Khi nói đến việc tạo ra một cơ sở tri thức tập trung, công cụ bạn chọn chỉ là một phần của câu đố. Điều quan trọng là dành thời gian (hay nói cách khác: đi chậm để đi nhanh) để hiểu cách mà sự tập trung tri thức phù hợp với văn hoá, quy trình và con người trong tổ chức của bạn nhằm tìm ra những thực tiễn tốt nhất về quản lý thay đổi mà bạn cần tận dụng để đảm bảo sự tập trung tri thức thành công.

Tự nhiên, việc trải qua quá trình này sẽ đặt ra nhiều câu hỏi quan trọng mà bạn cần phải trả lời để tiến lên.

Về văn hóa, có sự hiểu biết rộng rãi hơn về nhu cầu tập trung tri thức không? Có được sự đồng ý từ lãnh đạo không? Sự tập trung tri thức có gắn liền với mục tiêu/giá trị của công ty không? Về quy trình, những tiêu chuẩn quản lý nào cần phải được định nghĩa để điều này có thể thực hiện được và mở rộng quy mô? Tri thức được truyền đạt như thế nào? Về con người, có những người chủ rõ ràng được định nghĩa có thời gian và ngân sách không? Việc tạo ra và chia sẻ tri thức có được thưởng không?

Hãy phân tích một số cách mà tổ chức của bạn có thể áp dụng quản lý thay đổi vào công việc tập trung tri thức của bạn.

Xác định trạng thái hiện tại và lý tưởng của bạn

Bạn không thể tiến lên trước khi hiểu bạn đang ở đâu và muốn đến đâu. Để tạo ra một kế hoạch toàn diện nhằm tập trung tri thức của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên dành thời gian để định nghĩa trạng thái hiện tại của cơ sở tri thức của bạn và suy nghĩ về hình dạng của nó trong tương lai, trạng thái lý tưởng.

Bài tập này có thể giúp bạn xác định các giai đoạn của dự án của bạn từ góc độ mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Nó cũng có thể giúp bạn xác định những điều cần có so với những điều đẹp để có khi bạn xác định các tính năng và khả năng của cơ sở tri thức của bạn. Khi bạn có một tầm nhìn cụ thể cho tương lai, sẽ dễ dàng hơn để truyền cảm hứng cho người khác tham gia cùng bạn khi bạn tiến về phía trước với chiến lược tập trung tri thức của mình.

Như một phần của bài tập này, việc định nghĩa thành công của việc tập trung tri thức trông như thế nào và bạn sẽ đo lường thành công đó ra sao là hữu ích. Việc có những chỉ số đã được định nghĩa cùng với một kế hoạch tập trung vào quản lý thay đổi giúp việc tạo ra trường hợp kinh doanh cho việc tập trung tri thức dễ dàng hơn. Điều này có thể rất hữu ích để tạo ra sự đồng tình, thể hiện sự cấp bách và nhận được sự hỗ trợ quan trọng từ lãnh đạo. Tìm hiểu thêm về quy trình quản lý thay đổi.

Xác định nhóm của bạn

Cần rất nhiều công sức và sự cống hiến để tập trung tri thức, đó là lý do tại sao việc xác định đội ngũ cốt lõi cho dự án là rất quan trọng. Việc phân công vai trò và trách nhiệm mang đến cho mọi người cảm giác sở hữu và trách nhiệm cá nhân. Nó cũng đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ cần thiết có thể được hoàn thành và các chủ sở hữu tri thức quan trọng được tham gia vào quá trình tập trung tri thức. Nếu không có định nghĩa rõ ràng về vai trò, rất dễ dàng cho các nhóm riêng lẻ bắt đầu phát triển các giải pháp tri thức của riêng họ. Điều đó dẫn đến sự gia tăng công cụ và việc kiểm soát phiên bản không kiểm soát có thể xảy ra mà không có tri thức được xác minh.

Chúng tôi khuyên bạn nên tạo ra một Hội đồng tri thức cho khách hàng của chúng tôi. Hội đồng tri thức là một nhóm đại diện từ mỗi đội ngũ đang sử dụng Guru, họ gặp gỡ thường xuyên để duy trì Guru ở mức cao nhất và đảm bảo rằng nó phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của từng bộ phận.

Tại Guru, chúng tôi áp dụng mô hình RACI để hỗ trợ Quản lý tri thức của chúng tôi. Người đứng đầu nhóm Truyền thông nội bộ của chúng tôi là cá nhân chịu trách nhiệm, với các trưởng nhóm/bậc thầy chuyên môn được chỉ định là người có trách nhiệm. Tất cả nhân viên trong công ty đều có cơ hội được tư vấn và được thông báo qua kênh Slack Guru-on-Guru của chúng tôi, nơi chúng tôi thảo luận về mọi vấn đề liên quan đến Quản lý Guru. Chúng tôi cũng có một Nhà tài trợ điều hành để đảm bảo rằng có sự đồng tình từ lãnh đạo và tạo thuận lợi cho việc gửi thông điệp từ trên xuống trong các cuộc họp Town Hall nội bộ của chúng tôi.

Tạo cơ hội cho sự phát triển

Một phần quan trọng của quy trình quản lý thay đổi là cung cấp cơ hội cho phản hồi. Điều đó có thể liên quan đến quá trình tạo ra tri thức tập trung và/hoặc tri thức trong cơ sở tri thức tập trung của bạn.

Có nhiều cách để đạt được điều này. Tại Guru, chúng tôi đã tạo ra một Bộ sưu tập nộp tri thức nơi mọi người có thể tạo ra tri thức mới; sau đó nó sẽ được xem xét, biên tập và xác minh bởi các SME. Chúng tôi cũng có kênh #guru-on-guru của mình, nơi có một quy trình tích hợp cho các ý tưởng và hành động tri thức và chia sẻ các thực tiễn tốt mới mà các đội ngũ riêng lẻ đã xác định để người khác có thể áp dụng.

Đưa mọi người theo kịp

Khi bạn đã có tất cả các quy trình của mình cho việc tập trung tri thức, đã đến lúc đưa mọi người theo kịp về việc tại sao bạn lại thực hiện những thay đổi này. Chúng tôi đã có khách hàng tạo ra các video giới thiệu tuyệt vời để làm cho mọi người háo hứng về cơ sở tri thức tập trung mới của họ. Chúng tôi cũng có Học viện Guru tuyệt đẹp của mình hỗ trợ việc giúp các bên liên quan theo kịp một cách quy mô.

Bạn có thể tận dụng tính năng thông báo của chúng tôi để truyền bá quy trình và thực tiễn tốt đến các đội ngũ của bạn. Tại Guru, chúng tôi sử dụng Knewsletters để chia sẻ thông tin mới và thực tiễn tốt, và chúng tôi bổ sung điều đó bằng các video ngắn từ các bên liên quan và lãnh đạo để cung cấp bối cảnh về lý do tại sao chúng tôi đang hành động.

Cuối cùng, việc xây dựng điều này vào quy trình hội nhập của bạn cho phép nhân viên mới của bạn tham gia vào kế hoạch tri thức tập trung của bạn sớm. Thẻ Guru có thể được nhúng và liên kết vào các hệ thống LMS. Guru sau đó trở thành cuốn sách hướng dẫn cho cách mà nhân viên hỗ trợ cơ sở tri thức của bạn.

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu những bước đầu tiên hướng tới việc tập trung tri thức của công ty chưa? Bắt đầu sử dụng Guru để bạn có thể tập trung đúng cách!