Ai nhớ đã ngồi trong lớp học ở trường trung học và nghĩ, "Khi nào tôi sẽ cần những thứ này trong đời thực?" Trừ khi bạn là nhà sinh học, việc biết rằng ty thể là nguồn năng lượng của tế bào không quá hữu ích trong công việc. Có lẽ bạn đã không phải tính chu vi của một vòng tròn bằng tay trong một thời gian, và sếp của bạn không kiểm tra bạn về trọng lượng nguyên tử của nhôm trong cuộc họp nhóm cuối cùng. Còn rất nhiều thứ chúng ta đã học ở trường mà hôm nay chúng ta không sử dụng. Thật không may khi viết lách không trở thành một trong số đó.

Nghệ thuật viết và chia sẻ thông tin

Không ai đang kiểm tra bạn về các phần của bài phát biểu trong các cuộc họp (hy vọng là vậy), nhưng giao tiếp bằng văn bản là một phần quan trọng của công việc. Chúng ta đều cần một số kỹ năng viết để gửi email, nói chuyện với đồng đội trong Slack hoặc Teams, hoặc chia sẻ kiến thức thiết yếu với những người khác trong công ty.

Viết và giao tiếp là một trong những trụ cột quan trọng nhất trong việc ghi chép và chia sẻ kiến thức. Dù bạn coi kỹ năng viết của mình ngang bằng với các chuyên gia hay lo lắng khi phải soạn thảo một email, chúng ta đều có thể đồng ý rằng viết cần một mức độ chuyên môn nhất định. Kể cả khi viết là điều tự nhiên với bạn, làm ra một thứ xứng đáng để đọc vẫn cần rất nhiều thời gian và nỗ lực. Và điều đó đặc biệt đúng khi bạn xử lý việc thêm thông tin vào cơ sở tri thức của mình.

Vậy nên, đúng vậy, mọi người đều phải đội mũ của người viết khi ghi chép thông tin. Ngay cả khi bạn chỉ sao chép và dán văn bản hoặc nhúng bảng và tài liệu, biết thông tin đúng để bao gồm và giữ những điều như tông điệu và ngôn ngữ trong tâm trí là rất quan trọng. Tất cả những điều này có thể quan trọng, nhưng tập trung vào nghệ thuật viết khi bạn đang quan tâm nhiều hơn đến việc chia sẻ kiến thức một cách chính xác thì thật khó.

Liệu có phải thật tuyệt nếu có một trợ lý viết lách có thể giúp bạn với tất cả những phần khó khăn của việc ghi chép và lưu trữ thông tin để bạn có thể tập trung vào việc chia sẻ kiến thức của mình? Với việc ra mắt Assist trong Guru, bạn có thể!

Giới thiệu Assist

Assist sử dụng AI sinh học để giúp các tác giả của Guru chỉnh sửa, điều chỉnh, cải thiện và làm rõ kiến thức họ đã tạo ra mà không phải sử dụng một công cụ khác. Sử dụng Assist rất đơn giản: Các tác giả chọn đoạn văn cần được cải thiện và sau đó chỉ định Assist tóm tắt/chỉnh sửa/điều chỉnh đoạn sao chép cụ thể đó. Cần sửa toàn bộ thẻ không? Assist cũng hoạt động theo cách đó. Tất cả những gì bạn cần làm là chỉ, nhấn và nghĩ về những gì bạn muốn cải thiện.

Với mỗi tính năng AI mà chúng tôi xây dựng tại Guru, chúng tôi tin rằng việc giữ con người ở trung tâm của công việc là điều cần thiết để duy trì một mức độ tin cậy quan trọng cần thiết cho kiến thức trong công ty của bạn. Đó là lý do tại sao chúng tôi xây dựng Assist như một công cụ hỗ trợ người dùng khi họ ghi chép và chia sẻ kiến thức của mình.

