding khác có thể rất cứng nhắc, yêu cầu người dùng hoàn thành các mô-đun theo một thứ tự cụ thể và cung cấp rất ít cái nhìn tổng quan về toàn bộ chương trình onboarding. Tại Guru, bất kể một nhân viên mới muốn nhảy qua nhảy lại và tiêu thụ kiến thức theo cách mình muốn, hoặc từ từ đi qua các thẻ bảng theo từng thẻ, điều đó đều ổn – Guru có thể phù hợp với bất kỳ phong cách học tập nào.
Bắt đầu tạo cơ sở kiến thức của bạn với mẫu này:
Chúng tôi cố gắng mang lại cho những nhân viên mới cảm giác độc lập từ ngày đầu tiên bằng cách trao quyền cho họ để dễ dàng tìm kiếm tài liệu đào tạo thay vì áp dụng một cách tiếp cận ‘danh sách kiểm tra’ thông thường. Thay vì áp dụng cách tiếp cận từ trên xuống, một kích thước phù hợp với tất cả cho việc onboarding, chúng tôi sử dụng Guru để kết nối một cách cụ thể những điểm mạnh của một nhân viên với cách mà họ sẽ góp phần vào thành công của công ty.
Guru cũng giúp cho các quản lý tùy chỉnh cấu trúc onboarding của họ và định dạng kiến thức theo những cách linh hoạt và hấp dẫn. Trình biên tập thẻ mạnh mẽ của Guru cho phép người dùng nhúng nhiều loại nội dung vào các thẻ, bao gồm video, PDF, hình ảnh và thậm chí cả nội dung phong phú từ các ứng dụng khác như Google Docs. Guru hỗ trợ chỉnh sửa trong ứng dụng cho phép người dùng có khả năng thay đổi nội dung nhúng mà không cần rời khỏi Guru.
Tính năng link thẻ đến thẻ cũng rất lý tưởng cho việc tham khảo các thẻ từ các bảng khác, hoặc thậm chí giữa các bộ sưu tập của các phòng ban khác nhau (tức là “Hãy xem các câu hỏi thường gặp hàng đầu của đội ngũ Bán hàng tại đây.”) Việc có thể liên kết hoặc sao chép các khung hiện có cũng giúp các quản lý không phải tái tạo lại chiếc xe. Có thể đội ngũ hỗ trợ của bạn đã dành nhiều thời gian phát triển một mẫu toàn diện cho một quy trình cụ thể; tại sao không tiết kiệm cho mình chút thời gian (và thêm một lớp nhất quán giữa các phòng ban trong quy trình) và sao chép khung đó cho đội của bạn thay vì tự làm?
Cấu trúc phân tầng của Guru giúp việc tổ chức và tiêu thụ kiến thức trở nên dễ dàng. Nhân viên mới của chúng tôi có thể được onboarding theo nhịp độ của họ và các quản lý của chúng tôi có quyền tự chủ hoàn toàn về kiến thức mà nhân viên trực tiếp của họ đang tìm kiếm.
2. Dữ liệu thời gian thực
Đối với một quản lý, việc nhận diện nếu và khi nào một nhân viên mới cần trợ giúp hoặc có câu hỏi về điều gì đó cụ thể trong quá trình onboarding của họ là thách thức. Với dữ liệu theo đội và người dùng của Guru, bạn có thể xem các thẻ mà một nhân viên mới đang đọc, họ đã xem một thẻ cụ thể bao nhiêu lần cũng như những từ khóa nào thường được tìm kiếm bởi một nhóm người dùng cụ thể. Hãy xem ví dụ về các chỉ số Phân tích người dùng dưới đây.
Với dữ liệu theo thẻ, Guru cho phép bạn đảm bảo rằng mọi người mới và không mới trong đội của bạn đều đã xem một phần kiến thức cụ thể. Điều này đặc biệt hữu ích khi đào tạo nhân viên mới vì bạn có thể đi sâu vào các lượt xem Thẻ cụ thể để xem danh sách các người dùng đã và chưa xem Thẻ đó và theo dõi: “Hình như bạn chưa có cơ hội xem qua Thẻ Mẹo Đào Tạo Nhân Viên, hãy kiểm tra tại đây.”
Tính minh bạch về cách mà người dùng đang tiếp nhận kiến thức giữ cho các quản lý luôn được cập nhật và cũng giúp cho việc phát triển chiến lược đào tạo của bạn. Nếu một nhân viên mới đã xem một thẻ 27 lần, điều đó có nghĩa là họ cần tham khảo nó mỗi ngày hay là bởi vì nội dung trong đó có gì đó làm họ khó hiểu? Đó là một sự phân biệt quan trọng và một điều mà các quản lý của chúng tôi có thể tìm ra nhờ vào phân tích của Guru. Các quản lý cũng có thể tìm sâu vào các tìm kiếm trong Guru không tạo ra kết quả để cảm nhận được những gì đồng nghiệp của họ đang tìm kiếm nhưng không tìm thấy. Nếu nhiều người đã tìm kiếm ‘kế hoạch 401K’ mà không có kết quả, điều đó cho thấy có nhu cầu cho một Thẻ mới.
