Một chức năng quan trọng của Nhân sự là quản lý kiến thức nội bộ. Khám phá cách Guru đã tận dụng sản phẩm của chính chúng tôi làm cơ sở kiến thức cho quản lý nhân sự và chia sẻ văn hóa.
Giá trị của Guru được biết đến rộng rãi trong các nhóm tiếp xúc với khách hàng (như bán hàng, thành công của khách hàng, và hỗ trợ) vì đã cung cấp kiến thức theo thời gian thực, nhưng việc truy cập kiến thức đã được xác minh khi và nơi bạn cần là hữu ích cho mọi nhóm - có tiếp xúc bên ngoài hay không. Bên trong Guru, chúng tôi sử dụng sản phẩm của mình trên tất cả các phòng ban, thống nhất kiến thức tập thể của tổ chức để chúng tôi có thể làm việc hiệu quả hơn. Một trường hợp sử dụng nội bộ như vậy là cho nhóm Nhân sự của chúng tôi.
Đây là cái nhìn tổng quan về cách chúng tôi sử dụng Guru để tổ chức kiến thức nhân sự của nhóm Nhân sự của chúng tôi, giúp cho nhân viên của chúng tôi trở nên độc lập và tự tin khi liên quan đến kiến thức nội bộ.
Một trong những lợi ích lớn nhất khi sử dụng Guru cho tài nguyên HR là nó thống nhất tất cả kiến thức để mọi nhân viên có thể truy cập khi và nơi họ cần. Thường thì, tài liệu HR tồn tại dưới dạng PDF hoặc tài liệu cồng kềnh mà khó khăn cho các nhóm HR cập nhật và gây khó chịu cho nhân viên khi truy cập. Bằng cách tổ chức tất cả kiến thức HR của chúng tôi trong Guru, nhóm Nhân sự của chúng tôi có thể thiết lập thông tin theo cách mà dễ dàng truy cập và tiêu hóa.
Nhờ vào tính chất nhỏ gọn của kiến thức trong Guru, chúng tôi có thể phân tích thông tin thành những phần nhỏ hơn và xây dựng các chủ đề bằng cách liên kết giữa các Thẻ (các mảnh kiến thức trong Guru), thay vì chỉ định hướng nhân viên đến các tài liệu lớn mà cuối cùng cảm giác như là quá tải thông tin. Nếu một nhân viên biết chính xác họ đang tìm gì, họ có thể nhập một tìm kiếm đơn giản trong Guru và tìm ra Thẻ chính xác đó và chỉ đọc thông tin họ cần, thay vì phải làm Command F và quét qua một PDF dài. Guru cũng gợi ý kiến thức liên quan, vì vậy một người dùng có thể thấy rằng những nhân viên khác đã xem mảnh kiến thức cụ thể này cũng đã xem những mảnh kiến thức liên quan khác, điều này giúp khám phá kiến thức theo một cách hợp lý và tự hướng dẫn.
Một trường hợp sử dụng chính khác cho Guru trong HR là trong việc giúp những gì chúng tôi gọi là “kiến thức mềm” có một nơi để tồn tại. Những thứ như mật khẩu wifi khách, cách kết nối với máy in, hoặc cách nạp máy pha cà phê thuộc loại kiến thức hữu ích mà nhân viên cần biết, nhưng không phải lúc nào cũng có một nơi trực quan để tồn tại. Bạn có ghim mật khẩu wifi vào kênh Slack của văn phòng không? Bạn có gửi thông tin với hướng dẫn về cách khắc phục sự cố thiết lập một phòng Zoom không?
Với Guru, chúng tôi có thể thêm mọi thông tin liên quan đến nhân viên vào cơ sở kiến thức của chúng tôi, dù lớn hay nhỏ. Chúng tôi cũng có thể bao gồm thông tin mà nhân viên có thể không nhất thiết nghĩ đến việc tìm kiếm nhưng mà chúng tôi muốn họ biết. Ví dụ, một số tổ chức có hướng dẫn về phép lịch sự trên Slack hoặc đặt phòng. Một nhân viên có thể không nghĩ đến việc hỏi, “Khi nào là thời điểm thích hợp để @ kênh chung?” hoặc “Có ổn để đặt phòng bốn chỗ chỉ cho bản thân không?” nhưng nếu kiến thức mềm đó sống trong Guru, họ có thể thấy những thực hành tốt nhất được trình bày trước khi họ vô tình phạm phải sai lầm tại nơi làm việc.
