Ngay cả sau hơn hai tháng làm việc từ xa trong đại dịch, điều đó vẫn là một thách thức đối với nhiều người trong chúng ta. Đó là lý do tại sự kiện kỹ thuật số Remoticon tuần trước, chúng tôi muốn tôn vinh một số người và công ty tuyệt vời—như Shopify, Slack, Zapier, và Noom—những người đã chia sẻ kiến thức về cách tốt nhất để hỗ trợ đội ngũ của chúng tôi trong thời gian khó khăn này.

Bạn có thể xem cuộc thảo luận đầy đủ về “Giữ Vững Khi Làm Việc Từ Xa,” bên dưới, và cập nhật tất cả các phiên tại đây.

Trong phiên họp, chúng tôi đã nghe rất nhiều câu chuyện tuyệt vời và những điều rút ra từ Nancy Sidnam (Giám đốc Trải nghiệm Huấn luyện tại Noom), Nikki Curtis (Trưởng phòng Tiếp liệu Bán hàng tại Slack), và Pam Dodrill (Phó Chủ tịch Hỗ trợ & Thành công Khách hàng tại Zapier). Họ đã thảo luận về tương lai của công việc từ xa; giữ cho các đội ngũ kết nối và tham gia; và trao quyền cho con người trong các môi trường có ưu tiên làm việc từ xa để trở thành phiên bản tốt nhất của chính họ. Chúng tôi đã có một cuộc thảo luận hỏi đáp đầy sôi động và năng nổ đến nỗi chúng tôi không thể trả lời tất cả câu hỏi trong thời gian quy định. May mắn thay, các diễn giả tuyệt vời của chúng tôi đã theo dõi và cung cấp câu trả lời sau phiên, mà chúng tôi đã tập hợp lại cho bạn ở đây.

Sự miễn cưỡng với làm việc từ xa có hợp lý trong tương lai không?

• Nancy Sidnam: Tôi cũng không chắc chắn! Làm việc từ xa mở ra rất nhiều khả năng, nhưng cũng có những thách thức mới phải đối mặt. Ở cấp độ cá nhân, tôi nghĩ sẽ luôn có những người có sở thích tự nhiên với việc làm tại nhà hoặc làm việc tại một môi trường văn phòng truyền thống hơn (hoặc cái gì đó hoàn toàn khác). Việc các công ty quyết định hỗ trợ không gian văn phòng vật lý trong tương lai là một cuộc thảo luận lớn hơn, và tôi nghĩ sẽ còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại công việc/ngành nghề, vị trí, văn hóa công ty, v.v.
• Pam Dodrill: Tôi nghĩ rằng các công ty có sự miễn cưỡng với làm việc từ xa sẽ thấy mình cạnh tranh nhiều hơn để thu hút nhân tài hàng đầu. Những người thực sự giỏi trong công việc của mình và muốn làm việc từ xa sẽ bắt đầu sử dụng điều đó như một tiêu chí quyết định khi nhận những vai trò mới.
• Nikki Curtis: Tôi không nghĩ rằng chúng tôi có dữ liệu cho thấy nhân viên làm việc từ xa có năng suất nhiều hơn hay ít hơn. Tôi nghĩ chúng tôi vẫn cần chờ đợi và xem. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng điều đó có nghĩa là mọi người cần phải cởi mở và chuẩn bị để đối thoại.

Zapier chia sẻ "Cập nhật Thứ Sáu" như thế nào?

• Pam Dodrill: Chúng tôi viết chúng và đăng chúng lên một công cụ nội bộ gọi là “Async”. Nó bao gồm tình trạng về các ưu tiên hàng đầu của chúng tôi trong tuần và những gì các ưu tiên hàng đầu của chúng tôi cho tuần tới. Tôi cũng thêm vào những điều thú vị khác mà tôi đã làm trong tuần đó và một số cập nhật “ngoại tuyến” để mọi người biết một chút về những gì đang diễn ra trong cuộc sống của tôi ngoài công việc. Hầu hết chúng tôi đều sử dụng định dạng này.
• ,[object Object],

Trong bối cảnh hiện tại và những tác động tiềm tàng, vị trí quan trọng đến mức nào? Chúng ta vẫn có thể mong đợi mọi người sống ở một thành phố để làm việc không?

