Có 2 phiên bản của mỗi công nghệ stack: danh sách dài các ứng dụng bạn có và danh sách ngắn của những cái bạn thực sự sử dụng. Xem cách tìm thêm hiệu quả.
Có hai phiên bản của mỗi công nghệ stack: danh sách dài những công cụ và nền tảng bạn có, và danh sách ngắn những công cụ bạn thực sự sử dụng. Khi các công nghệ stack mở rộng và lực lượng lao động thay đổi, số lượng ứng dụng bị lãng quên trong hệ sinh thái của công ty (những ứng dụng có mức độ sử dụng thấp hoặc không có người quản lý rõ ràng) có thể bắt đầu bị bỏ qua, trở thành những gánh nặng ngân sách và nguy cơ an ninh. Thậm chí, quy trình lập ngân sách hàng năm cũng không khắc phục được vấn đề, với các mục trong ngân sách vẫn tồn tại cho quá nhiều chỗ ngồi trên các ứng dụng chủ yếu không sử dụng. Ví dụ: Tôi đã từng làm việc cho một công ty đã cấp cho tôi một giấy phép sử dụng phần mềm thiết kế mà tôi không biết – và cũng không bao giờ học – cách sử dụng, chỉ đơn giản vì nó là một phần của bộ công cụ tiêu chuẩn của bộ phận marketing.
Điều này không có nghĩa là bạn không nên đưa các ứng dụng mới vào bộ công nghệ của mình! Thực tế, khi xem xét các ứng dụng mới, bạn sẽ có khả năng hiểu rõ hơn những ứng dụng nào trong cấu hình hiện tại của bạn đang bị sử dụng ít và nơi mà bạn có thể cần đầu tư.
Hãy xem cách thực hiện một đánh giá toàn diện về bộ công nghệ của bạn, cách hiểu những gì nằm trong danh sách ngắn và dài của mọi người, và cách lấp đầy những khoảng trống.
Cách đánh giá bộ công nghệ hiện tại của bạn
Bạn có thể nghĩ rằng điểm bắt đầu là nhìn vào ngân sách của bạn. Không phải. Bằng cách xem xét ngân sách của bạn trước, những khoản lớn có thể khiến bạn bị sốc và quyết định ngừng chi cho một ứng dụng phổ biến. Nó cũng không tính đến bất kỳ ứng dụng miễn phí nào mà đội ngũ của bạn có thể đang sử dụng (hoặc có thể không còn sử dụng, nhưng vẫn có quyền truy cập vào dữ liệu của bạn qua SSO).
1. Cách tốt nhất để bắt đầu đánh giá của bạn là… hỏi đội ngũ của bạn!
Có lý do mà bác sĩ của bạn làm (hoặc nên làm) yêu cầu bạn liệt kê thuốc men của bạn mỗi lần. Họ có thể có những đơn thuốc cũ trong hệ thống của họ mà có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc khuyên bạn cách tiếp cận mới, và họ muốn hiểu chính xác bạn đang dùng cái gì. Để giảm dữ liệu mệt mỏi, bạn có thể yêu cầu họ điền vào một mẫu đã được nạp sẵn với những công cụ hiện có mà bạn biết họ có quyền truy cập, yêu cầu họ kiểm tra các mục họ sử dụng, và thêm vào các mục khác mà bạn có thể đã không ghi lại.
Bạn cũng nên phân tách mẫu thu thập thông tin của mình bằng cách yêu cầu mọi người đánh giá mức độ sử dụng từng sản phẩm (tùy chọn: không bao giờ, 1-2 lần mỗi tháng, gần như mỗi tuần, vài lần mỗi tuần, mỗi ngày) để có được hiểu biết đầy đủ nhất về danh sách ngắn và dài của họ.
Mẹo chuyên nghiệp: Đảm bảo bạn nhấn mạnh rằng đây không phải là một bài tập "bắt lỗi". Mọi người có thể không sẵn lòng nói rằng họ không sử dụng một sản phẩm mà họ được yêu cầu sử dụng.