Tương tự, Guru cũng lý tưởng cho việc phát tán thông tin một cách không phiền phức. Nếu một chính sách nhất định được cập nhật mà không cấp bách, chúng tôi có thể chỉ ra trong Guru rằng kiến thức là mới mà không cần phải gõ cho mọi người để kiểm tra. Guru cũng hiển thị kiến thức mới được tạo trong feed hoạt động, vì vậy nếu một nhân viên tò mò thấy kiến thức HR mới được tạo ra, họ có thể kiểm tra nó theo cách của riêng họ.
Giải quyết các đau đầu của HR
Guru cũng giúp nhóm Nhân sự của chúng tôi hoạt động hiệu quả hơn. Làm cho kiến thức HR dễ dàng truy cập cho tất cả mọi người tiết kiệm thời gian cho cả nhóm của chúng tôi và công ty nói chung. Một trong những điểm đau lớn nhất cho các nhóm HR là phải trả lời cùng một câu hỏi nhiều lần. Nếu không có một giải pháp như Guru, thật khó để làm cho các câu hỏi thường gặp dễ dàng tham khảo, nhưng bây giờ khi nhóm của chúng tôi trả lời một câu hỏi tốt và thấy khái niệm đó dễ hiểu với nhân viên hỏi, chúng tôi có thể lấy chính câu trả lời đó và thêm vào Guru để phần còn lại của nhóm có thể tham khảo.
Ghi chép tất cả các loại kiến thức, bao gồm các quy trình chính thức như thông tin về phúc lợi và kiến thức không chính thức hoặc kiến thức mềm như các câu hỏi thường gặp, cũng giải phóng nhóm Nhân sự của chúng tôi khỏi những cuộc trò chuyện giao dịch tốn thời gian. Thường thì, nếu một nhân viên có câu hỏi về một quy trình HR và họ không thể tìm thấy câu trả lời nào trong tài liệu, họ sẽ muốn có một cuộc họp với nhóm của chúng tôi để đi qua quy trình. Dù chúng tôi rất vui khi giúp đỡ nhân viên của mình, những cuộc họp giao dịch một lần để hướng dẫn từng bước một quy trình không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả của nhóm Nhân sự của chúng tôi. Sử dụng Guru để phân tách rõ ràng và dễ tìm các hướng dẫn giúp giải phóng lịch trình của chúng tôi để có thể dành thời gian gặp gỡ với những người về các vấn đề sâu sắc hơn, phức tạp hơn mà họ có thể gặp phải.
Có lẽ tính năng quan trọng nhất của Guru dành cho các nhóm HR là xác minh. Guru có trạng thái tin cậy cho phép người đọc biết nếu những gì họ đang đọc là kiến thức 'đã được xác minh' hay không, khi nào nó được xác minh lần cuối và bởi ai. Bằng cách đó, nhân viên không bao giờ phải tự hỏi liệu họ có đang đọc phiên bản mới nhất của chính sách hay không, và các chuyên gia HR không bao giờ phải lo lắng liệu mọi người có đang tuân theo phiên bản lỗi thời của một quy trình hay không.
Ngược lại, tính năng phiên bản trong Guru giúp các chuyên gia HR bảo tồn tất cả các phiên bản của chính sách. Nếu có bất kỳ tranh chấp nào về một quy trình và một nhân viên nói “Đó không phải là chính sách khi tôi bắt đầu làm việc ở đây,” nhóm Nhân sự của chúng tôi thực sự có thể xem lịch sử phiên bản của một mảnh kiến thức và tìm ra chính xác chính sách đó là gì khi nhân viên đó bắt đầu.
Một tính năng khác mà chúng tôi rất chú ý trong Guru là ‘các tìm kiếm không có kết quả’. Ví dụ, nếu chúng tôi thấy có năm nhân viên đã tìm kiếm “nghỉ thai sản” và cơ sở kiến thức của chúng tôi không trả về kết quả nào, điều đó cho chúng tôi biết rằng nhân viên đang tò mò về chính sách nghỉ thai sản của chúng tôi và rằng chúng tôi không có đủ kiến thức về nó trong Guru. Điều này hữu ích vì nếu một nhân viên tìm kiếm một cái gì đó và không tìm thấy, thì không đảm bảo rằng họ sẽ nêu vấn đề đó với HR. Vì vậy, bằng cách sử dụng phân tích để xem mọi người đang tìm kiếm gì mà không cần họ phải nói cho chúng tôi, chúng tôi có thể làm tốt hơn việc xây dựng cơ sở kiến thức của mình.
