Việc chuyển từ làm việc từ xa sẽ không dễ dàng, nhưng chúng tôi có một số ý tưởng vững chắc mà chúng tôi đang triển khai để tối đa hóa mô hình hỗn hợp mới của Guru.
Thói quen mang lại sự chắc chắn trong một thế giới mà chúng ta có ít quyền kiểm soát. Khi nhiều người trong chúng ta cố gắng dự đoán cách thói quen của chúng ta sẽ thay đổi khi CDC đã sửa đổi hướng dẫn của họ, có sự khác biệt về nhận thức và cảm xúc giữa việc tham gia một buổi tiệc BBQ gia đình và sự lo âu xuất hiện khi nghĩ về việc trở lại nơi làm việc của mình. Khoa học (và lẽ thường) cho biết rằng kết nối giữa con người cải thiện sức khỏe, hạnh phúc và năng suất. Tuy nhiên, nhiều người trong chúng ta trải qua cảm giác Lo âu Chủ nhật khi đối mặt với khả năng trở lại văn phòng.
Công việc có thể có ý nghĩa hơn khi chúng ta một lần nữa có thể tham gia vào những tương tác trực tiếp bổ dưỡng với đồng nghiệp. Nghiên cứu cũng cho rằng một liều thuốc cho sự kiệt sức, hay sự chao đảo như Adam Grant đã nói, là một kết nối với mục đích. Kết nối với mục đích trong công việc là động lực và thu hút, điều mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp chỉ ra là vấn đề lớn nhất của họ vào năm 2020.
Nếu chúng ta biết rằng kết nối giữa con người giúp chúng ta tìm thấy mục đích trong công việc, tại sao nhiều người trong chúng ta lại cảm thấy lo lắng về việc trở lại làm việc và cuộc sống lại dần nhanh hơn?
Con người cảm thấy không thoải mái với sự không chắc chắn.
Nhiều nhân viên trí thức đã quen với những thói quen mới của chúng ta (chúng ta có đủ thời gian cho việc tập thể dục buổi sáng và yêu thích quy định ăn mặc ở nhà). Nhiều người Mỹ đã mua xe và làm việc từ các Airbnb. Một số (bao gồm cả tôi) quay trở lại sống với cha mẹ và những người khác gặp khó khăn khi vừa là người hỗ trợ công nghệ vừa đảm nhiệm vai trò giáo viên lớp một cho trẻ trong khi vẫn giải quyết công việc của riêng họ.
Guru đang lập kế hoạch cho thực tế mới của một nơi làm việc hỗn hợp.
Trải nghiệm tập thể và cá nhân về sự kiệt sức sẽ trở nên tồi tệ hơn với những nghĩa vụ mới hoặc cảm nhận được khi trở lại làm việc. Trong một cuộc khảo sát tháng 4 năm 2021, Flex Jobs báo cáo rằng "không phải đi làm là lợi ích lớn nhất của những người làm việc từ xa." Để tạo điều kiện cho một "hạ cánh êm ái" cho các nhân viên khi một số người trở lại văn phòng, các nhóm Vận hành và Truyền thông của Guru đã hợp tác để giải quyết những vấn đề sau:
Sự công nhận và chấp nhận việc chuyển sang làm việc hỗn hợp.
Việc trở lại này có thể được trải nghiệm như một sự chuyển tiếp mạnh mẽ đối với các cá nhân và cộng đồng (có lẽ tương tự như sự sốc và xáo trộn vào tháng 3 năm 2020). Nhóm People Ops có một phương châm rằng "tất cả và bất kỳ điều nào trong số này đều có thể thay đổi." Tiếp cận việc trở lại văn phòng của chúng ta với sự linh hoạt, khiêm tốn và hài hước (nếu thích hợp) cho phép chúng ta phát triển cùng với thông tin mới về sức khỏe và an toàn, cũng như học hỏi và phát triển từ kinh nghiệm và phản hồi của nhân viên.
Tạo một nhóm chiến lược nơi làm việc chính thức.
