Cân nhắc sử dụng Slack để nâng cấp wiki công ty nội bộ của bạn?
Bạn không phải là một mình. Các nhà sáng lập liên tục tìm kiếm (và thường gặp khó khăn) để tìm wiki phù hợp nhất cho kiến thức nội bộ của công ty. Và thực sự, tôi hoàn toàn hiểu vì sao hầu hết các nhà lãnh đạo nghĩ rằng một wiki nội bộ sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của họ. Cuối cùng, wiki được coi là một cách khá nhanh chóng để cộng tác và chia sẻ thông tin công ty tập trung tại một vị trí. Nhưng hầu hết các tổ chức — đặc biệt là những tổ chức làm việc từ xa — đã thực hiện điều đó trong Slack rồi! Vì vậy, như một bước đầu tiên, tại sao không tận dụng kiến thức đó? Biết bạn muốn sử dụng Slack, chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá giải pháp wiki công ty tốt nhất cho tổ chức của bạn.
Wiki Slack là gì?
Wiki là nguồn thông tin thông tin nội bộ của công ty có thể cập nhật. Một wiki Slack có cùng chức năng, nhưng phù hợp với quy trình làm việc cộng tác. Các wiki không được trang bị Slack hoặc các phần mềm cộng tác khác không tính đến cách chúng ta làm việc đang thay đổi. Bằng cách thêm Slack vào wiki nội bộ hiện tại của bạn, bạn có thể truy cập toàn bộ cơ sở kiến thức mà không bao giờ rời khỏi cuộc trò chuyện.
Wiki công ty chỉ là điểm khởi đầu
Wiki truyền thống (thậm chí cả những wiki tích hợp Slack) nhanh chóng trở nên lỗi thời và khó quản lý khi đội ngũ của bạn phát triển và kiến thức của bạn mở rộng, dẫn đến tỷ lệ tiếp nhận thấp. Nói như vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một wiki công ty nội bộ, hãy đảm bảo nó cung cấp tích hợp Slack.
Tìm hiểu lý do tại sao công ty của bạn xứng đáng hơn là một wiki truyền thống.
Hãy phân tích hai lý do quan trọng tại sao wiki truyền thống không còn đủ nữa:
Wiki nội bộ làm cho việc xác định nội dung của bạn có đúng hay hiệu quả trở nên khó khăn
Dưới đây là những gì xảy ra với nội dung trong wiki nội bộ truyền thống:
Bạn bỏ rất nhiều thời gian viết và xây dựng trang hoàn hảo, nhưng sau khi bạn viết xong, bạn quên cập nhật hoặc thậm chí quên có trang đó.
Wiki làm cho việc xác định lần cuối nội dung được cập nhật hoặc thậm chí đang được đọc trở nên gần như không thể phân biệt, dẫn đến nội dung lỗi thời.
Đội ngũ của bạn không tin tưởng
rằng nội dung trong wiki của bạn chính xác, dẫn đến tỷ lệ tiếp nhận thấp.
Còn tệ hơn nữa, đội ngũ của bạn có thể đang sử dụng thông tin lỗi thời và chia sẻ nó với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của bạn!
Thông tin về doanh nghiệp của bạn thay đổi mỗi ngày: tính năng mới được xây dựng, đối thủ mới nổi lên, và quy trình nội bộ mới được tạo ra. Bạn cần tìm kiếm một wiki nội bộ mà tồn tại và phát triển cùng với công ty của bạn, vì vậy tại sao không để nó trong Slack, ngay tại trung tâm của các luồng giao tiếp?
Wiki công ty truyền thống không tồn tại trong quy trình giao tiếp của Slack của bạn
Trong khi việc thêm nội dung vào wiki nội bộ dễ dàng, việc truy cập nó khó khăn hơn nhiều. Thường, wiki nội bộ hoạt động như cổng, có nghĩa là để có bất kỳ kiến thức nào từ chúng, đội của bạn phải rời khỏi quy trình làm việc của họ, mở một tab khác và sau đó tìm kiếm để tìm kiến thức. Điều này thực sự là một nỗi đau và mất năng suất cho công ty của bạn. Theo McKinsey, các nhóm phục vụ khách hàng của bạn dành ⅓ thời gian của họ chỉ để tìm kiếm thông tin!
