Là một nhóm marketing bờ biển, chúng tôi cam kết giữ liên lạc qua Zoom và Slack, nhưng bất cứ khi nào có thể gặp nhau trực tiếp, chúng tôi sẽ tận dụng cơ hội đó. Nhiều thành viên trong nhóm của chúng tôi thường xuyên di chuyển giữa trụ sở chính tại Philadelphia và văn phòng thứ hai của chúng tôi ở San Francisco trong suốt cả năm, nhưng toàn bộ nhóm marketing của chúng tôi chỉ gặp nhau một hai lần một năm (nếu may mắn) trong dịp SKO. Tuy nhiên, SKO (khởi động bán hàng) là thời điểm để kết nối giữa các tổ chức, không chỉ là kết nối nhóm riêng lẻ. Giữa các hoạt động toàn tổ chức, các cuộc họp toàn thể, và việc duy trì công việc thực tế của chúng tôi, thật khó để có thời gian dành riêng cho nhau như một nhóm.

Để mang đến cho nhóm chúng tôi thời gian gặp mặt mà chúng tôi cần và xứng đáng, chúng tôi đã lên kế hoạch cho một buổi marketing ngoài văn phòng tại San Francisco. Lý do chúng tôi chọn SF thay vì quê hương Philadelphia của chúng tôi là có nhiều lý do (thực ra là ba lý do nếu tính đến việc khiến những người còn lại ở Philly ghen tị 😏). SF là văn phòng nhỏ hơn của chúng tôi, điều đó có nghĩa là nhóm ở đó không phải lúc nào cũng trải nghiệm được cảm giác cộng đồng như ở trụ sở chính, vì vậy thật tuyệt khi có sự hiện diện lớn hơn của Guru tại thành phố đó. Thứ hai, các đồng nghiệp ở SF đã thường xuyên đi đến Philly cho SKO, vì vậy chúng tôi muốn đáp lại sự hiếu khách từ việc di chuyển xuyên quốc gia.

Vì vậy, sau ba ngày vui vẻ với nhau tại San Francisco, đây là năm điều chúng tôi đã học được về việc trở thành những đồng đội bờ biển tốt hơn:

1. Giới thiệu lại bản thân

Trong chín tháng qua, nhóm của chúng tôi đã phát triển từ chỉ một vài thành viên thành một cỗ máy marketing chuyên biệt với 16 thành viên. Mặc dù thường xuyên giao tiếp trực tuyến, một số người trong chúng tôi đã gặp mặt trực tiếp lần đầu tiên tại buổi offsite. Để chào đón sự phát triển này và giúp chúng tôi kết nối có ý nghĩa với nhau, chúng tôi đã tham gia hai bài tập để làm quen hơn.

Bài tập đầu tiên là một vòng “hẹn hò nhanh”. Chúng tôi đã dành phần lớn một buổi chiều để xoay quanh phòng và trò chuyện với các đồng đội trong vài phút mỗi lần. Không có câu hỏi và không có mong đợi gì mà chúng tôi sẽ nói về bất cứ điều gì liên quan đến công việc. Mục tiêu là để hiểu nhau ở mức độ cá nhân hơn. Chúng tôi đã tìm hiểu về các công việc bên lề, anh chị em, những câu chuyện hẹn hò đầu tiên khủng khiếp và nhiều điều khác.

Bài tập thứ hai là một vòng thuyết trình từ mỗi người trong chúng tôi, nơi chúng tôi định nghĩa vai trò của mình bằng ngôn từ của chính mình, thảo luận về các mục tiêu, nêu bật điểm mạnh và thừa nhận những điểm yếu. Bạn có thể nghĩ rằng bạn biết chính xác mỗi thành viên trong nhóm làm gì, nhưng hãy thử lắng nghe từ quan điểm của họ; có thể điều đó sẽ tạo ra sự khác biệt. Chúng tôi đều di chuyển nhanh chóng để hoàn thành công việc và đôi khi chúng tôi không còn thấy mục tiêu và ưu tiên của các đồng đội, vì vậy thật là mới mẻ khi đi qua vai trò của từng người.

2. Thức ăn mang lại trải nghiệm gắn kết tuyệt vời nhất

Có thể đây là điều hiển nhiên, nhưng chúng tôi đã có một số cuộc trò chuyện tốt nhất trong khi ăn tacos, sushi và In-N-Out. Các đồng nghiệp của chúng tôi tại SF đã lên kế hoạch cho những trải nghiệm chu đáo cho mỗi bữa ăn, bao gồm một tour ẩm thực đi bộ ở khu vực Mission siêu tuyệt. Chúng tôi đã ăn khoai tây chiên ngon nhất mà một số người trong chúng tôi từng có (khen ngợi Senor Sisig food truck – thực sự, nếu bạn đủ may mắn để ở khu vực Bay, hãy ăn khoai tây chiên Sisig với thịt heo ngay bây giờ), đã thử một số loại mezcal và Old Fashioned đầu tiên, và ăn quá nhiều sô cô la giữa các buổi.

Cách để gắn kết một nhóm bờ biển thực sự là thông qua dạ dày.