• Pam Dodrill: Đây thực sự là phần tốt nhất về lực lượng lao động từ xa. Bể tuyển dụng của bạn là không giới hạn. Tôi nghĩ vị trí phần lớn không quan trọng. Chúng tôi chỉ yêu cầu mọi người làm việc từ một nơi có băng thông ổn định. Điều đó có nghĩa là tôi không thể làm việc từ một địa điểm cắm trại bên ngoài với điện thoại di động của mình. Nhưng điều đó cũng có nghĩa là tôi không cần sống ở Austin nếu tôi làm việc cho một công ty ở Austin. Chúng tôi cũng bổ sung bằng cách tổ chức các cuộc họp công ty mỗi năm hai lần và các cuộc họp nhóm mỗi năm một lần. Rõ ràng điều đó đang bị tạm dừng ngay bây giờ, vì vậy chúng tôi đang thử nghiệm với “các cuộc họp từ xa” và tìm hiểu xem chúng sẽ trông như thế nào.
• Nikki Curtis: Tôi không nghĩ rằng vị trí quan trọng như vậy, nhưng tôi nghĩ rằng nếu việc đi lại thường xuyên được yêu cầu cho công việc của bạn (sau COVID) thì bạn vẫn cần nghĩ về khoảng cách đến sân bay. Thật thú vị khi cuộc thảo luận có vẻ đã thay đổi thành cực đoan, hoặc mọi người đều ở văn phòng hoặc toàn bộ lực lượng lao động đều làm việc từ xa. Tôi không nghĩ rằng trải nghiệm này sẽ đưa chúng tôi vào những cực đoan, tôi nghĩ nhiều công ty sẽ có một sự cân bằng khỏe mạnh hơn giữa làm việc tại văn phòng và từ xa.

Có một số công ty nghĩ rằng "sự hợp tác sáng tạo" bị giới hạn với một số nhân viên làm việc từ xa. Nó chỉ là văn hóa thôi sao? Những mẹo tốt nhất của bạn cho những sự hợp tác này là gì?

• Nancy Sidnam: Từ trải nghiệm của tôi tại Noom, sự hợp tác chắc chắn có thể diễn ra tốt đẹp một cách trực tuyến, và tôi nghĩ rằng bạn sẽ thành công hơn với nó khi nó là một phần của văn hóa mà mọi người ủng hộ.
• Pam Dodrill: Đó là một ý hay. Đối với những người sáng tạo, chắc chắn là khó hơn. Nhưng bạn có thể khởi động một cuộc gọi Zoom dài, và sử dụng các ứng dụng hoạt động như một bảng trắng.

Guru (hệ thống quản lý kiến thức) có phù hợp với LMS (hệ thống quản lý học tập) mà bạn đề cập không, Nikki?

• Nikki Curtis: Vâng, tất nhiên rồi! Guru là một nền tảng quan trọng đối với chúng tôi.

Bạn sẽ xây dựng một kênh “Vui vẻ” (trong Slack/Teams) để kết nối với nhóm của mình trong thời gian này như thế nào, không chỉ thiết lập nó mà còn duy trì nó và thu hút mọi người tham gia?

• Pam Dodrill: Chúng tôi có một số lượng lớn các kênh “vui vẻ” diễn ra toàn công ty. Chúng tôi đều gán nhãn chúng với “vui vẻ” ở phía trước để dễ dàng tìm kiếm và lựa chọn. Tôi ở #fun-cats và những bức ảnh xuất hiện ở đó khiến ngày của tôi thật vui vẻ! Có #fun-climbing, #fun-tinkerers, #fun-dogs...Tôi nghĩ có hơn một trăm kênh như vậy. Để bắt đầu với chúng, tôi khuyên bạn nên để ban lãnh đạo tham gia, phản hồi và tương tác trong các cuộc thảo luận, để giúp mọi người cảm thấy điều đó là ổn khi tương tác như vậy.

Bạn có phương pháp giao tiếp tiêu chuẩn nào trên các đội từ xa của mình không? Một bản cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần, hoặc bất cứ thứ gì như vậy? Những phương pháp nào đã hoạt động hiệu quả nhất?

