Innovative Strategies for Dissolving Silos and Introducing Effective Collaboration
Các silo thông tin là một vấn đề phổ biến trong các nơi làm việc, nhưng các nhóm thành công có thể chống lại chúng bằng các chiến lược chủ động và cải thiện hợp tác nhóm.
Khoảnh khắc tồi tệ nhất khi làm việc trong một silo là khi nhận ra rằng bạn đang làm việc trong một silo.
Tại công việc đầu tiên của mình, tôi nhớ đã rất cẩn thận xem xét một bản thảo báo cáo rất cụ thể. Tôi đã dành nhiều giờ chỉnh sửa và cập nhật biểu đồ chỉ để nhận ra sau đó trong tuần rằng mọi thứ đều vô ích. Tôi đã làm việc trong một phiên bản lỗi thời chưa được cập nhật trên ổ đĩa của bộ phận.
Tôi không đơn độc trong việc trải nghiệm loại thất vọng này. Hóa ra các nhóm tiêu tốn có thể lên tới 20 giờ mỗi tháng do các silo thông tin. Vấn đề với các silo chỉ gia tăng khi các nơi làm việc chuyển đổi giữa các mô hình văn phòng, từ xa và kết hợp trong những năm gần đây. Không có gì ngạc nhiên khi dễ dàng bị lạc trong các silo hơn khi bạn không làm việc trong cùng một không gian vật lý với các đồng nghiệp.
Silo thông tin
Hãy bắt đầu với ý nghĩa khi chúng ta nói về các silo thông tin. Nói một cách đơn giản, các silo thông tin xảy ra khi các nhóm trong một tổ chức không chia sẻ thông tin và quy trình với nhau. Các silo thường bắt đầu nhỏ và phình to khi các tổ chức phát triển, cản trở sự hợp tác.
Tại sao các silo lại hình thành trong các tổ chức?
Nguyên nhân của các silo
Hầu như tất cả các tổ chức đều có các silo, và chúng thường thì không có chủ ý. Không có một lý do duy nhất nào khiến các silo hình thành, nhưng một vài lý do phổ biến cho sự thiếu minh bạch này bao gồm:
Các ưu tiên khác nhau
Khi các nhóm trong các tổ chức có những ưu tiên khác nhau (hoặc tệ hơn, cạnh tranh), thông tin và quy trình sẽ không chảy suôn sẻ. Một cách tự nhiên, mỗi nhóm có các mục tiêu riêng, nhưng một văn hóa công ty minh bạch sẽ giúp các nhóm đồng bộ hóa ưu tiên.
Tình trạng hiện tại
Quán tính là một lực lượng mạnh mẽ. Các tổ chức thường gặp khó khăn khi các quy trình đã ăn sâu cần phải chuyển đổi để phù hợp với các thay đổi.
Chính trị công ty
Các tổ chức lớn thường có một mạng lưới phức tạp các mối quan hệ giữa các nhóm khác nhau. Thông tin và quy trình có thể không chảy dễ dàng do tính cách trong nơi làm việc.
Địa lý và văn hóa
Các đội ngày càng phân tán trên toàn cầu và được tạo thành từ các cá nhân có nền văn hóa đa dạng. Các múi giờ khác nhau, khả năng ngôn ngữ và các yếu tố khác có thể góp phần gây ra các nơi làm việc bị silo.
Thiếu an toàn tâm lý
Sự tin tưởng là một yếu tố thiết yếu trong cách hợp tác hiệu quả với đồng nghiệp. Khi các nhóm cảm thấy rằng họ có thể đưa ra những ý tưởng mạo hiểm và thử nghiệm với sự hỗ trợ của nhóm, sự đổi mới sẽ phát triển. Khi điều đó không xảy ra, giao tiếp bị phá vỡ và từ đó các silo có thể hình thành.
Hệ thống không hiệu quả
Công nghệ và quy trình đúng có thể tạo ra sự khác biệt lớn về tính minh bạch. Sử dụng các hệ thống sai có thể gây ra ma sát không cần thiết trong việc chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau.
Chi phí của các silo
Thật không may, các silo không chỉ lãng phí thời gian. Hiệu ứng silo trong các tổ chức có thể gây ra những vấn đề lớn.