Tại sao? Bởi vì chúng tôi tin rằng giọng nói và góc nhìn của bạn là quan trọng. Mỗi người dùng nên có khả năng tạo kiến thức và sử dụng Assist để đưa ra các đề xuất cho việc viết của họ, tất cả mà không làm mất đi giọng nói độc đáo và chân thực của riêng họ.

Khắc phục khoảng cách kiến thức với Assist

Không chỉ bạn có sức mạnh của Assist trong ứng dụng Guru web, mà chúng tôi cũng đã thêm khả năng tóm tắt của nó trực tiếp vào tích hợp Slack. Với Assist, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tóm tắt hoặc sản xuất một FAQ từ một chuỗi Slack hoặc tóm tắt các chủ đề đang thịnh hành và thêm kiến thức đó vào Guru một cách liền mạch. Bạn có thể sử dụng các tóm tắt để cung cấp bối cảnh ngay lập tức trong một tin nhắn Slack hoặc tái sử dụng nội dung đó và gửi một thông báo đến đồng đội của bạn. Assist không chỉ dành cho kiến thức mới. Có thể bạn có kiến thức kế thừa sống trong Guru—hoặc bên ngoài nó ở những nơi như Google Drive, Confluence hoặc Notion. Nội dung hiện có đó vẫn có thể có giá trị; chỉ cần nó có thể đã cũ hoặc không liên kết với nhau. Cho dù kiến thức của bạn quá dài, lạc hậu, không tổ chức và/hoặc không đầy đủ, Assist ở đây để giúp đỡ. Assist có thể rút ngắn kiến thức, bao gồm tóm tắt nội dung cần có bối cảnh ngay lập tức, hoặc thêm một số độ bóng cho dòng chảy tổng thể để dễ đọc hơn.

Assist mở ra một thế giới toàn diện về các khả năng viết và chỉnh sửa cho người dùng Guru. Hãy cùng khám phá những gì nó có thể làm.

Tóm tắt

Sưu tầm các điểm chính và sản xuất một tóm tắt đơn giản có thể mất nhiều thời gian hơn chúng ta muốn thừa nhận. Với Assist, bạn có thể thêm một tóm tắt lên đầu thẻ của mình để dễ đọc hơn và trao quyền cho người đọc của bạn với bối cảnh ngay lập tức. Cải thiện hiệu quả cho những người đọc của bạn có thể tiêu thụ một tóm tắt để nắm bắt được tinh túy của kiến thức và sau đó quyết định bị lặn sâu hơn nếu họ cần thêm chi tiết.

Bạn có muốn một chút đa dạng trong các tóm tắt của mình không? Với sức mạnh của Assist, bạn có thể tạo:

• Tóm tắt ngắn
• Tóm tắt chi tiết
• Danh sách gạch đầu dòng
• Danh sách đánh số

Cải thiện

Viết là một việc khó, chúng tôi hiểu điều đó. Với Assist bên cạnh, bạn có thể tạo và chỉnh sửa như một chuyên gia thực thụ. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng Assist để giúp phát huy tài năng viết lách của bạn:

Sửa lỗi chính tả và ngữ pháp: Ảnh hưởng hoặc hiệu ứng, ít hơn hay ít hơn, một thời gian hoặc một khoảng thời gian— bạn không có thời gian để lo lắng về việc chọn cái nào đúng. Đừng bị kẹt trong việc kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Để Assist làm điều đó trong vài giây và giúp bạn tiết kiệm thời gian (và không phải trán).

Đơn giản hóa từ vựng: Thật khó để xác định những từ nào bạn sử dụng có thể được coi là từ chuyên môn với người khác. Assist có thể xác định những từ đó cho bạn và thay thế chúng bằng những từ đồng nghĩa dễ hiểu hơn, đảm bảo tính bao trùm và rõ ràng cho kiến thức của bạn.

Tinh chỉnh/ chính thức hóa: Chúng ta đều đã ở đó: bạn viết một cái gì đó mà nghe có phần không đúng hoặc không trôi chảy. Thay vì dành thời gian để suy nghĩ lại, viết lại và sắp xếp lại, cố gắng để có bài viết của bạn ‘chính xác nhất,’ hãy để Assist giúp bạn với những trăn trở đó.