Tại Guru, chúng tôi rất chú trọng vào trải nghiệm của nhân viên. Mở rộng việc lập kế hoạch trở lại làm việc, sự hợp tác và cộng tác mạnh mẽ giữa Nhân sự + CNTT + Truyền thông Nội bộ sẽ là cần thiết khi chúng ta phát triển vào năm 2022. Chúng tôi cũng đã giới thiệu một phân loại nhân viên mới, hỗn hợp và yêu cầu các thành viên trong nhóm tự xác định cách làm việc mà họ ưa thích (làm việc từ xa, trung tâm, làm việc toàn thời gian tại văn phòng) thông qua một loạt các cuộc khảo sát. Các câu hỏi quan trọng mà chúng tôi xem xét trong quy trình này bao gồm:
Làm thế nào chúng tôi có thể cung cấp một trải nghiệm nhất quán cho mỗi con người dù họ ngồi ở đâu hay như thế nào? tức là: làm việc từ xa, làm việc hỗn hợp và làm việc toàn thời gian tại văn phòng
Liệu việc tiếp cận kiến thức mà một nhân viên làm việc từ xa hoặc hỗn hợp cần để làm công việc của họ, lãnh đạo, xây dựng mối quan hệ có bị ảnh hưởng tiêu cực khi không có mặt trong một không gian vật lý?
Làm thế nào các thành kiến và hệ thống phân cấp rõ ràng và ngầm hiểu sẽ xuất hiện khi chúng tôi thử nghiệm những cấu trúc mới này và làm thế nào chúng tôi giải quyết và giảm thiểu chúng?
Cung cấp các nguồn lực phù hợp cho sức khỏe số.
Chúng tôi đang làm việc để trao quyền cho nhân viên có trách nhiệm với sức khỏe số của riêng họ. Guru định nghĩa Sức khỏe số là "trạng thái cân bằng khi làm việc với và sử dụng công nghệ, thúc đẩy sức khỏe và kết nối với mục đích." Chúng tôi biết rằng mọi người đang làm việc lâu hơn trên các thiết bị của họ và theo Viện Sức khỏe Tâm thần Quốc gia, những tác động về sức khỏe tâm thần [của Covid] sẽ tồn tại lâu hơn cả đại dịch.
Gánh nặng tinh thần và cảm xúc từ quá nhiều tin nhắn, cuộc họp, không đủ tương tác xã hội hoặc thời gian nghỉ ngơi làm giảm sự thuộc về và ảnh hưởng đến năng suất.
Việc mở cửa văn phòng sẽ đưa ra những biến số như đi làm và điều chỉnh chăm sóc trẻ em. Mọi người đều có những nhu cầu khác nhau giúp họ đạt được sự cân bằng và chúng ta sẽ tự dối nếu nghĩ rằng có thể thay đổi hành vi thói quen. Mỗi cá nhân cần làm những điều đúng cho họ, nhưng tổ chức của chúng ta có thể cung cấp khuôn khổ, hướng dẫn và tính nhất quán để giúp nhân viên giảm bớt sự kiệt sức. Chúng tôi giả định rằng sự linh hoạt và quyền tự chủ xung quanh cách thức mà nhân viên "trở lại làm việc" và "tìm kiếm sự cân bằng" sẽ giúp nhân viên thực hiện các công việc độc đáo mà họ được tuyển dụng. Các ví dụ để thử: Mẫu Khung OOO và Soạn thảo Chiến ước Sức khỏe số của bạn
Tiếp tục xây dựng văn hóa gắn kết
Một văn hóa giao tiếp không đồng bộ sẽ nuôi dưỡng một đội ngũ nhân viên gắn bó, bao gồm và đa dạng. Chúng tôi đã giới thiệu Nguyên tắc Vàng về Truyền thông Nội bộ, trong đó chúng tôi yêu cầu nhân viên vừa viết vừa đọc với ý định, tạo ra một vòng phản hồi giúp cải thiện cách chúng tôi có thể giao tiếp qua các múi giờ và phong cách làm việc. Làm thế nào chúng tôi có thể tạo ra các hệ thống và quy trình đáng tin cậy mà khi một cá nhân không có mặt trong một cuộc họp, họ biết rằng sự vắng mặt của họ không có nghĩa là công việc của họ không có giá trị hay họ đang bỏ lỡ điều gì đó quan trọng?