Một số silo rất rõ ràng. Đối với phần còn lại, bạn sẽ cần phải thực hiện một số điều tra. Để giúp bạn hiểu nơi giao tiếp và hợp tác đang bị phá vỡ, hãy xem xét các cuộc khảo sát và phỏng vấn.
Có một vài loại khảo sát có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các silo thông tin giữa các nhóm. Trước tiên, hãy xem xét việc sử dụng một cuộc khảo sát sự tham gia của nhân viên. Loại khảo sát này sẽ giúp bạn xác định những nhân viên nào cảm thấy kết nối nhất với đội và công ty của họ, cũng như những nhân viên nào cảm thấy cô lập nhất.
Tương tự, bạn có thể xây dựng một cuộc khảo sát với các câu hỏi về giao tiếp và hợp tác để xác định các vấn đề. Một loại khảo sát hữu ích khác là khảo sát nhịp tim. Các khảo sát nhịp tim được gửi đi thường xuyên và có thể xác định các vấn đề silo trước khi chúng bắt đầu gây ra vấn đề.
Ngoài các khảo sát, hãy xem xét thực hiện phỏng vấn nghỉ việc và phỏng vấn ở lại với nhân viên. Các cuộc phỏng vấn nghỉ việc nên làm sáng tỏ lý do tại sao nhân viên rời bỏ và phần nào của lượng lao động bị ảnh hưởng bởi các silo thông tin. Ngược lại, các cuộc phỏng vấn ở lại là các cuộc thảo luận với những nhân viên đã làm việc tại công ty trong một khoảng thời gian dài và có thể làm sáng tỏ nơi mà sự hợp tác giữa các đồng nghiệp thành công .
Chiến lược để phá bỏ các silo và giới thiệu hợp tác hiệu quả
Khi bạn đã xác định được nơi mà các silo thông tin của đội bạn nằm, đã đến lúc bắt đầu phá vỡ những silo đó và thay thế chúng bằng một nền tảng minh bạch. Dưới đây là một vài chiến lược có thể giúp bạn cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong đội.
Điều chỉnh mục tiêu và giá trị
Khi các nhóm khác nhau làm việc cùng nhau hiệu quả, trước tiên cần đảm bảo rằng mọi người đều đứng cùng một trang về mục tiêu và giá trị của công ty. Điều này bắt đầu từ lãnh đạo. Hãy đảm bảo rằng mọi người hiểu sứ mệnh của công ty và biết cách công việc của họ phù hợp với bức tranh lớn hơn như thế nào.
Từ đó, xác định mục tiêu của từng nhóm và đặt chúng vào bối cảnh của sứ mệnh công ty cũng như các mục tiêu của các nhóm khác. Nhắc lại những mục tiêu và giá trị này thường xuyên, dù là trong các cuộc họp tay.
Cẩn thận với việc giao tiếp quá nhiều
Thật ngạc nhiên khi thấy khó khăn khi thực sự giao tiếp nhiều hơn trong môi trường làm việc, đặc biệt là khi nó diễn ra không đồng bộ. Thật đơn giản hơn cho mọi người cảm thấy như họ bị bỏ lại bên lề.
Nếu bạn lo ngại về việc gây cho đội của bạn quá nhiều thông tin, hãy xem xét xem bạn có đang cung cấp một thông điệp rõ ràng và ngắn gọn hay không, và sau đó tạo cơ hội để mọi người có thể tìm hiểu thêm trong một hệ thống phù hợp với mọi người.
Một quy tắc tốt là giao tiếp nhiều hơn, không ít hơn. Khi nghi ngờ, hãy cẩn thận với việc giao tiếp nhiều hơn. Đội của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó theo thời gian.
Khuyến khích thử nghiệm thông qua chia sẻ
Thử một điều gì đó mới có thể đáng sợ, đặc biệt nếu đó là điều có thể không thành công. Nói vậy, các đội đổi mới cần cảm thấy thoải mái khi chấp nhận rủi ro.