Làm phần của thời gian đó là việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục giữa quy trình làm việc và wiki mà đội của bạn cần thực hiện chỉ để truy cập kiến thức quan trọng của công ty. Do đó, liệu wiki nội bộ của bạn có nên ở đó không? Nói về Slack, ứng dụng hợp tác và trò chuyện này là phổ biến.
Nói về Slack, ứng dụng hợp tác và trò chuyện trở nên phổ biến. Nó giúp củng cố giao tiếp nội bộ cho hơn 12 triệu người dùng hàng ngày, và người dùng trung bình đăng nhập vào Slack hơn 10 giờ mỗi ngày. Thực tế, đó là một nền tảng tuyệt vời cho toàn bộ công nghệ của bạn.
4 điều cần xem xét khi đánh giá một giải pháp wiki trên Slack:
1. Khả năng tìm kiếm kiến thức
Khi bạn tìm kiếm trên Slack, bạn đang tìm kiếm qua các cuộc trò chuyện. Khi bạn tìm kiếm trên wiki của bạn, bạn đang tìm kiếm kiến thức. Các cuộc trò chuyện là tĩnh lặng, khi chúng xảy ra thì chúng không thay đổi. Kiến thức, tuy nhiên, nên phát triển theo khi công ty của bạn mở rộng. Nội dung trong wiki của bạn đều có ý định thay đổi. Xem cách Guru giải quyết vấn đề này với giải pháp Slack của chúng tôi.
Khác với wiki, một nền tảng quản lý kiến thức tích hợp là nguồn thông tin duy nhất.
Công ty của bạn cần một nguồn thông tin duy nhất để họ không cần phải tìm kiếm giữa nhiều thư mục Google Drive và Box, các luồng email và cuộc trò chuyện trên Slack chỉ để tìm ra một câu trả lời.
Thông tin trong wiki nội bộ truyền thống dần trở nên lỗi thời vì:
Các cuộc trò chuyện trong Slack và các luồng email là tĩnh lặng
Quy trình, đối thủ và sự thay đổi của sản phẩm của bạn thay đổi theo thời gian
Những chuyên gia chuyên môn không liên tục cập nhật và xác minh thông tin trong wiki
Do đó, sự thiếu tự tin trong wiki nội bộ dẫn họ tới nhắn tin hoặc ngắt kết nối chuyên gia chủ đề trong đội của bạn. Điều này dẫn đến một chu kỳ không quan tâm đến việc duy trì wiki nội bộ của bạn. Điều này dẫn đến một chu kỳ suy giảm sự quan tâm trong việc duy trì wiki nội bộ của bạn.
Ngoài việc gây ra lợi nhuận tiêu cực dài hạn, việc gián đoạn chuyên gia của bạn đang tốn tiền của đội của bạn. Một nghiên cứu gần đây cho thấy mất trung bình 23 phút và 15 giây để hồi phục sau một sự gián đoạn. Tin nhắn một lần và vỗ vai không thể mở rộng, đặc biệt khi đội chăm sóc khách hàng của bạn tiếp tục tăng và riêng lẻ gửi lại những câu hỏi giống nhau cho chuyên gia của bạn lần lượt. Tìm một giải pháp kiến thức mà có thể dễ dàng tìm kiếm trong Slack là chìa khóa để loại bỏ những gián đoạn làm giảm hiệu suất của đội của bạn.
Các kênh Slack của bạn đầy với một nguồn kiến thức công ty phù hợp đã được tạo ra thông qua các cuộc trò chuyện tự nhiên. Điều tuyệt vời của ứng dụng là việc nó tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa các nhóm nhưng mỗi nhóm có thể có một kênh Slack riêng nơi kiến thức được chia sẻ và cập nhật theo thời gian thực, để không phải ai cũng biết hết.
Nếu bạn không ghi lại kiến thức sau khi nó đã được tạo ra, bạn đang bỏ lỡ giá trị tạo ra từ việc sử dụng Slack. Xấu hơn nữa, điều đó đồng nghĩa chuyên gia chủ đề của bạn vẫn đang nhận những vỗ vai liên tục và câu hỏi lặp đi lặp lại có thể đã có câu trả lời trong cơ sở kiến thức của bạn.