• Nancy Sidnam: Noom tổ chức một cuộc họp Zoom vào mỗi chiều thứ Sáu cho toàn thể công ty, nơi chúng tôi nghe các cập nhật và tin tức từ đội ngũ lãnh đạo. Đối với đội ngũ huấn luyện một cách cụ thể hơn, chúng tôi gửi ra một thẻ thông báo Guru mỗi thứ Hai với những cập nhật quan trọng nhất mà các huấn luyện viên cần biết. Chúng tôi cũng sử dụng một kênh Slack kiểu thông báo, nơi bất kỳ ai có thông điệp quan trọng/gấp cho đội có thể đăng tải, và chúng tôi giới hạn kênh này chỉ cho những bài đăng đó để giúp giữ cho nó sạch sẽ (các cuộc trò chuyện được phép trong các phản hồi theo chủ đề).
• Pam Dodrill: Mọi người trong công ty chúng tôi đều đăng một bản cập nhật vào thứ Sáu bao gồm một phần cho những ưu tiên mà họ đang làm việc. Chúng tôi có các cuộc họp nhóm hàng tuần và các cuộc 1:1 hàng tuần với quản lý/người đóng góp cá nhân. Tôi gặp đội ngũ quản lý của mình một lần một tháng để cập nhật OKRs của chúng tôi và tôi tổ chức một cuộc họp toàn cầu cho đội CS một lần một tháng (nhưng chúng tôi có hai cuộc họp để mọi người trên toàn thế giới có thể tham gia một cuộc họp trực tiếp). Một số đội của tôi có các cuộc họp đứng hàng ngày trong Slack, nơi họ đăng những gì họ đang làm, cách diễn ra trong ngày và nếu họ cần gì. Điều này không yêu cầu một cuộc gọi Zoom khác và giúp giữ cho đội kết nối.
• Nikki Curtis: Tất cả các cập nhật đều được gửi trong kênh #team-enablement của tôi. Chúng tôi không có một thời điểm nhất định vì tất cả chúng tôi thường đăng hàng ngày ở đó về các chủ đề liên quan đến công việc. Bất kỳ điều gì vui vẻ hoặc xã hội để chia sẻ chúng tôi đều đưa vào #enablement-fun.

Đối với những đồng đội đã gặp khó khăn với việc làm việc từ xa, có những mẫu chung nào không? Có những mẹo hữu ích nào để hỗ trợ họ tốt nhất?

• Nancy Sidnam: Sự cô đơn có thể là một sự khó khăn—đôi khi những người "có tính hướng ngoại" hơn, những người thích ở bên người khác có thể gặp khó khăn khi làm việc ở nhà một mình cả ngày. Chúng tôi có một số cuộc họp Zoom nhóm trong suốt tuần nơi họ có thể kết nối (và đó là một điều thú vị để mong đợi vào đầu mỗi ngày), và các cuộc trò chuyện diễn ra cả ngày dài trong Slack. Trước COVID, chúng tôi khuyến khích các huấn luyện viên sống gần nhau về mặt địa lý gặp mặt và làm việc cùng nhau tại các quán cà phê, ăn trưa và kết nối trực tiếp. Mặc dù điều đó không thể xảy ra ngay bây giờ, nhưng các huấn luyện viên vẫn được khuyến khích kết nối với nhau vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày qua Zoom hoặc Slack để kiểm tra và trò chuyện, ăn trưa hoặc đi dạo cùng nhau một cách trực tuyến, v.v.
• Pam Dodrill: Tìm kiếm cách giúp họ vẫn kết nối—có thể kết hợp trên các vé qua Zoom, nhắn tin cho họ trong một trong những kênh “vui vẻ” trong Slack. Tôi nghĩ rằng đội ngũ Nhân sự của chúng tôi thực hiện rất tốt việc tìm ra những gì đội cần và sau đó phát triển các chương trình học xung quanh điều đó. Chúng tôi có rất nhiều khóa đào tạo quản lý tốt về những thứ như cuộc trò chuyện khó khăn, trách nhiệm, và sức khỏe tâm thần. Đầu tư vào một giáo trình liên quan cho các nhà quản lý bao gồm các chủ đề nóng và giúp họ chăm sóc đội ngũ của mình thì rất đáng. Khi những điều đó được triển khai, đội ngũ PeopleOps sẽ điều chỉnh nội dung cho những người đóng góp cá nhân có thể tiêu thụ.
• Nikki Curtis: Đối với những người đang gặp khó khăn, tôi nhận ra tôi cần cung cấp cho họ nhiều cấu trúc hơn và thiết lập kỳ vọng rõ ràng hơn. Tôi thường thấy trong thời gian 1:1 của họ, việc để họ nói chuyện một cách cởi mở và nhân văn về những khó khăn của họ cũng là một cách để chúng ta cảm thấy kết nối hơn, rằng đây là một thời gian khó khăn, và chúng tôi có thể cùng nhau thử nghiệm với những cách khác nhau để làm cho nó cảm thấy tốt hơn. Tôi không nghĩ rằng ở đây có một câu trả lời đơn giản.

Nhiều người không thích hình ảnh của chính mình. Có đáng “ép” mọi người sử dụng video trong các cuộc họp và thêm ảnh của họ vào hồ sơ không?