Một cách để khuyến khích thử nghiệm là tạo ra một môi trường mà các đội có thể chia sẻ các thử nghiệm của họ với nhau, dù đó là một không gian vật lý như phòng thí nghiệm hoặc hội thảo, hay một không gian số như một blog hoặc trang intranet nhân viên. Bằng cách thử nghiệm một cách minh bạch, các đội có thể học hỏi từ thành công và thất bại của nhau, và cảm thấy thoải mái hơn khi chấp nhận rủi ro trong tương lai biết rằng họ có một hệ thống hỗ trợ để dựa vào.
Khuyến khích các hoạt động xây dựng đội
Tạo các mối quan hệ làm việc tích cực là rất quan trọng để hợp tác hiệu quả. Hãy xem xét tổ chức các sự kiện xây dựng đội giúp nhân viên biết nhau hơn và thúc đẩy một cảm giác đồng đội.
Có rất nhiều loại hoạt động xây dựng đội khác nhau để lựa chọn, từ các lớp học nấu ăn nhóm đến săn tìm lén và tình nguyện. Chìa khóa là tìm các hoạt động mà mọi người sẽ thích và sẽ giúp họ nhìn nhau từ một góc nhìn khác.
Làm cho thông tin đội dễ tiếp cận
Không đủ chỉ khuyến khích một văn hóa nơi mọi người muốn chia sẻ thông tin—bạn cũng cần cung cấp cho họ các công cụ thích hợp. Hãy làm cho việc tìm và chia sẻ thông tin giữa các đội trở nên dễ dàng.
Thường thì điều này có nghĩa là thiết lập một cơ sở tri thức tập trung giống như Guru để đảm bảo thông tin dễ sử dụng. Điều này có nghĩa là tạo ra một môi trường chia sẻ thông tin dễ tiếp cận cho người dùng để cả hai truy cập và đóng góp.
Tạm biệt các silo
Các silo thông tin thực sự là một vấn đề phổ biến trong các nơi làm việc, nhưng các nhóm thành công có thể đối mặt với chúng bằng các chiến lược chủ động và cải thiện hợp tác nhóm.
Bằng cách dành thời gian để xác định nơi mà các silo tồn tại trong đội của bạn và giới thiệu các chiến lược hiệu quả với đội của bạn, bạn sẽ cải thiện hiệu suất, tinh thần và hơn thế nữa trong đội của bạn.
Khoảnh khắc tồi tệ nhất khi làm việc trong một silo là khi nhận ra rằng bạn đang làm việc trong một silo.
Tại công việc đầu tiên của mình, tôi nhớ đã rất cẩn thận xem xét một bản thảo báo cáo rất cụ thể. Tôi đã dành nhiều giờ chỉnh sửa và cập nhật biểu đồ chỉ để nhận ra sau đó trong tuần rằng mọi thứ đều vô ích. Tôi đã làm việc trong một phiên bản lỗi thời chưa được cập nhật trên ổ đĩa của bộ phận.
Tôi không đơn độc trong việc trải nghiệm loại thất vọng này. Hóa ra các nhóm tiêu tốn có thể lên tới 20 giờ mỗi tháng do các silo thông tin. Vấn đề với các silo chỉ gia tăng khi các nơi làm việc chuyển đổi giữa các mô hình văn phòng, từ xa và kết hợp trong những năm gần đây. Không có gì ngạc nhiên khi dễ dàng bị lạc trong các silo hơn khi bạn không làm việc trong cùng một không gian vật lý với các đồng nghiệp.
Silo thông tin
Hãy bắt đầu với ý nghĩa khi chúng ta nói về các silo thông tin. Nói một cách đơn giản, các silo thông tin xảy ra khi các nhóm trong một tổ chức không chia sẻ thông tin và quy trình với nhau. Các silo thường bắt đầu nhỏ và phình to khi các tổ chức phát triển, cản trở sự hợp tác.
Tại sao các silo lại hình thành trong các tổ chức?
Nguyên nhân của các silo
Hầu như tất cả các tổ chức đều có các silo, và chúng thường thì không có chủ ý. Không có một lý do duy nhất nào khiến các silo hình thành, nhưng một vài lý do phổ biến cho sự thiếu minh bạch này bao gồm:
Các ưu tiên khác nhau
Khi các nhóm trong các tổ chức có những ưu tiên khác nhau (hoặc tệ hơn, cạnh tranh), thông tin và quy trình sẽ không chảy suôn sẻ. Một cách tự nhiên, mỗi nhóm có các mục tiêu riêng, nhưng một văn hóa công ty minh bạch sẽ giúp các nhóm đồng bộ hóa ưu tiên.
