Việc thực hiện thay đổi tại nơi làm việc có thể...khó khăn để nói ít nhất. Cho dù bạn đang phải đối mặt với một văn hóa kháng cự thay đổi hay vật lộn để tạo sự đồng thuận, việc có các công cụ và tài liệu phù hợp có thể giúp ích rất nhiều cho nỗ lực quản lý thay đổi của bạn.

Bạn có gặp khó khăn trong việc tìm kiếm mẫu phù hợp cho các kế hoạch của mình không? Bạn đang đi đúng hướng nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu và tài liệu mà bạn có thể sử dụng, nhưng bạn không nên dừng lại ở chỉ một mẫu.

Một kế hoạch quản lý thay đổi toàn diện bao gồm nhiều thành phần khác nhau mà mỗi cái sẽ cần sự chú ý riêng.

Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để tạo ra chiến lược quản lý thay đổi tốt nhất có thể.

Chúng tôi không đùa khi chúng tôi nói rằng đây sẽ là một hướng dẫn của các chuyên gia về quản lý thay đổi. Tiếp tục đọc để tìm hiểu tại sao bạn cần một kế hoạch quản lý thay đổi và điều gì nên có trong đó, và nhận nhiều mẫu kế hoạch quản lý thay đổi miễn phí và thẻ Guru để hỗ trợ bạn trong quá trình này.

Thuật ngữ quy trình quản lý thay đổi

Trước khi chúng ta đi sâu vào nội dung chính của bài viết, hãy nói một chút về các thuật ngữ. Nếu bạn muốn xuất sắc trong quản lý thay đổi và đưa ra một lý do vững chắc cho những thay đổi bạn đề xuất, bạn cần phải tìm hiểu thuật ngữ. Dưới đây là một số thuật ngữ mà bạn nên chắc chắn rằng bạn hiểu:

Tại sao bạn cần một kế hoạch quản lý thay đổi

Để một sự thay đổi tổ chức diễn ra thành công, rất nhiều thứ cần phải kết hợp lại với nhau. Bạn sẽ cần sự đồng thuận từ lãnh đạo, sự giúp đỡ từ các đội khác và một thời gian hợp lý để hoàn tất mọi thứ.

Kế hoạch quản lý thay đổi của bạn sẽ là công cụ chính mà bạn sử dụng để giúp quản lý toàn bộ quy trình. Một kế hoạch viết tốt có thể giúp bạn nắm bắt ngân sách, thời gian biểu, thông tin liên lạc, quy trình làm việc, phạm vi tổng thể và các nguồn lực sẵn có.

Khi bạn có một kế hoạch được suy nghĩ kỹ lưỡng, bạn có thể giúp giảm thiểu và tính toán tác động mà thay đổi mà bạn đề xuất có thể gây ra. Điều quan trọng là phải ghi nhớ rằng bất kỳ sự thay đổi nào đều có khả năng làm gián đoạn công việc. Thay vì cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc, một chiến lược quản lý thay đổi có thể cho phép bạn thực hiện những thay đổi nhỏ hơn, từng bước mà vẫn có thể đạt được mục tiêu cuối cùng mà không gây ra quá nhiều ma sát.

Có một kế hoạch chính thức, bằng văn bản cũng mang lại cho bạn không gian để áp dụng cách tiếp cận linh hoạt đối với quản lý thay đổi. Khi bạn đang ở trong giai đoạn lập kế hoạch, mọi thứ bạn đang thực hiện có thể dường như hoàn hảo, nhưng cuối cùng, tất cả các kế hoạch của bạn sẽ chuyển từ việc được lý tưởng hóa sang thực tế. Khi bạn có một kế hoạch quản lý thay đổi trong tay, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh và thay đổi khi cần thiết.

Bạn viết một kế hoạch quản lý thay đổi như thế nào?

Mỗi kế hoạch quản lý thay đổi có thể là duy nhất, nhưng vẫn chứa một số yếu tố cơ bản quan trọng. Khi bạn lắp ghép kế hoạch của mình, hãy nhớ giữ những điều cần thiết này trong tâm trí.

Chứng minh nhu cầu thay đổi

Đừng giả định rằng mọi người đều biết rằng mọi thứ cần phải thay đổi (ngay cả khi bạn nghĩ rằng điều đó là rất rõ ràng). Một số người có thể nghĩ rằng mọi thứ đang chạy hoàn hảo như hiện tại, và những người khác có thể không đủ tham gia để hiểu tại sao bạn lại thúc đẩy mạnh mẽ để thực hiện một thay đổi.