3. Phân tích SWOT: Một cơ hội cho những ý tưởng mới (và để chỉ trích lẫn nhau)

Phân tích SWOT là một cách tuyệt vời để tìm kiếm sự đồng bộ trong một nhóm. Đối với những người không quen thuộc, SWOT là viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, và mối đe dọa. Chúng tôi đã phản ánh độc lập về từng danh mục này, cả cho nhóm marketing của chúng tôi và cho Guru nói chung, sau đó đã cùng nhau viết những chủ đề chung lên bảng trắng. Nhiều suy nghĩ của chúng tôi đã trùng khít nhau, điều này cho thấy chúng tôi đang làm tốt ở đâu và ở đâu chúng tôi có rõ ràng cơ hội để cải thiện. Chúng tôi cũng đã nghe được những điểm thú vị từ những cá nhân mà không xuất hiện trong suy nghĩ của nhóm lớn hơn. Với nền tảng và lĩnh vực chuyên môn đa dạng của chúng tôi, thật sự thú vị khi nghe những gì các thành viên khác trong nhóm coi là cơ hội chung của chúng tôi.

Chúng tôi đã bao gồm "trò đùa của bố Wes" như một điểm yếu, nhưng điều đó chỉ chứng tỏ rằng giá trị cốt lõi "Chúng tôi không quá nghiêm túc với bản thân" là một điểm mạnh của nhóm chúng tôi.

4. Cô lập bản thân trên một hòn đá nếu bạn thực sự muốn gắn kết

Vì chúng tôi đang ở San Francisco, chúng tôi đã chọn The Rock (không, không phải Dwayne Johnson) cho hoạt động nhóm của mình: Alcatraz. Tham gia vào một hoạt động sau giờ làm giúp giữ cho một buổi offsite trở nên thú vị và hấp dẫn. Tại SKO của chúng tôi ở Philly, chúng tôi đã từng đi bowling và ném rìu, vì vậy tiêu chuẩn cho San Francisco là rất cao.

Alcatraz hóa ra lại là hoạt động hoàn hảo vì hầu hết chúng tôi chưa bao giờ đến đây, tour hướng dẫn thực sự thú vị và có cảnh đẹp.

5. Phân biệt một buổi offsite dành riêng với một chuyến công tác thông thường

Thật dễ dàng cho chúng tôi để cố gắng đánh dấu vào ô ‘gắn kết nhóm’ bằng cách đơn giản chỉ gửi các thành viên bang Đông Bắc của mình đến SF để làm việc từ xa trong suốt tuần, nhưng chỉ chuyển địa điểm sẽ là một cơ hội bị bỏ lỡ. Mục tiêu của buổi offsite này không chỉ là để đưa tất cả chúng tôi vào một mái nhà; mà là để củng cố mối quan hệ của chúng tôi như một nhóm để có thể làm việc hiệu quả hơn cùng nhau. Thay vì tiếp tục thông qua những ngày tháng cũ ở Philly tại SF, chúng tôi thực sự đã đặt công việc của mình sang một bên để dành thời gian cho các công việc khác nhau.

Những công việc đó bao gồm những hoạt động mà tôi đã đề cập, như làm quen với nhau và lập bản đồ SWOT của chúng tôi, nhưng chúng cũng bao gồm một sự đào sâu vào chiến lược nội dung của chúng tôi và một phiên lập kế hoạch chuyên biệt cho hội nghị sắp tới của chúng tôi, Empower. Những chủ đề này là điều chúng tôi thường thảo luận trong các cuộc họp nhóm hai tuần một lần, nếu không nói là thường xuyên hơn, nhưng chúng tôi chỉ thường lướt qua bề mặt của từng chủ đề do hạn chế về thời gian và lịch trình bận rộn.

Dành cho bản thân một giờ dành riêng để có thể phân tích kỹ lưỡng chiến lược nội dung và phân phối của chúng tôi cũng như các chi tiết nhỏ của Empower là một cách tuyệt vời để đi sâu vào một số dự án lớn nhất của chúng tôi. Nếu bạn định làm lớn và tập hợp toàn bộ nhóm lại, hãy chắc chắn rằng bạn có một số hoạt động ở cấp độ cao được lên kế hoạch để tận dụng tối đa thời gian của bạn.

Chúng tôi cũng đã tổ chức buổi offsite của mình tại một địa điểm trung lập, điều này giúp củng cố cảm giác rằng đây không phải là một tuần làm việc thông thường. Thay vì làm phiền những người không thuộc nhóm marketing trong văn phòng SF, chúng tôi đã chuyển toàn bộ nhóm của mình đến một phòng riêng trong một không gian làm việc chung. Chúng tôi thực sự muốn chuyến đi này cảm thấy như một kỳ nghỉ cho mọi thành viên trong nhóm marketing, bất kể họ có thường xuyên ngồi ở văn phòng nào.

Làm việc nhóm sẽ biến giấc mơ thành hiện thực

Nếu bạn có một nhóm bờ biển – hoặc tốt hơn nữa, một nhóm có mặt tại nhiều địa điểm khác nhau – một buổi offsite để tập hợp bạn lại là thứ mà bác sĩ đã chỉ định. Chúng tôi đã mơ về lần tiếp theo tất cả 16 chúng tôi sẽ cùng ở cạnh nhau. May mắn cho chúng tôi, tất cả chúng tôi sẽ tham dự Empower, và nó sắp tới rồi! (Đăng ký tại đây nếu bạn cũng muốn gắn kết với Guru marketing hoặc bị tràn ngập bởi những trò đùa của bố.)

Trong một thế giới lý tưởng, chúng tôi sẽ tất cả ngồi cạnh nhau để tạo điều kiện kết nối và hợp tác, nhưng khi Slack và Zoom là tất cả những gì bạn có, các cuộc gặp mặt trực tiếp là rất quan trọng để xây dựng các nhóm tốt hơn. Làm thế nào bạn giữ kết nối cho nhóm của mình khi bạn lớn mạnh? Hãy cho chúng tôi biết bằng cách tweet đến @Guru_HQ.