Tình trạng hiện tại
Quán tính là một lực lượng mạnh mẽ. Các tổ chức thường gặp khó khăn khi các quy trình đã ăn sâu cần phải chuyển đổi để phù hợp với các thay đổi.
Chính trị công ty
Các tổ chức lớn thường có một mạng lưới phức tạp các mối quan hệ giữa các nhóm khác nhau. Thông tin và quy trình có thể không chảy dễ dàng do tính cách trong nơi làm việc.
Địa lý và văn hóa
Các đội ngày càng phân tán trên toàn cầu và được tạo thành từ các cá nhân có nền văn hóa đa dạng. Các múi giờ khác nhau, khả năng ngôn ngữ và các yếu tố khác có thể góp phần gây ra các nơi làm việc bị silo.
Thiếu an toàn tâm lý
Sự tin tưởng là một yếu tố thiết yếu trong cách hợp tác hiệu quả với đồng nghiệp. Khi các nhóm cảm thấy rằng họ có thể đưa ra những ý tưởng mạo hiểm và thử nghiệm với sự hỗ trợ của nhóm, sự đổi mới sẽ phát triển. Khi điều đó không xảy ra, giao tiếp bị phá vỡ và từ đó các silo có thể hình thành.
Hệ thống không hiệu quả
Công nghệ và quy trình đúng có thể tạo ra sự khác biệt lớn về tính minh bạch. Sử dụng các hệ thống sai có thể gây ra ma sát không cần thiết trong việc chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau.
Chi phí của các silo
Thật không may, các silo không chỉ lãng phí thời gian. Hiệu ứng silo trong các tổ chức có thể gây ra những vấn đề lớn.
Một số silo rất rõ ràng. Đối với phần còn lại, bạn sẽ cần phải thực hiện một số điều tra. Để giúp bạn hiểu nơi giao tiếp và hợp tác đang bị phá vỡ, hãy xem xét các cuộc khảo sát và phỏng vấn.
Có một vài loại khảo sát có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các silo thông tin giữa các nhóm. Trước tiên, hãy xem xét việc sử dụng một cuộc khảo sát sự tham gia của nhân viên. Loại khảo sát này sẽ giúp bạn xác định những nhân viên nào cảm thấy kết nối nhất với đội và công ty của họ, cũng như những nhân viên nào cảm thấy cô lập nhất.
Tương tự, bạn có thể xây dựng một cuộc khảo sát với các câu hỏi về giao tiếp và hợp tác để xác định các vấn đề. Một loại khảo sát hữu ích khác là khảo sát nhịp tim. Các khảo sát nhịp tim được gửi đi thường xuyên và có thể xác định các vấn đề silo trước khi chúng bắt đầu gây ra vấn đề.
Ngoài các khảo sát, hãy xem xét thực hiện phỏng vấn nghỉ việc và phỏng vấn ở lại với nhân viên. Các cuộc phỏng vấn nghỉ việc nên làm sáng tỏ lý do tại sao nhân viên rời bỏ và phần nào của lượng lao động bị ảnh hưởng bởi các silo thông tin. Ngược lại, các cuộc phỏng vấn ở lại là các cuộc thảo luận với những nhân viên đã làm việc tại công ty trong một khoảng thời gian dài và có thể làm sáng tỏ nơi mà sự hợp tác giữa các đồng nghiệp thành công .
Chiến lược để phá bỏ các silo và giới thiệu hợp tác hiệu quả
Khi bạn đã xác định được nơi mà các silo thông tin của đội bạn nằm, đã đến lúc bắt đầu phá vỡ những silo đó và thay thế chúng bằng một nền tảng minh bạch. Dưới đây là một vài chiến lược có thể giúp bạn cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong đội.
