Chào mừng đến với Guru! Bài viết này là một hướng dẫn từng bước chiến thuật để giúp bạn ghi lại và chia sẻ bộ kiến thức quan trọng đầu tiên của công ty với Guru.

Bất kể công ty của bạn lớn bao nhiêu, có một số điều chính mà mọi thành viên trong đội ngũ của bạn nên biết. Bạn muốn đảm bảo rằng mọi người trong công ty của bạn đại diện cho bạn và công ty một cách tốt nhất, và luôn nhất quán!

Điều này không chỉ hữu ích cho những nhân viên mới mà bạn tuyển dụng, mà cũng rất tuyệt cho những thành viên trong đội ngũ đã ở bên bạn từ đầu, vì thông tin này sẽ thay đổi rất nhiều và bạn hiện có một cách đơn giản để giữ mọi người đồng nhất với một giải pháp được tích hợp ngay vào quy trình làm việc của họ.

Bước 1. Tạo Thẻ của bạn

Hãy cùng tạo bộ thẻ đầu tiên của bạn. Dưới đây là một số gợi ý cho bộ thẻ cốt lõi mà bạn nên tạo và chia sẻ với đội ngũ của mình.

Lời Giới Thiệu Công Ty của Bạn

Nếu bạn đã tham gia quá trình onboarding của chúng tôi, bạn có thể đã có cái này. Điểm cộng cho bạn. Nếu không, bạn sẽ mô tả công ty của mình như thế nào trong vài câu? Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng giọng điệu hội thoại ở đây, hãy nghĩ đến khi ai đó trong đội ngũ của bạn tham gia sự kiện hoặc nói về công ty của bạn với một khách hàng tiềm năng.

Các Thống Kê Công Ty Chính (Bên Ngoài)

Các chỉ số chính mà đội ngũ của bạn nên truyền đạt cho những người bên ngoài tổ chức của bạn, chẳng hạn như số lượng khách hàng, số lượng người dùng, số lượng đối tác, số lượng quốc gia mà sản phẩm của bạn được triển khai, đều là những ví dụ tốt về các điểm giá trị chính. Sự nhất quán thực sự rất quan trọng ở đây khi những con số này thay đổi liên tục, và có thể rất xấu hổ nếu (1) 2 thành viên trong đội ngũ của bạn nói về điều này với cùng một người khác nhau, hoặc (2) bạn sử dụng những con số cũ, vì mọi người sẽ cho rằng công ty của bạn không có tiến triển!

Các Thống Kê Công Ty Chính (Nội Bộ)

Các chỉ số quan trọng mà bạn muốn đội ngũ của bạn biết, nhưng không chia sẻ bên ngoài công ty. Các mục tiêu sắp tới của công ty, hiệu suất tài chính, v.v. Lưu ý sự tương phản ở đây, bằng cách gọi rõ ràng những thống kê này là Nội Bộ so với Bên Ngoài, bạn đang phân định rõ ràng cho đội ngũ của bạn những gì họ có thể chia sẻ an toàn ra bên ngoài, và những gì bạn muốn mọi người biết nhưng coi là bí mật.

Thẻ Sản Phẩm

Bộ thẻ sau đây nên được tạo cho mỗi sản phẩm mà công ty của bạn bán.

• Giới Thiệu Sản Phẩm: Bạn mô tả sản phẩm của mình như thế nào trong vài câu chính? Nếu bạn chỉ có một sản phẩm, điều này có thể được đề cập trong thẻ giới thiệu công ty ở trên.
• Những điều mới với [Tên Sản Phẩm]: Mô tả ngắn gọn một vài điểm nổi bật từ bản phát hành gần đây nhất của bạn và tại sao những điều này lại tuyệt vời. Điều này sẽ thay đổi liên tục, vì luôn có điều mới về sản phẩm của bạn, vì vậy đây là một cách tuyệt vời để giữ thông điệp đó tập trung và đảm bảo đội ngũ của bạn luôn biết nơi nào để tìm kiếm thông tin mới nhất.
• Ai đang sử dụng [Tên Sản Phẩm]: Cung cấp một tóm tắt về các khách hàng chính (2-3) và vấn đề mà sản phẩm của bạn giải quyết cho họ.
• Lịch Trình Đường Khách Hàng: Những điều công ty được phê duyệt mà bạn có thể nói khi ở ngoài thực địa với khách hàng là gì? Bao gồm tính năng sắp tới, tại sao nó lại tuyệt vời, và khi nào nó sẽ được phát hành. Chúng tôi sẽ đề cập bên dưới cách đảm bảo rằng người đúng đang "phê duyệt" ngày này để bạn không phải cam kết quá nhiều vào đội ngũ kỹ thuật của mình!
• Lịch Trình Nội Bộ: Tương tự như thẻ Thống Kê Công Ty ở trên, bạn có thể tạo một phiên bản nội bộ của lịch trình để mọi người biết những gì sắp tới, nhưng bạn có thể làm rõ rằng không ai nên nói về những điều này bên ngoài công ty. Điều này rất quan trọng nếu bạn đang lên kế hoạch cho một chiến dịch PR lớn cho bản phát hành mới của mình và không muốn câu chuyện bị lộ ra ngoài.