Khi bạn chứng minh nhu cầu thay đổi của mình, bạn sẽ cung cấp cho các bên liên quan chính của mình sự hiểu biết rõ ràng về lý do họ cần đầu tư thời gian / tiền bạc / sức người vào những gì bạn đề xuất.

Điều này giúp dễ dàng hơn để tạo sự đồng thuận và giảm thiểu sự kháng cự đối với sự thay đổi.

Đi sâu vào bất kỳ dữ liệu nào bạn có thể tìm thấy để hỗ trợ sự thay đổi mà bạn đề xuất, bất kể điều đó đến từ các nguồn nội bộ hoặc bên ngoài (thậm chí còn tốt hơn nếu bạn có thể tìm thấy cả hai). Hãy nghĩ về điều gì thúc đẩy các bên liên quan của bạn nhiều nhất và tìm các điểm dữ liệu hấp dẫn đến họ để củng cố lý lẽ của bạn thêm mạnh mẽ.

Trình bày rõ ràng những lợi ích mà sự thay đổi của bạn có thể mang lại cho tổ chức. Những kế hoạch và đề xuất mà bạn có thể gắn liền với các mục tiêu tổng thể của công ty có thể được đánh giá cao bởi những người có quyền lực.

Hiểu về phạm vi của bạn

Khi hầu hết mọi người nghĩ về phạm vi dự án, họ xem xét thời gian bao lâu mọi thứ sẽ tốn. Mặc dù điều quan trọng để nghĩ về thời gian hợp lý cho dự án của bạn, đó chỉ là cơ sở tuyệt đối điều đó cần phải có.

Rất hiếm khi mọi thứ chỉ ảnh hưởng đến một cá nhân hoặc thậm chí một đội hoặc phòng ban.

Mọi thứ bạn làm đều liên kết với nhau tại nơi làm việc, vì vậy nhu cầu của người khác cũng nên được xem xét trong quy trình quản lý thay đổi.

Hãy dành thời gian để suy nghĩ về những gì sẽ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi mà bạn đề xuất.

Bạn có gặp khó khăn trong việc xác định phạm vi của mình không? Hãy tự hỏi những câu hỏi này:

• Nhóm và cá nhân nào sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi những thay đổi mà tôi đề xuất?
• Những chính sách nào sẽ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi của tôi?
• Có cần thay đổi vai trò công việc để làm cho sự thay đổi của tôi trở nên hiệu quả nhất có thể không?
• Có cần xem xét các thay đổi đối với cơ cấu tổ chức không?

Xác định những người chính

Thật khó khăn (nếu không nói là không thể) cho một người đơn lẻ thực hiện thay đổi tại nơi làm việc. Bạn sẽ cần rất nhiều sự giúp đỡ nếu bạn muốn thấy các kế hoạch của mình trở thành hiện thực, và hầu hết điều đó sẽ đến từ các bên liên quan của bạn và nhóm quản lý thay đổi của bạn.

Hãy nhớ: các bên liên quan và thành viên trong nhóm là hai điều rất khác nhau.

Các bên liên quan của bạn có thể rất đầu tư vào kết quả của dự án của bạn. Họ có thể là các nhà đầu tư, nhân viên cấp cao hoặc quản lý, nhưng họ sẽ không thực hiện nhiều, nếu có, công việc. Các thành viên trong nhóm quản lý thay đổi của bạn sẽ là những người xử lý nhiều việc cần phải làm để hoàn thành việc thay đổi.

Khi bạn nghĩ về các thành viên trong nhóm của bạn, đừng chỉ nghĩ về những người sẽ thực hiện công việc sản xuất. Hãy xem xét việc thành lập một hội đồng tư vấn thay đổi chịu trách nhiệm giám sát công việc và cung cấp phê duyệt và hướng dẫn khi cần.

Xác định ngân sách và cột mốc

Có khoảng 70% sự thay đổi thất bại vì mọi người hoặc không tin rằng nỗ lực đó đáng giá hoặc nghĩ rằng mọi thứ đang hoạt động. Một trong những cách dễ nhất để tránh rơi vào cạm bẫy này là phác thảo rất rõ ràng các cột mốc và ngân sách.

Chúng tôi hiểu rằng sự thay đổi không thể đến từ không khí.