2. Hãy để đội ngũ IT của bạn tham gia
Nếu bạn sử dụng phương pháp SSO như Google cho phép mọi người đăng nhập vào các ứng dụng mà không cần trải qua quá trình thiết lập tài khoản gốc, đội ngũ IT của bạn nên có cái nhìn rõ ràng về chính xác các ứng dụng nào họ đang sử dụng, và tần suất truy cập. Nó không chỉ giúp bạn có được hiểu biết đầy đủ về việc sử dụng, mà còn có thể giúp bạn xác định bất kỳ rủi ro an ninh tiềm ẩn nào.
3. Xem dữ liệu sử dụng trong sản phẩm
Nếu một sản phẩm có dữ liệu sử dụng, hãy thu thập nó! Nếu bạn không tìm thấy bảng điều khiển, hãy hỏi đội ngũ Hỗ trợ xem có thể lấy một bản sao không. Cuối cùng, dữ liệu là khách quan, trong khi báo cáo cá nhân là chủ quan.
4. Xem ngân sách
Bây giờ đã đến lúc đánh giá ngân sách của bạn. Với tất cả dữ liệu tự báo cáo của đội ngũ bạn, SSO và dữ liệu sử dụng trong sản phẩm trong tay, bạn có thể a) khớp với các mục trong ngân sách và b) quyết định xem khoản chi đó có thực sự cần thiết. Nhưng ngay cả cái đó cũng phức tạp hơn một chút so với vẻ ngoài.
Nếu bạn đang chi 30$/chỗ ngồi/tháng cho một sản phẩm mà 10 trong số 100 nhân viên sử dụng, bạn có thể bị nghiêng về việc tự động loại bỏ khoản chi. Nhưng đây là điều bạn nên thực sự xem xét:
Tại sao chúng ta mua sản phẩm này ngay từ đầu?
Ai là người sở hữu nó trong nội bộ?
Chúng ta có mua quá nhiều chỗ ngồi không? (tức là những người sử dụng có sử dụng nhiều không?)
Chúng ta đơn giản chỉ cần huấn luyện lại người dùng về giá trị?
Dưới đây là một biểu đồ quyết định hữu ích:
Điều gì cần xem xét khi mua một công cụ hoặc nền tảng mới
Bây giờ mà bạn hiểu những gì đội ngũ bạn thực sự đang sử dụng, bạn nên xem xét nơi mà có thể có khoảng trống. Nếu, ví dụ, bạn có một wiki được bao gồm như một phần của một gói lớn hơn, nhưng không ai sử dụng nó - ngay cả sau khi được đào tạo lại - bạn có thể muốn xem xét việc thêm một nền tảng chia sẻ kiến thức mới.
Khi nhiều nhà cung cấp cung cấp tính năng tương tự, bạn có thể xác định liệu bạn đang đầu tư hiệu quả hay không và không chỉ đơn giản là thêm một ứng dụng chỉ vì lý do thêm. Luôn hỏi một nhà cung cấp những chỉ số về mức độ chấp nhận hàng ngày và hàng tháng của họ trông như thế nàosau khi triển khai ban đầu.
Tại sao điều này lại quan trọng? Với bất kỳ ứng dụng mới nào, sẽ có một khoảng thời gian hứng thú nơi đội ngũ của bạn tin tưởng vào tính hữu ích của nó. Tuy nhiên, sau sự phấn khích ban đầu đó, bạn có thể bắt đầu thấy mức sử dụng giảm (cho đến khi nó trở thành một trong những công cụ mà bạn phải chạy qua biểu đồ quyết định giữ/cắt của mình). Bằng cách tìm hiểu mức độ chấp nhận hàng ngày và hàng tháng dài hạn trung bình, bạn sẽ hiểu được liệu những công ty khác đã thấy được lợi tức đầu tư thực sự hay không - và có chỉ số để đánh giá thành công của công ty bạn.
Hiệu quả là một bài tập liên tục
Cuối cùng, bạn biết điều này: việc tinh chỉnh bộ công nghệ của bạn không phải là một bài tập thực hiện một lần. Điều gì hiệu quả với đội ngũ của bạn hiện tại có thể không còn phù hợp trong tương lai do tăng trưởng, thu hẹp, tình hình ngành, hoặc thay đổi chiến lược.
Tuy nhiên, thật không thực tế khi thực hiện quy trình này mỗi tháng! Vì vậy, chỉ thực hiện điều này sau một sự kiện quan trọng (như những điều đã liệt kê ở trên), và vào đầu chu kỳ lập ngân sách hàng năm của bạn.