3. Sự minh bạch + Nội dung đã được xác minh = Trao quyền
Một trong những phần quan trọng nhất của đào tạo là đảm bảo rằng kiến thức mà những người mới đang tiếp nhận là được cập nhật. Nếu chương trình đào tạo của bạn bao gồm một phiên bản cũ của bộ slide của bạn hoặc các tài liệu từ trước khi bạn thực hiện đổi mới thương hiệu cuối cùng, những nhân viên mới của bạn sẽ đang tiếp thu kiến thức sai lệch. Mọi phần kiến thức trong Guru đều được gán cho một Người xác minh, người sẽ chịu trách nhiệm giữ cho thông tin đó được cập nhật và chính xác. Các Người xác minh cũng được yêu cầu chỉ định một tần suất mà họ sẽ xác minh lại một phần kiến thức nhất định. Nếu Thẻ đó đạt tới cuối khoảng thời gian tin cậy được cho phép, nó sẽ tự động được gán nhãn ‘Không Đáng Tin Cậy’ cho đến khi người xác minh vào và xác nhận rằng kiến thức đó vẫn chính xác.
Với một chỉ số rõ ràng về trạng thái tin cậy của thẻ, những nhân viên mới có thể cảm thấy tự tin rằng kiến thức mà họ đang tiêu thụ trong Guru là chính xác. Nếu một thẻ là ‘Không được tin tưởng’, hoặc nếu một nhân viên mới có câu hỏi về kiến thức, họ có thể dễ dàng bình luận trên thẻ và hỏi Người xác thực để làm rõ mà không phải va chạm trực tiếp với họ hoặc làm gián đoạn quá trình đào tạo.
Chức năng cấp phép trực quan của Guru cho phép các quản lý thiết lập các quy tắc riêng biệt về ai có thể xem các thẻ và ai có thể chỉnh sửa các thẻ. Tại Guru, chúng tôi tin rằng kiến thức nên được chia sẻ qua các phòng ban, vì vậy gần như tất cả kiến thức của đội ngũ chúng tôi đều có thể được xem bởi mọi nhân viên. Mức độ minh bạch cao này khuyến khích sự hợp tác, giảm sự dư thừa thông tin giữa các đội, và trao quyền cho nhân viên mới với quyền truy cập vào thông tin về hầu hết mọi thứ. Điều này cũng thúc đẩy việc học tập cá nhân khi những nhân viên mới có thể tìm kiếm và tìm thấy thông tin bổ sung có thể là mối quan tâm họ trong các phòng ban.
Onboarding không chỉ là về việc học các chính sách của công ty và quy trình nhóm, mà còn về gặp gỡ đội ngũ mới của bạn. Tại Guru, chúng tôi đã tạo ra một bảng hỏi “Câu chuyện cuộc sống” mà mỗi nhân viên hoàn thành và sử dụng để tạo thẻ Guru đầu tiên của họ. Nó hỏi những câu hỏi như:
Buổi hòa nhạc đầu tiên bạn tham gia là gì?
Chương trình TV/phim yêu thích của bạn?
Những kỹ năng/công việc khác mà bạn mang đến bàn là gì?
Mỗi nhân viên mới đều được yêu cầu tạo thẻ “Câu chuyện cuộc sống” của riêng họ trong tuần đầu tiên tại Guru, điều này trao quyền cho họ học hỏi thêm về phần mềm và thể hiện hết mình tại nơi làm việc. Khi một nhân viên mới tạo thẻ Câu chuyện cuộc sống của họ, toàn công ty sẽ thấy nó xuất hiện trong nguồn hoạt động thẻ mới trong Slack, điều này khuyến khích các nhân viên khác đọc về đồng nghiệp mới của họ và tạo dựng kết nối!
Với quyền truy cập vào câu chuyện cuộc sống của mọi người trong Guru, một nhân viên mới có thể nhanh chóng đặt tên cho các khuôn mặt, kết nối với những người có sở thích tương tự (mặc dù khoảng cách xa), và ngay lập tức cảm thấy như một phần thực sự của cộng đồng Guru. Hơn nữa, vì những Thẻ này sống trong Guru, chúng luôn có thể được tham chiếu cho bất kỳ ai cần làm quen lại với một đồng nghiệp hoặc đơn giản là muốn có một gợi ý về chương trình truyền hình mới.
Kiến thức bạn cần để thực hiện công việc của mình
Guru trao quyền cho mọi người đạt được tiềm năng tối đa của họ bằng cách cung cấp kiến thức họ cần để thực hiện công việc của mình. Tài liệu đào tạo và onboarding nằm hoàn toàn dưới sự bao quát rộng lớn đó của kiến thức. Tại Guru, chúng tôi cố gắng trang bị cho tất cả nhân viên mọi kiến thức cần thiết để thành công. Bằng cách sử dụng sản phẩm của chính mình để chính thức hóa quy trình đào tạo của chúng tôi, chúng tôi tận hưởng định dạng linh hoạt và cấu trúc trực quan, khả năng nhìn thấy các mẫu sử dụng và khoảng cách kiến thức, và tính minh bạch và độ chính xác giữa các phòng ban.
Để biết thêm thông tin về cách đội bạn có thể sử dụng Guru cho việc đào tạo, hãy liên hệ với support@getguru.com.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