Cho dù bạn đang đầu tư tiền bạc, thời gian hoặc công việc từ người khác, hãy chắc chắn rằng bạn đã lập ngân sách thực tế cho tất cả điều đó. Một ngân sách tốt nên có một chút không gian để đảm bảo mọi thứ vẫn có thể hoạt động trơn tru trong trường hợp bạn cần thực hiện những thay đổi trong tương lai.

Các cột mốc có thể được xem là các điểm kiểm tra nhỏ trong hành trình thay đổi của bạn, nhưng nếu bạn muốn tận dụng tối đa chúng, hãy coi mỗi cột mốc như một điểm kiểm tra. Một cột mốc sắp tới là thời điểm tuyệt vời để đánh giá lại kế hoạch của bạn và đảm bảo mọi thứ vẫn hoạt động tốt cho nhóm của bạn.

Thiết lập kế hoạch truyền thông của bạn

Giao tiếp rõ ràng và nhất quán là chìa khóa cho bất kỳ kế hoạch quản lý thay đổi nào. Khi bạn thực hiện một cách tiếp cận chiến lược đối với việc truyền thông, bạn đang làm rất nhiều để giữ cho mọi người tập trung và tạo ra cảm giác tin tưởng. Bạn không làm việc trong bóng tối hay cố gắng giấu diếm tiến trình của mình; bạn đang cố gắng để trở nên minh bạch và có thể tiếp cận ở mọi bước đi.

Tạo cơ hội để mọi người đặt câu hỏi và hãy rõ ràng về thông tin mà bạn có thể chia sẻ và điều gì cần phải chờ đến ngày khác. Thiết lập tông tích cực cho các cuộc trò chuyện, và đừng ngại phải xử lý những câu hỏi khó. Ngay cả khi bạn gặp rắc rối hoặc phải đánh giá lại các kế hoạch của mình, việc công khai và trung thực về những điều mà bạn đang gặp phải có thể giúp duy trì sự hỗ trợ.

Mỗi kế hoạch quản lý thay đổi cần những gì để thành công?

Mỗi kế hoạch quản lý thay đổi có một loạt các thành phần nhỏ hơn, và tài liệu đúng đóng một vai trò quan trọng trong việc giữ tất cả mọi thứ lại với nhau. Nếu bạn đã sẵn sàng để biến các kế hoạch của mình thành hiện thực, chúng tôi có thể cung cấp cho bạn một số thông tin về những gì bạn cần đưa vào và thậm chí cung cấp một số mẫu để hỗ trợ bạn trong quá trình này.

Kế hoạch truyền thông quản lý thay đổi

Nếu bạn muốn kế hoạch quản lý thay đổi của mình không gặp vấn đề gì, bạn sẽ cần tạo sự đồng thuận từ các bên liên quan chính trong công ty của mình. Đây là nơi mà kế hoạch truyền thông quản lý thay đổi sẽ giúp ích.

Lịch trình quản lý thay đổi

Thời gian là tất cả khi bạn đang tạo một kế hoạch quản lý thay đổi. Vạch ra một dòng thời gian giúp giữ cho đội của bạn đi đúng hướng để đạt được các cột mốc nhất định và cũng giúp đặt kỳ vọng quanh tốc độ làm việc của bạn.

Vai trò quản lý thay đổi rõ ràng

Định nghĩa vai trò là điều cần thiết trong quản lý thay đổi hiệu quả. Phân chia vai trò giúp thêm cấu trúc cho công việc của bạn và đảm bảo rằng công việc quan trọng nhất trong dự án của bạn đang được thực hiện.

Ai sẽ chịu trách nhiệm cập nhật tài liệu liên quan đến công việc bạn đang thực hiện? Bạn có một nhà thiết kế hoặc nhà phát triển được chỉ định cho dự án này không? Ai sẽ duy trì việc giao tiếp giữa các bên liên quan?

Bạn có gặp khó khăn trong việc phân công vai trò không? Đôi khi không cần phải do bạn quyết định. Hãy thoải mái để mở nó cho các thành viên trong nhóm xem ai muốn nhận công việc.

Hội đồng kiểm soát thay đổi

Đã đến lúc nghĩ về những người chính sẽ điều khiển dự án. Hãy nhớ rằng, bạn có thể có một nhóm lớn người làm việc trên dự án của bạn, nhưng bạn sẽ cần một "người quyết định" cho một số nhiệm vụ nhất định. Họ sẽ chịu trách nhiệm cho bất kỳ thay đổi và quyết định nào đi chệch khỏi kế hoạch ban đầu của bạn.