Có hai phiên bản của mỗi công nghệ stack: danh sách dài những công cụ và nền tảng bạn có, và danh sách ngắn những công cụ bạn thực sự sử dụng. Khi các công nghệ stack mở rộng và lực lượng lao động thay đổi, số lượng ứng dụng bị lãng quên trong hệ sinh thái của công ty (những ứng dụng có mức độ sử dụng thấp hoặc không có người quản lý rõ ràng) có thể bắt đầu bị bỏ qua, trở thành những gánh nặng ngân sách và nguy cơ an ninh. Thậm chí, quy trình lập ngân sách hàng năm cũng không khắc phục được vấn đề, với các mục trong ngân sách vẫn tồn tại cho quá nhiều chỗ ngồi trên các ứng dụng chủ yếu không sử dụng. Ví dụ: Tôi đã từng làm việc cho một công ty đã cấp cho tôi một giấy phép sử dụng phần mềm thiết kế mà tôi không biết – và cũng không bao giờ học – cách sử dụng, chỉ đơn giản vì nó là một phần của bộ công cụ tiêu chuẩn của bộ phận marketing.
Điều này không có nghĩa là bạn không nên đưa các ứng dụng mới vào bộ công nghệ của mình! Thực tế, khi xem xét các ứng dụng mới, bạn sẽ có khả năng hiểu rõ hơn những ứng dụng nào trong cấu hình hiện tại của bạn đang bị sử dụng ít và nơi mà bạn có thể cần đầu tư.
Hãy xem cách thực hiện một đánh giá toàn diện về bộ công nghệ của bạn, cách hiểu những gì nằm trong danh sách ngắn và dài của mọi người, và cách lấp đầy những khoảng trống.
Cách đánh giá bộ công nghệ hiện tại của bạn
Bạn có thể nghĩ rằng điểm bắt đầu là nhìn vào ngân sách của bạn. Không phải. Bằng cách xem xét ngân sách của bạn trước, những khoản lớn có thể khiến bạn bị sốc và quyết định ngừng chi cho một ứng dụng phổ biến. Nó cũng không tính đến bất kỳ ứng dụng miễn phí nào mà đội ngũ của bạn có thể đang sử dụng (hoặc có thể không còn sử dụng, nhưng vẫn có quyền truy cập vào dữ liệu của bạn qua SSO).
1. Cách tốt nhất để bắt đầu đánh giá của bạn là… hỏi đội ngũ của bạn!
Có lý do mà bác sĩ của bạn làm (hoặc nên làm) yêu cầu bạn liệt kê thuốc men của bạn mỗi lần. Họ có thể có những đơn thuốc cũ trong hệ thống của họ mà có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc khuyên bạn cách tiếp cận mới, và họ muốn hiểu chính xác bạn đang dùng cái gì. Để giảm dữ liệu mệt mỏi, bạn có thể yêu cầu họ điền vào một mẫu đã được nạp sẵn với những công cụ hiện có mà bạn biết họ có quyền truy cập, yêu cầu họ kiểm tra các mục họ sử dụng, và thêm vào các mục khác mà bạn có thể đã không ghi lại.
Bạn cũng nên phân tách mẫu thu thập thông tin của mình bằng cách yêu cầu mọi người đánh giá mức độ sử dụng từng sản phẩm (tùy chọn: không bao giờ, 1-2 lần mỗi tháng, gần như mỗi tuần, vài lần mỗi tuần, mỗi ngày) để có được hiểu biết đầy đủ nhất về danh sách ngắn và dài của họ.
Mẹo chuyên nghiệp: Đảm bảo bạn nhấn mạnh rằng đây không phải là một bài tập "bắt lỗi". Mọi người có thể không sẵn lòng nói rằng họ không sử dụng một sản phẩm mà họ được yêu cầu sử dụng.
2. Hãy để đội ngũ IT của bạn tham gia
Nếu bạn sử dụng phương pháp SSO như Google cho phép mọi người đăng nhập vào các ứng dụng mà không cần trải qua quá trình thiết lập tài khoản gốc, đội ngũ IT của bạn nên có cái nhìn rõ ràng về chính xác các ứng dụng nào họ đang sử dụng, và tần suất truy cập. Nó không chỉ giúp bạn có được hiểu biết đầy đủ về việc sử dụng, mà còn có thể giúp bạn xác định bất kỳ rủi ro an ninh tiềm ẩn nào.