Làm thế nào chúng tôi có thể cho phép JOMO (niềm vui khi bỏ lỡ) so với FOMO?
Nếu chúng tôi nhất quán và minh bạch về cách chúng tôi thiết lập, theo dõi và truyền tải các mục tiêu công ty, chúng tôi hy vọng sẽ truyền cảm hứng và hỗ trợ đội ngũ năng động của mình.
Ưu tiên thời gian tập trung
Sự bận rộn không phải là đại diện cho nhân cách hay giá trị của một người. Cũng không có một lịch trình đầy những cuộc họp liên tiếp là một dấu hiệu của chất lượng công việc của bạn. Sau khi khởi động năm tài chính với một cuộc kiểm toán cuộc họp cay nghiệt và nhân ái, chúng tôi đang thử nghiệm với “Ngày không họp” để tạo không gian cho nhân viên tập trung vào công việc sâu sắc thay vì phải di chuyển giữa các cuộc họp trên Zoom. Dưới đây là một số cách khác mà chúng tôi đang tối ưu hóa thời gian tập trung.
Guru khao khát trở thành cởi mở, tò mò và khiêm tốn khi chúng tôi dần trở lại văn phòng. Chúng tôi đảm bảo rằng đội ngũ Chiến lược nơi làm việc có thể tiếp cận và sẵn sàng qua các buổi tư vấn hàng tháng và các kênh Slack chuyên dụng, và chúng tôi thu thập phản hồi của nhân viên (được giữ bí mật và công khai). Đội ngũ sẽ giải đáp các câu hỏi trong các Hội nghị Town Hall hai tuần một lần, và tất nhiên, tất cả thông tin thay đổi đều được ghi lại và cập nhật trong Guru. Nếu chúng tôi hướng tới mục tiêu "đầu tiên là từ xa" và "số hóa theo mặc định", chúng tôi không thể quá nghiêm trọng với bản thân, nhưng cần phải nghiêm túc với phản hồi và trải nghiệm của nhân viên.
Thói quen mang lại sự chắc chắn trong một thế giới mà chúng ta có ít quyền kiểm soát. Khi nhiều người trong chúng ta cố gắng dự đoán cách thói quen của chúng ta sẽ thay đổi khi CDC đã sửa đổi hướng dẫn của họ, có sự khác biệt về nhận thức và cảm xúc giữa việc tham gia một buổi tiệc BBQ gia đình và sự lo âu xuất hiện khi nghĩ về việc trở lại nơi làm việc của mình. Khoa học (và lẽ thường) cho biết rằng kết nối giữa con người cải thiện sức khỏe, hạnh phúc và năng suất. Tuy nhiên, nhiều người trong chúng ta trải qua cảm giác Lo âu Chủ nhật khi đối mặt với khả năng trở lại văn phòng.
Công việc có thể có ý nghĩa hơn khi chúng ta một lần nữa có thể tham gia vào những tương tác trực tiếp bổ dưỡng với đồng nghiệp. Nghiên cứu cũng cho rằng một liều thuốc cho sự kiệt sức, hay sự chao đảo như Adam Grant đã nói, là một kết nối với mục đích. Kết nối với mục đích trong công việc là động lực và thu hút, điều mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp chỉ ra là vấn đề lớn nhất của họ vào năm 2020.
Nếu chúng ta biết rằng kết nối giữa con người giúp chúng ta tìm thấy mục đích trong công việc, tại sao nhiều người trong chúng ta lại cảm thấy lo lắng về việc trở lại làm việc và cuộc sống lại dần nhanh hơn?
Con người cảm thấy không thoải mái với sự không chắc chắn.
Nhiều nhân viên trí thức đã quen với những thói quen mới của chúng ta (chúng ta có đủ thời gian cho việc tập thể dục buổi sáng và yêu thích quy định ăn mặc ở nhà). Nhiều người Mỹ đã mua xe và làm việc từ các Airbnb. Một số (bao gồm cả tôi) quay trở lại sống với cha mẹ và những người khác gặp khó khăn khi vừa là người hỗ trợ công nghệ vừa đảm nhiệm vai trò giáo viên lớp một cho trẻ trong khi vẫn giải quyết công việc của riêng họ.
