Việc tạo một cơ sở tri thức mất thời gian. Bạn cần ghi lại tất cả thông tin mà nhóm của bạn cần, hệ thống hóa các tài liệu và quy ước đặt tên, và biên tập nội dung theo cách có thể sử dụng được (và có thể mở rộng). Một khi nó được tạo ra, bạn cần dành thời gian để liên tục cập nhật nó. Quan trọng nhất, bạn cần tạo ra điều mà nhóm của bạn thực sự sử dụng. Nó phải rất dễ dàng để tìm thông tin, và họ nên có thể nhìn rõ nếu những gì họ đang đọc là chính xác hay đã lỗi thời. Các kho tri thức thường không thành công vì thời gian cần thiết để tạo ra và cập nhật chúng, kết hợp với sự không chắc chắn rằng chúng thậm chí đang được nhóm tận dụng. Không ai muốn dành thời gian cho điều gì đó không bao giờ được sử dụng, vì vậy kho lưu trữ trở nên lỗi thời theo thời gian và cuối cùng ngừng được sử dụng hoàn toàn.

Có tin tốt: đội ngũ của bạn đã đang phát triển một cơ sở tri thức! Thông qua những câu hỏi họ đặt ra và thông tin họ yêu cầu, họ đang chỉ ra nội dung nào nên được thêm vào hệ thống quản lý tri thức của bạn. Cũng có tin xấu: thay vì trở thành một nguồn tài nguyên có lợi cho toàn bộ đội ngũ, khối lượng kiến thức này đang bị kẹt trong các email và cuộc trò chuyện chat đơn lẻ, làm cho nó quá khó để tìm hoặc biết liệu nó có còn chính xác hay không. Vì điều này, nhân viên của bạn đang làm gián đoạn công việc hàng ngày của họ bằng cách tìm kiếm vô tận và hỏi các chuyên gia những câu hỏi giống nhau lặp đi lặp lại. Càng nhiều người trong đội ngũ của bạn, vấn đề này càng ảnh hưởng lớn tới nhóm.

Chúng tôi muốn quản lý và chia sẻ kiến thức trở nên dễ dàng, đó là lý do tại sao chúng tôi bắt đầu Guru. Hôm nay, chúng tôi rất vui mừng thông báo tính năng Q&A mới của chúng tôi, cho phép quy trình hỏi đáp thông thường và thêm vào một quy trình làm việc giúp các câu trả lời được tự động lưu trữ và cập nhật. Giống như chat và email, tất cả những gì bạn cần làm là hỏi câu hỏi và chọn người hoặc nhóm bạn muốn họ trả lời. Khác với chat và email, Guru lưu trữ câu hỏi này để toàn bộ đội ngũ của bạn có thể dễ dàng tìm câu trả lời, và quy trình xác minh nhắc nhở chuyên gia cập nhật phản hồi của họ (mất khoảng hai phút). Nội dung của bạn vẫn giữ được tính tương thích mà không cần ai phải nhớ để tìm và cập nhật nội dung của họ.

Tất cả những gì bạn cần làm để bắt đầu quy trình này là yêu cầu các đồng nghiệp của bạn hỏi câu hỏi của họ trong Guru. Sau đó, khi câu hỏi đạt đến một khối lượng nhất định, bạn có thể sử dụng Trình quản lý Thẻ để tổ chức thông tin thành Bộ sưu tập và cung cấp trải nghiệm được biên tập cho nhân viên của bạn chỉ với vài cú nhấp chuột. Bằng cách thực hiện chính xác những gì bạn đã làm trước đây, trả lời câu hỏi của nhóm, bạn đã xây dựng một cơ sở tri thức mà nhân viên của bạn có thể sử dụng như một nguồn tài nguyên cho câu trả lời và thông tin mà không bao giờ phải rời khỏi quy trình làm việc của họ hoặc làm gián đoạn đồng nghiệp. Bây giờ bạn có thể ngừng lao lực về cấu trúc của wiki của bạn, quay trở lại công việc của bạn, và chứng kiến một cơ sở tri thức có ý nghĩa xuất hiện trước mắt bạn.