Tại Guru, chúng tôi tin rằng nơi làm việc sẽ được thay đổi mãi mãi. Đại dịch đã buộc tất cả chúng ta phải tham gia vào một cuộc thử nghiệm không thể tránh khỏi về việc phải làm 100% công việc của chúng ta từ xa ngay lập tức.

Trong khi điều này ảnh hưởng đến mọi người theo nhiều cách khác nhau, một điều đã trở nên rõ ràng là những thách thức mà các đội nhóm phải đối mặt khi 100% tương tác của họ chuyển từ gặp mặt trực tiếp sang ảo. Cách chúng ta giao tiếp, các loại cuộc họp mà chúng ta có, các công cụ mà chúng ta cần để làm việc hiệu quả cùng nhau đều đã được chiếu sáng một cách rõ ràng, làm nổi bật những điều hiệu quả, những điều không hiệu quả và những điều thực sự có thể làm tốt hơn.

Khi các văn phòng mở cửa trở lại, rất không có khả năng mọi thứ sẽ đơn giản trở lại như "cách chúng đã từng như thế". Nhiều đội sẽ hoạt động theo một hình thức nơi làm việc “lai”, cấu trúc tuần làm việc của họ với sự kết hợp giữa ngày làm việc từ xa và ngày làm việc tại văn phòng. Đây là một sự thay đổi rất tích cực theo ý kiến của tôi, khi mà chúng tôi sẽ tối ưu hóa công việc của mình xung quanh những việc mà cách tốt nhất là thực hiện tại văn phòng, và những điều tốt nhất để thực hiện từ nhà hoặc trong một không gian không bị làm phiền. Chưa kể đến lợi ích cho cuộc sống cá nhân của chúng tôi do một động thái làm việc linh hoạt hơn tạo ra.

Tâm điểm của nhiều thay đổi này là ý tưởng rằng giao tiếp nơi làm việc sẽ chuyển từ đồng bộ sang không đồng bộ. Nhiều cách mà các đội giao tiếp sẽ được thiết kế với giả định rằng các đội không còn ở bên nhau, không trực tiếp, hoặc thậm chí không ở cùng một tòa nhà. Thay vì mặc định cho những tương tác của đội nhóm là các cuộc họp trực tiếp, chúng tôi sẽ ghi lại ý tưởng, kiến thức, cập nhật trạng thái, câu hỏi thường gặp, chính sách, quyết định, và chia sẻ chúng với các đội của chúng tôi để họ đọc, bình luận, hành động, quyết định, v.v.

Định nghĩa "quy tắc vàng"

Trong môi trường mới này, mọi người trong một đội sẽ đóng một vai trò quan trọng trong cả việc đọc và viết. Có nhiều ví dụ về các đội đã trưởng thành theo cách "có nền tảng từ xa" đang nói về văn hóa viết và cách mà điều này rất quan trọng để hoạt động.

Tại Guru, một trong những giá trị cốt lõi của chúng tôi là Tìm kiếm và Chia sẻ Kiến thức.

Chúng tôi coi trọng việc minh bạch và cởi mở tại Guru, và cảm thấy có trách nhiệm đảm bảo những hành vi này là một phần trong cách chúng tôi hoạt động như một công ty. Để đạt được mục tiêu này, chúng tôi đã công bố Nguyên tắc Vàng của Giao tiếp Nội bộ:

Chúng tôi Tìm kiếm và Chia sẻ Kiến thức. Để điều này hiệu quả, phải có một "hợp đồng" giữa bạn và mọi người bạn làm việc cùng tại Guru. Điều này có nghĩa là mỗi người trong chúng ta cam kết làm 2 việc...

(1) Bạn chia sẻ kiến thức của mình một cách không đồng bộ, biết rằng tất cả những người khác sẽ tìm cách tiếp thu những gì bạn chia sẻ. Bạn nhận ra đối tượng mà bạn đang chia sẻ và tối ưu hóa cho họ bởi vì nó rất quan trọng với bạn rằng họ hiểu.