Quy trình quản lý thay đổi được xác định

Bây giờ bạn đã có một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được và thông tin về nhóm và hội đồng của bạn, bạn cuối cùng có thể đi sâu vào quy trình. Đây là nơi bạn sẽ rõ ràng xác định những gì cần phải xảy ra để thúc đẩy sự thay đổi của bạn. Đây là một trong những phần quan trọng nhất của công việc quản lý thay đổi, và may mắn cho bạn, chúng tôi có một hướng dẫn có thể giúp. Tìm hiểu thêm về việc xác định một quy trình quản lý thay đổi.

Công cụ quản lý thay đổi

Không có gì sai khi có nhiều công cụ trong bộ công nghệ của bạn khi bạn đang sâu trong quy trình quản lý thay đổi. Bạn chỉ cần đảm bảo rằng mọi người đều rõ về các công cụ bạn sẽ sử dụng.

Bạn không thể có nhà thiết kế chính của bạn làm việc bằng Figma khi hầu hết mọi người trong sản xuất vẫn đang dùng Adobe. Đảm bảo mọi người đều hợp nhất với các công cụ chính xác để sử dụng trước khi bạn đi quá sâu vào công việc quản lý thay đổi.

Kế hoạch phân tích quản lý thay đổi

Kế hoạch quản lý thay đổi tuyệt vời của bạn đã được thực hiện, và bây giờ bạn cần xem liệu bạn đã thực hiện đúng những thay đổi. Đây là nơi kế hoạch phân tích quản lý thay đổi của bạn sẽ phát huy tác dụng. Xác định những chỉ số mà bạn sẽ đo lường để xác định thành công và phác thảo những mục tiêu bạn cần đạt được.

Tài nguyên quản lý thay đổi bổ sung

Chúng tôi chỉ mới đề cập một số điều thực sự cần thiết cho các kế hoạch quản lý thay đổi. Chúng tôi đã cung cấp cho bạn những gì bạn cần để thực hiện thay đổi, nhưng tùy thuộc vào sự trưởng thành và ngành nghề của công ty bạn, bạn có thể cần một chút giúp đỡ nhiều hơn.

Nếu bạn muốn hoàn thành tất cả các mục và gạch chân mọi thứ, bạn có thể muốn xem xét thêm tài liệu này vào kế hoạch quản lý thay đổi tổng thể của mình:

Kế hoạch đào tạo quản lý thay đổi

Có sự khác biệt giữa việc biết rằng một sự thay đổi đang đến và sẵn sàng đối phó với sự thay đổi. Hãy loại bỏ mọi sự phỏng đoán khỏi những thay đổi mà bạn đã thực hiện và cung cấp cho mọi người hướng dẫn rõ ràng về cách tiến hành.

Mẫu tài nguyên quản lý thay đổi

Tôi cần làm gì nếu tôi cần phải thực hiện một thay đổi trong quy trình mới?

Tôi làm thế nào để đảm bảo tôi đang sử dụng mọi thứ đúng cách?

Cho mọi người câu trả lời mà họ cần cho các câu hỏi trước khi họ thậm chí cần hỏi với một hướng dẫn tài nguyên. Bao gồm tài liệu bổ sung hữu ích, chỉ dẫn cần thiết, và thông tin về ai là người liên lạc nếu họ cần thêm giúp đỡ.

Mẫu yêu cầu thay đổi

Bạn có cần thực hiện các thay đổi đối với một quy trình nào đó không? Có ai đó trong nhóm khác có một gợi ý tuyệt vời cho các quy trình mới không? Hãy để mọi người nộp một mẫu yêu cầu thay đổi để các gợi ý của họ vẫn nằm trong tầm mắt của bạn.

Nhật ký đơn đặt hàng thay đổi

Đừng để những thay đổi được thực hiện trong bóng tối hoặc không có bối cảnh. Một nhật ký quản lý thay đổi hợp lý có thể cho bạn thấy công việc quan trọng mà nhóm bạn đã thực hiện để thực hiện thay đổi và có thể cung cấp cho bạn cái nhìn về lý do tại sao một số thay đổi đã được thực hiện.

Bạn muốn một cách dễ dàng để truy cập tất cả các mẫu miễn phí trong bài viết này? Xem tất cả trong một thẻ tiện lợi!