Trao quyền cho nhân viên
Ngoài việc trao quyền cho nhóm Nhân sự của chúng tôi hoạt động hiệu quả hơn, việc sử dụng Guru cho kiến thức HR cũng trao quyền cho toàn bộ lực lượng nhân viên của chúng tôi trở nên tự chủ hơn và tự tin hơn với các quy trình nội bộ. Bằng cách làm cho tất cả kiến thức có sẵn trong Guru bất cứ lúc nào, nhân viên có thể tiếp cận việc học theo tốc độ của riêng họ. Thay vì ném toàn bộ sổ tay nhân viên vào tay nhân viên mới vào ngày đầu tiên của họ, chúng tôi có thể giới thiệu họ với Guru trong quá trình tiếp nhận để xem xét lại các chính sách theo thời gian của họ. Và tốt hơn nữa, chúng tôi có thể chỉ định các Thẻ “phải đọc” và sau đó xem ai đã thật sự xem chúng hoặc không, trong trường hợp ai cần một chút nhắc nhở để đọc.
Việc truy cập dễ dàng vào kiến thức cũng giúp nhân viên tự tìm những câu trả lời mà không cần phải làm phiền ai khác. Với Guru, người dùng có thể tìm kiếm kiến thức trong tiện ích mở rộng trình duyệt trên bất kỳ trang web nào, như cổng thông tin lợi ích của chúng tôi, hoặc trực tiếp trong Slack. Họ cũng có thể đặt câu hỏi trong ứng dụng web Guru và Guru sẽ gợi ý bất kỳ kiến thức liên quan nào. Hoặc nếu không có, Guru có thể gợi ý một chuyên gia về chủ đề mà họ có thể hỏi. Đôi khi, một rào cản để đặt câu hỏi là không biết hỏi ai hoặc ngại ngùng khi làm như vậy, vì vậy Guru loại bỏ những trở ngại đó.
Sử dụng Guru cho kiến thức nội bộ của bạn
Không có đội nào hoạt động trong một vùng kín. Tại Guru, đội ngũ bán hàng của chúng tôi hưởng lợi từ kiến thức của nhóm bảo mật, đội ngũ CX của chúng tôi hưởng lợi từ kiến thức của nhóm sản phẩm, đội ngũ tiếp thị của chúng tôi hưởng lợi từ kiến thức của nhóm vận hành, và mọi người đều hưởng lợi từ kiến thức của đội ngũ Nhân sự. Thống nhất mọi kiến thức ở một nơi, xác minh độ chính xác của nó, và trao quyền cho nhân viên truy cập nó nơi họ làm việc tạo ra một nơi làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
Giá trị của Guru được biết đến rộng rãi trong các nhóm tiếp xúc với khách hàng (như bán hàng, thành công của khách hàng, và hỗ trợ) vì đã cung cấp kiến thức theo thời gian thực, nhưng việc truy cập kiến thức đã được xác minh khi và nơi bạn cần là hữu ích cho mọi nhóm - có tiếp xúc bên ngoài hay không. Bên trong Guru, chúng tôi sử dụng sản phẩm của mình trên tất cả các phòng ban, thống nhất kiến thức tập thể của tổ chức để chúng tôi có thể làm việc hiệu quả hơn. Một trường hợp sử dụng nội bộ như vậy là cho nhóm Nhân sự của chúng tôi.
Đây là cái nhìn tổng quan về cách chúng tôi sử dụng Guru để tổ chức kiến thức nhân sự của nhóm Nhân sự của chúng tôi, giúp cho nhân viên của chúng tôi trở nên độc lập và tự tin khi liên quan đến kiến thức nội bộ.
Một trong những lợi ích lớn nhất khi sử dụng Guru cho tài nguyên HR là nó thống nhất tất cả kiến thức để mọi nhân viên có thể truy cập khi và nơi họ cần. Thường thì, tài liệu HR tồn tại dưới dạng PDF hoặc tài liệu cồng kềnh mà khó khăn cho các nhóm HR cập nhật và gây khó chịu cho nhân viên khi truy cập. Bằng cách tổ chức tất cả kiến thức HR của chúng tôi trong Guru, nhóm Nhân sự của chúng tôi có thể thiết lập thông tin theo cách mà dễ dàng truy cập và tiêu hóa.
Nhờ vào tính chất nhỏ gọn của kiến thức trong Guru, chúng tôi có thể phân tích thông tin thành những phần nhỏ hơn và xây dựng các chủ đề bằng cách liên kết giữa các Thẻ (các mảnh kiến thức trong Guru), thay vì chỉ định hướng nhân viên đến các tài liệu lớn mà cuối cùng cảm giác như là quá tải thông tin. Nếu một nhân viên biết chính xác họ đang tìm gì, họ có thể nhập một tìm kiếm đơn giản trong Guru và tìm ra Thẻ chính xác đó và chỉ đọc thông tin họ cần, thay vì phải làm Command F và quét qua một PDF dài. Guru cũng gợi ý kiến thức liên quan, vì vậy một người dùng có thể thấy rằng những nhân viên khác đã xem mảnh kiến thức cụ thể này cũng đã xem những mảnh kiến thức liên quan khác, điều này giúp khám phá kiến thức theo một cách hợp lý và tự hướng dẫn.