[Công ty của bạn] trên báo chí - những điều bạn cần biết

Khi công ty của bạn phát triển, mọi người sẽ bắt đầu viết/tweet/post về bạn. Đội ngũ của bạn sẽ bị hỏi về tin tức này. Bất kể việc đưa tin có tốt hay xấu, bạn muốn đội ngũ của bạn nói gì? Cung cấp các điểm nói chuyện rõ ràng ở đây và cập nhật thẻ theo thời gian khi có tin tức mới tiếp tục được phát hành về công ty của bạn.

Điều gì xảy ra nếu tôi không biết nên đặt gì trong những thẻ này?

Nhiều thẻ này sẽ là những điều đến từ "trên xuống", trực tiếp từ những người sáng lập, CEO của bạn hoặc các phó giám đốc. Nếu bạn không phải là một trong những người này, hoặc không chắc chắn nên nói gì, hãy sắp xếp thời gian với người lãnh đạo đúng để tìm hiểu. Đây là một cách tuyệt vời để gặp gỡ những người lãnh đạo này, và 100% họ sẽ rất hài lòng khi có ai đó trong đội ngũ quan tâm đến những vấn đề quan trọng này đến mức họ đang dành thời gian để ghi lại và giúp chia sẻ chúng với đội ngũ. Một cách để thực hiện yêu cầu của bạn là nói:

“Chào XYZ, chúng tôi đang đánh giá một sản phẩm có tên là Guru cho phép chúng tôi ghi lại kiến thức quan trọng của công ty và dễ dàng chia sẻ với đội ngũ và cập nhật khi công ty của chúng tôi phát triển và tiến hóa. Tôi tự hỏi liệu tôi có thể hỏi bạn một vài câu hỏi mà tôi có thể sử dụng để bắt đầu quá trình này không.”

Ngay cả khi Guru không đạt yêu cầu với đội ngũ của bạn, việc ghi lại thông tin này vẫn cực kỳ có giá trị cho công ty của bạn.

Bước 2. Thiết lập những người xác minh của bạn

Mỗi thẻ trong Guru đều có một người xác minh. Mỗi khi ai đó trong đội ngũ của bạn mở một thẻ trong Guru, rất rõ ràng (1) ai đang xác minh thông tin mà họ đang xem, và (2) nếu thẻ đó đã lỗi thời hay còn mới. Điều này loại bỏ các vấn đề mà các công ty gặp phải ngày hôm nay khi họ cố gắng ghi lại thông tin này trong tài liệu hoặc email cũ. Bạn khai thác chúng khi cần (nếu bạn có thể tìm thấy chúng) nhưng bạn không có cách nào để biết liệu chúng có vẫn đúng hay không.

Xác minh giải quyết điều này. Cho mỗi thẻ mà bạn đã tạo, hãy suy nghĩ về ai trong đội ngũ của bạn nên xác minh chúng. Nếu một thành viên trong đội ngũ mở thẻ lịch trình mới mẻ của bạn, họ sẽ muốn thấy ai là người xác minh để họ tin tưởng rằng đó là lịch trình chính xác và mới nhất? Hãy để người đó là người xác minh. Dựa trên thẻ cụ thể, hãy quyết định tần suất cần xác minh lại. Để giữ ví dụ về Lịch trình của chúng tôi, nếu bạn thực hiện phát hành sản phẩm hàng quý, thì hãy đặt khoảng thời gian xác minh là 3 tháng. Bạn giờ đây đang ở chế độ tự động; không còn phải nhớ đi tìm và cập nhật tài liệu lỗi thời đó nữa, Guru sẽ nhắc bạn tự động.