• Nancy Sidnam: Thấy được khuôn mặt của nhau thực sự có thể giúp củng cố các mối quan hệ và sự kết nối. Chúng tôi đã đặt ra mong đợi với các nhân viên mới rằng "camera bật" là một phần của văn hóa, nhưng cũng không có vấn đề gì nếu ai đó tắt nó đi nếu họ cần trong một khoảng thời gian ngắn. Có thể thay đổi nền Zoom của bạn cũng là một cách tuyệt vời để giúp mọi người cảm thấy thoải mái hơn, vì họ không phải quá nhạy cảm khi để mọi người thấy nhà và môi trường xung quanh của họ, điều này có thể thêm một mức độ áp lực hoặc khó chịu.
• Pam Dodrill: Video thực sự quan trọng cho tính kết nối. Tuy nhiên, chúng tôi có những người không thoải mái khi ở trước camera, vì vậy chúng tôi không bắt buộc họ bật lên. Chúng tôi đã làm việc thông qua điều đó với một vài người và bây giờ tôi thấy camera của họ bật lên. Những gì tôi thấy hữu ích là kiên nhẫn với mọi người, đảm bảo rằng họ cảm thấy an toàn về tâm lý. Sau đó họ sẽ cởi mở hơn với camera.

Tôi thấy có những công ty như Twitter và những công ty khác cho phép làm việc từ xa vĩnh viễn trong tương lai. Bạn nghĩ điều này sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào trong tương lai?

• Pam Dodrill: Có thể nhiều cách hơn chúng ta có thể tưởng tượng ngay bây giờ.
• Nikki Curtis: Tôi nghĩ rằng vẫn còn sớm để nói.

Cảnh nền Zoom yêu thích của bạn cho đến nay là gì?

• Nancy Sidnam: Tại Noom có các cuộc thi hàng ngày cho cảnh nền Zoom đẹp nhất, và tôi đã thấy mọi thứ có thể tưởng tượng được vào thời điểm này. Các cảnh yêu thích của tôi là bất kỳ điều gì có điểm đến xinh đẹp, như một bãi biển nhiệt đới. Tôi cảm thấy nó thực sự khiến tôi bình tĩnh hơn và mang lại cho tôi một chút hứng khởi khi giả vờ như tất cả chúng tôi đang làm việc cùng nhau tại một địa điểm tuyệt vời!
• Pam Dodrill: Chúng tôi có một Kỹ sư sáng tạo ra những nền tảng tốt nhất. Những cái mang lại ấn tượng nhất cho tôi ngay bây giờ là phía sau Phó Chủ tịch Kỹ thuật của chúng tôi đang cuộn qua các địa điểm khác nhau trong Star Wars.
• Nikki Curtis: Ai đó trong nhóm của tôi đã tạo một nền tảng Zoom như thể họ đang trên một chuyến tàu lượn. Thật là buồn cười!

Có những cách nào để sao chép không gian để kết nối xung quanh lối sống chung, kinh nghiệm, v.v., chẳng hạn như các nhóm quyến luyến trong một môi trường ảo? Những ưu điểm và nhược điểm là gì?

• Pam Dodrill: Kênh “vui vẻ” phụ đã cho chúng tôi rất nhiều thông tin về những gì đội ngũ của chúng tôi cần khi con cái họ ở nhà. Tôi nghĩ rằng những cái này là một phần thiết yếu cho các đội ngũ từ xa thành công.
• Nikki Curtis: Tôi nghĩ rằng những cái này rất tuyệt vời. Mọi người đều khao khát một không gian mà họ cảm thấy được nhìn thấy, được lắng nghe và được thấu hiểu. Tại Slack, chúng tôi có các kênh cho các nhóm ERG, nhóm cha mẹ, nhóm âm nhạc trực tiếp, v.v. Điều đó giúp chúng tôi cảm thấy gắn kết hơn ngay cả khi chúng tôi phải làm việc từ xa.

Cảm ơn nhiều đến Nancy, Pam và Nikki vì đã dành thời gian chia sẻ những hiểu biết và bài học tuyệt vời về cách các đội của chúng ta có thể phát triển trong khi làm việc từ xa!

Chúng tôi có rất nhiều buổi hội thảo tuyệt vời khác sắp tới trong chuỗi sự kiện Remotathon, với sự góp mặt của diễn giả từ các công ty như Square, Yext, Hims, Looker, SalesLoft và nhiều công ty khác. Hãy kiểm tra chúng và đăng ký để tham gia vào các cuộc thảo luận tại đây.