Một trường hợp sử dụng chính khác cho Guru trong HR là trong việc giúp những gì chúng tôi gọi là “kiến thức mềm” có một nơi để tồn tại. Những thứ như mật khẩu wifi khách, cách kết nối với máy in, hoặc cách nạp máy pha cà phê thuộc loại kiến thức hữu ích mà nhân viên cần biết, nhưng không phải lúc nào cũng có một nơi trực quan để tồn tại. Bạn có ghim mật khẩu wifi vào kênh Slack của văn phòng không? Bạn có gửi thông tin với hướng dẫn về cách khắc phục sự cố thiết lập một phòng Zoom không?
Với Guru, chúng tôi có thể thêm mọi thông tin liên quan đến nhân viên vào cơ sở kiến thức của chúng tôi, dù lớn hay nhỏ. Chúng tôi cũng có thể bao gồm thông tin mà nhân viên có thể không nhất thiết nghĩ đến việc tìm kiếm nhưng mà chúng tôi muốn họ biết. Ví dụ, một số tổ chức có hướng dẫn về phép lịch sự trên Slack hoặc đặt phòng. Một nhân viên có thể không nghĩ đến việc hỏi, “Khi nào là thời điểm thích hợp để @ kênh chung?” hoặc “Có ổn để đặt phòng bốn chỗ chỉ cho bản thân không?” nhưng nếu kiến thức mềm đó sống trong Guru, họ có thể thấy những thực hành tốt nhất được trình bày trước khi họ vô tình phạm phải sai lầm tại nơi làm việc.
Tương tự, Guru cũng lý tưởng cho việc phát tán thông tin một cách không phiền phức. Nếu một chính sách nhất định được cập nhật mà không cấp bách, chúng tôi có thể chỉ ra trong Guru rằng kiến thức là mới mà không cần phải gõ cho mọi người để kiểm tra. Guru cũng hiển thị kiến thức mới được tạo trong feed hoạt động, vì vậy nếu một nhân viên tò mò thấy kiến thức HR mới được tạo ra, họ có thể kiểm tra nó theo cách của riêng họ.
Giải quyết các đau đầu của HR
Guru cũng giúp nhóm Nhân sự của chúng tôi hoạt động hiệu quả hơn. Làm cho kiến thức HR dễ dàng truy cập cho tất cả mọi người tiết kiệm thời gian cho cả nhóm của chúng tôi và công ty nói chung. Một trong những điểm đau lớn nhất cho các nhóm HR là phải trả lời cùng một câu hỏi nhiều lần. Nếu không có một giải pháp như Guru, thật khó để làm cho các câu hỏi thường gặp dễ dàng tham khảo, nhưng bây giờ khi nhóm của chúng tôi trả lời một câu hỏi tốt và thấy khái niệm đó dễ hiểu với nhân viên hỏi, chúng tôi có thể lấy chính câu trả lời đó và thêm vào Guru để phần còn lại của nhóm có thể tham khảo.
Ghi chép tất cả các loại kiến thức, bao gồm các quy trình chính thức như thông tin về phúc lợi và kiến thức không chính thức hoặc kiến thức mềm như các câu hỏi thường gặp, cũng giải phóng nhóm Nhân sự của chúng tôi khỏi những cuộc trò chuyện giao dịch tốn thời gian. Thường thì, nếu một nhân viên có câu hỏi về một quy trình HR và họ không thể tìm thấy câu trả lời nào trong tài liệu, họ sẽ muốn có một cuộc họp với nhóm của chúng tôi để đi qua quy trình. Dù chúng tôi rất vui khi giúp đỡ nhân viên của mình, những cuộc họp giao dịch một lần để hướng dẫn từng bước một quy trình không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả của nhóm Nhân sự của chúng tôi. Sử dụng Guru để phân tách rõ ràng và dễ tìm các hướng dẫn giúp giải phóng lịch trình của chúng tôi để có thể dành thời gian gặp gỡ với những người về các vấn đề sâu sắc hơn, phức tạp hơn mà họ có thể gặp phải.