Bước 3. Tạo Bảng đầu tiên của bạn

Bây giờ bạn đã có những thẻ này, hãy tổ chức chúng thành một bảng. Đặt cho bảng một tên rõ ràng như "Thông Tin Chính Về [Công Ty Chúng Tôi]". Các bảng là phản hồi, vì vậy sau khi bạn tạo nó, hãy lấy URL cho bảng và yêu cầu đội ngũ của bạn đánh dấu nó. Các thẻ được thiết kế về cơ bản cho màn hình của mọi kích thước, vì vậy bạn giờ đây có thể truy cập tất cả thông tin quan trọng này ở bất cứ đâu bạn đi.

Bước 4. Truyền đạt các thay đổi

Được rồi, vì vậy bây giờ mà chúng ta đã thiết lập tất cả những điều này, điều gì sẽ xảy ra khi nó thay đổi? Như tôi đã đề cập ở trên, Guru sẽ tự động kiểm tra với các chuyên gia của bạn để đảm bảo rằng tất cả các thẻ của bạn vẫn chính xác, và khi bạn cần thực hiện thay đổi, đây là 2 cách để dễ dàng cho đội ngũ của bạn biết:

Sử dụng Nhận Xét. Viết một nhận xét để thông báo cho toàn bộ đội ngũ về một bước. Mở thẻ đã thay đổi và nhấp vào nút Nhận Xét. Khi bạn viết nhận xét, hãy @đề cập đến toàn bộ đội ngũ để cho họ biết tin tức như thế này:

“Chào @đội, đây là bản đồ đường khách hàng mới nhất. Nếu bạn có câu hỏi, hãy tự do bình luận trên thẻ này và tôi sẽ rất vui lòng trả lời!”

Khi bạn đăng nhận xét này, toàn bộ đội ngũ của bạn sẽ nhận được một email chứa thông điệp này và một liên kết đến thẻ Guru.

Sử dụng một liên kết. Gửi một liên kết đến thẻ trong ứng dụng nhắn tin mà bạn ưa thích. Nếu đội ngũ của bạn đã tiêu chuẩn hóa trên một ứng dụng nhắn tin như Slack, Chatter, HipChat, v.v., chỉ cần lấy một liên kết đến thẻ bằng cách nhấp vào nút cộng trên thẻ và chọn liên kết chia sẻ. Bây giờ bạn có thể dán liên kết này vào ứng dụng nhắn tin của bạn và đội ngũ của bạn có thể nhấp vào liên kết đó để mở thẻ.

Điều gì tiếp theo?

Chúc mừng! Bạn đã ghi lại công ty của mình trên cùng một trang. Bất kể công ty của bạn lớn hay phát triển nhanh chóng hay thay đổi thường xuyên, bạn giờ đây có một nơi tập trung mà mọi người đều biết để tìm kiếm và tin tưởng rằng những gì họ đọc là chính xác!

Bạn đã đặt nền tảng cho bộ nội dung tiếp theo của mình trong Guru. Hãy xem những thẻ này như "thư mục gốc" cho kiến thức công ty của bạn. Dưới mỗi thẻ bạn có thể mở rộng và đi vào chi tiết cụ thể của từng đội. Đối với các đội ngũ bán hàng đặc biệt, đây là một số chủ đề tuyệt vời mà chúng tôi khuyến nghị thiết lập:

Cách thiết lập vị thế cạnh tranh bằng cách sử dụng Guru

Cách ghi lại Quy trình Bán Hàng & Thông điệp bằng cách sử dụng Guru

Chúng tôi ở đây để giúp!

Cần giúp đỡ về việc cần tạo gì? Muốn được giúp đỡ trong việc chuyển đổi nội dung cũ sang Guru? Muốn một vài lời khuyên về cách tốt nhất để thiết kế nội dung của bạn trong Guru? Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn. Chỉ cần nhấp vào nút giúp đỡ trong Guru để liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào hoặc viết cho chúng tôi tại info@getguru.com và chúng tôi sẽ giúp bạn ngay lập tức!