Khi ghi lại trong wiki của bạn, nó có thể ngay lập tức được sử dụng lại bởi toàn bộ công ty của bạn để giảm đi những câu hỏi lặp đi lặp lại chuyên gia của bạn đang nhận.
Sau khi ghi lại trong wiki của bạn, nó có thể ngay lập tức được sử dụng lại bởi toàn bộ công ty của bạn để giảm đi những câu hỏi lặp đi lặp lại chuyên gia của bạn đang nhận.
3. Tình trạng tin cậy của wiki.
Như đã đề cập trước đó, nội dung cũ hoặc không chính xác dẫn đến sự không tin cậy về wiki của bạn và việc sử dụng thấp. Dưới đây là những gì bạn nên tìm kiếm từ một wiki để đảm bảo họ xử lý vấn đề về nội dung cũ:.
Khả năng gán kiến thức cho các chuyên gia trong đội của bạn (hoặc một nhóm của họ)
Wiki tích hợp các chiến lược "đẩy" để nhắc nhở chuyên gia làm rõ rằng nội dung vẫn chính xác
Một cách để kích hoạt các chuyên gia của bạn cập nhật nội dung trong khi làm việc trong Slack
Quan trọng là có thể hiểu những kiến thức trong wiki của bạn đang được sử dụng nhiều nhất. Đảm bảo bạn tìm một giải pháp có phân tích để giám sát việc sử dụng của wiki của bạn để bạn có thể xác định kiến thức hiệu quả nhất cũng như sự tiếp nhận của tổng thể cơ sở kiến thức của bạn. Những giải pháp tốt nhất cũng sẽ có khả năng đề xuất kiến thức nên được thêm vào wiki dựa trên các tìm kiếm không cho kết quả.
Đó là như thế. Bây giờ bạn đã hiểu vì sao các wiki truyền thống không hiệu quả và cần tìm những thông tin gì trong một wiki Slack, chúng tôi hy vọng bạn đã sẵn sàng với tất cả những gì bạn cần để đánh giá một cách hiệu quả các giải pháp tiềm năng.
Cân nhắc sử dụng Slack để nâng cấp wiki công ty nội bộ của bạn?
Bạn không phải là một mình. Các nhà sáng lập liên tục tìm kiếm (và thường gặp khó khăn) để tìm wiki phù hợp nhất cho kiến thức nội bộ của công ty. Và thực sự, tôi hoàn toàn hiểu vì sao hầu hết các nhà lãnh đạo nghĩ rằng một wiki nội bộ sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của họ. Cuối cùng, wiki được coi là một cách khá nhanh chóng để cộng tác và chia sẻ thông tin công ty tập trung tại một vị trí. Nhưng hầu hết các tổ chức — đặc biệt là những tổ chức làm việc từ xa — đã thực hiện điều đó trong Slack rồi! Vì vậy, như một bước đầu tiên, tại sao không tận dụng kiến thức đó? Biết bạn muốn sử dụng Slack, chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá giải pháp wiki công ty tốt nhất cho tổ chức của bạn.
Wiki Slack là gì?
Wiki là nguồn thông tin thông tin nội bộ của công ty có thể cập nhật. Một wiki Slack có cùng chức năng, nhưng phù hợp với quy trình làm việc cộng tác. Các wiki không được trang bị Slack hoặc các phần mềm cộng tác khác không tính đến cách chúng ta làm việc đang thay đổi. Bằng cách thêm Slack vào wiki nội bộ hiện tại của bạn, bạn có thể truy cập toàn bộ cơ sở kiến thức mà không bao giờ rời khỏi cuộc trò chuyện.
Wiki công ty chỉ là điểm khởi đầu
Wiki truyền thống (thậm chí cả những wiki tích hợp Slack) nhanh chóng trở nên lỗi thời và khó quản lý khi đội ngũ của bạn phát triển và kiến thức của bạn mở rộng, dẫn đến tỷ lệ tiếp nhận thấp. Nói như vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một wiki công ty nội bộ, hãy đảm bảo nó cung cấp tích hợp Slack.
Tìm hiểu lý do tại sao công ty của bạn xứng đáng hơn là một wiki truyền thống.