Có lẽ tính năng quan trọng nhất của Guru dành cho các nhóm HR là xác minh. Guru có trạng thái tin cậy cho phép người đọc biết nếu những gì họ đang đọc là kiến thức 'đã được xác minh' hay không, khi nào nó được xác minh lần cuối và bởi ai. Bằng cách đó, nhân viên không bao giờ phải tự hỏi liệu họ có đang đọc phiên bản mới nhất của chính sách hay không, và các chuyên gia HR không bao giờ phải lo lắng liệu mọi người có đang tuân theo phiên bản lỗi thời của một quy trình hay không.
Ngược lại, tính năng phiên bản trong Guru giúp các chuyên gia HR bảo tồn tất cả các phiên bản của chính sách. Nếu có bất kỳ tranh chấp nào về một quy trình và một nhân viên nói “Đó không phải là chính sách khi tôi bắt đầu làm việc ở đây,” nhóm Nhân sự của chúng tôi thực sự có thể xem lịch sử phiên bản của một mảnh kiến thức và tìm ra chính xác chính sách đó là gì khi nhân viên đó bắt đầu.
Một tính năng khác mà chúng tôi rất chú ý trong Guru là ‘các tìm kiếm không có kết quả’. Ví dụ, nếu chúng tôi thấy có năm nhân viên đã tìm kiếm “nghỉ thai sản” và cơ sở kiến thức của chúng tôi không trả về kết quả nào, điều đó cho chúng tôi biết rằng nhân viên đang tò mò về chính sách nghỉ thai sản của chúng tôi và rằng chúng tôi không có đủ kiến thức về nó trong Guru. Điều này hữu ích vì nếu một nhân viên tìm kiếm một cái gì đó và không tìm thấy, thì không đảm bảo rằng họ sẽ nêu vấn đề đó với HR. Vì vậy, bằng cách sử dụng phân tích để xem mọi người đang tìm kiếm gì mà không cần họ phải nói cho chúng tôi, chúng tôi có thể làm tốt hơn việc xây dựng cơ sở kiến thức của mình.
Trao quyền cho nhân viên
Ngoài việc trao quyền cho nhóm Nhân sự của chúng tôi hoạt động hiệu quả hơn, việc sử dụng Guru cho kiến thức HR cũng trao quyền cho toàn bộ lực lượng nhân viên của chúng tôi trở nên tự chủ hơn và tự tin hơn với các quy trình nội bộ. Bằng cách làm cho tất cả kiến thức có sẵn trong Guru bất cứ lúc nào, nhân viên có thể tiếp cận việc học theo tốc độ của riêng họ. Thay vì ném toàn bộ sổ tay nhân viên vào tay nhân viên mới vào ngày đầu tiên của họ, chúng tôi có thể giới thiệu họ với Guru trong quá trình tiếp nhận để xem xét lại các chính sách theo thời gian của họ. Và tốt hơn nữa, chúng tôi có thể chỉ định các Thẻ “phải đọc” và sau đó xem ai đã thật sự xem chúng hoặc không, trong trường hợp ai cần một chút nhắc nhở để đọc.
Việc truy cập dễ dàng vào kiến thức cũng giúp nhân viên tự tìm những câu trả lời mà không cần phải làm phiền ai khác. Với Guru, người dùng có thể tìm kiếm kiến thức trong tiện ích mở rộng trình duyệt trên bất kỳ trang web nào, như cổng thông tin lợi ích của chúng tôi, hoặc trực tiếp trong Slack. Họ cũng có thể đặt câu hỏi trong ứng dụng web Guru và Guru sẽ gợi ý bất kỳ kiến thức liên quan nào. Hoặc nếu không có, Guru có thể gợi ý một chuyên gia về chủ đề mà họ có thể hỏi. Đôi khi, một rào cản để đặt câu hỏi là không biết hỏi ai hoặc ngại ngùng khi làm như vậy, vì vậy Guru loại bỏ những trở ngại đó.
Sử dụng Guru cho kiến thức nội bộ của bạn
Không có đội nào hoạt động trong một vùng kín. Tại Guru, đội ngũ bán hàng của chúng tôi hưởng lợi từ kiến thức của nhóm bảo mật, đội ngũ CX của chúng tôi hưởng lợi từ kiến thức của nhóm sản phẩm, đội ngũ tiếp thị của chúng tôi hưởng lợi từ kiến thức của nhóm vận hành, và mọi người đều hưởng lợi từ kiến thức của đội ngũ Nhân sự. Thống nhất mọi kiến thức ở một nơi, xác minh độ chính xác của nó, và trao quyền cho nhân viên truy cập nó nơi họ làm việc tạo ra một nơi làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