(2) Bạn tìm cách tiếp thu kiến thức mà người khác đã dành thời gian để chuẩn bị chia sẻ với bạn. Nếu những gì đang được chia sẻ không rõ ràng hoặc không liên quan, bạn nhận ra giá trị trong việc chia sẻ phản hồi đó để cải thiện những gì được chia sẻ trong tương lai.

Chúng tôi tin rằng cả hai thành phần của quy tắc này là rất quan trọng. Hãy phân tích từng phần, bắt đầu với phần 1:

Bạn chia sẻ kiến thức của mình một cách không đồng bộ...

Điều này thường đề cập đến kiến thức được viết hoặc ghi âm. Nó bao gồm một yêu cầu rõ ràng, có thể là chỉ đơn giản là yêu cầu đọc, yêu cầu bình luận, bỏ phiếu, ý tưởng, v.v., cùng với một ngày hết hạn của khi bạn muốn việc này được hoàn thành. Điều này có thể là một cập nhật trạng thái, một quyết định cần được thực hiện, hoặc thậm chí là kiến thức sản phẩm hỗ trợ cho một buổi ra mắt sắp tới.

...biết rằng mọi người khác sẽ tìm cách tiếp thu những gì bạn chia sẻ.

Việc viết/ghi âm tốn thời gian. Chúng tôi giả định rằng các đồng nghiệp của chúng tôi sẽ phấn khởi khi đọc những gì chúng tôi đã chuẩn bị, và điều này khiến chúng tôi có động lực dành thời gian để làm công việc này. (Còn nhiều hơn về điều này trong phần thứ hai của quy tắc của chúng tôi.)

Bạn nhận ra đối tượng mà bạn đang chia sẻ và tối ưu hóa cho họ...

Chúng tôi cố gắng tránh những thông báo chung có thể chỉ liên quan đến một số thành viên trong một đội, giữ tỷ lệ tín hiệu trên tiếng ồn cao.

...vì bạn quan trọng với họ rằng họ hiểu.

Các đội được thông tin tốt hơn có khả năng cảm thấy được truyền cảm hứng, gắn bó và hào hứng với công việc mà họ làm. Tất cả chúng ta đều đóng một vai trò trong việc đóng góp điều này!

Vì vậy đây là "nửa" đầu tiên, và đây là một cam kết dành thời gian để thực hiện công việc nhằm giữ cho người khác được thông tin. Bây giờ, hãy xem xét nửa thứ hai:

Bạn tìm cách tiếp thu kiến thức mà những người khác đã dành thời gian để chuẩn bị chia sẻ với bạn.

Như đã đề cập ở trên, yêu cầu ở đây là nhận ra rằng "cả hai mặt của việc chia sẻ kiến thức" phải tồn tại để điều này hoạt động. Chúng ta đều biết cảm giác nếu ai đó tổ chức một cuộc họp trực tiếp và người kia không xuất hiện. Điều này cũng nên diễn ra theo cách tương tự.

Nếu những gì đang được chia sẻ không rõ ràng hoặc không liên quan, bạn nhận ra giá trị trong việc chia sẻ phản hồi đó để cải thiện những gì được chia sẻ trong tương lai.

Phần cuối của chu trình này... không ai sẽ hoàn hảo trong việc viết lách! Cung cấp phản hồi tốt và thẳng thắn về cách mà một nhà văn có thể cải thiện những gì họ truyền đạt sẽ củng cố dòng chảy giao tiếp trong tương lai. Nó cũng cho thấy nhà văn rằng bạn quan tâm đến những gì họ đã viết.

Ai có thời gian để làm tất cả những việc này? Ngày của tôi đã đầy những cuộc họp!