Hãy phân tích hai lý do quan trọng tại sao wiki truyền thống không còn đủ nữa:
Wiki nội bộ làm cho việc xác định nội dung của bạn có đúng hay hiệu quả trở nên khó khăn
Dưới đây là những gì xảy ra với nội dung trong wiki nội bộ truyền thống:
Bạn bỏ rất nhiều thời gian viết và xây dựng trang hoàn hảo, nhưng sau khi bạn viết xong, bạn quên cập nhật hoặc thậm chí quên có trang đó.
Wiki làm cho việc xác định lần cuối nội dung được cập nhật hoặc thậm chí đang được đọc trở nên gần như không thể phân biệt, dẫn đến nội dung lỗi thời.
Đội ngũ của bạn không tin tưởng
rằng nội dung trong wiki của bạn chính xác, dẫn đến tỷ lệ tiếp nhận thấp.
Còn tệ hơn nữa, đội ngũ của bạn có thể đang sử dụng thông tin lỗi thời và chia sẻ nó với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của bạn!
Thông tin về doanh nghiệp của bạn thay đổi mỗi ngày: tính năng mới được xây dựng, đối thủ mới nổi lên, và quy trình nội bộ mới được tạo ra. Bạn cần tìm kiếm một wiki nội bộ mà tồn tại và phát triển cùng với công ty của bạn, vì vậy tại sao không để nó trong Slack, ngay tại trung tâm của các luồng giao tiếp?
Wiki công ty truyền thống không tồn tại trong quy trình giao tiếp của Slack của bạn
Trong khi việc thêm nội dung vào wiki nội bộ dễ dàng, việc truy cập nó khó khăn hơn nhiều. Thường, wiki nội bộ hoạt động như cổng, có nghĩa là để có bất kỳ kiến thức nào từ chúng, đội của bạn phải rời khỏi quy trình làm việc của họ, mở một tab khác và sau đó tìm kiếm để tìm kiến thức. Điều này thực sự là một nỗi đau và mất năng suất cho công ty của bạn. Theo McKinsey, các nhóm phục vụ khách hàng của bạn dành ⅓ thời gian của họ chỉ để tìm kiếm thông tin!
Làm phần của thời gian đó là việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục giữa quy trình làm việc và wiki mà đội của bạn cần thực hiện chỉ để truy cập kiến thức quan trọng của công ty. Do đó, liệu wiki nội bộ của bạn có nên ở đó không? Nói về Slack, ứng dụng hợp tác và trò chuyện này là phổ biến.
Nói về Slack, ứng dụng hợp tác và trò chuyện trở nên phổ biến. Nó giúp củng cố giao tiếp nội bộ cho hơn 12 triệu người dùng hàng ngày, và người dùng trung bình đăng nhập vào Slack hơn 10 giờ mỗi ngày. Thực tế, đó là một nền tảng tuyệt vời cho toàn bộ công nghệ của bạn.
4 điều cần xem xét khi đánh giá một giải pháp wiki trên Slack:
1. Khả năng tìm kiếm kiến thức
Khi bạn tìm kiếm trên Slack, bạn đang tìm kiếm qua các cuộc trò chuyện. Khi bạn tìm kiếm trên wiki của bạn, bạn đang tìm kiếm kiến thức. Các cuộc trò chuyện là tĩnh lặng, khi chúng xảy ra thì chúng không thay đổi. Kiến thức, tuy nhiên, nên phát triển theo khi công ty của bạn mở rộng. Nội dung trong wiki của bạn đều có ý định thay đổi. Xem cách Guru giải quyết vấn đề này với giải pháp Slack của chúng tôi.
Khác với wiki, một nền tảng quản lý kiến thức tích hợp là nguồn thông tin duy nhất.
Công ty của bạn cần một nguồn thông tin duy nhất để họ không cần phải tìm kiếm giữa nhiều thư mục Google Drive và Box, các luồng email và cuộc trò chuyện trên Slack chỉ để tìm ra một câu trả lời.