3. Xem dữ liệu sử dụng trong sản phẩm
Nếu một sản phẩm có dữ liệu sử dụng, hãy thu thập nó! Nếu bạn không tìm thấy bảng điều khiển, hãy hỏi đội ngũ Hỗ trợ xem có thể lấy một bản sao không. Cuối cùng, dữ liệu là khách quan, trong khi báo cáo cá nhân là chủ quan.
4. Xem ngân sách
Bây giờ đã đến lúc đánh giá ngân sách của bạn. Với tất cả dữ liệu tự báo cáo của đội ngũ bạn, SSO và dữ liệu sử dụng trong sản phẩm trong tay, bạn có thể a) khớp với các mục trong ngân sách và b) quyết định xem khoản chi đó có thực sự cần thiết. Nhưng ngay cả cái đó cũng phức tạp hơn một chút so với vẻ ngoài.
Nếu bạn đang chi 30$/chỗ ngồi/tháng cho một sản phẩm mà 10 trong số 100 nhân viên sử dụng, bạn có thể bị nghiêng về việc tự động loại bỏ khoản chi. Nhưng đây là điều bạn nên thực sự xem xét:
Tại sao chúng ta mua sản phẩm này ngay từ đầu?
Ai là người sở hữu nó trong nội bộ?
Chúng ta có mua quá nhiều chỗ ngồi không? (tức là những người sử dụng có sử dụng nhiều không?)
Chúng ta đơn giản chỉ cần huấn luyện lại người dùng về giá trị?
Dưới đây là một biểu đồ quyết định hữu ích:
Điều gì cần xem xét khi mua một công cụ hoặc nền tảng mới
Bây giờ mà bạn hiểu những gì đội ngũ bạn thực sự đang sử dụng, bạn nên xem xét nơi mà có thể có khoảng trống. Nếu, ví dụ, bạn có một wiki được bao gồm như một phần của một gói lớn hơn, nhưng không ai sử dụng nó - ngay cả sau khi được đào tạo lại - bạn có thể muốn xem xét việc thêm một nền tảng chia sẻ kiến thức mới.
Khi nhiều nhà cung cấp cung cấp tính năng tương tự, bạn có thể xác định liệu bạn đang đầu tư hiệu quả hay không và không chỉ đơn giản là thêm một ứng dụng chỉ vì lý do thêm. Luôn hỏi một nhà cung cấp những chỉ số về mức độ chấp nhận hàng ngày và hàng tháng của họ trông như thế nàosau khi triển khai ban đầu.
Tại sao điều này lại quan trọng? Với bất kỳ ứng dụng mới nào, sẽ có một khoảng thời gian hứng thú nơi đội ngũ của bạn tin tưởng vào tính hữu ích của nó. Tuy nhiên, sau sự phấn khích ban đầu đó, bạn có thể bắt đầu thấy mức sử dụng giảm (cho đến khi nó trở thành một trong những công cụ mà bạn phải chạy qua biểu đồ quyết định giữ/cắt của mình). Bằng cách tìm hiểu mức độ chấp nhận hàng ngày và hàng tháng dài hạn trung bình, bạn sẽ hiểu được liệu những công ty khác đã thấy được lợi tức đầu tư thực sự hay không - và có chỉ số để đánh giá thành công của công ty bạn.
Hiệu quả là một bài tập liên tục
Cuối cùng, bạn biết điều này: việc tinh chỉnh bộ công nghệ của bạn không phải là một bài tập thực hiện một lần. Điều gì hiệu quả với đội ngũ của bạn hiện tại có thể không còn phù hợp trong tương lai do tăng trưởng, thu hẹp, tình hình ngành, hoặc thay đổi chiến lược.
Tuy nhiên, thật không thực tế khi thực hiện quy trình này mỗi tháng! Vì vậy, chỉ thực hiện điều này sau một sự kiện quan trọng (như những điều đã liệt kê ở trên), và vào đầu chu kỳ lập ngân sách hàng năm của bạn.