Điều chỉnh mục tiêu và giá trị
Khi các nhóm khác nhau làm việc cùng nhau hiệu quả, trước tiên cần đảm bảo rằng mọi người đều đứng cùng một trang về mục tiêu và giá trị của công ty. Điều này bắt đầu từ lãnh đạo. Hãy đảm bảo rằng mọi người hiểu sứ mệnh của công ty và biết cách công việc của họ phù hợp với bức tranh lớn hơn như thế nào.
Từ đó, xác định mục tiêu của từng nhóm và đặt chúng vào bối cảnh của sứ mệnh công ty cũng như các mục tiêu của các nhóm khác. Nhắc lại những mục tiêu và giá trị này thường xuyên, dù là trong các cuộc họp tay.
Cẩn thận với việc giao tiếp quá nhiều
Thật ngạc nhiên khi thấy khó khăn khi thực sự giao tiếp nhiều hơn trong môi trường làm việc, đặc biệt là khi nó diễn ra không đồng bộ. Thật đơn giản hơn cho mọi người cảm thấy như họ bị bỏ lại bên lề.
Nếu bạn lo ngại về việc gây cho đội của bạn quá nhiều thông tin, hãy xem xét xem bạn có đang cung cấp một thông điệp rõ ràng và ngắn gọn hay không, và sau đó tạo cơ hội để mọi người có thể tìm hiểu thêm trong một hệ thống phù hợp với mọi người.
Một quy tắc tốt là giao tiếp nhiều hơn, không ít hơn. Khi nghi ngờ, hãy cẩn thận với việc giao tiếp nhiều hơn. Đội của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó theo thời gian.
Khuyến khích thử nghiệm thông qua chia sẻ
Thử một điều gì đó mới có thể đáng sợ, đặc biệt nếu đó là điều có thể không thành công. Nói vậy, các đội đổi mới cần cảm thấy thoải mái khi chấp nhận rủi ro.
Một cách để khuyến khích thử nghiệm là tạo ra một môi trường mà các đội có thể chia sẻ các thử nghiệm của họ với nhau, dù đó là một không gian vật lý như phòng thí nghiệm hoặc hội thảo, hay một không gian số như một blog hoặc trang intranet nhân viên. Bằng cách thử nghiệm một cách minh bạch, các đội có thể học hỏi từ thành công và thất bại của nhau, và cảm thấy thoải mái hơn khi chấp nhận rủi ro trong tương lai biết rằng họ có một hệ thống hỗ trợ để dựa vào.
Khuyến khích các hoạt động xây dựng đội
Tạo các mối quan hệ làm việc tích cực là rất quan trọng để hợp tác hiệu quả. Hãy xem xét tổ chức các sự kiện xây dựng đội giúp nhân viên biết nhau hơn và thúc đẩy một cảm giác đồng đội.
Có rất nhiều loại hoạt động xây dựng đội khác nhau để lựa chọn, từ các lớp học nấu ăn nhóm đến săn tìm lén và tình nguyện. Chìa khóa là tìm các hoạt động mà mọi người sẽ thích và sẽ giúp họ nhìn nhau từ một góc nhìn khác.
Làm cho thông tin đội dễ tiếp cận
Không đủ chỉ khuyến khích một văn hóa nơi mọi người muốn chia sẻ thông tin—bạn cũng cần cung cấp cho họ các công cụ thích hợp. Hãy làm cho việc tìm và chia sẻ thông tin giữa các đội trở nên dễ dàng.
Thường thì điều này có nghĩa là thiết lập một cơ sở tri thức tập trung giống như Guru để đảm bảo thông tin dễ sử dụng. Điều này có nghĩa là tạo ra một môi trường chia sẻ thông tin dễ tiếp cận cho người dùng để cả hai truy cập và đóng góp.
Tạm biệt các silo
Các silo thông tin thực sự là một vấn đề phổ biến trong các nơi làm việc, nhưng các nhóm thành công có thể đối mặt với chúng bằng các chiến lược chủ động và cải thiện hợp tác nhóm.
Bằng cách dành thời gian để xác định nơi mà các silo tồn tại trong đội của bạn và giới thiệu các chiến lược hiệu quả với đội của bạn, bạn sẽ cải thiện hiệu suất, tinh thần và hơn thế nữa trong đội của bạn.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