Guru đang lập kế hoạch cho thực tế mới của một nơi làm việc hỗn hợp.
Trải nghiệm tập thể và cá nhân về sự kiệt sức sẽ trở nên tồi tệ hơn với những nghĩa vụ mới hoặc cảm nhận được khi trở lại làm việc. Trong một cuộc khảo sát tháng 4 năm 2021, Flex Jobs báo cáo rằng "không phải đi làm là lợi ích lớn nhất của những người làm việc từ xa." Để tạo điều kiện cho một "hạ cánh êm ái" cho các nhân viên khi một số người trở lại văn phòng, các nhóm Vận hành và Truyền thông của Guru đã hợp tác để giải quyết những vấn đề sau:
Sự công nhận và chấp nhận việc chuyển sang làm việc hỗn hợp.
Việc trở lại này có thể được trải nghiệm như một sự chuyển tiếp mạnh mẽ đối với các cá nhân và cộng đồng (có lẽ tương tự như sự sốc và xáo trộn vào tháng 3 năm 2020). Nhóm People Ops có một phương châm rằng "tất cả và bất kỳ điều nào trong số này đều có thể thay đổi." Tiếp cận việc trở lại văn phòng của chúng ta với sự linh hoạt, khiêm tốn và hài hước (nếu thích hợp) cho phép chúng ta phát triển cùng với thông tin mới về sức khỏe và an toàn, cũng như học hỏi và phát triển từ kinh nghiệm và phản hồi của nhân viên.
Tạo một nhóm chiến lược nơi làm việc chính thức.
Tại Guru, chúng tôi rất chú trọng vào trải nghiệm của nhân viên. Mở rộng việc lập kế hoạch trở lại làm việc, sự hợp tác và cộng tác mạnh mẽ giữa Nhân sự + CNTT + Truyền thông Nội bộ sẽ là cần thiết khi chúng ta phát triển vào năm 2022. Chúng tôi cũng đã giới thiệu một phân loại nhân viên mới, hỗn hợp và yêu cầu các thành viên trong nhóm tự xác định cách làm việc mà họ ưa thích (làm việc từ xa, trung tâm, làm việc toàn thời gian tại văn phòng) thông qua một loạt các cuộc khảo sát. Các câu hỏi quan trọng mà chúng tôi xem xét trong quy trình này bao gồm:
Làm thế nào chúng tôi có thể cung cấp một trải nghiệm nhất quán cho mỗi con người dù họ ngồi ở đâu hay như thế nào? tức là: làm việc từ xa, làm việc hỗn hợp và làm việc toàn thời gian tại văn phòng
Liệu việc tiếp cận kiến thức mà một nhân viên làm việc từ xa hoặc hỗn hợp cần để làm công việc của họ, lãnh đạo, xây dựng mối quan hệ có bị ảnh hưởng tiêu cực khi không có mặt trong một không gian vật lý?
Làm thế nào các thành kiến và hệ thống phân cấp rõ ràng và ngầm hiểu sẽ xuất hiện khi chúng tôi thử nghiệm những cấu trúc mới này và làm thế nào chúng tôi giải quyết và giảm thiểu chúng?
Cung cấp các nguồn lực phù hợp cho sức khỏe số.
Chúng tôi đang làm việc để trao quyền cho nhân viên có trách nhiệm với sức khỏe số của riêng họ. Guru định nghĩa Sức khỏe số là "trạng thái cân bằng khi làm việc với và sử dụng công nghệ, thúc đẩy sức khỏe và kết nối với mục đích." Chúng tôi biết rằng mọi người đang làm việc lâu hơn trên các thiết bị của họ và theo Viện Sức khỏe Tâm thần Quốc gia, những tác động về sức khỏe tâm thần [của Covid] sẽ tồn tại lâu hơn cả đại dịch.