Thông tin trong wiki nội bộ truyền thống dần trở nên lỗi thời vì:
Các cuộc trò chuyện trong Slack và các luồng email là tĩnh lặng
Quy trình, đối thủ và sự thay đổi của sản phẩm của bạn thay đổi theo thời gian
Những chuyên gia chuyên môn không liên tục cập nhật và xác minh thông tin trong wiki
Do đó, sự thiếu tự tin trong wiki nội bộ dẫn họ tới nhắn tin hoặc ngắt kết nối chuyên gia chủ đề trong đội của bạn. Điều này dẫn đến một chu kỳ không quan tâm đến việc duy trì wiki nội bộ của bạn. Điều này dẫn đến một chu kỳ suy giảm sự quan tâm trong việc duy trì wiki nội bộ của bạn.
Ngoài việc gây ra lợi nhuận tiêu cực dài hạn, việc gián đoạn chuyên gia của bạn đang tốn tiền của đội của bạn. Một nghiên cứu gần đây cho thấy mất trung bình 23 phút và 15 giây để hồi phục sau một sự gián đoạn. Tin nhắn một lần và vỗ vai không thể mở rộng, đặc biệt khi đội chăm sóc khách hàng của bạn tiếp tục tăng và riêng lẻ gửi lại những câu hỏi giống nhau cho chuyên gia của bạn lần lượt. Tìm một giải pháp kiến thức mà có thể dễ dàng tìm kiếm trong Slack là chìa khóa để loại bỏ những gián đoạn làm giảm hiệu suất của đội của bạn.
Các kênh Slack của bạn đầy với một nguồn kiến thức công ty phù hợp đã được tạo ra thông qua các cuộc trò chuyện tự nhiên. Điều tuyệt vời của ứng dụng là việc nó tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa các nhóm nhưng mỗi nhóm có thể có một kênh Slack riêng nơi kiến thức được chia sẻ và cập nhật theo thời gian thực, để không phải ai cũng biết hết.
Nếu bạn không ghi lại kiến thức sau khi nó đã được tạo ra, bạn đang bỏ lỡ giá trị tạo ra từ việc sử dụng Slack. Xấu hơn nữa, điều đó đồng nghĩa chuyên gia chủ đề của bạn vẫn đang nhận những vỗ vai liên tục và câu hỏi lặp đi lặp lại có thể đã có câu trả lời trong cơ sở kiến thức của bạn.
Khi ghi lại trong wiki của bạn, nó có thể ngay lập tức được sử dụng lại bởi toàn bộ công ty của bạn để giảm đi những câu hỏi lặp đi lặp lại chuyên gia của bạn đang nhận.
Sau khi ghi lại trong wiki của bạn, nó có thể ngay lập tức được sử dụng lại bởi toàn bộ công ty của bạn để giảm đi những câu hỏi lặp đi lặp lại chuyên gia của bạn đang nhận.
3. Tình trạng tin cậy của wiki.
Như đã đề cập trước đó, nội dung cũ hoặc không chính xác dẫn đến sự không tin cậy về wiki của bạn và việc sử dụng thấp. Dưới đây là những gì bạn nên tìm kiếm từ một wiki để đảm bảo họ xử lý vấn đề về nội dung cũ:.
Khả năng gán kiến thức cho các chuyên gia trong đội của bạn (hoặc một nhóm của họ)
Wiki tích hợp các chiến lược "đẩy" để nhắc nhở chuyên gia làm rõ rằng nội dung vẫn chính xác
Một cách để kích hoạt các chuyên gia của bạn cập nhật nội dung trong khi làm việc trong Slack
Quan trọng là có thể hiểu những kiến thức trong wiki của bạn đang được sử dụng nhiều nhất. Đảm bảo bạn tìm một giải pháp có phân tích để giám sát việc sử dụng của wiki của bạn để bạn có thể xác định kiến thức hiệu quả nhất cũng như sự tiếp nhận của tổng thể cơ sở kiến thức của bạn. Những giải pháp tốt nhất cũng sẽ có khả năng đề xuất kiến thức nên được thêm vào wiki dựa trên các tìm kiếm không cho kết quả.
Đó là như thế. Bây giờ bạn đã hiểu vì sao các wiki truyền thống không hiệu quả và cần tìm những thông tin gì trong một wiki Slack, chúng tôi hy vọng bạn đã sẵn sàng với tất cả những gì bạn cần để đánh giá một cách hiệu quả các giải pháp tiềm năng.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