Chúng tôi biết bạn đang nghĩ gì... nhưng đây là nơi phép màu bắt đầu! Một trong những hệ quả quý giá nhất của một đội nhóm cam kết với quy tắc vàng là tốc độ. Các cuộc họp trực tiếp yêu cầu sự phối hợp. Chúng tôi phải nhìn vào một lịch làm việc và tìm một thời gian phù hợp cho tất cả mọi người cần có mặt trong cuộc trò chuyện. Cuộc họp càng lớn, thời gian càng được lên lịch xa hơn vì khả năng có những khung thời gian mở giảm. Có thể đề tài này là một quyết định quan trọng cần được đưa ra, nhưng chúng tôi phải lên lịch cuộc họp một tuần sau ngày hôm nay vì đó là lần đầu tiên mọi người có thể tham gia.

Trong kịch bản này, chúng tôi đã mất một tuần trước khi chúng tôi thậm chí còn có cuộc trò chuyện đầu tiên! Bây giờ thêm vào các múi giờ khác nhau và lịch làm việc, đột nhiên những khung thời gian mở thông thường càng thu hẹp hơn.

Bây giờ, hãy lật ngược tình thế để xem nó hoạt động ra sao cho một đội nhóm tuân thủ quy tắc vàng.

Hãy tưởng tượng một ai đó có một chủ đề mà họ muốn kết nối với đội nhóm của mình. Họ viết chủ đề ra, gửi qua Slack cho các đồng đội và yêu cầu họ phản hồi trong 2 ngày tới. Họ bắt đầu thấy những bình luận từ đồng đội của họ, và họ sẽ giải quyết những việc này vào thời gian của riêng mình. Nhiều đồng đội hơn bình luận, nhiều phản hồi hơn, và qua vài ngày, chủ đề viết này đã có nhiều phản hồi, mối quan tâm và ý tưởng được ghi lại và tài liệu hóa.

Trong cách tiếp cận đồng bộ, cuộc họp đầu tiên thậm chí còn chưa diễn ra. Nhưng trong cách tiếp cận không đồng bộ, vài ngày sau chủ đề đã được tiếp cận và đội nhóm đã tiến xa hơn. Bây giờ hãy tưởng tượng điều này xảy ra nhiều lần trong các đội nhóm của chúng ta. Sự hợp tác chuyển từ Các cuộc họp trực tiếp: Kẻ giết người im lặng của tiến trình sang Quy tắc vàng: Siêu năng lực và lợi thế của đội trong thực hiện.

Cách chúng tôi tuân theo Quy tắc Vàng tại nơi làm việc

Nguyên tắc Vàng là cái mới đối với chúng tôi, điều mà chúng tôi đã giới thiệu trong năm nay. Đây là một số cách ban đầu mà chúng tôi đã tuân theo Nguyên tắc tại Guru.

Đảm bảo rằng chúng tôi có “giao tiếp có mục đích”

Đây là hướng dẫn mà chúng tôi cung cấp cho tất cả nhân viên. Nó đưa tới tỉ lệ tín hiệu/nhiễu cao mà tôi đã đề cập ở trên.

Chúng tôi sử dụng phương pháp quyết định

Chúng tôi khuyến khích việc sử dụng các tài liệu quyết định để tiến hành các quyết định càng xa càng tốt một cách không đồng bộ, điều này (1) cho phép bạn thực hiện quyết định hoàn toàn không đồng bộ, hoặc (2) khi bạn có một cuộc họp trực tiếp, mọi người đã đi rất xa trong quá trình, và thường thì mục tiêu của cuộc họp là để hoàn tất quyết định. Chúng tôi cũng sử dụng khái niệm DRI để đảm bảo rõ ràng cách các quyết định thực tế được đưa ra và ai là người thực hiện chúng.

Chúng tôi khuyến khích việc đọc trước về những chủ đề mà một đội muốn thảo luận

Các tài liệu đọc trước cuộc họp cảm thấy như một bước tiến tốt cho chúng tôi. Chúng giúp mọi người cùng chung một trang trước khi một cuộc họp diễn ra, và ngăn chúng tôi lãng phí thời gian trình bày các slide thay vì thảo luận tích cực. Câu hỏi tiếp theo cho chúng tôi là nơi nào chúng tôi có thể tránh hoàn toàn cuộc họp trực tiếp?