Gánh nặng tinh thần và cảm xúc từ quá nhiều tin nhắn, cuộc họp, không đủ tương tác xã hội hoặc thời gian nghỉ ngơi làm giảm sự thuộc về và ảnh hưởng đến năng suất.
Việc mở cửa văn phòng sẽ đưa ra những biến số như đi làm và điều chỉnh chăm sóc trẻ em. Mọi người đều có những nhu cầu khác nhau giúp họ đạt được sự cân bằng và chúng ta sẽ tự dối nếu nghĩ rằng có thể thay đổi hành vi thói quen. Mỗi cá nhân cần làm những điều đúng cho họ, nhưng tổ chức của chúng ta có thể cung cấp khuôn khổ, hướng dẫn và tính nhất quán để giúp nhân viên giảm bớt sự kiệt sức. Chúng tôi giả định rằng sự linh hoạt và quyền tự chủ xung quanh cách thức mà nhân viên "trở lại làm việc" và "tìm kiếm sự cân bằng" sẽ giúp nhân viên thực hiện các công việc độc đáo mà họ được tuyển dụng. Các ví dụ để thử: Mẫu Khung OOO và Soạn thảo Chiến ước Sức khỏe số của bạn
Tiếp tục xây dựng văn hóa gắn kết
Một văn hóa giao tiếp không đồng bộ sẽ nuôi dưỡng một đội ngũ nhân viên gắn bó, bao gồm và đa dạng. Chúng tôi đã giới thiệu Nguyên tắc Vàng về Truyền thông Nội bộ, trong đó chúng tôi yêu cầu nhân viên vừa viết vừa đọc với ý định, tạo ra một vòng phản hồi giúp cải thiện cách chúng tôi có thể giao tiếp qua các múi giờ và phong cách làm việc. Làm thế nào chúng tôi có thể tạo ra các hệ thống và quy trình đáng tin cậy mà khi một cá nhân không có mặt trong một cuộc họp, họ biết rằng sự vắng mặt của họ không có nghĩa là công việc của họ không có giá trị hay họ đang bỏ lỡ điều gì đó quan trọng?
Làm thế nào chúng tôi có thể cho phép JOMO (niềm vui khi bỏ lỡ) so với FOMO?
Nếu chúng tôi nhất quán và minh bạch về cách chúng tôi thiết lập, theo dõi và truyền tải các mục tiêu công ty, chúng tôi hy vọng sẽ truyền cảm hứng và hỗ trợ đội ngũ năng động của mình.
Ưu tiên thời gian tập trung
Sự bận rộn không phải là đại diện cho nhân cách hay giá trị của một người. Cũng không có một lịch trình đầy những cuộc họp liên tiếp là một dấu hiệu của chất lượng công việc của bạn. Sau khi khởi động năm tài chính với một cuộc kiểm toán cuộc họp cay nghiệt và nhân ái, chúng tôi đang thử nghiệm với “Ngày không họp” để tạo không gian cho nhân viên tập trung vào công việc sâu sắc thay vì phải di chuyển giữa các cuộc họp trên Zoom. Dưới đây là một số cách khác mà chúng tôi đang tối ưu hóa thời gian tập trung.
Guru khao khát trở thành cởi mở, tò mò và khiêm tốn khi chúng tôi dần trở lại văn phòng. Chúng tôi đảm bảo rằng đội ngũ Chiến lược nơi làm việc có thể tiếp cận và sẵn sàng qua các buổi tư vấn hàng tháng và các kênh Slack chuyên dụng, và chúng tôi thu thập phản hồi của nhân viên (được giữ bí mật và công khai). Đội ngũ sẽ giải đáp các câu hỏi trong các Hội nghị Town Hall hai tuần một lần, và tất nhiên, tất cả thông tin thay đổi đều được ghi lại và cập nhật trong Guru. Nếu chúng tôi hướng tới mục tiêu "đầu tiên là từ xa" và "số hóa theo mặc định", chúng tôi không thể quá nghiêm trọng với bản thân, nhưng cần phải nghiêm túc với phản hồi và trải nghiệm của nhân viên.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