Rút ngắn: Ngắn gọn thì dễ nói hơn làm (rút kinh nghiệm từ việc chỉnh sửa tài liệu này). Assist có thể lấy những gì bạn đã viết và rút ngắn nó mà không làm mất đi bất kỳ thông tin quan trọng nào. Các độc giả của bạn sẽ cảm ơn bạn.

Điều chỉnh tông điệu

Tông điệu nên thay đổi tùy thuộc vào bản chất của nội dung và ai sẽ đọc nó. Đối với những người viết ít kinh nghiệm hơn, việc điều chỉnh tông điệu tự nhiên của bạn có thể là một thách thức khá lớn. Assist có thể giúp điều chỉnh tông điệu viết của bạn mà không làm mất đi thông điệp hoặc giọng nói của bạn. Nếu bạn nghĩ rằng viết của mình cần một chút gì đó thêm, hãy xem xét lựa chọn bất kỳ tông điệu nào sau đây để được hỗ trợ:

Hội thoại: Tuyệt vời cho các thẻ chứa các phản hồi và đối thoại được sử dụng với khách hàng của bạn. Điều chỉnh tông điệu để đảm bảo các điểm trò chuyện nghe tự nhiên khi được sử dụng trong cuộc trò chuyện.

Trực tiếp: Hoàn hảo để viết hướng dẫn rõ ràng, tài liệu cách thực hiện hoặc SOP khi bạn muốn đi thẳng vào vấn đề và tránh bất kỳ nhầm lẫn nào.

Thông cảm: Có ích cho kiến thức có mục đích nâng cao người khác hoặc có một chủ đề nhạy cảm mà cần thêm sự chăm sóc.

Chuyên nghiệp: Có thể được sử dụng cho các thẻ cần một tông điệu kỹ thuật và/hoặc học thuật.

Hài hước: Ở tiếng lóng như một cách hay để làm phong phú nội dung của bạn.

Dịch

Đừng yêu cầu những nhân viên song ngữ quý giá của bạn (hoặc bên thứ ba) phải dịch thủ công thông tin sang các ngôn ngữ khác. Viết bằng ngôn ngữ mà bạn cảm thấy thoải mái nhất và để Assist tự động dịch nó sang một ngôn ngữ khác. Giờ đây, đội ngũ của bạn có thể dành vài phút thay vì vài giờ để thực hiện các điều chỉnh và cải thiện nhỏ trong công việc dịch. Các ngôn ngữ mà Assist hỗ trợ:

• Tiếng Trung
• Tiếng Anh
• Tiếng Pháp
• Tiếng Đức
• Tiếng Nhật
• Tiếng Tây Ban Nha

AI dành cho tất cả

Chúng tôi đã hỏi những khách hàng Guru đã tham gia thử nghiệm sớm Assist cảm giác thế nào về nó, và đây là những gì họ đã nói:

“Assist rất hữu ích khi tôi có các thẻ đang được kiểm tra. Thường hay, kiến thức cần một chút nâng cấp, vì vậy Assist có thể có mặt để làm việc đó và thêm những cải tiến cho từng thẻ.”

“Thích thật khi nó thêm nội dung mới lên đầu thẻ để tôi có thể so sánh với những gì tôi đã có. Liệu điều này có bao quát được những gì tôi muốn ghi lại không? Và sau đó tôi có thể thêm hoặc chỉnh sửa những gì tôi đã có để cải thiện nó.”

“Có Assist trong Slack giúp phần khó nhất về việc tạo nội dung trở nên dễ dàng và đơn giản nhất có thể. Điều này sẽ ngăn cản sự phản đối và do dự trong việc tạo và cập nhật nội dung khi mọi thứ thay đổi.”

Nếu bạn muốn trải nghiệm một số phép màu chia sẻ kiến thức mà họ đang tận hưởng, hãy nói chuyện về cách chúng tôi có thể làm tương tự cho đội ngũ của bạn.