Chúng tôi thiết lập các thực tiễn tốt nhất trên Slack

Chúng tôi khuyến khích phần lớn các cuộc trò chuyện diễn ra trong các kênh công cộng. Chúng tôi khuyến khích các @mention trong các kênh công cộng để chỉ đạo đồng đội thực hiện hành động và giúp quản lý tất cả những tiếng ồn này. Một ví dụ khác giúp tăng tỷ lệ tín hiệu trên tiếng ồn. Chúng tôi cũng sử dụng các chỉ số mức độ khẩn cấp như vậy. Ví dụ, nếu chúng tôi cung cấp một tài liệu để đọc và bình luận, chúng tôi sử dụng cách viết tắt của 1, 3, 5 ngày để cung cấp cho những người đọc một ý tưởng về khi nào họ nên phản hồi.

Chúng tôi sử dụng Guru để gửi thông báo

Thông báo được gửi đến các nhóm người cụ thể và cung cấp một yêu cầu rõ ràng để đọc một cái gì đó. Các thông báo được xếp hàng và dễ dàng truy cập từ ứng dụng web, tiện ích mở rộng, Slack và Teams, v.v. Phần lớn các thông báo của chúng tôi được phân phối theo cách này. Đó là cách hiệu quả nhất để đảm bảo một tỷ lệ tín hiệu trên tiếng ồn cao nhất để truyền đạt thông tin quan trọng.

Chúng tôi làm một cuộc kiểm tra hàng tuần về các dự án quan trọng nhất của chúng tôi

Mỗi tuần, các DRI của dự án của chúng tôi cung cấp cập nhật về các dự án của họ trong Asana vào thứ Năm. Mỗi thứ Sáu, lãnh đạo xem xét và cung cấp phản hồi cũng qua Asana. Điều này cho phép giao tiếp nhanh chóng, cởi mở và không đồng bộ trên tất cả các sáng kiến quan trọng nhất của công ty chúng tôi.

Chúng tôi thiết lập các khối thời gian cho việc đọc và viết

Một cách mà chúng tôi thực hiện điều này là không có các cuộc họp nội bộ vào thứ Tư. Điều quan trọng là phải tạo không gian cho thời gian đọc và viết. Hầu hết chúng tôi thường nghĩ về việc lên lịch một cuộc họp trực tiếp như một cách để tạo ra không gian dành riêng cho bao phủ một chủ đề. Nó nằm trên lịch, vào một thời điểm cụ thể, để cuộc trò chuyện đó, sự "trao đổi kiến thức" trực tiếp có khả năng sẽ xảy ra.

Nhưng trong thế giới Quy tắc Vàng, nó hoạt động khác.

Nhiều thời gian của chúng tôi chuyển từ những cuộc họp trực tiếp này, và tập trung vào thời gian đọc và viết dành riêng. Nhưng thời gian này vẫn cần được phản ánh trong lịch của bạn. Chúng tôi cần thời gian tập trung tương tự được dành riêng một cách cụ thể cho việc đọc và viết. Đây là thời gian vô cùng hiệu quả, vì một giờ đọc và viết thường sẽ tiết kiệm cho bạn 10 giờ thời gian họp trực tiếp.

Hy vọng điều này đã là một hướng dẫn hữu ích để bạn có thể ứng dụng một số bài học này cho đội nhóm của bạn! Khi chúng tôi tiếp tục học hỏi thêm ở đây, chúng tôi chắc chắn sẽ tiếp tục chia sẻ. Như tôi đã đề cập, trong nhiều cách mà nơi làm việc đã có những ngày tốt nhất phía trước khi các công ty nhận ra rằng các kỹ thuật như thế này có kết quả kết hợp của cả hiệu suất công ty tăng lên cũng như sự hài lòng của nhân viên tăng lên.